In folgendem Video haben wir für Sie zusammengefasst, wie Sie Ihre Prozesse vom Angebot über die Rechnung bis zu verkauften Produkten und automatisierten Rechnungen effizient abbilden und dabei wertvolle Zeit einsparen können.
Aufträge sind ein üblicher Zwischenschritt zwischen einem Angebot und einer Rechnung und werden oft von Unternehmen verwendet, die üblicherweise Teillieferungen tätigen sowie Lieferverfolgungen und -bestätigungen für jeden Versandprozess benötigen, der in seiner Gesamtheit durchgeführt wurde.
Bestellt
, In Herstellung
, Teilweise geliefert & verrechnet
und Abgeschlossen – versandt & verrechnet
festgelegt werden kann. Jeder Auftrag besteht aus einer oder mehreren Produktgruppen, während jede Produktgruppe ein oder mehrere Produkte (oder Pakete) enthalten kann. Für jede Gruppierung kann der anwendbare Steuertarif für zu besteuernde Produkte ausgewählt werden. Ein oder mehrere Rabatte können ebenfalls aus den im Admin-Bereich definierten Rabatten ausgewählt werden. Auch die Versandkosten können für das Gruppen-Level des Auftrags festgelegt werden.Anfangs beinhalten die Auftrags-Module eine Liste aller ausgewählter Aufträge, in der alle überfälligen Aufträge farblich hervorgehoben werden. Jeder Auftrag in der Liste verfügt über eine Checkbox auf der linken Seite und eine Aktualisierungsfunktion im unteren Bereich des Fensters, um einen oder mehrere Feldwerte für alle ausgewählten Aufträge zu aktualisieren. Die Auftragsliste kann durch einen Klick auf einen beliebigen Spaltentitel sortiert werden. Ein Klick auf eine bereits ausgewählte Spalte dreht die Sortierungsreihenfolge um.
PDF erstellen
kann für jeden beliebigen Auftrag eine PDF generiert werden. Diese PDF kann, falls gewünscht, auch direkt im Anschluss als Anhang per E-Mail versendet werden, indem Sie die Schaltfläche PDF erstellen
und danach die Schaltfläche E-Mail
im sich öffnenden Panel verwenden. Beachten Sie außerdem, dass im Falle verschiedener Geschäftsadressen eine DropDown-Box verwendet werden kann, um die entsprechende Adresse zur Einbindung in das PDF auszuwählen. Aufträge können später einfach und direkt in Bestellungen gewandelt werden, indem Sie auf die Schaltfläche Umwandeln
klicken und die Bestellungsoption auswählen.Aufträge an sich können ähnlich erstellt werden, indem Sie Angebote in Aufträge umwandeln.
Wechseln Sie in die Detailansicht des jeweiligen Auftrags und klicken Sie auf die Umwandeln
-Schaltfläche und anschließend auf Neuer Versand
. Überprüfen Sie anschließend alle Daten und vergeben Sie, falls gewünscht, die Versandkosten. Diesen Versand können Sie nun als PDF drucken oder versenden.