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Angebote im CRM schreiben

Das Angebots-Modul in 1CRM

So erstellen Sie Angebote in 1CRM

Informationen und Anleitungen rund um das Angebotswesen im CRM-System

Über das Angebots-Modul in 1CRM können Sie Angebote erstellen und an Kunden versenden. Als Positionen lassen sich entweder Produkte aus dem Produktkatalog, Dienstleistungen oder Fremdleistungen verwenden.

Jedes Angebot ist mit einem Kunden verknüpft und kann im weiteren Prozess in einen Auftrag oder eine Rechnung umgewandelt werden. Falls das Angebot mit einer Chance verknüpft ist, wird über diesen Prozess auch der Status der Chance entsprechend des aktuellen Angebots-Statuses angepasst, so dass Ihre Vertriebsplanung automatisch dem aktuellen Stand entspricht.

CRM-Dokumentation: Angebote erstellen - Übersicht

Erstellen eines Angebots

Angebote erstellen Sie am Besten direkt unterhalb der Firma aus den Verkaufsinformationsreitern heraus. Dadurch stellen Sie die Relation zur Firma automatisch her und die Angebotsmaske wird mit den entsprechenden Firmeninformationen wie z.B. Rechnungs- oder Lieferadresse automatisch ausgefüllt. Ebenso werden Standard-Bedingungen, Standardwährung und Steuerinformationen direkt hinterlegt.

Hinweis: Wenn Sie eine neue Firma erstellen, sollten Sie die Informationen im Verkaufs-Informations-Panel definieren – Das Verkaufs-Kredit-Limit, Standard-Bedingungen, Standard-Rabatte, sowie Lieferanten- und Steuer-Informationen. Im Haupt-Panel für die Firmen sollten Sie außerdem die Währung und Steuerfrei-Checkbox festlegen/ausfüllen, sofern das Firmen-Konto steuerfrei ist. Indem Sie diese Werte bei Ihrer ersten Definition der Firma einstellen, werden bei der zukünftigen Vorbereitung von Angeboten oder Rechnungen für diese Firma die Standards automatisch eingestellt – dies trägt zur Vermeidung von Fehlern bei und spart Ihnen viel Zeit.

Gruppierte Elemente, Nachlässe, Steuern, Lieferung

Jedes Angebot kann eine oder mehrere Produkt-Gruppen enthalten und jede Produkt-Gruppe eines oder mehrere Produkte beinhalten. Jede Gruppe hat einen Namen, einen Status (selbe Optionen wie beim eigentlichen Angebot). Für jede Gruppe können ein oder mehrere Rabatte aus den definierten Rabatten im Rabatt-Modul ausgewählt werden. Dies gilt auch für die Versandkosten (diese sind steuerfrei oder nicht), welche in der Gruppe des Angebots spezifiziert werden können.

Leitfaden Angebotserstellung:
Geben Sie den Gruppen-Namen für die erste Element-Gruppe ein und legen Sie den Gruppen-Typ auf Produkte, Support, Dienstleistung oder Ausgaben (Standard ist Produkte. Dies ist die am häufigsten verwendete Option) fest.
  • Sollte Ihr Gruppen-Typ auf Produkte festgelegt sein, können Sie auf Artikel/Dienstleistung, Paket oder Kommentar klicken, um den gewünschten Typ von Rechnungs-Positionen hinzuzufügen. Dies ist der Standard-Gruppen-Typ und wird verwendet, um Produkte aus dem Produkt-Katalog hinzuzufügen.
  • Wurde der Gruppen-Typ auf Support festgelegt, ermöglicht Ihnen das System, die selben drei Typen von Rechnungs-Positionen hinzuzufügen, aber auch Neues unterstütztes Produkt und Neues unterstütztes Paket. Dieser Gruppen-Typ ist nützlich, um die Preise für den jährlichen Support im Produkt-Katalog hinzuzufügen (i.e. Artikel, die bald an den Kunden verkauft werden) oder unterstützte Produkte oder Pakete (i.e. Produkte oder Pakete, die bereits an den Kunden verkauft wurden und nun für eine Erneuerung des Supports aufkommen).
  • Wurde der Gruppen-Typ auf Dienstleistung gesetzt, ermöglicht Ihnen das System nur neue Zeilen-Elemente hinzuzufügen, die als Buchungs-Kategorien oder Kommentare gelten. Diese Option ist nützlich, um Preise für Dienstleistungen festzulegen, die stundenweise abgerechnet werden. (Stellen Sie sicher, dass sie Buchungs-Kategorien definieren, die alle Typen von Dienstleistungen abdecken, die Sie Ihren Kunden anbieten.)
Als nächstes setzen Sie das Preis-Modell für die Gruppen auf Editierbare Preise, Ertragsspanne, Preisaufschlag, Rabatt von Liste oder Gemäß Liste fest (je nach Berechtigung sind nicht alle dieser Optionen für Sie verfügbar, abhängig von den Angebots-Preis-Optionen, die Ihnen der Administrator erlaubt hat – sehen Sie sich diese vier wichtigen Checkboxen auf Ihrer Mein-Konto-Seite an).

Sie können nun innerhalb der ersten Gruppe, die Sie eingerichtet haben, neue Rechnungspositionen zu Ihrem Angebot hinzufügen. Sie haben folgende Auswahlmöglichkeiten:

  • Die am häufigsten verwendete Aktion ist die Hinzufügung eines neuen Produkts. Dies tun Sie, indem Sie auf die Verknüpfung add.png Neues Produkt klicken. Es öffnet sich eine Dialog-Box zur Produkt-Suche, mit der Sie nach einem Element im Produkt-Katalog stöbern können, indem Sie es nach Namen, dem Lieferanten, der Kategorie dem Typ, Modell, Hersteller oder Artikel-Nummer suchen. Sie können ein Produkt auswählen, indem Sie auf auf den Namen des Produkts klicken – dies schließt die Dialog-Box und fügt dieses Produkt zum Angebot hinzu. Oder Sie wählen die Checkbox für mehrere Produkte. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Auswählen, um die Dialog-Box zu schließen und mehrere Produkte zum Angebot hinzuzufügen (siehe Abbildung 4 unten). Wird ein Produkt als Linien-Element zum Angebot hinzugefügt, werden der Produkt-Name, die Hersteller-Artikel-Nummer, Steuerkennziffer (Steuerkennung) und Kosten, Liste und Preise angezeigt.
  • Von der Produkt-Suche Dialog-Box aus, sofern Sie die Checkbox-Option Benutzer kann Produkte, die nicht im Katalog erfasst sind, eingeben auf Ihrer Mein-Konto-Seite gewählt haben, können Sie auch auf die Schaltfläche Spezifisches Produkt eingeben klicken. Dies öffnet ein neues Panel in der Dialog-Box, welches Ihnen erlaubt, einen Produkt-Namen, Artikel-Nummer und Preisliste für ein spezifisches oder ad hoc Produkt einzugeben, das zu Ihrem Angebot hinzugefügt werden soll. Haben Sie diese Informationen eingegeben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um das neue Produkt zum Angebot hinzuzufügen und die Dialog-Box zu schließen. Dieses Produkt wird ausschließlich zum aktuellen Angebot hinzugefügt, nicht aber zum Produkt-Katalog.
  • Hinweis: Sollte eine Produkt-Rechnungs-Position zu einer Gruppe vom Typ Support anstatt zu einer normalen Gruppe vom Typ Produkt hinzugefügt worden sein, werden die Einheiten Support Kosten und Einheiten Support Preise eher genutzt als Kosten und Verkaufspreise, da Sie jährlichen Support für das Element anbieten, nicht das Element selbst.
  • Dies gilt auch dann, wenn ein Paket hinzugefügt wird aber zusätzlich eingerückte Zeilen hinzugefügt werden, um die Komponenten des Pakets aufzuzeigen.
  • Eine Kommentarzeile kann nützlich sein, um zu jedem beliebigen Angebot erklärende Informationen für den Kunden hinzuzufügen. Auch sehr nützlich ist die Option Kommentar auf dem Auftrags-Management-Einstellungen-Panel des Administrators – Unternehmens-Informationen-Fenster, welches auf Beschreibung eines Produkts oder einer Baugruppe automatisch hinzufügen gesetzt werden kann (Sie können diese Option für Produkte, Pakete oder beide aktivieren), sofern eine Kommentarzeile nach der Rechnungs-Position zum Angebot hinzugefügt wurde.
  • Wenn Sie ein Unterstütztes Produkt zur einer Gruppe vom Typ Support innerhalb eines Angebots hinzufügen oder wenn ein Produkt zu diesem Gruppen-Typ hinzugefügt wird, werden die Einheiten Support Kosten eines Unterstützten Produkts als Teil des im Angebot implementierten Linien-Elements aufgelistet, sofern Sie jährlichen Support für dieses Element anbieten.
  • Ähnlich funktioniert dies, wenn ein Unterstütztes Paket zu einer Gruppe vom Typ Support innerhalb eines Angebots hinzugefügt wird aber zusätzlich eingerückte Linien hinzugefügt werden, um die Komponenten des Pakets anzuzeigen.
  • Wenn Sie Buchungs-Kategorien zu einer Gruppe vom Typ Dienstleistung innerhalb eines Angebots hinzufügen, wird die Tarif-Rate hinzugefügt, wie die Liste und Einheiten Prese für das neue Linien-Element. Der Name der Buchungs-Kategorie, zuzüglich Ort (Onsite, Offsite), Dauer (Stunde, Tag) und Position/Erfahrung (Junior, Fortgeschritten, Senior) werden als Name des neuen Angebots-Linien-Elements eingetragen.

Nachdem Sie einige Linien-Elemente zu Ihrem ersten Angebot hinzugefügt und möglicherweise mehrere Element-Gruppen von verschiedenen Typen definiert und verschiedene Steuertarife sowie Versandkosten festgelegt haben, können Sie das Angebot speichern, indem Sie auf die Schaltfläche Speichern klicken, die Sie im oberen oder unteren Bereich der Angebot-Bearbeitungsansicht finden können.

Die Angebots-Detail-Ansicht (wie in Abbildung 2 zu sehen) illustriert die von einem Angebot erfassten Informationen innerhalb von 1CRM – komplett mit Rechnung an, Lieferung an und Kontakte, Lieferant, Rabatte, zu zahlende Steuern sowie Lieferkosten.

CRM-Dokumentation: Angebotsmodul - Neuer Auftrag und Produktkatalog

 

Rechnungs-Positions Level Rabatte

Wie in Abbildung 2 gezeigt (siehe spezielle Aktionen (10%), können die Linien-Elemente nachgelassen (discounted) werden, indem die Gruppen-Level Rabatte verwendet werden. Allerdings ist dies nicht immer komfortabel, insbesondere dann, wenn Sie mehrere individuelle Elemente haben, denen verschiedene Rabatte zugeordnet wurden und Sie aber nicht jedes Element in eine eigene Gruppe packen möchten. Aus diesem Grund unterstützt 1CRM auch Rabatte auf einzelne Rechnungspositionen. Abhängig von den vier Angebots-spezifischen Zusagen, die im Benutzer-Management für den aktuellen Benutzer festgelegt wurden (Benutzer können Produkte, die nicht im Katalog erfasst wurden, eingebenMitarbeiter können Preise anders als im Katalog eingeben,Mitarbeiter können willkürlich Rabatte eingeben und Mitarbeiter können Standard Rabatte vergeben), es stehen weitere Rabatt-Optionen auf Elementebene zur Verfügung.

PDFs generieren

Ein Acrobat PDF kann für jedes beliebige Angebot generiert werden – unter Verwendung der Schaltfläche PDF erstellen. Ein Angebot kann in nur einem Schritt automatisch generiert und per E-Mail versendet werden (als Anhang), unter Verwendung der Schaltfläche PDF erstellen. Nutzen Sie dann die Schaltfläche E-Mail im Panel, das sich nun öffnet. Beachten Sie, dass sofern das Geschäft mehrere Adressen enthält, eine Drop-Down-Box genutzt werden kann, um auszuwählen, welche Adresse in das PDF eingefügt werden soll.
Hinweis: Zu einem Angebots-PDF können spezifische Hinweise via des Hinweis-Feldes genauso eingefügt werden wie Standard-Geschäftsbedingungen, indem diese im Administrations-Bereich – Unternehmens-Informations-Panel definiert werden. Auch die Angebot-PDF kennzeichnet einen Signatur-Block für die Akzeptierung des Angebots.
Hinweis: Sie können zwischen verschiedenen PDF-Druck-Layouts oder Vorlagen für Ihre Angebote (und Rechungen etc.) wählen, indem Sie die Angebot/Rechnungs Layout-Einstellung unter Admin – System Einstellungen – Unternehmens-Informations-Bildschirm, innerhalb des Auftrags-Management-Panels verwenden. Eine kürzlich hinzugefügtes Layout unterstützt die US Standard-Größe #10 für Fenster-Umschläge.

Hinweis: Es gibt zwei PDF-Output-Optionen, die für ein Angebot festgelegt werden können. Komponenten anzeigen ist eine Option, die verwendet werden kann, um die Art der Darstellung von Paketen, die im PDF angezeigt werden, zu kontrollieren. Die Option kann auf Details & PreiseDetails, oder – Keine – gestellt werden. Mit der Option auf Details & Preise, werden die Komponenten innerhalb einer Produktgruppe im PDF angezeigt, genauso wie deren Linien-Element-Preise. Die Option Details lässt die Preise der Linien-Elemente weg, während mit der Option – Keine – die Komponenten-Element-Information überhaupt nicht im Angebots-PDF angegeben werden.

ABB. 2: Angebots-Detail-AnsichtCRM-Dokumentation: Angebotsmodul - Detailansicht eines Angebots
ABB.3: Die für ein Angebot erstellte Acrobat PDF

CRM-Dokumentation: Angebotsmodul - Angebot als PDF

Geschäfts-Workflow für den Verkaufs-Prozess

Angebote bilden die erste Phase im Workflow für den Verkaufs-Prozess innerhalb von 1CRM. Unter Verwendung der Schaltfläche Angebot konvertieren kann ein Angebot automatisch zu einem Verkaufsauftrag, einer Rechnung oder Chance konvertiert werden. Rechnungs-Positionen können im Konvertierungs-Prozess hinzugefügt oder entfernt und deren Anzahl angepasst werden.

Üblicherweise wird ein Angebot zu einem einzelnen Verkaufsauftrag konvertiert, sofern Ihr Unternehmen tatsächlich Verkaufsaufträge verwendet. Ein Verkaufsauftrag kann in eine einzelne oder mehrere Rechnungen übertragen werden – daher verfügt ein Verkaufsauftrag über ein Sub-Panel, für die verbundenen Rechnungen.

Wurde eine Rechnung erstellt, können Sie die Schaltfläche Versenden in der Rechnung verwenden um das Produkt an den Kunden zu schicken. Dies passt außerdem die Lagerbestände für das Warenhaus an, das für den Versand verwendet wird. Jede Rechnung kann einen oder mehrere verbundene Versand-Reporte haben, wie in der Rechnungs-Detail-Ansicht des Versand-Sub-Panels gezeigt.

Dann kann eine eingehende Zahlung durch den Kunden eingegeben werden, unter Verwendung des Zahlungs-Sub-Panels im Rechnungs-Report. Dies passt den fälligen Betrag der Rechnung und die Saldoforderung im Verkaufs-Informations-Panel im Firmen-Report für diesen Kunden an. Da Kunden Ihre Zahlungen auch partiell durchführen können, ist es möglich, dass ein oder mehrere Zahlungs-Reports mit den jeweiligen Rechnungs-Reports im Zahlungs-Sub-Panel verbunden sein können.

Dies ist der Lebens-Zyklus auf  Seiten des Verkaufs innerhalb von 1CRM.

Die Elemente eines Angebots können über die Schaltfläche Angebot konvertieren automatisch als Unterstützte Produkte erstellt werden. Diese sind mit der Firma verknüpft.  Wählen Sie diese Option, wird eine „Produkte erstellen“ Pop-Up-Box angezeigt. Die Optionen in dieser Pop-Up-Box ermöglichen es Ihnen, die neu erstellten Unterstützten Produkte mit einem neuen oder bereits existierenden Support-Vertrag oder mit einem neuen oder bereits existierenden Projekt zu verbinden.
Beachten Sie außerdem, dass es eine Systemeinstellung gibt, die 1CRM dazu bringt, alle Produkte auf jeder Rechnung zum Produkt-Sub-Panel der beteiligten Firma hinzuzufügen, sobald die Rechnung vollständig bezahlt wurde. (siehe Admin – System Einstellungen im Implementierungsleitfaden.) Diese Einstellung  verwenden Sie, wenn Sie möchten dass an der Firma eine Liste der unterstützten Produkte hängt, die alle Arten von Produkten aufzeigt, die von dieser Firma erstanden wurden.

Angebots-Bestätigungen

Abhängig von der Art des Geschäfts-Prozesses den Sie in Ihr Unternehmen implementieren möchten, können Angebote eine Bestätigung benötigen bevor Sie gedruckt oder per E-Mail versendet werden. Der Administrator kann Angebots-Bestätigungen verlangen, indem die Angebot-Bestätigen-Box im Auftrags-Management-Panel des Admin – Unternehmens-Informations-Fensters festgelegt wird. Ein Schwellenwert für die Angebots-Bestätigung und/oder ein Angebots-Spielraum-Schwellenwert in Prozent kann festgelegt werden. Ein Angebot kann Angebots-Bestätigungen benötigen, wenn die Option Angebote bestätigen gewählt wurde und der prozentuale Bruttogewinn unter dem Schwellenwert der Gewinnmarge liegt oder der totale Wert des Angebots größer ist als der Angebots-Bestätigungs-Schwellenwert.

Wenn die Option Angebote bestätigen aktiviert wurde und der Benutzer die Berechtigung hat, Angebote zu bestätigen (Benutzern kann die Berechtigung erteilt werden, Angebote in der Rollenverwaltung zu bestätigen), erhält das Top-Panel der Angebots-Bearbeitungs-Ansicht einige zusätzliche Felder – eine Warnmeldung Achtung: Beachten Sie bei der Bestätigung eines Angebots keine Abschlüsse zu tätigen, die außerhalb Ihrer Autorität liegen, zuzüglich Bestätigungs-Status und Bestätigungs-Themen-Felder. Wird ein neues Angebot erstellt, das eine Bestätigung benötigt, ist der Benutzer nur dazu in der Lage, das Angebot in eine Chance – nicht in einen Verkaufsauftrag zu konvertieren. Dies gilt, bis das Angebot bestätigt wurde. Auch die Schaltfläche PDF erstellen ist bis dahin nicht verfügbar und eine neue Schaltfläche Einreichen erlaubt es dem Benutzer, das Angebot zur Bestätigung einzureichen (und es mit dem Status Eingereicht zu versehen).

Durch die Einreichung eines Angebots zur Bestätigung wird eine Hinweis-E-Mail generiert, die an einen Benutzer mit der Berechtigung, Angebote zu bestätigen versendet wird. Dieser Benutzer kann das Angebot nun bestätigen oder als Nicht bestätigt markieren und einige Kommentare in die Bestätigungs-Themen-Felder eingeben. Wurde der Status eines Angebots auf Bestätigt gesetzt, wird die Schaltfläche PDF erstellen verfügbar, während die Schaltfläche Einreichen verschwindet. Der Benutzer ist außerdem in der Lage, ein Angebot zu einem Verkaufsauftrag, einer Rechnung oder zu Produkten zu konvertieren.

Wechselkurse

Für Geschäfte die mit mehreren Währungen getätigt werden, bietet das 1CRM System viele Features, die Ihnen das Leben einfacher machen, während Sie die potenziell komplexen Geschäfts-Prozesse verfolgen. Ein Schlüssel-Werkzeug, um mehrere Währungen zu managen, ist das exchange-rate.png Symbol, das Sie seitlich vieler Währungs-Drop-Down-Auswahlfelder innerhalb von 1CRM sehen. In einem Angebot sehen Sie das Symbol beispielsweise neben der Währungs-Auswahl-Drop-Down-Box für das Angebot. Klicken Sie auf dieses Symbol, um eine Pop-Up-Box zu erhalten.

Diese zeigt Ihnen die aktuellen Wechelkurse zwischen der Angebots-Währung und der Standard-Währung des Systems. Wurde ein Angebot allerdings mit einem anderen Wechselkurs kalkuliert, liegt das vermutlich daran, dass sich der Wechselkurs geändert hat, seit das Angebot erstellt wurde. Was Sie in diesem Fall tun können, ist auf das kleine Löschen-Symbol neben der spezifischen Rate zu klicken, um den alten Kurs loszuwerden und sattdessen den aktuellen Kurs zu verwenden. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Festlegen, wird der Wechselkurs für das Angebot zum aktuellen Kurs aktualisiert und alle Währungs-Werte im Angebot neu kalkuliert, unter Verwendung des neuen Wechelkurses.

Hinweis: Beachten Sie, dass die System-Wechselkurse automatisch aktualisiert werden können (über Nacht zum Beispiel) , unter Verwendung des Zeitplaners und dort dem Tasks Raten Aktualisieren. Siehe den Administrator-Bereich des Einführungsleitfadens für weitere Details.

Steuersätze und Steuerkennungen

Steuersätze, die im Angebots- und Rechnungsmodul verwendet werden, können im Administrations-Bereich definiert werden. Für jede neu definierten Steuersätze müssen die Werte Steuername, Rate (gebe Sie z.B. 7 ein, wenn der Steuersatz bei 7% liegt) und Status (aktiv oder inaktiv).

Steuerkennungen werden ebenfalls im Administrations-Bereich definiert und werden verwendet, um die Steuerklasse für ein Element zu definieren. Standard-Steuerkennungen werden für Elemente im Produkt-Katalog festgelegt, so dass bei der Hinzufügung neuer Rechnungs-Positionen zu einem Angebot oder einer Rechnung, die im Katalog festgelegte Standard-Steuerkennung eingetragen wird.

Hinweis: Sollten Sie ein Angebot oder eine Rechnung für eine Firma vorbereiten, für das/die eine Standard-Steuerkennung festgelegt wurde, wird die Steuerkennung neuer Rechnungs-Positionen auf Standard gesetzt, nicht auf die Steuerkennung, die im Katalog festgelegt wurde, sofern das Produkt im Katalog auf Steuerfrei festgelegt wurde.
Für jede neue Steuerkennung, die im Administrations-Bereich definiert wurde, müssen die Werte Name der Steuerkennziffer, Bestellung (Bestellung innerhalb der Drop-Down-Liste) und Status (aktiv oder inaktiv) eingegeben werden.
Sie müssen dann eine oder mehrere Steuersätze mit der Steuerkennung in Relation setzen. (Achtung – viele Benutzer vergessen dies!).
Erstellen von Steuersätzen:
Wählen Sie im Administrations-Bereich Steuersatz-Option innerhalb der Sektion Angebote und Rechnungen.Hier können Sie über die Schaltfläche Neu zusätzliche Steuersätze anlegen.
Erstellen von Steuerkennungen:
Wählen Sie im Administrations-Bereich die Option Steuerkennung , innerhalb der Sektion Angebote und Rechnungen. Hier können Sie über die Schaltfläche Neu zusätzliche Steuerkennungen anlegen.

In der Detailansicht einer Steuerkennung können Sie im Subpanel Steuersätze existierende Steuersätze mit der Steuerkennung verknüpfen oder direkt neue Steuersätze in Relation zur Steuerkennung anlegen.

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