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Kontakte im CRM verwalten

Erste Schritte in der CRM-Software

Kontakte in der CRM-Software verwalten

Lernen Sie das Kontaktmodul in 1CRM kennen

Ein Kontakt ist eine Einzelperson, die mit Ihrem Unternehmen in geschäftlicher Beziehung steht – üblicherweise ist ein Kontakt Ihr  Ansprechpartner bei einem Kunden.

CRM-Dokumentation: Kontaktmodul

Das Kontakt-Modul in 1CRM

Das Kontakt-Modul verfügt über eine Druck- und eine PDF-Option unter dem Drop-Down-Menü Action. Im oberen Bereich des Hauptfensters befindet sich das help-icon.png Hilfs-Symbol auf der Titelleiste, gefolgt von einer Suchfunktion und einer Liste aller oder ausgewählter (per Suche) Kontakte. Die Kontakt-Liste kann mit einem Klick auf einen beliebigen Spalten-Titel, der über ein Symbol verfügt, sortiert werden. Ein Klick auf einen bereits markierten Spalten-Titel dreht die Sortierungs-Reihenfolge um.
Die Kontakt-Liste wird mehrseitig, wenn sie über mehr Elemente verfügt, als auf dem Bildschirm angezeigt werden können. Über Steuerelemente können SIe zum Anfang oder Ende der Liste, bzw. vor oder zurück zu gelangen. Ein Klick auf einen beliebigen Kontakt in der Liste zeigt Detail-Informationen zu diesem Kontakt an.
Über die „Neu“-Schaltfläche können Sie einen neuen Kontakt erstellen. Über „Neu von Visitenkarte“ lassen sich in einem Rutsch Informationen zu Kontakt und Firma anlegen und zusätzlich eine Chance und ein Termin erzeugen.
Über die Import-Verknüpfung lassen sich Daten beispielweise aus Salesforce, SugarCRM oder ACT! importieren.

Google Maps Integration

In der Kontakt (und Firmen, Interessenten oder Zielkunden) -Detail-Ansicht  sehen Sie ein Symbol   auf der rechten Seite jeder angezeigten Adresse.

Wenn Sie auf das droppedImage.tiff Symbol klicken, öffnet sich ein Google-Maps-Fenster im oberen Bereich des 1CRM-Bildschirms.

Das Google Maps Display ist anfänglich auf die Adresse aus info@hand eingestellt und voll navigationsfähig.

 

Massen-Aktualisierung

Im Kontakt- und Interessenten-Modul können Sie Informationen per Massen-Aktualisierung aktualisieren. Um ein Massen-Update für eine Anzahl von Kontakten oder Interessenten durchzuführen, tun Sie folgendes:

  • Wählen Sie die Kontakte aus, die Sie aktualisieren möchten.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Massenaktualisierung.
  • Wählen Sie die Werte, die Sie zuordnen möchten. Klicken Sie dann auf  aktualisieren

 

Abb 2: Aktualisierungs-PanelCRM-Dokumentation: Massenaktualisierung

Emailen von Kontakten: Ad Hoc Massen E-Mail

Sie können eine gefilterte Kontakt-Liste (nach Kategorien oder Ihren individuellen Wünschen gefiltert) in der Listen-Ansicht verwenden, um eine Ad Hoc Massen E-Mail vorzubereiten. Werden die Kontakte, die Sie per E-Mail versenden möchten, angezeigt (es können maximal 200 ausgewählt werden), klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Actions->E-Mail an Kontakte. Damit öffnet sich ein Formular zur Erstellung einer E-Mail, mit der E-Mail-Adresse aller Kontakte, die zur BCC Line hinzugefügt wurden. Wählen Sie nun eine E-Mail-Vorlage oder verfassen Sie den Text Ihrer E-Mail, fügen Sie einen „AN“ Namen hinzu und klicken Sie auf Senden.

Hinweis: Es wird nur eine E-Mail versendet, nicht eine für jeden Kontakt – nutzen Sie keine Vorlage (Template) mit personalisierten Feldern wie $contact_prename, da diese nicht für jeden Rezipienten personalisiert werden.

 

Blitz-Kampagnen (Kampagnen-Schnellerstellung)

Das Blitz-Kampagnen-Feature in den Kontakt- und Interessenten-Massen-Update-Panels erlaubt dem Benutzer personalisierte E-Mails an mehrere ausgewählte Kontakte oder Interessenten auf einmal zu versenden.

Blitz-Kampagnen nutzen die standardmäßige 1CRM Kampagnen-Funktion allerdings ohne das der Benutzer manuell alle individuellen Schritte durchführen muss, um eine Kampagne oder Zielkunden-Liste zu erstellen.
Blitz-Kampagnen reihen alle ausgehenden E-Mail-Nachrichten in eine Warteschlange ein und beruhen auf dem Scheduler-Task E-Mail Kampagnen versenden, um diese E-Mails zu verschicken, ganz so, wie es bei Standard-Kampagnen üblich ist.
Hinweis: Blitz-Kampagnen-Nachrichten (genau wie Standard-Kampagnen-Nachrichten) unterscheiden sich von E-Mails, die mit den Schaltflächen „E-Mail Interessenten “ und „E-Mail Kontakte“ versendet werden (siehe oben):
  • es kann eine Personalisierung pro Empfänger erfolgen
  • das Kampagnen-Tracking zeigt den aktuellen Status der Kampagne

 

Bevor Sie die Kampagnen-Blitzerstellung nutzen
Bereiten Sie zunächst eine E-Mail-Vorlage (Template) vor. Dieses kann Standardmäßige Vorlagen-Variablen enthalten, wie etwa $contact_Vorname, um die Nachricht mit den spezifischen Details des Rezipienten zu personalisieren, So zum Beispiel:
Hallo $contact_Vorname, …
Kann auch Variablen enthalten, um die Nachricht mit dem Namen, dem Titel oder der Signatur des 1CRM-Benutzers zu personalisieren, der die Quick Kampagne verschickt.
  • Wir danken für Ihr Interesse an unseren Produkten. Mein Name ist [SENDER_PRENAME] [SENDER_LASTNAME]; und ich bin ein [SENDER_TITLE] in unserem Unternehmen.
  • Mit besten Grüßen,
  • [SIGNATURE] 
Hinweis: E-Mail-Vorlagen können derart vorbereitet werden, um verschiedene Stadien des Interessenten-Qualifikations-Prozesses zu reflektieren, so etwa „Willkommen als neuer Website Besucher“, Follow-up Nachrichten, Verworfene Lead-Nachrichten, etc. und können damit zu einem späteren Zeitpunkt für andere Interessenten oder Kontakte wiederverwendet werden. Benutzer aus dem Vertrieb können dann Interessenten oder Kontakte nach Status in der Listen-Ansicht filtern, alle Reporte auswählen und eine Blitz-Kampagne vom Massenaktualisierungs-Panel versenden, während Sie die Information im Statusfeld gleichzeitig aktualisieren.
Als nächstes, stellen Sie sicher, dass Sie wenigstens eine Gruppen-Mailbox-Einstellung mit möglichen Aktionen auf Bounce Handling und die Mailbox auf Active Box festgelegt haben. Um eine angebrachte Mailbox einzustellen, gehen Sie zu Admin – Gruppen Eingangsboxen.
Senden von Blitz-Kampagnen-E-Mails
In der Interessenten- oder Kontakt-Listen-Ansicht, wählen Sie den gewünschten Rezipienten
Klicken Sie im Actions-Menü auf die Schaltfläche Kampagnen Schnellerstellung. Wählen Sie nun die Kampagnen-E-Mail-Vorlage und eine Kampagnen-Mailbox; Die Auswahl zeigt lediglich die Gruppen-Mailboxen, die passend für bounce handling festgelegt wurden. Klicken Sie schließlich auf die Schaltfläche Kampagne ausführen, um mit der Kampagne zu beginnen.

Nach der erfolgreichen Erstellung, öffnet sich die neu erstellte Kampagne und zeigt alle ausgehenden Nachrichten, die in der Warteschlange der ausgehenden Nachrichten kreiert wurde.

Hinweis: Alle Blitz Kampagnen-Nachrichten werden mit dem „Von Namen“ des momentanen info@hand-Benutzers ausgegeben. Allerdings wird die „Von Adresse“ von der ausgwählten Kampanen-Mailbox „Von Adresse“ übernommen. Daher können E-Mails auftreten, die von „Jane Doe“ stammen und <sales@company.com> als Absendeadresse beinhalten.
Wurde der periodische Scheduler-Task „Kampagnen-E-Mails senden“ ausgeführt, werden alle Nachrichten im Kampagnen-Report im „Gesendet“ -Panel aufgeführt. Alle Rückantworten, Rücktrittsklauseln und Bounces werden anschließend aufgezeichnet. Sollten Sie nicht auf den Start des Scheduler Tasks warten wollen, können Sie die augenblickliche Versendung der Blitz-Kampagne forcieren, indem Sie dem folgendem Weg folgen: Admin – Scheduler und dann denn Task manuell ausführen. Ganz gleich welchen Weg Sie gehen, die Blitz-Kampagnen-Nachrichten werden zum E-Mail-Verlauf des Rezipienten hinzugefügt und können damit nach ihrem jeweiligen Thema erkannt werden.

 

Hinweis: Um später die Rezipienten-Liste einer Blitz-Kampagne einzusehen oder wiederzuverwenden, gehen Sie zu Kampagnen – Zielkunden-Listen, um die Zielkunden-Liste zu finden, die automatisch von allen ausgewählten Empfängern erstellt wurde. Diese Zielkunden-Liste kann für Standard-Kampagnen wiederverwendet oder genutzt werden, um Zielkunden manuell zu Ihren Newsletter-Anmeldungen hinzuzufügen.

 

Serienbrief mit RTF Vorlage

Eine weiter nützliche Funktion einer gefilterten Kontakt-Liste ist die Möglichkeit zur Durchführung eines Seriendrucks. Filtern Sie die Kontakt-Liste wie gewünscht, wählen Sie die benötigten Kontakte und klicken Sie auf die Schaltfläche Actions->Serienbrief. Sie können dann nach einer Seriendruck-Vorlagen-Datei suchen (muss das Dateiformat RTF haben, die Kurzform für Rich Text Format). Haben Sie eine Vorlage ausgewählt, klicken Sie auf die Schaltfläche Seriendruck. Nachdem 1CRM den Prozess beendet hat, erhalten Sie eine neue Download-Datei in Ihrem Browser. Speichern Sie nun die Datei, laden Sie sie in Ihren favoritisierten Textverarbeiter wie etwa Microsoft Word oder Pages für Mac und drucken Sie sie. Der Sereindruck enthält x Kopien des original Dokuments, wobei x für die ursprünglich ausgewählten Kontakte steht.

Seriendruck-Vorlagen können Einstiegsmarkierungen für personalisierte Felder enthalten, wie Namen oder Adressen von Kontakten, an die Sie den Brief richten wollen (Hinweis: Dies funktioniert auch für Interessenten). Diese Vorlagen werden bestenfalls in Microsoft Word erstellt und im RTF-Datei-Format gespeichert. Sie können Logos, links- und rechts-bündigen Text, mehrere Schriftarten, Aufzählungszeichen sowie fetten oder kursiven Text enthalten, um die Erstellung von attraktiven Dokumenten zu ermöglichen. Jeder Seriendruck in Microsoft Word benötigt außerdem spezielle Markierungen, um Anfang und Ende des eingeschobenen Dokumenten-Teils hervorzuheben.

Export von Visitenkarten

Sie können die Kontakt-Listen-Ansicht nutzen, um eine Gruppe von Visitenkarten für mehrere ausgewählte Kontakte zu exportieren.

  • Wählen Sie die Kontakte, die Sie als vCard exportieren möchten.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Actions->Visitenkarte exportieren.
  • Eine Datei mit dem Namen ExportvCards.zip, die alle vCards enthält, wird vom Browser heruntergeladen.

 

 

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