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Projektkontrolle

Für die Projektkontrolle bietet 1CRM Soll-Ist-Vergleiche, Dashboards und natürlich individuell gestaltbare Reports. Insbesondere die Soll-Ist-Vergleiche sind sinnvoll, um nach einem Projekt zu bewerten, ob die zeitliche und finanzielle Schätzung realistisch war oder beim nächsten Projekt angepasst werden sollte.

In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie Kosten und zeitliche Aufwände im Blick behalten und den Soll-Ist-Status vergleichen.

Voraussetzungen

Zielgruppen: Anwender
Anleitungen: Neues Projekt anlegen , Projektaufgaben planen

Projektübersicht

Überblick über Projekte und Aufgaben behalten

Die Projektübersicht dient Ihnen als Dashboard, um einen Überblick über Ihre akutellen To-dos oder die To-dos anderer Mitarbeiter* zu erhalten.

Standardmäßig enthält die Projektübersicht folgende Bereiche:

  • Meine aktiven Projekte
  • Meine offenen Projektaufgaben
  • Meine gebuchten Stunden

In diesem Kontext ist es möglich, neue Projekte, Projektaufgaben oder Stundenbuchungen anzulegen.

Wie in den anderen Dashboards in 1CRM können Sie festlegen, welche Informationen bzw. Bereiche Sie sehen wollen. Beim Projektmanagment empfiehlt es sich z. B., den Kalender im Dashboard anzeigen zu lassen.

Projektumsätze kontrollieren

Projektmanagement: Projektdiagramme

Standardmäßig liefert Ihnen 1CRM ein Projektdiagramm, um Ihre Projekte mit ihren kumulierten Umsätzen im Blick zu haben.

CRM Projektuebersicht Projektdiagramm

Sie sehen den kumulierten tats. Umsatz der Projekte für die angegebenen Zeiträume.

1 Details ansehen

Wenn Sie auf einen Umsatz mit der Maus gehen, sehen Sie in (A) Details zu den Werten. In diesem Beispiel waren 12 Mitarbeiter an den Projekten beteiligt. Die Projekte haben einen tats. Umsatz von 60.850 € im Zeitraum 2019-11 erwirtschaftet und sind bereits komplett abgeschlossen. Wenn Sie auf den Bereich klicken, gelangen Sie zu einer Übersicht mit den entsprechenden Projekten.

2 Statuswerte hervorheben

In (B) können Sie mit der Maus über die Statuswerte gehen, um die jeweiligen Statuswerte im Diagramm hervorzuheben.

Soll und Ist vergleichen

Projektmanagement > Projekte: Projekt wählen

Als Projektmanager* können Sie die Soll- und Ist-Kosten Ihres Projekts vergleichen. Ebenso ist es möglich, Ihre Aufwandsschätzung bezüglich Projektaufgaben zu prüfen. 1CRM stellt für diese Zwecke Informationen bereit, die das System zum Teil automatisch ermitteln kann.

Soll- und Ist-Kosten vergleichen (Projekt)

In jedem Projekt finden Sie den Bereich Finanzielle Informationen. Dort werden für jeden Monat des Projekts die erwarteten sowie die tatsächlichen Kosten und Umsätze aufgelistet:

CRM Projektuebersicht Finanzielle Informationen

Die Werte für Erw. Kosten und Tats. Kosten lassen sich automatisch berechnen, wenn Sie die Zeiterfassung für das Projekt aktiviert haben.

Die Werte für Erw. Umsatz und Tats. Umsatz müssen Sie selbst eintragen.

 

Soll- und Ist-Aufwand vergleichen (Projektaufgabe)

Projektmanagement > Projekte: Projekt wählen

Wenn Sie in einem Projekt eine neue Projektaufgabe anlegen und Bearbeiter* zuordnen, sollten Sie den erwarteten Aufwand in Stunden schätzen. Sobald die Projektaufgabe abgeschlossen ist, lässt sich analysieren, ob der erwartete Aufwand mit dem tatsächlich geleisteten Aufwand übereinstimmt. Der tatsächliche Aufwand entspricht den gebuchten und bestätigten Stunden in der Projektaufgabe.

Sie können durch den Vergleich von Soll und Ist herausfinden, ob Ihre Schätzung zutreffend war. Darauf basierend lässt sich Ihre Planung für zukünftige, ähnliche Projektaufgaben optimieren. Sie können z. B. einen realistischeren Aufwand planen oder passen den Mitarbeitereinsatz an, damit die Projektaufgabe zum definierten Termin fertiggestellt wird.

Die Informationen zum erwarteten und tatsächlichen Aufwand lassen sich innerhalb eines Projekts im Bereich Projektaufgaben einblenden.

1 Einstellungen für das Tabellenlayout öffnen

Klicken Sie im Bereich Projektaufgaben auf das Zahnrad:

CRM Projektuebersicht Projektaufgaben

Die Einstellungen zum Tabellenlayout öffnen sich. Sie können hier definieren, welche Spalten Sie in der Tabelle anzeigen lassen wollen.

2 Finanzielle Informationen hinzufügen

Klicken Sie auf die Schaltfläche Feld auswählen und wählen Sie das Feld Erw. Aufwand (Std). Wiederholen Sie den Schritt, um das Feld Tats. Aufwand (Std) ebenso hinzuzufügen.

CRM Projektuebersicht Projektaufgaben Tabellenlayout

 

Die neuen Felder werden am Ende des Spaltenlayouts angehängt.

3 Felder anordnen

Sie können die Tabellenspalten per Drag & Drop in eine andere Reihenfolge bringen. Wenn alles nach Ihren Wünschen ist, klicken Sie auf Sichern.

Ergebnis

Die Tabelle mit den Informationen zu den Projektaufgaben hat 2 neue Tabellenspalten: Erw. Aufwand (Std) und Tats. Aufwand (Std.). Mithilfe dieser tabellarischen Auflistung haben Sie schnell im Überblick, ob eine Projektaufgabe gerade aus dem Ruder läuft und entsprechend nachjustieren.

CRM Projektuebersicht Projektaufgaben Tabellenspalten