Vereinssoftware oder CRM – für wen eignet sich was?

Gerade weil Vereine zum Teil mit schwindenden Mitgliederzahlen und immer weniger Engagement unter den Mitgliedern und Ehrenamtlichen zu kämpfen haben, ist es wichtig, eine funktionierende, technologische Infrastruktur zu schaffen, um die Vereins- und Verbandsarbeit effektiver zu gestalten.

Wie Vereine von der Digitalisierung profitieren

Für nahezu alle Interessen und Hobbys gibt es den passenden Verein: Ob Fußball, Segelklub oder Musikorchester, über 600.000 Vereine und 15.000 Verbände sind deutschlandweit registriert. Meist kümmern sich ehrenamtliche Funktionäre darum, dass die Mitglieder ihre Beiträge zahlen, das Vereinsheim instandgehalten wird und das Equipment für Sport, Spiel und Spaß zur Verfügung steht.

Während in den vergangenen Jahren in den deutschen Städten sogar mehr Vereine gegründet wurden, lösten sich viele Vereine im ländlichen Raum auf. Demografischer Wandel, Landflucht, fehlendes Engagement, andere – vor allem digitale – Interessen von Jugendlichen und zu geringe finanzielle Mittel, um die Organisation am Laufen zu halten, sind nur einige Gründe für diese Entwicklung. Zwar lässt sich der demografische Wandel nicht aufhalten. Möglichkeiten und Chancen, diesem Trend des Vereinssterbens auf dem Land entgegenzuwirken, gibt es aber schon.

Eine große Chance bietet die Digitalisierung. Nicht, weil sie per se das Allheilmittel ist, sondern weil aufgrund der digitalen Möglichkeiten, die Arbeit und die Kommunikation innerhalb eines Vereins oder Verbands erleichtert werden kann.

Die Chancen digitaler Technologien für Vereine und Verbände

Die Digitalisierung verändert aktuell sämtliche Lebensbereiche. Auch Vereine und Verbände sind davon betroffen. Das Gute ist: Die Digitalisierung hilft Vereinen und Verbänden, überlebensfähig und für die Mitglieder attraktiv zu bleiben.

Digitale Technologien unterstützen dabei,

• Kernprozesse effektiver zu gestalten
• besser zu kommunizieren (z. B. durch ortsunabhängige Vernetzung)
• mehr Interaktionen zu ermöglichen
• zivilgesellschaftliches Engagement zu fördern
• den Mitgliedern bessere Services zu bieten
• aus einer meist statischen eine dynamische Organisation zu entwickeln
• online um mehr Mitglieder und Spenden zu werben
• mehr Zeit für das eigentliche Vereinsleben zu haben

Mit der richtigen Software den Verein entspannt managen

Um als Verein die eigene Erfolgsgeschichte schreiben zu können, sind zunächst einige Hürden zu überwinden. Der Verein bzw. Verband sollten sich über nötige Veränderungen bewusst sein, interne Prozesse müssen kritisch hinterfragt und Arbeitsweisen angepasst werden. Die Bereitschaft, digital zu denken und zu handeln ist eine der wichtigsten Voraussetzungen.

Jeder von uns erlebt das tagtäglich selbst, wie die Digitalisierung Einzug in unser Leben hält. Ständig mit dem Smartphone online, Geräte vernetzt, im Dauer-Chat mit Freunden und der Familie – so selbstverständlich, wie wir mit dem Digitalen im Privaten umgehen, so wünschen es sich viele auch in anderen Lebensbereichen. Schließlich ist fast jeder zweite Deutsche Mitglied in einem Verein. Wir erwarten Interaktionsmöglichkeiten, Transparenz und Service on-demand. Vereine und Verbände sind also aufgefordert, digitale Dialogangebote zu schaffen.

Basis dafür ist eine funktionierende, technische Infrastruktur, digitale Tools und Software, die auf die Bedürfnisse von Vereinen abzielen.

Was genau ist eine Vereinssoftware?

Eine Vereinssoftware unterstützt Vereine dabei, Dokumente, wie beispielsweise Protokolle, Verträge, Steuerunterlagen, Satzung, Rechnungen etc. zu verwalten und sie auf Knopfdruck auffindbar zu machen. Eine Vereinssoftware verschafft zudem einen transparenten Überblick über alle Mitglieder, Gruppen oder Teams, zeigt auf, wo noch Mitgliedsbeiträge ausstehen, welches Jubiläum bei welchem Mitglied bevorsteht oder welche Teams über Trainingsausfälle informiert werden sollten.

Vereinfacht gesagt, behält der Verein mit einer Vereinssoftware alle wichtigen Prozesse im Blick und verwaltet den Verein effektiv, sodass vor allem die Funktionäre den Spaß an der zumeist ehrenamtlichen Management-Arbeit nicht verlieren.

Die wichtigsten Funktionen einer Vereinssoftware im Überblick

• Mitgliederverwaltung
• Dokumentenverwaltung
• Finanzverwaltung (inkl. Spenden und EÜR)
• Kommunikations– und Interaktionsmöglichkeiten (z. B. Versand von Newsletter oder Serienbrief)
• Datenauswertung

Was kostet eine Vereinssoftware?

Die Kosten für eine Vereinssoftware sind i. d. R. abhängig von der Mitgliederzahl. Einige Softwaredienstleister bieten zum Teil kostenfreie Basis-Versionen mit sehr beschränkten Möglichkeiten an. Andere haben All-inclusive-Pakete für etwa 50 € pro Monat im Angebot.

Wo liegen die Grenzen von Vereinssoftware?

Die typische Vereinssoftware erfüllt im Wesentlichen die Grundanforderungen von zumeist kleinen Vereinen mit bis zu 1.000 Mitgliedern. Sind darüber hinaus mehr Features nötig, etwa eine DATEV-Schnittstelle, die Mandantenfähigkeit, Segmentierung von Kontakten oder ein Self-Service-Portal, sind die Grenzen von einfacher Vereinssoftware schnell erreicht.

Was ist ein CRM und warum ist das eine gute Alternative zur Vereinssoftware?

Ein CRM, kurz für Customer-Relationship-Management, stellt den Kunden in den Mittelpunkt und sorgt in Unternehmen für einen gesteigerten Geschäftserfolg. Ein CRM-System unterstützt also das Kundenbeziehungsmanagement und ist spezialisiert auf die Bereiche Marketing und Vertrieb.

Wenn es Vereinen darum geht, Bestandskunden, also Mitglieder, langfristig zu binden oder neue Mitglieder zu werben, weil dringend Mitgliedsbeiträge benötigt werden, ist eine Vereinslösung auf CRM-Basis eine gute Alternative. Mit einem cleveren CRM-System lässt sich auch ein Self-Service-Portal leicht einrichten, in dem etwa Mitglieder verloren gegangene Ausweise melden oder an Umfragen teilnehmen können.

Funktionen, die typischerweise mit einer Vereinssoftware abgedeckt werden, wie etwa die Finanzbuchhaltung oder das Erstellen von Organigrammen, sind zwar standardmäßig nicht in einem CRM-System enthalten. Über einen DATEV-Export können jedoch weitere spezielle Anforderungen von Vereinen über ein CRM-System abgedeckt werden.

Das sind die Vorteile von CRM-Systemen

• Alle Informationen auf einen Blick – das CRM ist der Dreh- und Angelpunkt von Kunden- bzw. Mitgliederdaten
• Per Knopfdruck – Aufgaben lassen sich automatisiert erledigen
• Umfassende Reporting-Optionen – Daten lassen sich leicht auswerten
• Effizientes Marketing – eigene Vereinswebsite mit Online-Shop
• Kommunikationsstark – via Segmentierung lassen sich ganz komfortabel Mails an bestimmte Teams und Mannschaften versenden
• integrierte Veranstaltungsverwaltung (bei 1CRM)

Sie wollen mehr über die effektive Nutzung von Event-Software für Veranstaltungsverwaltung erfahren? Lesen Sie hier alles Wichtige zum Einsatz von Veranstaltungssoftware.

Was kostet eine Vereinslösung auf CRM-Basis?

Ein gutes CRM-System muss nicht teuer sein. In diesem Preis-Leistungs-Vergleich zwischen 1CRM und weiteren etablierten CRM-Lösungen für den Mittelstand zeigt sich, dass 1CRM als vielseitiges und flexibles Open-Source-System alle Anforderungen auch für Vereine und Verbände kostengünstig über einen 3-Jahreszeitraum erfüllen kann.

Eine CRM-Lösung in der Cloud hat darüber hinaus vor allem für Vereine den Vorteil, dass sie sich weder ums Hosting, noch um Updates und Wartung kümmern müssen.

Was ist der Unterschied zwischen einer Vereinssoftware und einer Verbandssoftware?

Prinzipiell macht es keinen Unterschied, ob Sie eine Vereinssoftware oder eine Verbandssoftware benötigen. Denn die Anforderungen sind sehr ähnlich. Lediglich bei großen Verbänden mit mehreren Tochterfirmen ist vor allem die Funktion der Mandantenfähigkeit hervorzuheben. Mit diesem Feature kann beispielsweise ein Mitarbeiter im gleichen System Rechnungen mit unterschiedlichen Absendern erstellen.

Fazit

Vereins- und Verbandssoftware sowie CRM-Lösungen können dazu beitragen, Probleme und Hürden in der Vereins- und Verbandsarbeit zu überwinden. Die Erfolgsgeschichte des Deutschen Skilehrerverbands ist ein Beweis dafür, dass digitale Technologien und darunter Vereinssoftware auf CRM-Basis wie die von 1CRM einen großen Mehrwert bieten. Sie erleichtern die Arbeit enorm und tragen dazu bei, dass das Managen des Vereins zum Kinderspiel wird und der Kern der Vereins- und Verbandsarbeit, das gesellige Miteinander im echten Leben, sowie die Interessen der Mitglieder im Vordergrund stehen.

Quellen

verbaende.com/hintergruende/studien-statistiken.php
ziviz.info/landdigital
zeit.de/gesellschaft/zeitgeschehen/2018-09/vereinssterben-vereine-land-laendlicher-raum-statistik
result.de/vereine-und-verbaende-digital-notwendigkeit-oder-widerspruch/
whu.edu/uploads/media/LernenVerstehenVernetze_final.pdf