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CRM-Kampagne mit Newsletter erstellen

Mit dieser Anleitung erlangen Sie einen Überblick über die Einrichtung einer Kampagne für den Newsletterversand in 1CRM. Die Kampagnen sind ein Modul in 1CRM, was sich für eine Vielzahl von Marketingmaßnahmen einsetzen lässt. Wir gehen hier im Speziellen auf den Newsletterversand aus 1CRM ein.

Voraussetzungen

Zielgruppen: Anwender
Vertrieb & Marketing: Kampagnen

Kampagne im CRM erstellen

Im ersten Schritt erstellen Sie im CRM-Modul Kampagnen eine neue Kampagne. Hier wählen Sie als Kampagnentyp Newsletter und setzen den Status auf Aktiv. Alle weiteren Felder sind optional je nach Bedarf zu befüllen. Sichern Sie anschließend die neu erstellte Kampagne.

CRM Dokumentation: Eine neue Kampagne erstellen

E-Mail-Marketing erstellen

Als nächstes benötigen Sie ein neues E-Mail-Marketing. Der spätere Versand erfolgt aus der Kampagne, es wird jedoch das jeweilig gewählte E-Mail-Marketing verschickt. Somit haben Sie die Möglichkeit eine Newsletter-Kampagne zu erstellen und innerhalb dieser alle verschickten Newsletter als einzelne E-Mail-Marketings anzulegen.

1 E-Mail-Marketing erstellen

Erstellen Sie über Neu das E-Mail-Marketing aus dem gleichnamigen SubPanel innerhalb der eben erstellten Kampagne.

Nun gelangen Sie auf die Eingabemaske des neu erstellten E-Mail-Marketings.

2 Status auf Aktiv setzen

Hier gibt es mehrere Pflichtfelder, die zu beachten sind. Der Name sollte für Sie klar zuordenbar sein. Setzen Sie den Status auf Aktiv, ansonsten können Sie später keinen Versand vornehmen, da Ihnen nur aktive E-Mail-Marketings für den Versand angezeigt werden.

3 Verknüpfung mit Postfach

Verknüpfen Sie das Feld Wähle Mailbox mit einem zuvor eingerichteten Postfach. Sollten Sie einen bestimmten Tag & Uhrzeit für den Newsletterversand vorgesehen haben, verwenden Sie hier das Feld Startdatum.

Das verknüpfte Postfach fängt Kampagnenrückläufer (bspw. Bounced Mails) ab.

Mailbox konfigurieren

Administration > E-Mail: Gruppen E-Mail Konten

1 E-Mail-Konto erstellen

Über die Schaltfläche Neu erstellen Sie ein neues E-Mail-Konto.

2 Daten eintragen

Tragen Sie die Verbindungsdaten zu Ihrem Mailserver, die gewünschte E-Mail-Adresse, Benutzer und Passwort ein.

3 Daten prüfen

Prüfen Sie über die Schaltfläche Verbindungstest die von Ihnen eingegebenen Daten. Hier steht Ihnen als Protokoll IMAP oder POP3 zur Verfügung.

Ergebnis

Der eingerichtete E-Mail-Account steht Ihnen nun als Auswahl im E-Mail-Marketing zur Verfügung.

Personalisierte E-Mail-Vorlage erstellen

Zurück in der E-Mail-Marketing-Erstellung kommen wir nun an die Stelle der Auswahl der E-Mail-Vorlagen. Wir zeigen hier kurz, wie man eine E-Mail-Vorlage erstellt.

1 Neue E-Mail-Vorlage erstellen

Über die Neu-Schalftläche erstellen Sie eine neue E-Mail-Vorlage. Alternativ können Sie natürlich an dieser Stelle auch eine bestehende Vorlage auswählen.

Haben Sie unsere Simple Newsletter Erweiterung können Sie zusätzlich unterhalb vom Newsletter Editor eine neue Vorlage mit unserer Erweiterung erstellen.

2 Vorlage personalisieren

Personalisieren Sie ggf. Ihre Vorlage mittels System-Variablen oder fügen Sie Tracker-URLs ein. Die Tracker-URLs müssen jedoch zuerst in der Kampagne selbst angelegt werden.

Beachten Sie, dass Tracker-URLs nur in dieser Bearbeitungsansicht eingefügt werden können, da die Verknüpfung zur Kampagne bestehen muss.

Zielkunden-/Empfängerlisten erstellen

Für den Versand Ihres Newsletters benötigen Sie nun nur noch die Empfänger. Hierzu stellt Ihnen das CRM-System sogenannte Zielkundenlisten zur Verfügung.

1 Neue Zielkundenliste erstellen

Erstellen Sie eine neue Zielkundenliste aus Ihrem Kontakt-Modul heraus. Hierzu wählen Sie die gewünschten Empfänger einfach aus und wandeln Sie die angewählten Kontakte über AktionenIn Zielkundenliste umwandeln in eine Zielkundenliste um. Dieser Vorgang funktioniert auch in der Listenansicht des Benutzer- sowie Interessenten-Moduls.

Alternativ können Sie eine Zielkundenliste auch direkt im Kampagnen-Modul erstellen.

2 In Zielkundenliste wechseln

Wechseln Sie nun über KampagneZielkundenlisten in die eben erstellte Zielkundenliste. Hier haben Sie unter anderem die Möglichkeit, eine dynamische Liste zu erstellen, indem Sie wie in den Berichten Filter setzen, die erfüllt werden müssen um zu Listen zugeordnet werden. Setzen Sie den Haken in der Checkbox Dynamisch. Danach können Sie im Reiter Zielkunden filtern für jedes Modul (Kontakt, Interessent, Zielkunde, Benutzer) Filter definieren, die erfüllt werden müssen, damit ein Datensatz der dynamischen Liste hinzugefügt wird.

Dynamische Zielkundenlisten haben den Vorteil, dass auch zu einem späteren Zeitpunkt angelegte Datensätze, die in das Filtermuster passen, automatisch der Liste zugefügt werden.

Newsletter-Abmeldungen

Newsletter-Abmeldungen können Sie im CRM auf zwei unterschiedliche Arten realisieren: Mit Ausschussliste oder Ohne Ausschussliste

Hinweis

Ausschlusslisten müssen nicht wie Zielkundenlisten sowohl im E-Mail-Marketing als auch in der Kampagne vorhanden sein. Alle in der Kampagne enthaltenen Ausschlusslisten gelten für jedes in der Kampagne enthaltene E-Mail-Marketing.

TypBeschreibung
Ohne AusschusslisteBeim Opt-Out wird der Kontakt aus der Empfänger-Zielkundenliste entfernt und im Kontakt selbst der E-Mail-Status auf Ausgetragen gesetzt. Ist dieses Feld im Kontakt gesetzt, kann dieser nicht mehr über den Kampagnenversand angesprochen werden.
Mit AusschusslisteEin Opt-Out mit Ausschlussliste setzt nicht den E-Mail-Status des Kontakts auf Ausgetragen.  Mittels Ausschlusslisten ist es möglich, mehrere Kampagnen zu fahren und Kontakte tragen sich nur von einzelnen Mailings aus.

Ausschussliste

Mit Ausschusslisten können Sie Kontakte als Empfänger ausschließen.

Erstellen Sie sich für jede Ihrer Kampagnen auch eine zugehörige Ausschlussliste. Sie können auch mit einer Ausschlussliste für alle Kampagnen arbeiten.

 

Der Versand des Newsletters

Sind alle vorigen Schritte erledigt, kann der Versand des Newsletters vorgenommen werden.

1 Schaltfläche E-Mails senden verwenden

Verwenden Sie innerhalb der erstellen Kampagne die Schaltfläche E-Mails senden.

2 E-Mail-Marketings verschicken

Ein Dialogfenster erscheint und Sie können nun ein oder mehrere aktive E-Mail-Marketings direkt verschicken. Haben Sie ein Startdatum und Startzeit festgelegt, erfolgt der Versand zum definierten Zeitpunkt und wird automatisch vom Zeitplaner des CRM-Systems angestoßen.

Zur Prüfung Ihres Newsletters gibt es in der Kampagne die Schaltfläche Test senden. Hierzu benötigen Sie eine Zielkundenliste vom Typ Test. Auch diese Testliste muss sowohl in der Kampagne als auch im E-Mail-Marketing vorhanden sein. Nach dem Klick auf die erwähnte Schaltfläche bekommen Sie alle E-Mail-Marketings angeboten, die eine Testliste enthalten und können dann per Checkbox entscheiden, welche Sie zum versenden wollen. Den Testversand können Sie beliebig oft durchführen.

Ergebnis

Haben Sie den Versand der Kampagne durchgeführt, werden die in den Zielkundenlisten enthaltenen E-Mail-Adressen in der Datenbank der Kampagne zugeordnet und können nun über das gleiche E-Mail-Marketing nicht erneut angeschrieben werden.

Kampagnen im CRM auswerten

Die Kampagnenstatistiken finden Sie dann innerhalb des E-Mail-Marketings. Hier werden Ihnen Statistiken wie Sichtkontakte, Click-thru, Sendefehler, Ausgetragene usw. angezeigt. Ebenso finden Sie hier die Auswertung der einzelnen Tracker URLs.

Troubleshooting

1CRM versendet meine E-Mails nicht
Problem: Wenn Sie Ihre E-Mail-Kampagne eingerichtet haben und auf Senden geklickt haben, erhalten die Empfänger keine E-Mails. Hintergrund: Kampagnen-Mails kommen erst einmal in die Versand-Warteschlange von 1CRM. Diese Warteschlange arbeitet 1CRM nacheinander ab, maximal versendet das CRM um die 500 E-Mails auf einmal. Das sorgt für eine bessere Performance. In welchen Intervallen 1CRM die Warteschlange abarbeitet, z. B. alle 10 Minuten, ist im Zeitplaner definiert. Lösung: Im ersten Schritt sollten Sie abwarten und schauen, ob nach 10, 30 oder 60 Minuten die E-Mails angekommen sind. Falls dies nicht der Fall ist und Sie Admin-Rechte haben, prüfen Sie, ob der Zeitplaner korrekt eingerichtet ist und welches Zeitintervall für die E-Mail-Warteschlange eingestellt ist. Falls Sie keine Admin-Rechte besitzen, wenden Sie sich an Ihren CRM-Admin.