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CRM PDF Plus konfigurieren und verwenden

Mit CRM PDF Plus erhalten Sie zusätzliche PDF-Layouts für Ihr 1CRM-System. Ein PDF-Hintergrundbild sowie zusätzliche Felder im PDF-Footer lassen sich ganz einfach konfigurieren. Außerdem können Sie QR-Codes in den PDFs von Rechnungen und Mahnungen erzeugen lassen, wodurch der Bezahlvorgang für die Rechnungsempfänger erleichtert wird. Und Sie können eigene Schriftarten importieren, um die Schriftarten in den PDFs zu verwenden.
In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie dies in wenigen Schritten selbst einstellen können.

Voraussetzungen

Zielgruppen: Admin
Produkte: CRM PDF Plus
Anleitungen: CRM-Erweiterungen installieren und aktivieren

Schnellanleitung

  1. CRM PDF Plus Erweiterung über Upgrad-Wizard installieren, siehe Anleitung CRM-Erweiterungen installieren
  2. In der Administration unter Visual4 PDF Plus auf  v4PDF Plus Vorlagen wiederherstellen klicken
  3. CRM PDF Plus in der Administration konfigurieren
  4. PDF Plus Vorlagen verwenden
  5. QR-Codes in den PDFs erzeugen
Hinweis: QR-Code nur bei EURO

Aktuell lässt sich der QR-Code nur bei Euro-Beträgen generieren. Sollten Sie den QR-Code für weitere Währungen wünschen, schreiben Sie uns an support@1crm.de.

Tipp: PDF Form Designer (Enterprise Edition)

Möchten Sie komplette Gestaltungsfreiheit bei PDF-Dokumenten? Dann holen Sie sich die 1CRM Enterprise Edition mit dem PDF-Designer. Dies können Sie auch gern in unserer Live-Demo unter Administration > Studio > PDF Form Designer testen.

Administration > Systemeinstellungen > Firmeninformationen: Zusätzliche Einstellungen für PDF Plus Erweiterung

CRM PDF Plus in der Administration konfigurieren

Administration > Systemeinstellungen > Firmeninformationen: Zusätzliche Einstellungen für PDF Plus Erweiterung
Hinweis:

Direkt nach der Installation müssen Sie in der Administration unter Visual4 PDF Plus auf v4PDF Plus Vorlagen wiederherstellen klicken. Danach können Sie die Erweiterung konfigurieren.

1 Zutreffende Einstellungen anwählen

Setzen Sie den Schalter nach rechts bei den für Sie zutreffenden Einstellungen. Welche Einstellungen Sie vornehmen können, finden Sie unter: PDF-Plus-Einstellungen

2 PDF-Footer ausfüllen

Direkt darunter gelangen Sie zu den Einstellungen der Firmenadressen. Hier definieren Sie ein PDF-Hintergrundbild sowie bis zu 16 zusätzliche Felder für den PDF-Footer.

PDF-Plus-Einstellungen

Administration > Systemeinstellungen > Firmeninformationen: Zusätzliche Einstellungen für PDF Plus Erweiterung
PDF-Plus-EinstellungAuswirkung
Notizen als Anschreiben verwendenDie Notizen erscheinen in PDFs über den Positionen und dienen als Anschreiben.
Entwurfsmodus verwendenPDFs werden als Entwurf markiert und es werden keine Drucknotizen gespeichert bis die PDFs als Final gekennzeichnet werden.
Artikelnummern anzeigenIn der Produkttabelle in den PDFs werden zusätzlich die Artikelnummern ausgegeben.
Sepa QR Code anzeigenEs wird ein QR-Code in die PDFs der Rechnungen und Mahnungen erzeugt.
Reverse Charge HinweisWenn Sie eine Rechnung für eine Firma erstellen, die in einem anderen Land ansässig ist, brauchen Sie den sogenannten "Reverse-Charge-Hinweis" auf Ihren Rechnungen. Hier hinterlegen Sie den Text für diesen Hinweis.

PDF Plus Vorlagen verwenden

Die mit der CRM PDF Plus-Erweiterung zusätzlich verfügbaren PDF-Vorlagen erkennen Sie an dem „Plus“ im Namen der Vorlage.

Um beispielsweise eine PDF-Vorlage für eine Rechnungen als Geschäftsdokument zu verwenden, gehen Sie wie folgt vor:

1 Gehen Sie in das Rechnungsmodul und wählen Sie eine Rechnung aus

2 Wählen Sie Drucken, um zur PDF-Auswahl zu gelangen

3 Rechnung Plus wählen

Wählen Sie die die Vorlage Rechnung Plus. Nun können Sie die Rechnung entweder direkt als E-Mail versenden oder im Browser öffnen / herunterladen.

Sie sehen die Vorlagen nicht?

Wenn Ihnen die neuen PDF Plus-Vorlagen nicht im Druckmenü als Option angeboten werden, haben Sie vermutlich zuvor das Layout des Rechnungsmoduls verändert. Bearbeiten Sie in diesem Fall das Layout des Rechnungsmoduls und wählen Sie über das Zahnrad-Symbol die Option Standardlayout wiederherstellen, um die Maske in den Urzustand zu versetzen. Anschließend können Sie das Layout wieder individuell anpassen, neu angelegte Felder und deren Inhalte verlieren Sie auf diesem Weg nicht.

Verfügbare PDF-Vorlagen nach Modul

ModulVerfügbare Vorlagen
Angebote
  • Angebot Plus
  • Angebot Plus ohne Logo
  • Angebot Plus mit Lieferadresse
  • Proforma Plus
  • Proforma Plus ohne Logo
  • Proforma Plus mit Lieferadresse
Aufträge
  • Auftragsbestätigung Plus
  • Auftragsbestätigung Plus ohne Logo
  • Auftragsbestätigung Plus mit Lieferadresse
Rechnungen
  • Rechnung Plus
  • Rechnung Plus ohne Logo
  • Rechnung Plus mit Lieferadresse
Rechnungen > Mahnungen
  • Mahnung Plus
  • Mahnung Plus ohne Logo
  • Mahnung Plus mit Lieferadresse
Gutschriften
  • Gutschrift Plus
  • Gutschrift Plus ohne Logo
  • Gutschrift Plus mit Lieferadresse
Warenausgang
  • Lieferschein Plus
  • Lieferschein Plus ohne Logo
  • Lieferschein Plus mit Lieferadresse
Bestellungen
  • Bestellung Plus
  • Bestellung Plus ohne Logo
  • Bestellung Plus mit Lieferadresse
Eingangsrechnungen
  • Eingangsrechnung Plus
  • Eingangsrechnung Plus ohne Logo
  • Eingangsrechnung Plus mit Lieferadresse

QR-Codes in Rechnungen und Mahnungen

Administration > Systemeinstellungen > Firmeninformationen: Zusätzliche Einstellungen für PDF Plus Erweiterung

QR-Codes erleichtern den Bezahlvorgang bei Rechnungen und Mahnungen. Empfänger einer Rechnung bzw. Mahnung können den QR-Code mit dem Smartphone scannen und damit die Zahlung veranlassen.

Wenn Sie die Option Sepa QR Code anzeigen aktiviert haben und die PDF einer Rechnung drucken, wird automatisch ein QR-Code in die PDF integriert:

1CRM: QR-Code in Rechnung

Hinweis:

Um eine Rechnung per QR-Code zu begleichen, benutzt der Rechnungsempfänger eine App seiner Bank auf dem Smartphone. Nur bestimmte Banken erlauben das Scannen von QR-Codes.

Reverse-Charge-Hinweis ergänzen

Administration > Systemeinstellungen > Firmeninformationen: Zusätzliche Einstellungen für PDF Plus Erweiterung

1 Text in der Administration hinterlegen

Hinterlegen Sie im Feld Reverse Charge Hinweis den notwendigen Text und speichern Sie.

2 Steuerkennung IGL anlegen

Legen Sie unter Administration > Steuerkennungen die neue Steuerkennung IGL an.

3 Steuerkennung Firma zuweisen

Öffnen Sie die Firma, für die Sie den Reverse-Charge-Hinweis in den PDFs benötigen. Klicken Sie auf die Registerkarte Verkaufsinformationen und wählen Sie unter Steuerkennung Ihre zuvor erstellte Steuerkennung IGL. Speichern Sie.

Ergebnis

Wenn Sie nun eine Rechnungs-PDF für die Firma generieren, wird der Reverse-Charge-Hinweis in die PDF integriert.

Eigene Schriftarten in den PDFs verwenden

Es ist möglich, neue Schriftarten nach 1CRM zu importieren und in den PDFs von Rechnungen, Angeboten usw. zu verwenden.

Voraussetzungen für neue Schriftarten

Die neue Schriftart muss im TrueType-Format (.ttf) vorliegen.

Eine Schriftart hat normalerweise verschiedene Schriftschnitte (Normal, Kursiv, Fett usw.). Für jeden Schriftschnitt gibt es eine ttf-Datei. Sie müssen immer den normalen Schriftschnitt importieren. Die Schriftschnitte Fett und Kursiv sind optional.

Beispiel der Schriftart Vollkorn mit ttf-Dateien für die verschiedenen Schriftschnitte:

Schriftschnitte einer Schriftart

Schriftart importieren

Administration: Visual4Module

1 Administration öffnen

Öffnen Sie die Administration und scrollen Sie zum Bereich Visual4Module hinunter. Klicken Sie auf Schriften:

2 Neue Schriftart importieren

Klicken Sie auf Neu und ein Dialog öffnet sich, in dem Sie die neue Schriftart benennen sowie die notwendigen ttf-Dateien hochladen können. Die Schriftschnitt Normal ist immer notwendig. Speichern Sie:

Hinweis:

Der Schriftname muss einzigartig sein, sodass in der späteren Auswahl klar ist, welche Schrift genutzt werden soll. Wenn ein Schriftname bereits vergeben ist, warnt das System Sie.

Ergebnis

Die neue Schriftart wird importiert. Wenn alles in Ordnung ist, hat die Schriftart einen grünen Status:

1CRM: Neue Schriftart ist in Ordnung

Wenn durch Hochladen eine Schrift nicht mehr funktioniert, wird der Schriftstatus auf Rot gestellt. Wenn diese Schrift bereits in Administration > Firmeninformation Zusätzliche Einstellungen für PDF Plus Erweiterung > PDF Plus Schrift ausgewählt war, wird auf den Standard zurückgefallen. Die Schrift verschwindet außerdem aus der Auswahlliste.

1CRM: Neue Schriftart hat einen Fehler

Standard-Schriftart für die PDFs wählen

Administration > Firmeninformation > Zusätzliche Einstellungen für PDF Plus Erweiterung: PDF Plus Schrift

Sie können die neue Schriftart als Standard-Schriftart für alle PDFs festlegen:

1CRM: Neue Schriftart als Standard setzen

Neue Schriftart im PDF Designer nutzen

Wenn Sie eine Vorlage im PDF Form Designer gestalten, können Sie nur für einzelne Elemente die neue Schriftart verwenden. Die Schriftart finden Sie unter dem Namen v4Defaullt:

1CRM: Neue Schriftart im PDF-Designer

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