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Dropdownlisten anpassen

1CRM erlaubt es, bestehende Dropdownlisten an Ihre Bedürfnisse anzupassen oder neue Dropdownlisten zu erstellen.

Voraussetzungen

Zielgruppen: Admin
Vorsicht:

In manchen Modulen sind Workflows auf Basis von Dropdownlisten hinterlegt, die nach einer Änderung nicht mehr wie geplant funktionieren (z. B. bei Chancen). Bei den meisten Dropdownlisten sollten jedoch keine Probleme auftauchen. Zur Sicherheit können Sie jede Änderung in einem Testsystem ausprobieren, bevor sie diese ins Live-System übertragen. Wenden Sie sich bei Fragen oder Unsicherheiten gern an unseren Support.

Administration > Studio: Dropdown-Auswahllisten Editor

Grundlagen Dropdownlisten

1CRM bietet standardmäßig Dropdownlisten wie folgende:

1CRM: Beispiel einer Dropdownliste

Sie können diese Dropdownlisten für jede installierte Sprache bearbeiten und durch neue Werte ergänzen, wobei Englisch die Standardsprache von 1CRM ist. Wenn es in einer englischen Dropdownliste Werte gibt, für die es keine Entsprechung in der deutschen Sprache gibt, werden die englischen Werte in der deutschen Dropdownliste auftauchen. Zudem ist es immer notwendig, einen Datenbankwert und einen Anzeigewert anzugeben.

Datenbankwert vs. Anzeigewert

WertBeschreibung
DatenbankwertWert in der Datenbank von 1CRM

Datenbankwerte, die standardmäßig in 1CRM existieren, sind immer in Englisch.

Über diesen Wert kann das System Daten miteinander verknüpfen und z. B. Workflows steuern. Daher sollten Sie nie bzw. nur in Ausnahmefällen die Standard-Datenbankwerte anpassen.

Benutzereigene Werte können auch auf Deutsch sein, müssen aber in jeder Sprache gleich hinterlegt sein.

Der Wert ist für die Benutzer in der Regel nicht sichtbar.

AnzeigewertWert, der in der Dropdownliste zu sehen und auswählbar ist

Ist immer mit einem Datenbankwert verknüpft

Neue Werte zu einer Dropdownliste hinzufügen

Administration > Studio: Dropdown Auswahllisten Editor

Wenn Sie 1CRM in mehreren Sprachen nutzen, sollten Sie für jede Sprache die Werte pflegen. Ansonsten könnten Auswahlmöglichkeiten in den anderen Sprachen fehlen oder es könnte unübersichtlich werden.

1 Sprache wählen

Stellen Sie sicher, dass Sie die deutsche Sprachversion der Dropdownliste bearbeiten:

2 Dropdownliste wählen

Wählen Sie bei Dropdown-Auswahlliste Name die gewünschte Dropdownliste aus. Welche Dropdownliste sich jeweils hinter dem Namen versteckt, können Sie weiter unten in dieser Anleitung nachlesen.

3 Änderungen einpflegen

Fügen Sie neue Zeilen hinzu. Bestätigen Sie Ihre Eingabe des Datenbankwertes mit der ENTER-Taste. Den Anzeigewert bestätigen Sie mit den Tasten SHIFT + ENTER oder über Klicken des Häkchens. Speichern Sie Ihre Änderungen über Dropdown-Auswahlliste speichern.

4 Position ändern

Sie können die Position des neuen Wertes in der Dropdownliste anpassen. Klicken Sie dafür links vom Wert auf die drei Striche und verschieben Sie den Wert per Drag & Drop:

5 Änderungen in weiteren Sprachen durchführen

Ändern Sie die Sprache der Dropdownliste auf English und fügen Sie den neuen Wert in der englischen Sprachversion hinzu. Der englische Datenbankwert muss dergleiche wie der deutsche Datenbankwert sein. Der Anzeigewert darf entsprechend übersetzt werden. Speichern Sie Ihre Änderungen über Dropdown-Auswahlliste speichern.

Ergebnis

Sie können nun sowohl in der deutschen als auch in der englischen Oberflächensprache von 1CRM den neuen Wert in der Dropdownliste wählen:

1CRM Ergebnis DropDown-Listen

 

Werte einer Dropdownliste löschen

Administration > Studio: Dropdown Auswahllisten Editor
Hinweis:

Sie müssen immer als erstes den Wert in der englischen Dropdownliste löschen und als zweites den Wert in der deutschen Dropdownliste. Andernfalls übernimmt 1CRM den Wert aus der englischen Dropdownliste sowohl in der deutschen Dropdownliste als auch in den deutschen Datensätzen, obwohl der deutsche Wert gelöscht ist.

1 Sprache wählen

Wählen Sie die englische Sprachversion der Dropdownliste:

2 Dropdownliste wählen

Wählen Sie bei Dropdown-Auswahlliste Name die gewünschte Dropdownliste aus. Welche Dropdownliste sich jeweils hinter dem Namen versteckt, können Sie weiter unten in dieser Anleitung nachlesen.

3 Englischen Wert löschen

Klicken Sie auf das Minuszeichen rechts vom Wert, den Sie löschen möchten. Bestätigen Sie Ihre Änderungen über Dropdown-Auswahlliste speichern:

4 Deutschen Wert löschen

Ändern Sie die Sprachversion der Dropdownliste auf Deutsch und wählen Sie die Dropdownliste, die Sie bearbeiten möchten. Löschen Sie den gleichen Wert wie in der englischen Sprache und speichern Sie Ihre Änderungen.

Ergebnis

Der Wert ist nun über das Drop-Down nicht mehr verfügbar und kann in Zukunft keinem Datensatz mehr zugewiesen werden.

Beachten Sie aber, das Datensätze, denen Sie den gelöschten Wert zuvor zugewiesen haben, den Wert in der Ansicht immer noch enthalten. Das liegt daran, dass an den Datensätzen im System wie zum Beispiel Kontakte nichts geändert wurde. Um den Wert nun auch aus den Datensätzen zu entfernen, können Sie diese per Massenupdate mit einem neuen Wert belegen.

Dropdownliste übersetzen

Administration > Studio: Dropdown Auswahllisten Editor

1 Deutsche Sprache wählen

Wählen Sie die deutsche Sprachversion der Dropdownliste:

2 Dropdownliste wählen

Wählen Sie bei Dropdown-Auswahlliste Name die gewünschte Dropdownliste aus. Welche Dropdownliste sich jeweils hinter dem Namen versteckt, können Sie weiter unten in dieser Anleitung nachlesen.

3 Änderungen einpflegen

Fügen Sie einen neuen Wert hinzu oder bearbeiten Sie bereits bestehende Werte. Bestätigen Sie Ihre Änderungen über Dropdown-Auswahlliste speichern.

4 Englische Sprache wählen

Ändern Sie die Sprachversion der Dropdownliste auf Englisch:

5 Änderungen einpflegen

Pflegen Sie die gleichen Änderungen wie bei der deutschen Sprache ein und bestätigen Sie Ihre Änderungen über Dropdown-Auswahlliste speichern. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Sprachen, die Sie installiert haben.

Überblick der wichtigsten Dropdownlisten einiger Module

"Bezeichnung" beschreibt den Namen der Dropdownliste, so wie es in der jeweiligen Bearbeitungsmaske dargestellt ist.
"DropDown-Name" beschreibt den Namen in der Auswahlliste im Auswahllisten-Editor in der Administration.

Vorsicht: Chancen-Drop-Downs brauchen "Closed Won" und "Closed Lost"

Beachten Sie, dass Sie bei den Chancen-Drop-Downs immer die englischen und die deutschen DropDowns ändern (noch wichtiger als bei anderen Modulen), da es sonst zu unvorhersehbaren Ergebnissen kommen kann.

Um im CRM-Prozess Chance > Angebot > Auftrag > Rechnung die Abhängigkeiten nicht durcheinander zu bringen, ist es wichtig, dass es in der Verkaufsphase einen Eintrag „Closed Won“ und einen Eintrag „Closed Lost“ gibt.

Firmen

BezeichnungDropDown-Name
Typaccount_type_dom
Brancheindustry_dom
Temperaturtemperature_dom

Kontakte

BezeichnungDropDown-Name
Interessent Herkunftlead_source_dom
Funktioncontact_business_role_dom
Kategoriecontact_category_dom

Interessenten

BezeichnungDropDown-NameHinweis
Herkunftlead_source_dom
Kategoriecontact_category_domgemeinsam mit Kontakten
Statuslead_status_dom
Temperaturtemperature_dom

Wiederkehrende Leistung

BezeichnungDropDown-NameHinweis
Zeitraumservice_frequency_domnicht bearbeiten, da Prozess hinterlegt
Rechnungsbedingungenterms_dom

Fehler

BezeichnungDropDown-Name
Prioritätbug_priority_dom
Typbug_type_dom
Statusbug_status_dom
Lösungbug_resolution_dom
Herkunftsource_dom
Kategorieproduct_category_dom

Dokumente

BezeichnungDropDown-Name
Abteilungdepartments_dom
Kategoriedocument_category_dom
Unterkategoriedocument_subcategory_dom
Statusdocument_status_dom

Rechnungen

BezeichnungDropDown-NameHinweis
Versand Statusshipping_stage_dom
Konditionen terms_domBei einem Datenbankwert von „Net 15 Days“ wird die 15 zur Berechnung der Fälligkeit verwendet

Bestellungen

BezeichnungDropDown-NameHinweis
Statuspo_status_dom
Konditionenterms_dom Vorsicht, hier hängen Zahlungskonditionen der Rechnung ect. dran

Servicefälle

BezeichnungDropDown-NameHinweis
Prioritätcase_priority_dom
Statuscase_status_dom Alle die mit ‚Closed -‚ anfangen schliessen den Fall
Kategoriecase_category_dom
Typcase_type_dom

Projekte

BezeichnungDropDown-Name
Typproject_type_dom
Interessen Herkunftlead_source_dom
Statusproject_status_dom

Projektaufgaben

BezeichnungDropDown-NameHinweis
Statusproject_task_status_options
Prioritätproject_task_priority_options
Standart-Buchungskategorie-Buchungskategorien definieren Sie über Projektmanagement > Buchungskategorien

Chancen

BezeichnungDropDown-NameHinweis
Verkaufsphasesales_stage_domDropdownwerte für die Verkaufsphase
Wahrscheinlichkeitsales_probability_domDefiniert die Abhängigkeit zwischen der Verkaufsphase und der Wahrscheinlichkeit (Datenbankwerte)
Prognosenkategorieforecast_category_domDropdownwerte für die Prognosenkategorie
sales_forecast_domDefiniert die Abhängigkeit zwischen der Verkaufsphase und der Prognosenkategorie (Datenbankwerte)