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Bestellungen verwalten

Mit dem Bestellungs-Modul kann der gesamt Prozess einer Bestellung von deren Erstellung bis zum Eingang der Ware dokumentiert und verfolgt werden.

Voraussetzungen

Zielgruppen: Anwender
Faktura & Logistik: Bestellungen

Das Bestellungs-Modul im Überblick

Mit Klick auf das Bestellungs-Modul wird eine Liste mit allen oder ausgewählter Bestellungen angezeigt. Die Checkbox Abgeschlossen kann verwendet werden, um zusätzlich bereits durchgeführte, abgeschlossene Bestellungen einzusehen.

Jeder Bestellung können unterschiedliche Zahlungsziele-/bedingungen zugeordnet werden (COD, fällig bei Erhalt, Netto Kasse nach 7 Tagen, Netto Kasse nach 15 Tagen, usw.). Jeder Bestellung ist ein Lieferantenkontakt, eine Firma und eine Währung zuzuordnen.

Bei der Auswahl des Lieferanten sollten Sie beachten, dass nur solche Firmen in der PopUp-Auswahl gezeigt werden, die zuvor auch als Lieferant aktiviert wurden. Sie sollten also mit der dementsprechende Checkbox Ist Lieferant im Firmen-Modul alle Lieferanten kennzeichnen, bevor Sie mit der Verwendung des Bestellungs-Moduls beginnen.

Jede Bestellung enthält eine oder mehrere Produktgruppen. Jede dieser Gruppen kann wiederum ein oder mehrere Produkte (oder Produktpakete) enthalten. Für jede Gruppe können ein oder mehrere Rabatte aus den zuvor im Admin-Bereich definierten Rabatten ausgewählt werden. Die Versandgebühren können im Gruppen-Level der Bestellung festgelegt werden.
Wenn Sie Produkte bei einem Lieferanten bestellen ist es möglich, dass der Lieferant die Produkte direkt an den Kunden sendet, statt an Ihr Unternehmen. Dies bezeichnet man als drop-shipping oder auch Direktlieferung. Wenn Sie eine Bestellung vorbereiten und die Produkte direkt an einen Ihrer Kunden verschickt werden sollen, klicken Sie einfach auf die Option Direktlieferung hinzufügen im Lieferung an-SubPanel des Bestellung-Bearbeiten-Fensters. Sie können nun auf die Schaltfläche Auswählenklicken, um eine Firmenadresse auszuwählen, an die diese Bestellung geliefert werden soll.

Workflow des Bestellungs-Prozesses

Eine Bestellung stellt den ersten Schritt im Workflow für den Beschaffungsprozess innerhalb von 1CRM dar. Durch die Schaltfläche Rechnung konvertieren wird eine Bestellung automatisch in eine Rechnung umgewandelt. Im Prozess dieser Umwandlung können auch Rechnungspositionen hinzugefügt oder entfernt und Stückzahlen festgelegt werden.

Üblicherweise wird eine Bestellung nur in eine bzw. einzelne Rechnung umgewandelt. Bei Teillieferungen ist aber auch das Erstellen von mehreren Rechnungen möglich. Daher werden im Rechnungs-SubPanel praktischerweise alle mit der Bestellung verknüpften Rechnungen angezeigt.

Wurde eine Bestellung durchgeführt und die Ware daraufhin geliefert, wird mit der Schaltfläche Annahme der Wareneingang im System dokumentiert. Jede Bestellung kann mit einem oder mehreren Wareneingangsberichten verbunden sein, wie im Empfangs-SubPanel in der Bestellungs-Detailansicht zu sehen ist.

Eine ausgehende Zahlung, bzw. die Zahlung der eingegangenen Ware, kann im Zahlungs-SubPanel der Rechnung vermerkt werden. Bei Teilzahlungen können eine oder mehrere Zahlungen mit jeder Rechnung verknüpft werden.
Die Detailansicht einer Bestellung im CRM

Bestellungen sollten immer mit einem Status (Entwurf oder Bestellt) gespeichert werden. Verwenden Sie den Status Entwurf für Bestellungen, an denen Sie noch arbeiten und die noch nicht an einen Lieferanten versendet wurden. Wählen Sie den Status Bestellt, wenn die Bestellung sich bereits beim Lieferanten befindet. Wenn die Ware geliefert wird, können Sie diese mit der Schaltfläche Annehmen in der Bestellungs-Detailansicht als eingegangen kennzeichnen und so zu Ihrem Lagerbestand hinzufügen. Der Status der Bestellung wird automatisch auf Teillieferung oder Eingegangen aktualisiert. Je nachdem, ob der Lieferant alle Waren in der Bestellung geliefert hat oder nur teilweise.

Die Bestellungs-Detailansicht in der oberen Abbildung zeigt die Informationen, die von einer Bestellung innerhalb von 1CRM festgehalten wurden inklusive Lieferantenkontakt, Lieferant, zu zahlende Steuern, Rabatten und Versandkosten.

Für jede Bestellung kann unter Verwendung der Schaltfläche PDF erstellen eine PDF generiert werden. Eine Bestellung kann automatisch in einem Schritt generiert und als Anhang per E-Mail versendet werden, indem Sie die Schaltfläche PDF erstellen verwenden und dann die Schaltfläche E-Mail im sich öffnenden Panel anklicken. Beachten Sie, dass im Falle von mehreren Geschäftsadressen eine DropDown-Box verwendet werden kann, um die Adresse auszuwählen, die im PDF angegeben werden soll.
Erzeugte Bestellungs-PDF im CRM

Rechnungen können unter Verwendung der Verknüpfung Rechnung erstellen auch manuell erstellt werden. Dies wird üblicherweise für Rechnungen verwendet, für die keine Bestellung vorliegt, wie etwa Telefonrechnungen, etc. Sie können die Annehmen-Funktion nur für eine Bestellung nutzen, nicht für eine Rechnung, daher müssen Sie für jedes Produkt zunächst eine Bestellung anlegen, wenn Sie dessen Empfang Ihrem Lagerbestand hinzufügen möchten.