Aufträge verwalten

Mit dem Auftrags-Modul des CRM-Systems haben Sie stets Überblick über alle Aufträge , die ein Zwischenschritt zwischen Angebot und Rechnung darstellen.

Voraussetzungen

Zielgruppen: Anwender

Faktura & Logistik: Aufträge

Inhaltsverzeichnis

Das Auftrags-Modul im Überblick
Auftrag in Versand/Lieferschein umwandeln

Das Auftrags-Modul im Überblick

Aufträge sind ein üblicher Zwischenschritt zwischen einem Angebot und einer Rechnung und werden oft von Unternehmen verwendet, die üblicherweise Teillieferungen tätigen sowie Lieferverfolgungen und -bestätigungen für jeden Versandprozess benötigen, der in seiner Gesamtheit durchgeführt wurde.

Als Teil des Prozesses der Teillieferung eines Auftrags wird üblicherweise ein Packzettel generiert und zu einer Teillieferung hinzugefügt. Der Packzettel gibt an, in welchem Umfang bestimmte Produkte versendet wurden, ohne die Kosten der versendeten Produkte anzuzeigen. Während das Auftrags-Modul selbst die Möglichkeit bietet, die Auftragsbestätigung in PDF-Form zu drucken, sollten Sie nachdem Sie ein Rechnung für die Teillieferung erstellt haben, einen Packzettel unter Verwendung des Versand-Moduls vorbereiten.

Aufträge werden im Grunde ähnlich wie Angebote erstellt, indem Sie eine Anzahl für jede Gruppe von Produkten und eine zugehörige Firma definieren. Aufträge können auch erstellt werden, indem Sie ein Angebot zu einem Auftrag konvertieren. Das Auftrags-Modul organisiert und verfolgt den Lebenszyklus von Aufträgen.

Für jeden Auftrag werden Bedingungen (COD, Fällig bei Erhalt der Rechnung, Netto Kasse nach 7 Tagen, usw.) festgelegt.

Jeder Auftrag verfügt über einen Kontakt, eine Firma und eine Adresse, beide für Rechnung und Lieferung. Für jeden Auftrag müssen außerdem der Lieferant und die Währung festgelegt werden.

Jeder Auftrag verfügt über eine bestimmte Phase, welche auf Bestellt, In Herstellung, Teilweise geliefert & verrechnet und Abgeschlossen – versandt & verrechnet festgelegt werden kann. Jeder Auftrag besteht aus einer oder mehreren Produktgruppen, während jede Produktgruppe ein oder mehrere Produkte (oder Pakete) enthalten kann. Für jede Gruppierung kann der anwendbare Steuertarif für zu besteuernde Produkte ausgewählt werden. Ein oder mehrere Rabatte können ebenfalls aus den im Admin-Bereich definierten Rabatten ausgewählt werden. Auch die Versandkosten können für das Gruppen-Level des Auftrags festgelegt werden.

Anfangs beinhalten die Auftrags-Module eine Liste aller ausgewählter Aufträge, in der alle überfälligen Aufträge farblich hervorgehoben werden. Jeder Auftrag in der Liste verfügt über eine Checkbox auf der linken Seite und eine Aktualisierungsfunktion im unteren Bereich des Fensters, um einen oder mehrere Feldwerte für alle ausgewählten Aufträge zu aktualisieren. Die Auftragsliste kann durch einen Klick auf einen beliebigen Spaltentitel sortiert werden. Ein Klick auf eine bereits ausgewählte Spalte dreht die Sortierungsreihenfolge um.

Ein Klick auf den Betreff eines Auftrags in der Liste zeigt detaillierte Informationen zu diesem Auftrag an. Ein Klick auf den Firmennamen eines Auftrags verweist auf detaillierte Informationen zu dieser Firma. Die Navigationsverknüpfungen bieten Hilfe bei der Erstellung neuer Aufträge, oder um zurück zur Auftragslistenansicht zu gelangen.

Auftragsbestätigungen als PDF aus dem CRM erzeugen

Unter Verwendung der Schaltfläche PDF erstellen kann für jeden beliebigen Auftrag eine PDF generiert werden. Diese PDF kann, falls gewünscht, auch direkt im Anschluss als Anhang per E-Mail versendet werden, indem Sie die Schaltfläche PDF erstellen und danach die Schaltfläche E-Mail im sich öffnenden Panel verwenden. Beachten Sie außerdem, dass im Falle verschiedener Geschäftsadressen eine DropDown-Box verwendet werden kann, um die entsprechende Adresse zur Einbindung in das PDF auszuwählen. Aufträge können später einfach und direkt in Bestellungen gewandelt werden, indem Sie auf die Schaltfläche Umwandeln klicken und die Bestellungsoption auswählen.

Auftrag in Versand/Lieferschein umwandeln

Aufträge an sich können ähnlich erstellt werden, indem Sie Angebote in Aufträge umwandeln.

Wechseln Sie in die Detailansicht des jeweiligen Auftrags und klicken Sie auf die Umwandeln-Schaltfläche und anschließend auf Neuer Versand. Überprüfen Sie anschließend alle Daten und vergeben Sie, falls gewünscht, die Versandkosten. Diesen Versand können Sie nun als PDF drucken oder versenden.

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