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CRM HubSpot Sync. einrichten und verwenden

Mit der Erweiterung CRM HubSpot Sync. verbinden Sie 1CRM mit dem Marketing-Automatisierungstool HubSpot, um Daten von Interessenten und Kontakten der Systeme zu synchronisieren.
In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie die Schnittstelle zwischen 1CRM und HubSpot mithilfe der HubSpot Sync.-Erweiterung einrichten.

Voraussetzungen

Zielgruppen: Admin
Produkte: CRM HubSpot Sync.
Anleitungen: CRM-Erweiterungen installieren und aktivieren

Schnellanleitung

Um 1CRM mit HubSpot zu verbinden, müssen Sie folgende Schritte durchführen:
  1. Sie hinterlegen in der Administration von 1CRM den HubSpot API-Schlüssel und treffen die grundlegenden Einstellungen zur Anbindung. 
  2. Sie generieren ein Token und eine damit verbundene Webhook-URL in 1CRM. 
  3. Sie erstellen eine App in HubSpot und hinterlegen dort die Webhook-URL mit dem generierten Token. 
  4. Sie definieren in der App über Event Abonnements, welche Kontaktdaten von HubSpot nach 1CRM übertragen werden sollen. 
  5. Sie installieren die HubSpot-App in HubSpot. 

Über die Synchronisation zwischen 1CRM und HubSpot

Sobald in HubSpot oder 1CRM ein neuer Kontakt bzw. Interessent erstellt wird, übermittelt die Schnittstelle den Datensatz ins jeweils andere System. Beachten Sie, dass in HubSpot ausschließlich mit Kontakten gearbeitet wird. Sie müssen für die Einrichtung der Schnittstellen entscheiden, ob Sie die HubSpot-Kontakte als Interessenten oder Kontakte in 1CRM behandeln wollen.

Hubspot API-Schlüssel hinterlegen und grundlegende Einstellungen treffen

Administration > Hubspot: Hubspot API Einstellungen

1 Hubspot API-Schlüssel kopieren

Öffnen Sie HubSpot und klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol oben rechts, um zu den Einstellungen zu gelangen. Erweitern Sie das Menü bei Integrationen und wählen Sie die Option API-Schlüssel. Um Ihren Schlüssel zu kopieren, klicken Sie unter Aktiver API-Schlüssel auf Anzeigen und dann auf Kopieren.

2 Hubspot-Einstellungen in 1CRM öffnen

Öffnen Sie die Administration in 1CRM. Scrollen Sie hinunter bis zum Bereich Hubspot und klicken Sie auf Hubspot API Einstellungen:

3 Hubspot-API und weitere Daten im CRM hinterlegen

Aktivieren Sie HubSpot und fügen Sie Ihren API-Key in das Feld Hubspot API Key ein. Als Hubspot-Webhook User wählen Sie einen Benutzer, mit dem die Daten angelegt oder geändert werden.

4 Hubspot-Webhook Token generieren

Sie brauchen ein Webhook-Token, damit Hubspot Daten per Webhook ans CRM übermitteln kann. Generieren Sie hier das Token und die damit verbundene Webhook-URL. Das weitere Vorgehen mit dem Token erläutert der nächste Abschnitt.

5 Ziel-Modul wählen

Wählen Sie, ob Sie Hubspot-Kontakte als Interessenten oder Kontakte im CRM behandeln wollen. Sichern Sie Ihre Einstellungen.

App in Hubspot erstellen und Token hinterlegen

Die Änderungen an Datensätzen/Eigenschaften in HubSpot werden über eine sogenannte App verwaltet und über einen Webhook ans CRM gesendet. Daher müssen Sie in HubSpot eine App erstellen.

1 App erstellen

Erstellen Sie eine neue App gemäß der HubSpot Anleitung Erstellen und Installieren von Apps. Sie müssen für die App-Erstellung einen Developer-Account anlegen.

2 Webhook-URL in die App eintragen

In der App tragen Sie unter Webhooks die Webhook-URL aus den Hubspot API Einstellungen Ihres CRMs ein:

3 Abonnement Event "Eigenschaft geändert" erstellen

Klicken Sie unter Webhooks auf Abonnement erstellen. Wählen Sie als Objekttyp Kontakt und beobachten Sie das Event Eigenschaft geändert. Wählen Sie die Eigenschaften, die bei Änderungen über den Webhook nach 1CRM übertragen werden sollen:

4 Abonnement Event "Gelöscht" erstellen

Erstellen Sie unter Webhooks ein Abonnement zum Objekttyp Kontakt und beobachten Sie hier das Event Gelöscht.

Nachdem Sie das Abonnement erstellt haben, ist das Abonnement noch pausiert. Jedes Abonnement kann einzeln aktiviert bzw. deaktiviert werden.

App installieren

1 Weiterleitungs-URL hinterlegen

Geben Sie in der App unter Grundlegende Informationen > Registerkarte: Authentifizierungen die Weiterleitungs-URL zu Ihrem CRM-System mit der Endung /hubspotregister.php ein, z. B. demo.1crm.de/hubspotregister.php:

2 Bereich "Contacts" hinzufügen

Im Abschnitt Bereiche fügen Sie den Bereich contacts hinzu und speichern Sie:

3 Installations-URL (OAuth) im Browser öffnen

Nach dem Speichern können Sie unter Installations-URL (OAuth) die vollständige URL kopieren. Fügen Sie die URL im Browser ein:

Es öffnet sich ein Formular.

4 Client-ID und Client-Geheimnis eingeben

Geben Sie hier Ihre Client-ID und das Client-Geheimnis ein.

Ergebnis

Nun sollte die App in HubSpot unter Einstellungen > Integrationen > Verknüpfte App installiert sein:

Hubspot: API-App ist installiert und verknüpft

Mapping der Daten

Administration > Studio: Dropdown-Auswahllisten verwalten

In den Dropdown-Auswahllisten finden Sie das neue Modul Modul v4Hubspot, in dem sich Auswahllisten für das Mapping zwischen 1CRM und Hubspot befinden. Hier können Sie einstellen, welche Felder mit welchen Eigenschaften in Hubspot synchronisiert werden.

Hinweis:

Es werden nur Änderungen in 1CRM nach Hubspot synchronisiert, die Sie an den hier hinterlegten Feldern vornehmen. Änderungen in anderen Felder werden für die Synchronisation nicht berücksichtigt.

Aufbau der Dropdown-Listen

Jede Dropdown-Liste ist immer gleich aufgebaut mit einem Datenbankwert und einem Anzeigewert. Daten können von HubSpot nach 1CRM übertragen werden (incoming) oder von 1CRM nach HubSpot übertragen werden (outgoing).

FeldBeschreibung

Datenbankwert

Incoming:

Eindeutige Eigenschaft in Hubspot (Quelle)

Outgoing:

Eindeutige Eigenschaft in 1CRM (Quelle)

Anzeigewert

Incoming:

Feldbezeichner in 1CRM. Mehrere können durch Komma getrennt werden (Ziel)

Outgoing:

Eigenschaften in Hubspot. Mehrere können durch Komma getrennt werden (Ziel)

v4hubspot_mapping_contacts_incoming

Mapping für eingehende Synchronisation zu Kontakten

DatenbankwertBeschreibungFeld in 1CRM
salutationAnrede
firstnameVorname
lastnameNachname
companyFirma
emailE-Mail-Adresse
phoneTelefon
faxFax
addressHauptadresse
cityStadt
stateBundesland
zipPLZ
countryLand
websiteWebsite
hs_analytics_source_data_1Herkunft des Kontakts, z. B. Webformular auf der Website oder CONTACTS, sofern direkt als Kontakt in HubSpot erstellt

Entspricht in HubSpot der Eigenschaft "Detaillierte Infos zur ursprünglichen Quelle – 1"

Lead-Herkunfts-Quelle
lifecyclestageLifecycle-Phase in HubSpot (Lead, Marketing-Qualified-Lead, Sales-Qualified-Lead, Opportunity, Kunde, Fürsprecher, Sonstige)Lifecycle-Phase
hs_lead_statusLead-Status aus HubSpot (Neu, Offen, In Bearbeitung, Offener Deal, Nicht qualifiziert, Kontaktaufnahme versucht, Kontakt aufgenommen, Schlechtes TimingHubspot status

v4hubspot_mapping_contacts_outgoing

Mapping für ausgehende Synchronisation zu Kontakten

DatenbankwertBeschreibung
salutationAnrede
first_nameVorname
last_nameNachname
accountFirma
email1E-Mail-Adresse
phone_workTelefon
phone_faxFax
primary_address_streetHauptadresse
primary_address_cityBundesland
primary_address_stateStadt
primary_address_postalcodePLZ
primary_address_countryLand
websiteWebsite
lifecycle_stageLifecycle-Phase in HubSpot (Lead, Marketing-Qualified-Lead, Sales-Qualified-Lead, Opportunity, Kunde, Fürsprecher, Sonstige)
hs_lead_statusLead-Status aus HubSpot (Neu, Offen, In Bearbeitung, Offener Deal, Nicht qualifiziert, Kontaktaufnahme versucht, Kontakt aufgenommen, Schlechtes Timing

v4hubspot_mapping_leads_incoming

Mapping für eingehende Synchronisation zu Interessenten

DatenbankwertBeschreibungFeld in 1CRM
salutationAnrede
firstnameVorname
lastnameNachname
companyFirma
emailE-Mail-Adresse
phoneTelefon
faxFax
addressHauptadresse
cityStadt
stateBundesland
zipPLZ
countryLand
websiteWebsite
hs_analytics_source_data_1Herkunft des Kontakts, z. B. Webformular auf der Website oder CONTACTS, sofern direkt als Kontakt in HubSpot erstellt

Entspricht in HubSpot der Eigenschaft "Detaillierte Infos zur ursprünglichen Quelle – 1"

Lead-Herkunfts-Quelle
lifecyclestageLifecycle-Phase in HubSpot (Lead, Marketing-Qualified-Lead, Sales-Qualified-Lead, Opportunity, Kunde, Fürsprecher, Sonstige)Lifecycle-Phase
hs_lead_statusLead-Status aus HubSpot (Neu, Offen, In Bearbeitung, Offener Deal, Nicht qualifiziert, Kontaktaufnahme versucht, Kontakt aufgenommen, Schlechtes TimingHubspot status

v4hubspot_mapping_leads_outgoing

Mapping für ausgehende Synchronisation zu Interessenten

DatenbankwertBeschreibung
salutationAnrede
first_nameVorname
last_nameNachname
accountFirma
email1E-Mail-Adresse
phone_workTelefon
phone_faxFax
primary_address_streetHauptadresse
primary_address_cityBundesland
primary_address_stateStadt
primary_address_postalcodePLZ
primary_address_countryLand
websiteWebsite
lifecycle_stageLifecycle-Phase in HubSpot (Lead, Marketing-Qualified-Lead, Sales-Qualified-Lead, Opportunity, Kunde, Fürsprecher, Sonstige)
hs_lead_statusLead-Status aus HubSpot (Neu, Offen, In Bearbeitung, Offener Deal, Nicht qualifiziert, Kontaktaufnahme versucht, Kontakt aufgenommen, Schlechtes Timing

Zeitplaner

Administration > Zeitplaner: Hubspot Änderungen verarbeiten

Um die von Hubspot geänderten Daten zu verarbeiten, müssen Sie den Zeitplaner Hubspot Änderungen verarbeiten aktivieren und per Cronjob oder manuell ausführen:

Eingehende und ausgehende Hubspot-Daten per Hooks bearbeiten

Sie können eingehende und ausgehende Daten vor dem Import bzw. Export individuell bearbeiten. Für die Bearbeitung gibt es die Hooks “before_export” und “before_import”.

Eingehend

Datei: modules/YOUREXTENSION/ext/modules/v4Hubspot/models/bean.v4Hubspot.php

hooks
before_import
--
class_function: before_import
class: v4HubspotHooks
file: modules/YOUREXTENSION/v4HubspotHooks.php

Datei: modules/YOUREXTENSION/v4HubspotHooks.php

class v4HubspotHooks extends SugarBean
{
static function before_import(&$updates, $client, $data, $map, $deleted="")
{
/* Add your custom code here */
}
}

Ausgehend

Datei: modules/YOUREXTENSION/ext/modules/v4Hubspot/models/bean.v4Hubspot.php

hooks
before_export
--
class_function: before_export
class: v4HubspotHooks
file: modules/YOUREXTENSION/v4HubspotHooks.php

Datei: modules/YOUREXTENSION/v4HubspotHooks.php

class v4HubspotHooks extends SugarBean
{
static function before_export(&$updates, $client, RowUpdate $upd, $hubspot_id, $map = array())
{
/* Add your custom code here */
}
}

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