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CRM-Oberfläche und CRM-Funktionen

Erste Schritte in der CRM-Software

So arbeiten Sie mit 1CRM

Machen Sie sich mit der CRM-Benutzeroberfläche vertraut

Mit diesem Beitrag möchten wir Ihnen einen ersten Eindruck vom Aufbau der Benutzeroberfläche von 1CRM geben und Sie mit den häufigsten Begrifflichkeiten vertraut machen.

Alle hier gezeigten Screenshots zeigen 1CRM im Flex Theme. Sie können Ihr CRM-Theme jederzeit wechseln. Scrollen Sie dazu zur Fußleiste des CRMs und wählen Sie im DropDown das gewünschte Theme aus.

Menüstruktur / Aufbau von 1CRM

Die Kopfzeile von 1CRM steht oberhalb der eigentlichen Systemnavigation und liefert Ihnen folgende Informationen und Funktionen
  • Art der Lizenz / Version des Systems / Lizenznehmer (Firma) / Anzahl der Benutzer / Update verfügbar
  • Globale Suche (mehr Details später im Beitrag)
  • Aktuelles Datum mit Zugriff auf verschiedene Kalenderansichten
  • Maileingang, Anzeige neuer Mails, Link auf das Mailmodul, Email erstellen, und Emails abrufen
  • angemeldeter Benutzer, Zugriff auf die Benutzereinstellungen, die Administration, Benutzerverzeichnis, Herstellerinformationen, Abmelden

CRM-Dokumentation: Kopfzeile

Die globale Suche bietet Ihnen die Möglichkeit unabhängig von der aktuellen Seite das gesamte System zu durchsuchen. Die Suchergebnisse werden in einzelnen Subpanels je Modul dargestellt. Im oberen Bereich mit der Suchfenster können Sie die globale Suche anpassen. Hier sehen Sie alle Module die von der globalen Suchen durchsucht werden können. Sie können hier per Checkbox die Suche individuell anpassen.

CRM-Dokumentation: Globale Suche

2. Hauptnavigation

Modulgruppenreiter

  • Home
  • Vertrieb & Marketing
  • Faktura & Logistik
  • Projektmanagement
  • Kundenservice
  • Reporte & Einstellungen

Die einzelnen Reiter zeigen Ihnen wenn Sie mit der Maus darüber fahren alle zu dieser Modulgruppe zugehörigen Module an. Per Mausklick gelangen Sie auf das jeweils gewünschte Modul. Mit Strg + linker Maustaste öffnet sich das gewünschte Modul in einem neuen Browser Tab.

CRM-Dokumentation: Hauptnavigation

3. Schnellmenü

Das Schnellmenü befindet sich am linken Seitenrand. Hier haben Sie direkten Zugriff auf alle im aktuellen Module vorhandenen Funktionen, d.h. die hier angezeigten Menüpunkte variieren je nach Modul. Auf der Startseite des Systems dem Home Dashboard finden Sie eine Vielzahl an Funktionen aus verschiedenen Modulen.

CRM-Dokumentation: Schnellmenü

4. Verlauf

Der Verlauf befindet sich am linken Seitenrand unterhalb des Schnellmenüs. Hier sehen Sie die zehn zuletzt von Ihnen aufgerufenen Datensätze unabhängig vom jeweiligen Modul. Somit ermöglicht Ihnen der Verlauf direkt zwischen Datensätzen zu wechseln ohne den Weg über das jeweilige Modul und/oder die Suche gehen zu müssen.

CRM-Dokumentation: Verlauf

5. Inhaltsbereich

Die Kopfzeile, die Hauptnavigation, das Schnellmenü und der Verlauf stehen Ihnen auf jeder Seite des Systems zur Verfügung. Abhängig vom gewählten Modul oder der gewählten Funktion ändert sich die Anzeige im Inhaltsbereich des Systems. Im unten gezeigten Screenshot sehen Sie das Home Dashboard. Das Home Dashboard ist die persönliche (individuell personalisierbare) Einstiegsseite jedes Benutzers. Die hier angezeigten Elemente nennt man Dashlets. Zu vielen Modulen gibt es zugehörige Dashlets die dem Benutzer Informationen zu den eigenen Datensätzen des Moduls liefern, z.B. das Dashlet „Meine Top Ten Chancen“, „Meine offenen Aufgaben“ etc.

Auf dem Home Dashboard finden Sie per Default auch den Kalender, dieser zeigt alle Ihre Aktivitäten/Aufgaben an. Sie können zwischen Tages- Wochen- Monat- und Jahresansicht wechsel. Der Kalender ist zudem auch ein eigenes Modul, dieses finden Sie im Modulgruppenreiter Home. IM Kalender selbst können Sie wählen welche Arten von Aktivitäten Sie angezeigt haben wollen. Das Auswahlmenü unterhalb der Anzeigereiter im Kalender bietet Ihnen noch weitere Ansichten wie z.B. die Ressourcen, Projektansicht und Stundenzettel für die integrierte Stundenbuchung. Mehr Informationen zum Kalender-Modul finden Sie hier.

CRM-Dokumentation: Home Dashboard

Modulansichten

Der Klick auf ein Modul aus der Navigation heraus öffnet im Inhaltsbereich von 1CRM die Listenansicht des Moduls. In der Listenansicht finden Sie alle im Modul enthaltenen Datensätze und können in diesen suchen oder die Anzeige durch Filter eingrenzen. Die folgenden Elemente und Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung.

  • Alles durchsuchen – allgemeines Suchfeld über das Modul, Suche nach Mitarbeitern(Benutzern), Favoritenansicht, teilweise weitere Optionen, Schaltfläche „Leeren“ zum leeren des Suchfeldes oder zurücksetzen der gewählten Filter
  • Quick Filter – Erweiterte Suche mit verschiedenen zusätzlichen Suchfiltern
  • weitere Suchreiter (je nach Modul), oder selbst erstellte Suchreiter
  • Berichte-Reiter – direkter Zugriff auf das Berichtsmodul
  • „Plus“-Reiter – erstellen Sie sich eigene Suchreiter

Weitere Funktionen in der Listenansicht sind die Schaltfläche „Neu“ zum Erstellen von einem neuen Datensatz und die Schaltfläche „Aktionen“. Die hier enthaltenen Aktionen sind abhängig von ausgewählten Datensätzen über die Checkboxen am Anfang jedes Eintrags in der Liste. Hier finden Sie Aktionen wie Löschen, Exportieren, Drucken, Dublikate zusammenführen etc.

Die Favoriten sind Einträge im System die Sie selbst über das Stern-Symbol markiert haben. In der Listenansicht und auch in verschiedenen Pop-Ups können Sie die angezeigte Listenansicht mittels der Schaltfläche „Nur Favoriten“ auf Ihre Favoriten filtern. Favoriten können Sie sowohl in der Listenansicht als auch im jeweiligen Datensatz selbst wählen.

DRM-Dokumentation: Favoriten

Unterhalb der Ergebnisliste in der Listenansicht sehen Sie das Subpanel Massenaktualisierung. Sie können mittels der Checkbox in der Listenansicht Einträge markieren und über die Massenaktualisierung z.B. alle diese Datensätze einem anderen Mitarbeiter zuweisen (Feld: Zugewiesen an).

CRM-Dokumentation: Massenaktualisierung

Der Klick auf einen Eintrag in der Listenansicht öffnet die Detailansicht. Im unten gezeigten Screenshot sehen Sie die Detailansicht eines Firmeneintrags. Da die Firma (Kunde) das zentrale Element in 1CRM ist, sind nahezu alle anderen im System enthaltenen Datensätze mit einem Firmendatensatz verknüpft. Hier finden Sie auch Schaltflächen für weitere Aktionen wie Bearbeiten, Kopieren, Löschen, Drucken, etc. manche Module aus dem Faktura Bereich bieten z.B. hier noch Umwandeln als weitere Aktion.

Ein Klick auf die Schaltfläche Bearbeiten öffnet die Bearbeitenansicht des jeweiligen Eintrags. Hier finden Sie alle zur Verfügung stehenden Felder und können den Datensatz pflegen.

Ein neues Feature des Claro Themes sehen Sie wenn Sie aus einer Suche in der Listenansicht einen Datensatz gewählt haben und sich auf der Detailansicht befinden. Am linken Seitenrand oberhalb des Schnellmenüs finden Sie das aufklappbare Menü „List Results“ darin enthalten ist die Ergebnisliste aus Ihrer letzten Suche in der Listenansicht. Dieses Feature spart Ihnen den erneuten Schritt über die Listenansicht des Moduls um weitere Einträge Ihre ursprünglichen Suche aufzurufen.

CRM-Dokumentation: Detailansicht Firmen

Die Detailansicht der Firma ist in zwei Bereiche unterteilt, Allgemeines und Verkaufsinformationen. Die mit dem Firmendatensatz verknüpften Datensätze aus anderen Modulen werden in den eigenen Subpanels unterhalb der Firmeninformationen dargestellt. Je nach Modul finden Sie diese Subpanels im Bereich Allgemeines oder Verkaufsinformationen, im Bereich Allgemeines finden Sie z.B. Aktivitäten,  Verlauf, Kontakte, Projekte, Dokumente, etc. im Bereich Verkaufsinformationen finden Sie im Wesentlichen Subpanels von Modulen aus dem Vertrieb bzw. der Faktura wie z.B. Chancen, Angebote, Bestellungen, Rechnungen, Verkaufte Produkte, etc.

Die Anzahl der in den Subpanels angezeigten Einträge ist per Default 10, diese Einstellung können Sie in den System Einstellungen in der Administration anpassen.

Die Aktivitäten stehen Ihnen in nahezu allen Modulen zur Verfügung, und dienen der Planung von Aufgaben, Anrufen, E-Mails und Meetings in 1CRM. Alle zukünftigen oder noch offenen Aktivitäten finden Sie im Aktivitäten Subpanel, alle bereits durchgeführten oder abgeschlossenen Aktivitäten finden Sie chronologisch sortiert im Verlauf.

CRM-Dokumentation: Aktivitäten & Verlauf

Der Firmenverlauf beinhaltet alle Aktivitäten die in Verbindung mit der Firma durchgeführt wurden, auch wenn es sich z.B. um einen Anruf in Relation zu einer Chance der Firma handelt. Der jeweilige mit der Firma verknüpfte Datensatz z.B. die Chance, hat seine eigenen Aktivitäten und Verlauf.

Wir konnten Ihnen hoffentlich hiermit einen ersten Eindruck von 1CRM geben. Auf unserer frei zugänglichen Demostellung können Sie sich unter demo.1crm.de ( Login: admin / admin )  jederzeit das System genau ansehen. Für eigene Teststellungen bietet sich die kostenlos verfügbare Startup Edition an.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit 1CRM.

N

8 von 8: Geschafft! Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit 1CRM!

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