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Serienbriefe mit 1CRM versenden

Im CRM System 1CRM haben Sie zusätzlich zur Kampagnenfunktionalität und dem darin enthaltenen Newsletterversand die Möglichkeit des Serienbriefversands. Hierfür wird eine RTF-Vorlage (Rich Text Format) benötigt. Grundsätzlich können RTF-Dateien von diversen Textprogrammen geöffnet und auch als solche wieder gesichert werden.

Sie sollten RTF-Vorlagen nur mit MS Word bearbeiten. Bei anderen Texteditoren wie OpenOffice Writer kann es zu Problemen kommen.

Voraussetzungen

Zielgruppen: Anwender

Serienbriefversand im CRM-System

Die Serienbrieffunktionalität steht in 1CRM an folgenden Stellen zur Verfügung:

Modul im CRM:Verfügbarkeit in folgenden Ansichten:
KontaktmodulListenansicht
InteressentenmodulListenansicht
ZielkundenlisteListenansicht aus dem Kontakt-Subpanel
Eventsmodul (CRM Events-Erweiterung): Teilnehmer und ReferentenListenansicht

RTF-Vorlage erstellen

1 Neues Dokument in MS Word öffnen

2 Hintergrundbild einfügen

Wenn Sie ein Hintergrundbild in der Vorlage brauchen (z. B. nützlich für die Erstellung eines Event-Tickets), ist Folgendes zu beachten:

  • Das Bild muss als GIF-Datei vorliegen. Bei anderen Bild-Formaten kann es vorkommen, dass die RTF Vorlage nicht funktioniert.
  • Die Dateigröße des Bildes darf nicht größer als 500 KB sein.
  • Sie müssen das Bild in die Kopfzeile der Vorlage einfügen, damit auf jeder Seite der RFT Vorlage das Bild zu sehen ist und nicht nur auf der ersten Seite.
    Durch das Einfügen des Bildes in die Kopfzeile verblasst das Bild.
  • Stellen Sie das Hintergrundbild über Textumbruch > Hinter den Text hinter den Text.

3 Anfangs-Tag und End-Tag einfügen

Fügen Sie das Anfang-Tag <<i@h:start>> am Seitenanfang und das Ende-Tag <<i@h:end>> am Seitenende ein.

Achten Sie darauf, dass <<i@h:start>> direkt mit der Kopfzeile abschließt und <<i@h:end>> direkt mit der Fußzeile abschließt. Zwischen diese beiden Tags wird der Text mit den Variablen eingefügt. Wenn Sie die Tags nicht direkt an der Kopf- bzw. Fußzeile platzieren, verschiebt sich der Text mit den Variablen, wenn die RTF-Datei ausgefüllt wird.

4 Als RTF-Dokument speichern

Speichern Sie das fertige Word-Dokument als RTF-Datei. Achten Sie darauf, dass die RTF-Datei nicht größer als 17,1 MB ist. Wenn die RTF-Datei größer ist, dann kann die RTF-Vorlage von 1CRM nicht ausgeführt werden. Wenn die RTF-Dateien größer als 17,1 MB sind, liegt die Ursache an dem eingefügten Bild. Fügen Sie ein anderes Bild ein oder verkleinern Sie die Dateigröße des bisherigen Bildes.

Mögliche Variablen in der RTF-Vorlage

Firma

ZweckVariable
Inhaber$account_phone_fax
Name$account_name
Direktwahl$account_phone_office
E-Mail$account_email1
E-Mail2$account_email2
Fax$account_phone_fax
Straße Rechnung$account_billing_address_street
PLZ Rechnung$account_billing_address_postalcode
Ort Rechnung$account_billing_address_city
Land Rechnung$account_billing_address_country
Ländercode Rechnung $account_billing_address_countrycode

Kontakt

ZweckVariable
Anrede$contact_salutation
Direktwahl$contact_phone_other
E-Mail$contact_email1
E-Mail2$contact_email2
Fax$contact_phone_fax
Firma$contact_account_name
Abteilung$contact_department
Geschäftlich$contact_phone_work
Nachname$contact_last_name
Vorname$contact_first_name
Primäre Adresse Land$contact_primary_address_country
Primäre Adresse Ort$contact_primary_address_city
Primäre Adresse PLZ$contact_primary_address_postalcode
Primäre Adresse Straße$contact_primary_address_street
Primäre Adresse Ländercode$contact_primary_address_countrycode
Mobile$contact_phone_mobile
Privat$contact_phone_home
Onlineshop ID$contact_online_shop_id

Event

Hinweis:

Sie können die folgenden Variablen nur nutzen, wenn Sie die CRM Events-Erweiterung installiert haben.

ZweckVariable
Anmeldungen$eventsession_count_customers
Anzahl gebuchter Tickets$eventsession_booked_tickets_count
Enddatum$eventsession_date_end
Startdatum$eventsession_date_start
Event$eventsession_event_name
Eventort$eventsession_host1
Eventort2$eventsession_host2
Eventort3$eventsession_host3
Letzte Änderung$eventsession_date_modified
Ort Beschreibung$eventsession_location
Ort Maplinks$eventsession_location_maplink
Redner1$eventsession_speaker1
Redner2$eventsession_speaker2
Redner3$eventsession_speaker3
Format Seminar$eventsession_event_format
Teilnehmerbeschränkung$eventsession_attendee_limit
Event Webseite $eventsession_website
Mit Abendessen  $eventsession_dinner
Mit Erfrischung$eventsession_refreshments
Mit Frühstück$eventsession_breakfast
Mit Mittagessen$eventsession_lunch

Beispielvorlagen zum Download

Sie können folgende RTF-Vorlagen kostenfrei herunterladen und darauf basierend Ihre eigenen Vorlagen erstellen:

Serienbriefe erstellen

1 Auswahl in Listenansicht

Wählen Sie in der Listenansicht (bspw. im Kontaktmodul) einzelne Datensätze, ganze Seiten oder alle Einträge aus.

2 Auf Aktionen klicken

Klicken Sie anschließend auf Aktionen und danach auf die Option Serienbrief (Mail Merge).

3 RTF-Datei hochladen

Laden Sie im folgenden Dialogfenster die von Ihnen gewünschte RTF-Datei hoch.

Nachdem die Vorlage hochgeladen wurde, müssen Sie einen kurzen Moment warten, bis 1CRM das neue Dokument mail_merge.rtf erstellt hat. In diesem Dokument sind die Platzhalter der Vorlage durch die richtigen Daten der Kontakte ersetzt. Es erscheint eine Meldung in Ihrem Browser, über die Sie das RTF-Dokument herunterladen können.

Endergebnis

Wenn Sie das mail_merge.rtf-Dokument öffnen, sind dort alle Kontakte gemäß Ihrer Serienbriefvorlage angeschrieben. Sie können das Dokument ausdrucken und die Briefe versenden.
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