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Datenimport in die CRM-Software

Importieren Sie bestehende Daten in 1CRM

Importieren Sie Ihre Daten in die CRM-Software

Anleitung, wie Sie Ihre Daten aus Excel oder einer anderen CRM-Software im CSV-Format importieren

Importieren Sie Kontakte und mehr aus Google, Outlook oder einer anderen Software nach 1CRM. Exportieren Sie Ihre Daten als CSV-Datei und laden Sie sie in das entsprechende 1CRM-Modul, z. B. Kontakte.

Folgende Daten lassen sich nach 1CRM importieren:

  • Benutzer, Meetings, Aufgaben, Notizen,
  • Firmen, Kontakte, Interessenten, Chancen,
  • Anrufe, Servicefälle,
  • Produktkategorien, Produkte, Zielkunden und Preislisten.

Datenimport im CRM

Datenimport vorbereiten

Damit der Datenimport reibungslos klappt, sollten Sie Folgendes sicherstellen:

  • Die zu importierenden Daten liegen im CSVCSV steht für Comma Separated Value, auf Deutsch: per Komma getrennte Daten. CSV-Dateien haben die Endung .csv.-Format vor.
  • Sie haben Ihre Daten nach dem Schema der Importvorlagen aufgebaut.
  • Ihre CSV-Dateien verwenden den gleichen Zeichensatz wie Ihr Benutzerprofil (in der Regel UTF-8).
  • Achten Sie insbesondere darauf, dass Firmennamen richtig geschrieben sind. Firmen stehen oft im Zentrum einer Verknüpfung mit weiteren Daten.

 

1. Importvorlagen herunterladen

Damit Ihre Daten korrekt ins CRM eingespielt werden, müssen Sie im korrekten Format vorliegen. Laden Sie sich daher die folgenden Importvorlagen herunter und bereiten Sie Ihre Import-Dateien entsprechend auf.

 

2. Den richtigen Zeichensatz einstellen

  1. Gehen Sie in Ihr Benutzeraccount (Klicken Sie auf das Gesicht oben in der Navigation).
  2. Wählen Sie den Reiter Anzeigeoptionen.
  3. Scrollen Sie runter und prüfen Sie, ob bei Import/Export Zeichensatz UTF-8 (Unicode) eingestellt ist. Falls hier ein anderer Zeichensatz definiert ist, müssen Sie auch die zu importierenden CSV-Dateien in diesem Zeichensatz abspeichern.CRM-Dokumentation: Zeichensatz
  4. Überprüfen Sie, ob Ihre CSV-Dateien den korrekten Zeichensatz verwenden. Stellen Sie den Zeichensatz in Ihrem Editor um und speichern Sie die CSV-Datei nochmal im korrekten Zeichensatz. (Notepad++ ist ein kostenloser Editor, mit dem Sie dies einfach umsetzen können. LibreOffice Calc oder Excel können Sie ebenfalls verwenden.)

 

3. CSV-Dateien erstellen und bearbeiten (zum Beispiel mit LibreOffice)

Zur Erstellung, Überprüfung  und Manipulation der Daten vor dem Ausspielen als CSV stellt das kostenlose LibreOffice Calc  eine gute Alternative zu Excel dar.

In LibreOffice können Sie die Import-Dateien direkt im richtigen Zeichensatz abspeichern und das gewünschte Trennzeichen wählen. Dazu setzten Sie bei Speichern unter den Haken bei Filtereinstellungen bearbeiten. Wir empfehlen UTF-8 als Zeichensatz und Semikolon oder Komma als Feldtrenner.

Um die Screenshots zu vergrößern, klicken oder tippen Sie auf das jeweilige Bild:

CRM-Dokumentation: Filtereinstellungen

CRM-Dokumentation: Texexport Einstellungen

Wenn Sie Ihre CSV-Dateien erstellt haben, können Sie diese in 1CRM importieren.

 

CSV-Datei in 1CRM importieren

Im Folgenden erklären wir Ihnen, wo Sie den Datenimport starten und wie Sie die Daten in die CRM-Software importieren.

Beim Import der Daten empfehlen wir folgende Reihenfolge:

 

 

 

  1. Benutzer
  2. Firmen
  3. Chancen
  4. Kontakte
  5. Interessenten
  6. Servicefälle
  7. Produktkategorien
  8. Produkte
  9. Anrufe
  10. Meetings
  11. Aufgaben
  12. Notizen
  13. Zielkunden
  14. Preislisten

 

1. Datenimport im CRM starten

  1. Den Datenimport starten Sie im entsprechenden CRM-Modul, z. B. bei den Kontakten.CRM-Dokumentation: Datenimport starten
  2. Wählen Sie dann ein Importprofil aus, in der Regel wählen Sie Custom CSV aus. Falls Sie Daten aus dem CRM-System SugarCRM exportiert haben, dann stehen Ihnen hier vorgefertigte Importprofile zur Verfügung.
  3. Die Standard-Zuordnungsoptionen passen in den meisten Fällen. Das Trennzeichen ist das Zeichen in Ihrer CSV-Datei, mit dem Ihre Daten voneinander getrennt sind, in der Regel ist das ein Komma. Die Kopfzeile ist die erste Zeile in Ihrer CSV-Datei. Dort sollten die Spaltenüberschriften enthalten sein.
  4. Wählen Sie die CSV-Datei aus, die Sie importieren möchten. Beachten Sie die oben genannte Importreihenfolge!

1CRM wertet Ihre CSV-Datei aus. Sie prüfen dann die Feldzuordnungen und können fehlende oder falsche Zuordnungen korrigieren.

 

2. Feldzuordnungen prüfen und korrigieren

Ordnen Sie die in Ihrer Datei enthaltenen Feldern den gewünschten Feldern in 1CRM zu.

Achtung:  Eine nachträgliche Änderung von importierten Firmen in Lieferanten ist nicht möglich. Sollten Sie beabsichtigen, Lieferanten zu importieren, dann stellen Sie sicher, dass das Feld Lieferant (Is a Supplier) zugeordnet und im Falle eines Lieferanten mit dem Wert „1“ gesetzt ist.

Datensätze einem bestimmten Benutzer zuweisen

1CRM weist die Datensätze automatisch dem Benutzer zu, der die Daten importiert. Wenn Sie Datensätze einem anderen Benutzer zuweisen möchten, dann müssen Sie in Ihrer CSV-Datei die Spalte Zugewiesen An [User Name] oder die Spalte Zugewiesen An [User Name] ausgefüllt haben, siehe CSV-Vorlagen weiter oben. Die in der CSV angegebenen Benutzer müssen bereits im CRM vorhanden sein. Und Benutzername oder Benutzer-ID müssen in der CSV-Datei genau gleich dem Benutzernamen oder der Benutzer-ID im CRM-System sein. Beim Import weisen Sie die ausgefüllte Benutzer-Spalte dann bei Zugewiesen An [User Name] oder Zugewiesen An [ID]  angeben.

Fehlermeldung: Falls es bei der Zuordnung des Benutzers zum Datensatz zu Fehlern kommt, wird die Fehlermeldung „Assigned User could not be mapped“ ausgegeben.

Tipp: Ebenso können Sie bei der Zuordnung von Kontakten zu Firmen entweder mit ID oder Name arbeiten, hier raten wir Ihnen mit dem Firmennamen zu arbeiten.

CRM-Dokumentation: Import Konfiguration

 

3. Einstellungen als Importprofil speichern

Sie können die Feldzuordnung unter einem selbst definierten Namen für das jeweilige Modul abspeichern. Dadurch können Sie bei einem erneuten Import die Feldzuweisung überspringen. Wenn Sie vorhandene Zuordnungen ändern, müssen Sie das Importprofil updaten.

 

4. Alles richtig gemacht?

Dann erhalten Sie eine Bestätigung, ähnlich wie diese:

 

Fehler beheben: Bekannte Fehlerquellen beim CSV-Import

Beim Import ist was schief gelaufen? Daran könnte es liegen:

  • Problem: Daten sind im CRM in den falschen Feldern gelandet.
    Lösung 1: Prüfen Sie, ob Sie tatsächlich die richtigen Spalten zugeordnet haben.
    Lösung 2: Prüfen Sie Ihre CSV-Datei. Sind zuviele oder zuwenige Trennzeichen in der Datei, sodass sich die Daten-Spalten-Zuordnung verschoben hat? Das Trennzeichen markiert das Ende einer Spalte, wenn Sie eine Spalte nicht ausfüllen, müssen Sie trotzdem ein Trennzeichen setzen, Bsp: Spalten: Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Stadt -> Daten: Klaus,Kleber,,,Stuttgart
  • Sind die Firmennamen richtig geschrieben? Firmen stehen oft im Zentrum von Verknüpfungen.
  • Es kann vorkommen, dass die Feldlänge überschritten wird,
  • die Zeichen nicht dem Feldtyp entsprechen oder dass
  • unzulässige Zeichen im Import sind (wie z.B. „%“).
  • Beim Import von Datumsfeldern muss darauf geachtet werden, dass diese genau im Standard Datumsformat vorliegen wie es in den Regionalen Systemeinstellungen festgelegt ist.
  • Zu viele Daten in einem Feld, z. B. ein Feld für die gesamte Adresse, ein Feld mit mehreren Telefonnummern o.ä. Im Zweifen ist es immer ratsam, die Daten auf mehrere Felder aufzuteilen.

 

FAQ: Lassen sich Custom Fields über den Import befüllen?

Selbst angelegte Custom Fields können Sie natürlich auch über den Import befüllen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle eigenen nicht im Standard enthaltenen Felder als Custom Fields vor dem Import anlegen.

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6 von 8: Vorhandene Daten ins CRM importieren

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