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Projektaufgaben planen

Mit Projektaufgaben planen Sie die Arbeitsschritte und Meilensteine in Ihrem Projekt. In dieser Anleitung erfahren Sie, welche Bedeutung Projektaufgaben im Kontext von 1CRM haben und wie Sie eine Projektaufgabe Schritt für Schritt erstellen.

Voraussetzungen

Zielgruppen: Anwender
Anleitungen: Neues Projekt anlegen

Projektaufgaben

Der Sinn von Projektaufgaben im Kontext von 1CRM

Mithilfe von Projektaufgaben lassen sich Projekte in einzelne Arbeitsschritte aufteilen.

Arbeitsschritte sind z. B. Projektaufgaben wie Planung, Konzeption, Durchführung und Test, die Sie in Ihrem Projekt nacheinander durchführen. In 1CRM ordnen Sie die Projektaufgaben immer einem Projekt zu. Es ist nicht möglich, eine Projektaufgabe einer anderen Projektaufgabe unterzuordnen. Wenn Sie für die Projektaufgabe Unter-Aufgaben definieren wollen, nutzen Sie Aktivitäten. Aktivitäten lassen sich innerhalb der Projektaufgabe anlegen.

Projektaufgaben brauchen Bearbeiter*innen

Wenn Sie mit Projektaufgaben Arbeitsschritte planen, ordnen Sie Bearbeiter den Projektaufgaben zu. Anschließend können die Bearbeiter ihre Zeit für die Projektaufgaben erfassen und das System kann darauf basierend die tatsächlichen Kosten berechnen. Meilensteine brauchen keine Bearbeiter.

Wichtig

Um Stunden auf eine Projektaufgabe buchen zu können, müssen sich Projekt und Projektaufgabe im Status In Arbeit befinden.

Projektaufgabe erstellen

Projektmanagement: Projekte

1 Neue Projektaufgabe erstellen

Eine Projektaufgabe können Sie auf zwei Arten erstellen:

  1. über das Schnellmenü in der Projektübersicht
  2. über das Subpanel Projektaufgaben innerhalb eines Projektes

Eine Maske öffnet sich, in der Sie die Daten zur Projektaufgabe eintragen können.

2 Projektaufgabe befüllen

Füllen Sie mindestens die rot gekennzeichneten Felder aus.

3 Projektaufgabe sichern

Ergebnis

Die Projektaufgabe wurde angelegt. Sie können nun im Bereich zugewiesene Ressourcen Mitarbeiter* der Projektaufgabe zuordnen und den erwarteten Aufwand schätzen.Um Unter-Aufgaben zu erfassen, können Sie Aktivitäten erstellen. Aktivitäten finden Sie in der Projektaufgabe im Bereich Aktivitäten.

Übersicht über die Einstellungen von Projektaufgaben

EinstellungBeschreibung
NameName der Projektaufgabe
ProjektProjekt, zu dem die Projektaufgabe gehört
Zugewiesen anBearbeiter der Projektaufgabe
Nur eine Person auswählbar
Sobald Sie die Projektaufgabe gesichert haben, können Sie im Subpanel Zugewiesene Ressourcen weitere Bearbeiter hinzufügen.
TeamsBestimmt die Zugriffsrechte für die Projektaufgabe auf Gruppen-Ebene
Sie können Teams in Reporte & Einstellungen > Administration > Teamverwaltung anlegen und dann Benutzern den Teams zuordnen.
StatusGibt den Lebenszyklus der Projektaufgabe wieder.
Der Status muss auf "In Arbeit" stehen, um Stunden auf die Aufgabe buchen zu können.
PrioritätDringlichkeit der Projektaufgabe im Kontext des Projekts
Lässt sich in der Aufgabenübersicht als Spalte ausgeben.
Fortschritt (%)Lässt sich manuell eintragen oder automatisch berechnen, wenn die Zeiterfassung aktiviert ist Formel: 100 x (Anzahl der gebuchten und bestätigten Stunden in der Projektaufgabe / Gesamtzahl der erwarteten Stunden für die Projektaufgabe)
Abhängig vonProjektaufgabe, von der die aktuelle Projektaufgabe abhängt
AbhängigkeitstypEnde-zu-Start
Eine Aufgabe kann erst starten, wenn eine vorherige beendet ist.

Ende-zu-Ende
Eine Aufgabe kann erst enden, wenn eine vorherige beendet ist.

Start-zu-Start
Eine Aufgabe kann erst starten, wenn eine vorherige gestartet ist.
ReihenfolgeBestimmt Auflistung der Projektaufgabe in der Listenansicht und im Gantt-Diagramm
1 setzt die Projektaufgabe nach ganz oben.
MeilensteinWenn aktiviert, wird die Projektaufgabe ein Meilenstein
BeschreibungErläutert das Projekt
StartdatumStart der Projektaufgabe
FälligkeitsdatumEnde der Projektaufgabe
WährungWährung, die für das Projekt gilt
Standard BuchungskategorieKategorie, auf die geleistete Arbeitsstunden gebucht werden Sie können selber Kategorien definieren oder die standardmäßig mitgelieferten Kategorien nutzen.

Mitarbeiter zuordnen

Im Subpanel Zugewiesene Ressourcen können Sie Mitarbeiter* einer Projektaufgabe zuordnen und den erwarteten Aufwand schätzen. Die zugeordneten Mitarbeiter* können dann ihre Zeiten für die Projektaufgabe erfassen. Basierend auf diesen Informationen lassen sich später Soll- und Ist-Aufwand der Projektaufgabe vergleichen.

TabellenspalteBeschreibung
Erw. StundenErwartete Stunden für die Projektaufgabe
Sie tragen die erwarteten Stunden direkt an dieser Stelle in das Feld ein.
Erw. KostenBerechnet sich automatisch durch:
Erw. Stunden x Kostensatz / Std.
Tats. StundenSobald Sie Stunden für die Projektaufgabe buchen, werden die Stunden hier automatisch übernommen.
Tats. KostenSobald Sie Stunden für die Projektaufgabe buchen, werden die Kosten automatisch berechnet durch:
Gebuchte Stunden x Kostensatz /Std
Auslastung (%)Berechnet sich, sobald Sie einen Wert bei Erw. Stunden eintragen

Hinweis:
Sie können die Auslastung nur für die aktuelle Projektaufgabe berechnen lassen. Es gibt keine projektübergreifende Auswertung.

Formel:
Auslastung % (100 x (Erw. Stunden / Arbeitsstunden insgesamt)

Erläuterung:
Unter Administration > Firmeninformation steht ein Wert für die Stunden am Arbeitstag. 1CRM nimmt diesen Wert und multipliziert ihn mit den Arbeitstagen, die für die Projektaufgabe geplant sind (anhand von Start- und Enddatum).
Dadurch ergeben sich die Arbeitsstunden insgesamt. Beispiel mit der Formel:

Ein Arbeitstag hat 8 Stunden. Das Projekt dauert 3 Tage. Erw. Stunden sind 8 Stunden:
100 x (8 / (8 x 3)) = 33,33 % Auslastung

Achtung:
Sie müssen zuerst die Erw. Stunden und dann die Zeitspanne der Projektaufgabe einstellen. Nur dann erhalten Sie korrekte Ergebnisse.
Kostensatz / Std.Stundensatz des/der Mitarbeiters*
Automatisch ausgefüllt, wenn Sie in Projektmanagement > Personal einen Stundensatz für den/die Mitarbeiter* definiert haben. Sie können auch einen neuen Stundensatz hier eintragen. Dieser Stundensatz gilt dann nur für die Projektaufgabe. Diese Funktion eignet sich, wenn Sie die Projektaufgabe z. B. extern an Kunden verrechnen und der Stundensatz dadurch höher ist.
StatusWenn aktiv, kann der Mitarbeiter Zeit erfassen
Wenn inaktiv, kann der Mitarbeiter keine Zeit erfassen