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Personenbezogene Daten gemäß DSGVO managen

Diese Datenschutz-Funktionen stehen Ihnen in 1CRM zur Verfügung

So setzen Sie die Datenschutz-Anforderungen in 1CRM um

Anleitungen wie Sie das Auskunftsrecht, Recht auf „Vergessenwerden“ etc. in 1CRM umsetzen und dokumentieren

Mit der Version 8.5 kamen in 1CRM neue Funktionen hinzu, damit Sie die Anforderungen der europäischen Datenschutzverordnung Genüge tun können.

In dieser Anleitung erklären wir, wie Ihre CRM-Benutzer personenbezogene Daten für das Auskunftsrecht vorbereiten und löschen, Einwilligungen und Widerrufe dokumentieren und ggf. einpflegen.

Voraussetzung:

Datenschutz-Modul im CRM-System

Bitte nach unten scrollen

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DSGVO-Aktionen im CRM-System:

Empfohlenes Vorgehen in 1CRM:

  1. Vor jeder Veränderung Datenschutz-Aktion dokumentieren!
  2. Bei neuen Kontakten Quelle der personenbezogene Daten eintragen (ggf. als Pflichtfeld setzen)
  3. Datenschutz-Aktion ausführen

Datenschutz-Aktionen dokumentieren

Sobald Sie irgend etwas mit personenbezogenen Daten im CRM machen, sollten Sie dies zuerst dokumentieren. In 1CRM finden Sie dafür die Datenschutz-Events.

Die Datenschutz-Events finden Sie unter: Reporte und Einstellungen > Datenschutz

Empfehlung: Wir empfehlen vor jeder Veränderung der Daten ein Datenschutz-Event zu erstellen und dort zu erklären, aus welchem Anlass und zu welchem Zweck Sie personenbezogene Daten verändern oder hinzufügen werden.
Hinweis: Klären Sie bitte mit Ihren Datenschutzbeauftragten, was genau Sie und Ihr Team im CRM dokumentieren sollten.

Was ist ein Datenschutz-Event?

Anfragen und anstehende Aufgaben, die mit dem Datenschutz in Verbindung stehen, nennen wir in 1CRM Datenschutz-Event. Zum Beispiel können Sie in Form eines Datenschutz-Events notieren, dass Sie einen Antrag auf Löschung von einem Kunden erhalten und beim Datenschutzbeauftragten eingereicht haben. Über den Status „Offen“ bis „Abgeschlossen“ lässt sich dann nachvollziehen, wo die Anfrage aktuell steht.

CRM Datenschutz-Event

  • Betreff: Um was geht es?
  • Typ: Auf welches Recht nach der DSGVO bezieht sich die Aktion?
  • Quelle: Was ist der Auslöser der Veränderung? E-Mail oder Anruf von einem Kunden, Datenschutzbeauftragten etc.
  • Status: Wurde die Aktion bereits durchgeführt oder ist sie noch offen? Bitte hier sorgfältig dokumentieren, in welchem Stadion sich die DSGVO-Aktion befindet. Nur so kann jeder im Team sich auf die geloggten Informationen verlassen.
  • Einwilligung: Was hier im Drop-Down zur Verfügung steht, hängt davon ab, was Ihr CRM-Admin als „zustimmungsbedürftige“ Felder definiert hat.
  • Beschreibung: Stimmen Sie sich im Team und mit den Datenschutzbeauftragten ab, welche Informationen genau im Beschreibungstext gegeben werden soll. Wir empfehlen die Herkunft und den Anlass zu beschreiben und ggf. was mit den persönlichen Daten geschehen wird.

 

Auskunftsrecht: Personenbezogene Daten ansehen und drucken

Laut DSGVO müssen Sie in der Lage sein, auf Anfrage einer Person, dessen gespeicherten personenbezogene Daten der entsprechenden Person zuzusenden. In 1CRM ab Version 8.5 können Sie sich über den Button Personenbezogene Daten im jeweiligen Datensatz des Moduls ein PDF mit den jeweiligen personenbezogenen Daten generieren lassen.

Voraussetzung: Sie oder Ihr CRM-Admin hat definiert, dass in einem Modul wie Kontakte oder Interessenten personenbezogene Daten gespeichert werden.

Eine Liste aller personenbezogene Daten finden Sie über den Button Personenbezogene Daten im jeweiligen Datensatz des Moduls. Diese Liste können Sie dann als PDF ausgeben, speichern und drucken.

  1. Öffnen Sie in einen Datensatz, der personenbezogene Daten enthält, z. B. einen Kontakt.
  2. Wählen Sie Personenbezogene Daten > Personenbezogene Daten ansehen. Personenbezogene Daten im CRM ansehen und druckenAlle personenbezogenen Daten der Person sehen Sie nun aufgelistet.
  3. Um die personenbezogenen Daten als PDF auszugeben, wählen Sie Drucken.

Ergebnis: Sie können das PDF jetzt speichern, drucken und an die entsprechende Person versenden.

Recht auf „Vergessenwerden“: Personenbezogene Daten löschen

Sie können personenbezogene Daten natürlich nicht nur ansehen und drucken, sondern auch löschen. Wünscht eine Person aus Ihrer Datenbank gelöscht zu werden, dann können Sie entweder alle personenbezogene Daten dieser Person aus der Datenbank entfernen oder nur vereinzelte Daten.

Achtung: Einmal auf diese Weise gelöschte Daten sind für immer gelöscht. Sie lassen sich nicht wiederherstellen!
  1. Wählen Sie den Personen-Datensatz aus, dessen personenbezogene Daten Sie löschen möchten/müssen.
  2. Um auszuwählen, welche Daten Sie tatsächlich löschen möchten, wählen Sie Personenbezogene Daten löschen. Keine Angst! Die Daten werden nicht sofort gelöscht. Sie erhalten erst noch eine Übersicht über die personenbezogene Daten und können dann auswählen, ob Sie alle Daten löschen möchten oder nur einzelne.Personenbezogene Daten im CRM löschen
  3. Wählen Sie aus, welche Daten Sie löschen möchten.
  4. Zum Löschen der ausgewählten Daten, wählen Sie Sichern.

Ergebnis: Die ausgewählten personenbezogenen Daten sind restlos aus der CRM-Datenbank entfernt.

Einwilligung widerrufen: Opt-Outs eintragen

Wenn ein Kontakt sich vom Newsletter abmeldet, seine Einwilligung über die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten widerruft oder ähnliches, dann können Sie diese Opt-Outs in 1CRM dokumentieren und durchführen.

So dokumentieren Sie einen Widerruf (siehe Anleitung oben)

 

So funktioniert der Newsletter-Opt-Out in 1CRM

Mit dem Datenschutz-Modul ab der 1CRM-Version 8.5 kamen zwei neue Tracker-URLs hinzu: Opt-In und Ausgetragen.

Opt-In:

Platzieren Sie diesen Tracker-Link in die Mail, die Ihren Kontakt dazu auffordert, den Opt-In zu bestätigen. Sobald der Kontakt den Link in der Mail klickt, sehen Sie im Datensatz Ihres Kontakts, dass der Kontakt ein Opt-In am angegebenen Datum abgegeben hat.

CRM Opt-In Newsletter

Ausgetragen / Opt-Out:

Den Tracker-Link mit angehakter Checkbox Ausgetragen platzieren Sie als „Abmeldelink“ in jedem Newsletter. Sobald ein Kontakt diesen Abmeldelink auswählt, wird im CRM das Opt-In in ein Opt-Out (Ausgetragen) umgewandelt. Sie können das Opt-Out auch manuell setzen. Denken Sie in diesem Fall aber daran, das Opt-Out zu dokumentieren.

CRM Opt-Out Newsletter

Tipp: Damit Änderungen an diesem Feld nachvollziehbar bleiben, nehmen Sie es über den Modul-Designer (Enterprise Edition) > Felder bearbeiten > [Kontakt] > E-Mail-Opt-in / E-Mail-Opt-In Datum / E-Mail-Opt-Out in das Audit-Log auf.

 

So funktioniert der Widerruf einer Datenverarbeitung in 1CRM

  1. Dokumentieren Sie den Widerruf.
  2. Prüfen Sie ggf. mit Ihren Datenschutzverantwortlichen, welche Konsequenzen der Widerruf hat, z. B. Löschen der Daten.
  3. Informieren Sie den Kontakt über die Konsequenzen.
  4. Löschen Sie ggf. die gewünschten personenbezogenen Daten. (Sie können einzelne personenbezogene Daten löschen oder alle personenbezogene Daten). Siehe Anleitung: Personenbezogene Daten löschen.

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