Menu

Rechnung für Servicefall erstellen oder mit Prepaid-Betrag verrechnen

Die Kosten eines Servicefalls ergeben sich aus den Stunden, die Sie auf den Servicefall buchen. Außerdem können Sie Ersatzteile abrechnen, die Sie für die Bearbeitung eines Servicefalls aufwenden (z. B. Computer-Hardware).
Sie erstellen entweder für jeden einzelnen Servicefall eine Rechnung oder Sie verrechnen die Kosten des Servicefalls mit einem vorab überwiesenen Betrag des Kunden. In dieser Anleitung erfahren Sie, wann sich welche Abrechnungsmöglichkeit anbietet und wie Sie jeweils dafür vorgehen.

Voraussetzungen

Zielgruppen: Anwender

Was lässt sich bei einem Servicefall abrechnen?

Folgende Aufwände lassen sich für einen Servicefall abrechnen:

Aufgewendete Stunden:

Sie können die Stunden abrechnen, die Sie für die Bearbeitung eines Servicefalls aufgewendet haben. Damit die Stunden korrekt abgerechnet werden, muss bei Verrechnungssatz / Std. einer Stundenbuchung ein Stundensatz eingetragen sein. Außerdem können Sie nur Stunden, die auf eine Buchungskategorie mit der Buchungsklasse Fakturierbare Leistung gebucht wurden, abrechnen.

Ersatzteile:

Sie können die Kosten von Produkten abrechnen, die Sie für die Bearbeitung eines Servicefalls eingesetzt haben, wie beispielsweise Ersatzteile.

Wie können Sie Servicefälle abrechnen?

Über folgende Wege lässt sich ein Servicefall abrechnen:

Über eine Rechnung beim Servicefall:

Sie erstellen für den Servicefall eine Rechnung. Stunden, die Sie auf den Servicefall gebucht haben, sowie zugeordnete Ersatzteile werden in die Rechnung als Positionen übernommen.

Beachten Sie, dass Sie auf diesem Weg nur eine Rechnung für einen einzelnen Servicefall erstellen können. Es lassen sich nicht mehrere Servicefälle in einer Rechnung zusammenfassen.

Über das Guthaben bei einem Service Einzelvertrag:

Sie erstellen einen Service Einzelvertrag und verrechnen die Kosten der Servicefälle mit diesem Service Einzelvertrag. Diese Möglichkeit bietet sich an, wenn Kunden ein Budget für den Kundensupport festgelegt und Ihnen den Betrag als sogenannten Prepaid Betrag vorab überwiesen haben.

Über diesem Weg lassen sich nur die gebuchten Stunden mit dem Guthaben auf dem Service Einzelvertrag verrechnen. Kosten für Ersatzteile sind nicht enthalten. Sie können allerdings mehrere Servicefälle über den Vertrag verrechnen und haben einen Überblick, welcher Servicefall bereits verrechnet wurde.

Wie lassen sich mehrere Servicefälle auf einmal über eine Rechnung abrechnen?

Aktuell funktioniert dies nur über einen Umweg, der Nachteile mit sich bringt:

Theoretisch ist es möglich, mehrere Servicefälle auf einmal in eine Rechnung aufzunehmen, indem Sie eine bestimmte Buchungskategorie für Servicefälle anlegen. Auf diese Buchungskategorie buchen Sie dann immer die aufgewendeten Stunden für die Servicefälle. Anschließend erstellen Sie eine Rechnung, in der Sie die Buchungskategorie als Position einfügen. Über diesem Weg wissen Sie später allerdings nicht, welcher Servicefall bereits abgerechnet wurde.

Daher empfehlen wir stattdessen, jeden Servicefall einzeln abzurechnen. Für einen besseren Überblick können einen Service Einzelvertrag für den Kunden anlegen und die Servicefälle diesem Vertrag zuordnen.

Servicefall über Rechnung abrechnen

Kundenservice > Servicefälle : [Servicefall wählen]
Hinweis:

Nur gebuchte und bestätigte Stunden werden in Rechnungen berücksichtigt.

1 Servicefall öffnen

2 Stunden buchen

Klicken Sie im Subpanel Verbuchte Stunden des Servicefalls auf die Schaltfläche Neu und tragen Sie die aufgewendete Zeit ein:

Hinweis:

Um Stunden auf einen Servicefall buchen zu können, muss sich der Servicefall im Status Aktiv – Neu, Aktiv – Zugewiesen oder  Offen befinden.

Achten Sie darauf, dass der Verrechnungssatz ausgefüllt ist. Ansonsten werden die Kosten nicht korrekt berechnet:

1CRM: Stunden auf Servicefall buchen

 

3 Kosten von Ersatzteilen hinzufügen (sofern vorhanden)

Klicken Sie im Servicefall unter dem Subpanel Ersatzteile auf die Schaltfläche Neu oder Bestehenden Datensatz hinzufügen und wählen Sie die Ersatzteile:

4 Neue Rechnung erstellen

Klicken Sie im Servicefall unter dem Subpanel Rechnungen auf die Schaltfläche Neu.

Ein Fenster für die Verbuchung der Ersatzteile erscheint. Fügen Sie die Ersatzteile über Alle hinzufügen oder Auswahl hinzufügen zu. Anschließend erscheint ein Fenster für die Verbuchung der Stunden. Fügen Sie die Stunden über Alle hinzufügen oder Auswahl hinzufügen zu.

Ergebnis

Sie haben eine Rechnung für den Servicefall erstellt. Sowohl die gebuchten Stunden als auch die Ersatzteile sind als Positionen in der Rechnung aufgenommen worden:

1CRM: Servicefall mit gebuchten Stunden und Ersatzteil

Servicefall über Service Einzelvertrag abrechnen

Kundenservice > Servicefälle [Servicefall wählen]: Abgerechnete Prepaid Beiträge

1 Servicefall öffnen

2 Service Einzelvertrag zuweisen

Klicken Sie im Subpanel Abgerechnete Prepaid Beträge des Servicefalls auf Neu.

3 Daten ausfüllen

Geben Sie einen Betreff ein und wählen Sie den Service Einzelvertrag, mit dem Sie die Kosten der verbuchten Stunden verrechnen wollen. Als Betrag wird automatisch der Betrag der verbuchten Stunden eingetragen. Im unteren Bereich sehen Sie, ob der Service Einzelvertrag Guthaben aufweist. Klicken Sie auf Sichern.

Ergebnis

Wenn Sie den Service Einzelvertrag öffnen, sehen Sie unter Prepaid Beträge, welches Guthaben vorhanden ist und welche Kosten durch die Servicefälle anfallen:

1CRM: Service Einzelvertrag mit abgerechneten Servicefällen

1CRM System CRM Software - einfach, flexibel und wirtschaftlich Anonym hat 4,71 von 5 Sternen 22 Bewertungen auf ProvenExpert.com