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1CRM datenschutzkonform einrichten

Die aktuelle Datenschutzverordnung verpflichtet Sie zu einem besonderen Umgang mit personenbezogenen Daten. Damit Sie die Anforderungen der Datenschutzverordnung mit 1CRM umsetzen können, kamen mit der 8.5er Version neue Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten hinzu.

Die Datenschutz-Einstellungen finden Sie in der Enterprise-Edition im Modul-Designer. In den anderen Editionen finden Sie in der Administration ein neues Modul Einstellungen für personenbezogene Daten.

Voraussetzungen

Zielgruppen: Admin
Produkte: 1CRM 8.5

Schnellanleitung

  • Datenschutz-Funktionen für Anwender*innen aktivieren: Im Modul den Schalter aktiveren Modul enthält personenbezogene Daten

Warum personenbezogene Daten im CRM kennzeichnen?

Damit Ihre CRM-Benutzer mit den neuen Datenschutz-Funktionen sinnvoll arbeiten können, müssen Sie sorgfältig pflegen, welche CRM-Felder personenbezogene Daten enthalten und für welche Daten Zustimmungen dokumentiert werden müssen.

Gemäß der europäischen Datenschutzverordnung (DSGVO) haben Ihre Kundinnen und Kunden sowie Ihre Mitarbeitenden folgende Rechte in Bezug auf ihre eigenen Daten:

  • Recht auf Einsicht ihrer Daten
  • Recht auf Löschung ihrer Daten, sofern Sie die Daten nicht aus anderen gesetztlichen Gründen vorhalten müssen
  • Recht auf Widerruf der Einwilligung zur Datenverarbeitung
  • Zudem sind Sie verpflichtet, Einwilligungen einzuholen, um z. B. Newsletter versenden zu können.

Neue DSGVO-Funktionen ab 1CRM 8.5

Damit Sie die rechtlichen Anforderungen umsetzen können, kamen diese CRM-Funktionen hinzu:

  • Datenschutz-Events: Vorgänge in Bezug auf die DSGVO lassen sich dokumentieren und so auch nach Jahren noch nachvollziehen.Datenschutz-relevante Vorgänge im CRM dokumentieren
  • Personenbezogene Daten einer Person in druckbarem Format ausgeben
  • Personenbezogene Daten anzeigen und löschen
  • Double-Opt-in für Newsletter

CRM-Daten als personenbezogen definieren

1 Kennzeichnen Sie die Module, die personenbezogene Daten enthalten.

In der Regel enthalten folgende Module personenbezogene Daten: Firmen, Kontakte, Interessenten, Zielkunden und Benutzer.

Personenbezogene Daten in den Editionen Startup bis Professional kennzeichnen

2 Personenbezogene Daten?

Kennzeichnen Sie, welche der Felder Daten enthalten, über die Sie im Sinne der DSGVO Auskunft erteilen können müssen und die Sie ggf. löschen müssen, wenn die betreffende Person das wünscht.

3 Datenschutz Zustimmung?

Haben Sie diese Checkbox gesetzt, können Sie ein Datenschutz-Event zu diesem Event erstellen und so dokumentieren, wie die Einwilligung zur Datenverarbeitung zustande gekommen ist und wie und warum sie wieder entzogen wurde. Bei der E-Mail-Adresse ist es zum Beispiel sinnvoll zu dokumentieren, wie die E-Mail-Adresse erworben wurde und für welche Zwecke sie eingesetzt werden darf.

Personenbezogene Daten in der Enterprise-Edition kennzeichnen

Quelle der personenbezogenen Daten den Masken hinzufügen

Hinweis

Fragt später ein Kontakt nach einer Liste seiner personenbezogenen Daten, wird die Quelle der personenbezogenen Daten in dieser Liste automatisch mitausgegeben.

Wird ein neuer Datensatz wie ein Kontakt mit den entsprechenden personenbezogenen Daten erstellt, lässt sich über das Feld Quelle der personenbezogenen Daten eintragen, woher die Daten stammen. Zum Beispiel aus einer Bestellung oder einem Anfrage per Telefon.

Dieses Feld sollten Sie noch den entsprechenden Masken hinzufügen. Wie Sie die Bearbeitungsmasken in 1CRM anpassen, finden Sie in folgender Anleitung: Masken anpassen.

E-Mail-Opt-In und Opt-Out nachverfolgen

Reporte & Einstellungen > Administration > Modul-Designer: Kontakt

Wenn Ihre Marketing-Abteilung Newsletter an Ihre Kunden rausschicken möchte, dann braucht sie die Einwilligung der Kunden dafür, sogenannte Opt-Ins. Wenn ein Kontakt sich vom Newsletter wieder abmeldet, erhält er ein Opt-Out. In 1CRM werden Opt-In und Opt-Out über entsprechende Tracker-Links umgesetzt. Im Kontakt ist dann direkt sichtbar, ob und zu welchem Datum sich ein Kontakt zum Newsletter angemeldet hat oder ob er sich vom Newsletter abgemeldet hat.

Damit Änderungen an diesem Feld nachvollziehbar bleiben, sollten Sie es über den Modul-Designer (Enterprise Edition) in das Audit Log aufnehmen.

Setzen Sie die Änderungshistorie auf aktiv bei folgenden Feldern:

  • email_opt_in
  • email_opt_out
  • email_opt_in_date

Neue Rolle Datenschutzmanager / Data Privacy Manager

Mit der Version 8.5 kam auch eine neue Rechte-Rolle dazu: der Datenschutzmanager. Nur die CRM-Benutzer, die diese Rolle innehaben, erhalten die neuen DSGVO-Funktionen in 1CRM:

  • Personenbezogene Daten eines Kontaktes anzeigen
  • Personenbezogene Daten eines Kontaktes löschen
  • Opt-ins und Opt-outs verwalten

Benutzern die Rolle Datenschutzmanager zuweisen

1 Öffnen Sie die Rolle Datenschutzmanager / Data Privacy Manager.

Die Rolle Datenschutzmanager / Data Privacy Manager finden Sie unter: Reporte & Einstellungen > Administration > Benutzer > Rollenverwaltung

2 Bestehenden Datensatz hinzufügen

Scrollen Sie nach ganz unten und fügen Sie unter Benutzer einen bestehenden Datensatz hinzu.

3 Wählen Sie die gewünschten CRM-Benutzer aus

Ergebnis

Den CRM-Benutzern stehen nun die DSGVO-Funktionen zur Verfügung.