Visual4 PDF Plus
auf v4PDF Plus Vorlagen wiederherstellen
klickenAktuell lässt sich der QR-Code nur bei Euro-Beträgen generieren. Sollten Sie den QR-Code für weitere Währungen wünschen, schreiben Sie uns an support@1crm.de.
Möchten Sie komplette Gestaltungsfreiheit bei PDF-Dokumenten? Dann holen Sie sich die 1CRM Enterprise Edition mit dem PDF-Designer. Dies können Sie auch gern in unserer Live-Demo unter Administration > Studio > PDF Form Designer testen.
Direkt nach der Installation müssen Sie in der Administration unter Visual4 PDF Plus
auf v4PDF Plus Vorlagen wiederherstellen
klicken. Danach können Sie die Erweiterung konfigurieren.
Setzen Sie den Schalter nach rechts bei den für Sie zutreffenden Einstellungen. Welche Einstellungen Sie vornehmen können, finden Sie unter: PDF-Plus-Einstellungen
Direkt darunter gelangen Sie zu den Einstellungen der Firmenadressen
. Hier definieren Sie ein PDF-Hintergrundbild
sowie bis zu 16 zusätzliche Felder für den PDF-Footer
.
PDF-Plus-Einstellung | Auswirkung |
---|---|
Notizen als Anschreiben verwenden | Die Notizen erscheinen in PDFs über den Positionen und dienen als Anschreiben. |
Entwurfsmodus verwenden | PDFs werden als Entwurf markiert und es werden keine Drucknotizen gespeichert bis die PDFs als Final gekennzeichnet werden. |
Artikelnummern anzeigen | In der Produkttabelle in den PDFs werden zusätzlich die Artikelnummern ausgegeben. |
Sepa QR Code anzeigen | Es wird ein QR-Code in die PDFs der Rechnungen und Mahnungen erzeugt. |
Reverse Charge Hinweis | Wenn Sie eine Rechnung für eine Firma erstellen, die in einem anderen Land ansässig ist, brauchen Sie den sogenannten "Reverse-Charge-Hinweis" auf Ihren Rechnungen. Hier hinterlegen Sie den Text für diesen Hinweis. |
ZUGFeRD/XRechnung enabled | Aktiviert bzw. deaktiviert ZUGFeRD/XRechnung |
ZUGfERD/XRechnung Profil | Der aktuelle Standard ist vorausgewählt: en16931 - XRECHNUNG (urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung_2.3 |
Telefon von Firmenadresse auf XRechnung anstatt von Benutzer | Wenn aktiviert, wird die Telefonnummer unter Firmenadressen > Telefon für XRechnung verwendet
Wenn deaktiviert, wird die Telefonnummer des angemeldeten Benutzers verwendet |
E-Mail von Firmenadresse auf XRechnung anstatt von Benutzer | Wenn aktiviert, wird die E-Mail-Adresse unter Firmenadressen > E-Mail für XRechnung verwendet
Wenn deaktiviert, wird die E-Mail-Adresse des angemeldeten Benutzers verwendet |
Die mit der CRM PDF Plus-Erweiterung zusätzlich verfügbaren PDF-Vorlagen erkennen Sie an dem „Plus“ im Namen der Vorlage.
Um beispielsweise eine PDF-Vorlage für eine Rechnungen als Geschäftsdokument zu verwenden, gehen Sie wie folgt vor:
Rechnungsmodul
und wählen Sie eine Rechnung aus
Drucken
, um zur PDF-Auswahl zu gelangen
Wählen Sie die die Vorlage Rechnung Plus
. Nun können Sie die Rechnung entweder direkt als E-Mail versenden oder im Browser öffnen / herunterladen.
Wenn Ihnen die neuen PDF Plus-Vorlagen nicht im Druckmenü als Option angeboten werden, haben Sie vermutlich zuvor das Layout des Rechnungsmoduls verändert. Bearbeiten Sie in diesem Fall das Layout des Rechnungsmoduls und wählen Sie über das Zahnrad-Symbol die Option Standardlayout wiederherstellen
, um die Maske in den Urzustand zu versetzen. Anschließend können Sie das Layout wieder individuell anpassen, neu angelegte Felder und deren Inhalte verlieren Sie auf diesem Weg nicht.
Modul | Verfügbare Vorlagen |
---|---|
Angebote |
|
Aufträge |
|
Rechnungen |
|
Rechnungen > Mahnungen |
|
Gutschriften |
|
Warenausgang |
|
Bestellungen |
|
Eingangsrechnungen |
|
Ab dem 01.01.2025 sind Unternehmen, Gewerbetreibende und Selbständige im B2B-Bereich dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen und anzunehmen. Aktuell sind nur die Formate ZUGFeRD und XRechnung als elektronische Rechnung zulässig.
Die Rechnungsstellung an Privatkunden ist nicht betroffen.
Unsere Erweiterung CRM PDF Plus unterstützt sowohl ZUGfERD als auch XRechnung
XRechnung | ZUGFeRD |
---|---|
Reines XML-Format (Dateiendung .xml) | PDF mit integriertem XML (Dateiendung .pdf)
Der eingebettete XML-Teil heißt je nach Profil immer unterschiedlich wie beispielsweise zugferd-invoice.xml |
Weitere Hinweise:
Um elektronische Rechnungen erstellen zu können, müssen Sie folgende Informationen bei der Firmenadressen mindestens pflegen:
Optional:
Ein Kontakt muss bei der Firma hinterlegt sein und vom Kontakt werden E-Mail-Adresse und Adresse benötigt.
Zudem brauchen Sie die Leitweg-ID Ihres Rechnungsempfängers.
Was ist die Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Zeichenkette, die dazu dient, den Rechnungsempfänger eindeutig zu identifizieren und Rechnungen an den Empfänger zu adressieren. Daher enthalten alle elektronischen Rechnungen eine Leitweg-ID. Die ID wird von Behörden ausgehändigt bzw. vom B2B-Rechnungsempfänger.
Beispiel-ID: 04011000-2345ABCXYZ-86
Wo finde ich die Leitweg-ID in 1CRM?
In Rechnungen und Firmen existiert das neue Feld Leitweg-ID
.
Wenn Sie eine Leitweg-ID in einer Firma hinterlegen, wird die ID automatisch für die Rechnungen an diese Firma übernommen. Alternativ können Sie die Leitweg-ID manuell in eine Rechnung eintragen.
Aktivieren Sie unter Administration
> Firmeninformationen
die Option ZUGFeRD/XRechnung enabled
. 1CRM setzt automatisch ein Profil, das Sie übernehmen:
Pflegen Sie wie im oberen Abschnitt erläutert mindestens die Pflichtfelder unter Administration
> Firmeninformationen
> Firmenadressen
:
Achten Sie vor allem darauf, dass Sie die Leitweg-ID Ihres Rechnungsempfängers erhalten. Nur mit einer Leitweg-ID in der Rechnung können Sie eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung erstellen.
Damit ist alles für die elektronischen Rechnungen vorbereitet und Sie können elektronische Rechnungen erstellen.
Erstellen Sie wie gewohnt eine Rechnung, siehe Rechnungen erstellen und verwalten.
Klicken Sie in der Rechnungsansicht auf die Schaltfläche Drucken
.
Das gewohnte Fenster für weitere Druckeinstellungen öffnet sich. Als Schaltflächen haben Sie jedoch andere Optionen:
Prüfen Sie, ob die Leitweg-ID in der Rechnung enthalten ist und tragen Sie die ID nach.
ZUGfERD-Rechnungen können Sie als PDF öffnen oder versenden. Um eine XRechnung zu erstellen, wählen Sie XML speichern
und Sie laden eine XML-Datei mit den Daten der Rechnung herunter.
QR-Codes erleichtern den Bezahlvorgang bei Rechnungen und Mahnungen. Empfänger einer Rechnung bzw. Mahnung können den QR-Code mit dem Smartphone scannen und damit die Zahlung veranlassen.
Wenn Sie die Option Sepa QR Code anzeigen
aktiviert haben und die PDF einer Rechnung drucken, wird automatisch ein QR-Code in die PDF integriert:
Um eine Rechnung per QR-Code zu begleichen, benutzt der Rechnungsempfänger eine App seiner Bank auf dem Smartphone. Nur bestimmte Banken erlauben das Scannen von QR-Codes.
Hinterlegen Sie im Feld Reverse Charge Hinweis
den notwendigen Text und speichern Sie.
Legen Sie unter Administration
> Steuerkennungen
die neue Steuerkennung IGL an.
Öffnen Sie die Firma, für die Sie den Reverse-Charge-Hinweis in den PDFs benötigen. Klicken Sie auf die Registerkarte Verkaufsinformationen
und wählen Sie unter Steuerkennung
Ihre zuvor erstellte Steuerkennung IGL. Speichern Sie.
Wenn Sie nun eine Rechnungs-PDF für die Firma generieren, wird der Reverse-Charge-Hinweis in die PDF integriert.
Es ist möglich, neue Schriftarten nach 1CRM zu importieren und in den PDFs von Rechnungen, Angeboten usw. zu verwenden.
Die neue Schriftart muss im TrueType-Format (.ttf) vorliegen.
Eine Schriftart hat normalerweise verschiedene Schriftschnitte (Normal, Kursiv, Fett usw.). Für jeden Schriftschnitt gibt es eine ttf-Datei. Sie müssen immer den normalen Schriftschnitt importieren. Die Schriftschnitte Fett und Kursiv sind optional.
Beispiel der Schriftart Vollkorn mit ttf-Dateien für die verschiedenen Schriftschnitte:
Öffnen Sie die Administration und scrollen Sie zum Bereich Visual4Module
hinunter. Klicken Sie auf Schriften:
Klicken Sie auf Neu
und ein Dialog öffnet sich, in dem Sie die neue Schriftart benennen sowie die notwendigen ttf-Dateien hochladen können. Die Schriftschnitt Normal ist immer notwendig. Speichern Sie:
Der Schriftname muss einzigartig sein, sodass in der späteren Auswahl klar ist, welche Schrift genutzt werden soll. Wenn ein Schriftname bereits vergeben ist, warnt das System Sie.
Die neue Schriftart wird importiert. Wenn alles in Ordnung ist, hat die Schriftart einen grünen Status:
Wenn durch Hochladen eine Schrift nicht mehr funktioniert, wird der Schriftstatus auf Rot gestellt. Wenn diese Schrift bereits in Administration
> Firmeninformation
Zusätzliche Einstellungen für PDF Plus Erweiterung
> PDF Plus Schrift
ausgewählt war, wird auf den Standard zurückgefallen. Die Schrift verschwindet außerdem aus der Auswahlliste.
Sie können die neue Schriftart als Standard-Schriftart für alle PDFs festlegen:
Wenn Sie eine Vorlage im PDF Form Designer gestalten, können Sie nur für einzelne Elemente die neue Schriftart verwenden. Die Schriftart finden Sie unter dem Namen v4Defaullt: