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Datenschutz-Verordnung im CRM umsetzen

1CRM DSGVO-konform einrichten

CRM datenschutzkonform einrichten

Das sollten Sie noch vor der alltäglichen Bedienung des Systems einstellen

Die aktuelle Datenschutzverordnung verpflichtet Sie zu einem besonderen Umgang mit personenbezogenen Daten. Damit Sie die Anforderungen der Datenschutzverordnung mit 1CRM umsetzen können, kamen mit der 8.5er Version neue Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten hinzu.

Voraussetzungen:

  • 1CRM Edition ab 8.5


Die Datenschutz-Einstellungen finden Sie in der Enterprise-Edition im Modul-Designer. In den anderen Editionen finden Sie in der Administration ein neues Modul „Einstellungen für personenbezogene Daten“.

Datenschutz-Einstellungen personenbezogene Daten: Reporte & Einstellungen > Administration > Studio

Datenschutz-Einstellungen personenbezogene Daten im CRM-System

Warum personenbezogene Daten im CRM kennzeichnen?

Damit Ihre CRM-Benutzer mit den neuen Datenschutz-Funktionen sinnvoll arbeiten können, müssen Sie sorgfältig pflegen, welche CRM-Felder personenbezogene Daten enthalten und für welche Daten Zustimmungen dokumentiert werden müssen.

Gemäß der europäischen Datenschutzverordnung (DSGVO) haben Ihre Kundinnen und Kunden sowie Ihre Mitarbeitenden folgende Rechte in Bezug auf ihre eigenen Daten:

  • Recht auf Einsicht ihrer Daten
  • Recht auf Löschung ihrer Daten, sofern Sie die Daten nicht aus anderen gesetztlichen Gründen vorhalten müssen
  • Recht auf Widerruf der Einwilligung zur Datenverarbeitung
  • Zudem sind Sie verpflichtet, Einwilligungen einzuholen, um z. B. Newsletter versenden zu können.

 

Damit Sie die rechtlichen Anforderungen umsetzen können, kamen diese CRM-Funktionen hinzu:

  • Datenschutz-Events: Vorgänge in Bezug auf die DSGVO lassen sich dokumentieren und so auch nach Jahren noch nachvollziehen.Datenschutz-relevante Vorgänge im CRM dokumentieren
  • Personenbezogene Daten einer Person in druckbarem Format ausgeben
  • Personenbezogene Daten anzeigen und löschen
  • Double-Opt-in für Newsletter

 

Anleitung: CRM-Daten als personenbezogen definieren

Voraussetzung:

  • Angemeldet als Administrator

 

[1] In der Regel enthalten folgende Module personenbezogene Daten: Firmen, Kontakte, Interessenten, Zielkunden und Benutzer.

[2] Personenbezogene Daten? Kennzeichnen Sie, welche der Felder Daten enthalten, über die Sie im Sinne der DSGVO Auskunft erteilen können müssen und die Sie ggf. löschen müssen, wenn die betreffende Person das wünscht.

[3] Datenschutz Zustimmung? Haben Sie diese Checkbox gesetzt, können Sie ein Datenschutz-Event zu diesem Event erstellen und so dokumentieren, wie die Einwilligung zur Datenverarbeitung zustande gekommen ist und wie und warum sie wieder entzogen wurde. Bei der E-Mail-Adresse ist es zum Beispiel sinnvoll zu dokumentieren, wie die E-Mail-Adresse erworben wurde und für welche Zwecke sie eingesetzt werden darf. Personenbezogene Daten im CRM kennzeichnenPersonenbezogene Daten in den Editionen Startup bis Professional Edition kennzeichnen

CRM-Daten als personenbezogen kennzeichen-enterprise-editionPersonenbezogene Daten in der Enterprise-Edition kennzeichnen

 

Quelle der personenbezogenen Daten den Masken hinzufügen

Wird ein neuer Datensatz wie ein Kontakt mit den entsprechenden personenbezogenen Daten erstellt, lässt sich über das Feld Quelle der personenbezogenen Daten eintragen, woher die Daten stammen. Zum Beispiel aus einer Bestellung oder einem Anfrage per Telefon.

Dieses Feld sollten Sie noch den entsprechenden Masken hinzufügen.

Quelle der personenbezogenen Datem im CRM

Hinweis: Fragt später ein Kontakt nach einer Liste seiner personenbezogenen Daten, wird die Quelle der personenbezogenen Daten in dieser Liste automatisch mitausgegeben.

Neue Rolle Datenschutzmanager / Data Privacy Manager

Mit der Version 8.5 kam auch eine neue Rechte-Rolle dazu: der Datenschutzmanager. Nur die CRM-Benutzer, die diese Rolle innehaben, erhalten die neuen DSGVO-Funktionen in 1CRM:

  • Personenbezogene Daten eines Kontaktes anzeigen
  • Personenbezogene Daten eines Kontaktes löschen
  • Opt-ins und Opt-outs verwalten

 

Anleitung: Benutzern die Rolle Datenschutzmanager zuweisen

Voraussetzung:

  • Angemeldet als Administrator

 

Die Rolle Datenschutzmanager / Data Privacy Manager finden Sie unter: Reporte & Einstellungen > Administration > Benutzer > Rollenverwaltung

  1. Öffnen Sie die Rolle Datenschutzmanager / Data Privacy Manager.
  2. Scrollen Sie nach ganz unten und fügen Sie unter Benutzer einen bestehenden Datensatz hinzu.
  3. Wählen Sie die gewünschten CRM-Benutzer aus.

Ergebnis: Den CRM-Benutzern stehen nun die DSGVO-Funktionen zur Verfügung.

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1 von 8: Eigene Firmeninformationen einpflegen

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2 von 8: Firmenlogo ins CRM einpflegen

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