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Rechnungen und Mahnungen über Bilendo verwalten

Mit dem Bilendo-Plugin für 1CRM können Sie Rechnungen und Mahnungen verwalten. Zahlungseingänge lassen sich durch Bilendo automatisiert Rechnungen zuordnen. Mahnungen werden verschickt, wenn die Zahlungsfrist überschritten wurde.

In dieser Anleitung erfahren Sie, was Sie bei den Workflows für den Rechnungs- und Mahnungsversand beachten sollten, wie Sie in 1CRM Rechnungen nach Bilendo übertragen und den Status in 1CRM überwachen. 

Voraussetzungen

Zielgruppen: Anwender
Produkte: CRM Bilendo Plugin
Anleitungen: CRM Bilendo-Plugin installieren
Sonstige: Sie haben in Bilendo Ihre Adresse und Kontodaten hinterlegt, den Rechnungs- und Mahnungsversand sowie den Zahlungsverkehr konfiguriert.
Hinweis:

Für die Anbindung der Systeme müssen Sie vor allem in Bilendo einige Einstellungen bezüglich Ihrer Workflows treffen. Bilendo bietet eine Online-Hilfe. Sie können dort insbesondere in der Kategorie “Workflows” nachlesen, was Sie bei der Verwaltung von Rechnungen, Mahnungen und Mandanten beachten sollten. 

Workflow für den Rechnungsversand in Bilendo

Rechnungen lassen sich automatisiert von Bilendo oder manuell von Ihnen versenden. 

Automatisiert bedeutet, dass Sie die Rechnung von 1CRM nach Bilendo übertragen und die Rechnung anschließend direkt versendet wird. 

Manuell bedeutet, dass Sie die Rechnung von 1CRM nach Bilendo übertragen und in Bilendo den Versand selbst anstoßen müssen. 

Nützliche Beiträge aus der Bilendo-Online-Hilfe dazu sind: 

Workflow für den Mahnungsversand in Bilendo

Mahnungen lassen sich automatisiert in Bilendo erstellen. Sie können den Versand ebenso automatisiert durchführen lassen oder einstellen, dass eine Freigabe für den Versand notwendig ist. Die Freigabe führen Sie in Bilendo aus. Außerdem lassen sich Mahnungen manuell in Bilendo erstellen und versenden. 

Nützliche Beiträge aus der Bilendo-Online-Hilfe dazu sind: 

Einstellungen für den Zahlungsverkehr in Bilendo

Sie können Zahlungseingänge Ihrer Kunden automatisiert mit Rechnungen abgleichen, sodass Bilendo die Zahlungseingänge den offenen Posten zuordnet. Bilendo bietet für den Zahlungsverkehr verschiedene Integrationen (finAPI, PayPal-API etc.). 

Wir empfehlen, die Integrationen in Bilendo zu nutzen, um Zahlungseingänge voll automatisiert zu erfassen und Rechnungen zuzuordnen. Bilendo sendet den Status der Zahlung an 1CRM zurück, sodass Rechnungen als bezahlt gelten oder andere Worklfows wie Mahnungen oder Inkasso-Verfolgung angestoßen werden. Sie können auch manuell Zahlungen erfassen. 

Nützliche Beiträge aus der Bilendo-Online-Hilfe dazu sind: 

Hinweis:

Um reibungslose Workflows zu gewährleisten, erfassen Sie Zahlungen nur in Bilendo und nicht in 1CRM. 

Hinweise zu Einstellungen in 1CRM

  • Damit die Datenübermittlung an Bilendo funktioniert, muss die Anbindung korrekt eingerichtet sein. Mehr dazu finden Sie in der Anleitung zur Installation und Konfiguration von Bilendo.
  • Zahlungsziele in Bilendo entsprechen den Konditionen, die Sie in Rechnungen von 1CRM angeben. Beide Benennungen sagen aus, wie lange ein Kunde Zeit für das Begleichen einer Rechnung hat. Wenn der Zeitrahmen überschritten wird, lassen sich Mahnungen verschicken:
    CRM: Konditionen als Zahlungsfrist in Bilendo
  • Sie können unter Vertrieb & Marketing > Kontakte > [Kontakt öffnen] > Verkaufsinformationen > Bilendo Einstellungen für Bilendo hinterlegen, die für die Übertragung der Rechnungen berücksichtigt werden:
    1CRM: Wiederkehrende Leistungen und Bilendo
  • Sie können wiederkehrende Rechnungen für Serviceverträge oder Abos in 1CRM erstellen und mit nur einem Knopfdruck nach Bilendo übergeben. Mehr dazu finden Sie in der Anleitung zur automatischen Abrechnung wiederkehrender Leistungen.

Rechnungen nach Bilendo übertragen

Faktura & Logistik: Rechnungen

1 Bilendo-Status der Rechnungen einsehen

Gehen Sie zu den Rechnungen.

Sie sehen eine Übersicht der Rechnungen inkl. der Bilendo-Statuswerte:

Gängige Statuswerte sind:

Entwurf: Rechnung wurde in Bilendo im angegebenen Format erstellt, aber noch nicht versandt.

Fällig: Die Rechnung muss heute beglichen werden.

Versendet: Rechnung wurde in Bilendo im angegebenen Format an den Kunden versendet.

Bezahlt: Die Rechnung wurde bezahlt

Reminder n versendet: Eine Mahnung in der Anzahl n wurde von Bilendo versendet.

2 Rechnung nach Bilendo exportieren

Öffnen Sie eine Rechnung und klicken Sie oben auf die Schaltfläche Export zu Bilendo:

Es erscheint ein Fenster, in dem Sie die Benutzer-Adresse, Bilendo-Versandart und Sprache wählen können. Die Benutzer-Adresse ist die Adresse des Rechnungssenders.

1CRM: Rechnung exportieren (Einstellungen)

3 Bilendo-Versandart festlegen

Wählen Sie die Versandart. 1CRM hat automatisch die Versandart vorausgewählt, die Sie für die Firma, an die Sie die Rechnung stellen, hinterlegt haben. Klicken Sie anschließend auf Rechnung zu Bilendo exportieren.

Sie sehen eine Nachricht, dass die Rechnung erfolgreich exportiert wurde. Wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten, dann prüfen Sie Ihre Einstellungen unter Administration> Bilendo. Es ist möglich, dass z. B. das API-Token nicht korrekt ist.

Ergebnis

Die Rechnung wurde übertragen. Abhängig davon, ob die Rechnung nur übertragen oder direkt versendet wurde, sehen Sie in der Rechnungsübersicht von 1CRM den Status Entwurf oder Versendet:

1CRM: Neuer Status nach Export in der Rechnung

Wenn Sie die Rechnung öffnen, lässt sich die Rechnung nicht mehr bearbeiten.

In Bilendo kann die Rechnung an verschiedenen Orten erscheinen. Das ist abhängig davon, ob Sie die Rechnung mit Erstellung direkt versenden lassen oder nicht. Die neue Rechnung liegt in der Regel unter Forderungsmanagement > Offen oder  Forderungsmanagement > Rechnungsupload:

1CRM: Rechnung in Bilendo

Dort können Sie sich die Rechnung auch als PDF anzeigen lassen:

1CRM: Rechnung in Bilendo öffnen

Außerdem wurde unter Debitorenmanagement der Kunde als Debitor angelegt.

Kunden mahnen (manuell in Bilendo)

Wenn ein Kunde binnen der angegebenen Zahlungsfrist nicht gezahlt hat, können Sie in Bilendo Mahnungen automatisiert, automatisiert mit Genehmigung oder manuell versenden. Hier soll beispielhaft die manuelle Versendung erläutert werden und welche Auswirkung dies auf 1CRM hat.

Um eine Mahnung manuell zu erstellen, gehen Sie in Bilendo auf Forderungsmanagement > Offen und klicken Sie bei einer Rechnung auf die Schaltfläche Erinnerung vorbereiten:

1CRM: In Bilendo mahnen

Anschließend sehen Sie die Mahnung und Sie können über Manuell versenden die Mahnung versenden.

Nach dem Versand ändert 1CRM den Status der Rechnung auf Reminder 1 versendet.