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Vorteile Teilnehmermanagement-Software Beste Betreuung mit effizienter Eventorganisation

Freuen Sie sich auf einen Alltag ohne Copy und Paste aus diversen Excellisten. Mit dem Teilnehmermanagement-Tool haben Sie endlich alle Teilnehmerinformationen in nur wenigen Sekunden zur Hand. Vereinfachen Sie alle Prozesse von der Einladung und Registrierung bis zur Rechnungsstellung und Nachbereitung.

360°-Sicht auf Ihre Teilnehmer:innen

Stammdaten, Anmeldungen, ToDos wie auch offene Rechnungen finden Sie übersichtlich in der Teilnehmer-Software.

Zertifikate per Knopfdruck

Individualisierte Zertifikate lassen sich per Knopfdruck erstellen und effizient an Teilnehmer:innen per E-Mail senden.

Online-Registrierung und Self-Service

Über einen Self-Service für Teilnehmer:innen lassen Statusupdates wie Anmeldung und Stornierung automatisch abwickeln.

Freiheit bei der Ticketerstellung, wahlweise mit QR-Code

Verschiedene Preise für verschiedene Zielgruppen lassen sich anbieten und managen. Der automatisch generierte QR-Code der Tickets erleichtert den Check-In

Automatisiertes E-Mailing

Mithilfe von Event-Variablen lassen sich personalisierte E-Mails automatisiert an Teilnehmerinnen und Teilnehmer versenden.

Integrierte Rechnungsstellung

Per Knopfdruck lassen sich Rechnungen für die erstellten Tickets erstellen und an die Teilnehmer:innen raussenden.

Verwalten Sie Teilnehmer Ihrer ...

Seminare

Trainings

Kongresse

Firmenfeiern

Freizeit-Events

Digitalen Events

Teilnehmermanagement mit CRM Eine perfekte Kombination

Die 1CRM Teilnehmermanagement-Software basiert auf einer Customer Relationship Management Software (CRM). Diese Architektur eignet sich hervorragend, um die Beziehung zu Teilnehmer:innen sowie zu Referent:innen und Partnern im Rahmen von Veranstaltungen zu verwalten.

Erhalten Sie einen schnellen Einblick in die flexible Teilnehmerverwaltung
für Seminare, Trainings, Feiern und Kongresse.

 

Das 1CRM Teilnehmermanagement ist eine runde Sache. Denn alle Daten zu Kontakten, Firmen, Referenten und Teilnehmern sind mit den Event-Daten verknüpft. Dazu gehören Event-Anmeldungen, gekaufte Tickets und Produkte sowie der gesamte Kommunikationsverlauf.

Sie müssen sich also keinen Kopf machen, wie Sie die Daten aus der Adressverwaltung in Ihr Teilnehmer-Tool kriegen, um die Einladungen zu verschicken. In 1CRM nutzen Sie einfach die klassische CRM-Funktion zur Kontaktsegmentierung, um eine Zielgruppe für Ihre Einladung zu erstellen. Mithilfe einer Marketing-Kampagne senden Sie dann die Einladungen ganz bequem über das CRM heraus, inklusive Event-Variablen, die sich automatisch befüllen.

Dies ist nur ein Beispiel unter vielen, das zeigt, wie Eventorganisatorinnen und -organisatoren von den integrierten CRM-Funktionen direkt profitieren.

Teilnehmerverwaltung: Website und Online-Buchung

Event-Marketing Mehr Teilnehmer online gewinnen

Mit attraktiver Event-Website und Online-Registrierung wird die Eventvermarktung zum Kinderspiel.

Attraktive Veranstaltungs-Landingpage

Bewerben Sie Ihre Veranstaltung online. Inklusive Event-Kalender, Tickets und Karten-Integration.

Online-Buchung von Tickets

Bieten Sie verschiedene Ticketarten an wie Frühbucher- oder VIP-Tickets sowie Kontingente und regeln Sie den Verkauf automatisiert über die Online-Registrierung und -Buchung.

Teilnehmer-Self-Service

Teilnehmerinnen und Teilnehmer können sich nicht nur eigenständig für eine Veranstaltung anmelden, sondern auch die Anmeldung wieder stornieren. Der Online-Self-Service ist verknüpft mit der Teilnehmerverwaltungssoftware.

Anbindung DSGVO-konformer Marketing Automation möglich

Wer bei der Event-Vermarktung noch eine Schippe drauf legen möchte, der kann mit einer zusätzlich angebundenen Marketing-Automation-Software zielgerichtete Marketing-Kampagnen aufsetzen.

Flexibel anpassbares Buchungsformular

Welche Informationen Sie bei der Online-Buchung erfassen möchten, ist ganz Ihnen überlassen. Fügen Sie beliebig viele Felder dem Buchungsformular hinzu. Sie haben die Wahl aus einer großen Auswahl an Feldtypen.

Teilnehmer verwalten Teilnehmerinformationen jederzeit im Blick

Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer sind das Herzstück einer jeden Veranstaltung. Eine exzellente Betreuung in Kombination mit guten Inhalten sorgt für Begeisterung und die Chancen steigen, dass Sie als Organisator oder die Veranstaltung weiterempfohlen werden. Mit der Online-Teilnehmerverwaltung erfassen Sie alle Daten an einer zentralen Stelle und überblicken zudem alle Interaktionen mit dem Teilnehmer.

Stammdaten erfassen

Hinterlegen Sie alle Daten zu einem Teilnehmer, wie Adresse, E-Mail, Social-Media-Profile wie auch zugesendete Dokumente.

Trennung zwischen buchender Person und Teilnehmer:innen

Die Marketing-Leitung bucht eine Veranstaltung für das Team, möchte selbst aber nicht teilnehmen? Durch die Trennung von buchender Person und Teilnehmer:innen ist das einfach möglich. Gleichzeitig kann sich die Marketing-Leitung selbst ebenfalls als Teilnehmer:in anmelden, falls sie das möchte.

Kommunikationshistorie einsehen

Der gesamte E-Mail-Verkehr lässt sich im Teilnehmermanagement Tool abwickeln. So sind Sie in der Lage den gesamten Kommunikationsverlauf direkt in der Teilnehmerakte einzusehen.

Teilnehmer-To-Dos überblicken

Für Aufgaben und To-Dos pro Teilnehmer bietet die Software Ihnen zwei verschiedene Wege: Sie können alle Aufgaben in einer Listenansicht über alle Teilnehmer durchgehen oder in der Teilnehmerakte die Aufgaben nur für diesen Teilnehmer bzw. Teilnehmerin einsehen und bearbeiten.

Mobiler Zugriff möglich

Die Oberfläche der Teilnehmerverwaltung ist so konzipiert, dass Sie mobil über Smartphone und Tablet wie auch dem Desktop-PC bedient werden kann. Es ist daher möglich, auch in den Veranstaltungsstätten auf die Software und die Teilnehmerdaten zuzugreifen.

Qualifikationen und Zertifikate hinterlegen

Teilnahmebedingungen an Veranstaltungen können bestimmte Teilnehmerqualifikationen sein. Diese lassen sich in der Teilnehmerakte hinterlegen und verwalten. Nach erfolgreicher Teilnahme an einem Training oder Coaching lassen sich Zertifikate per Knopfdruck generieren und an die Teilnehmer:innen senden.

Teilnehmerakte

Kundenmeinung "Der Prüfer hat uns eine hohe Prozesssicherheit, ‚amtlich bescheinigt‘ .“

„Wir wollten alle Kundendaten sicher an einem Ort, ein angebundenes Trainingsmanagement mit aktuellen Kundendaten. Standardaufgaben sollten automatisiert sein und die Jobs mit sinnvollen Workarounds unterstützt werden. Wir wollten so weit wie möglich weg von manuellen Eingaben. Zwischenzeitlich haben wir uns auch einer externen AZAV-Zertifizierung für Trainingsanbieter unterzogen. Der Prüfer hat uns eine hohe Prozesssicherheit, ‚amtlich bescheinigt‘ .“

zusammenhalt
Teilnehmermanagement im CRM-System

Aufgabenverwaltung Teilnehmer-ToDos und -Status im Auge behalten

Behalten Sie den Überblick über ToDos, Anmelde- und Teilnahmestatus sowie Buchungsdaten von Teilnehmer:innen. MIt nur einem Klick öffnen Sie die gesamte Akte zu einem Teilnehmer, wo Sie mehr Details wie E-Mail-Adresse und Social-Media-Profile sowie eine Kommunikations- und Dokumenten-Historie einsehen können.

Aufgaben-Checkliste mit Rechnungserstellung

In der Teilnehmerverwaltung sehen Sie alle Aufgaben pro Teilnehmer:in auf einen Blick. Haken Sie direkt die Anwesenheit ab, bearbeiten Sie die Buchung oder erstellen Sie per Klick eine Rechnung.

Synchronisierung des Anmeldestatus mit dem Online Self Service

Stornierungen und Anmeldungen durch den Online-Teilnehmer-Self-Service sowie manuelle Absagen durch den Veranstalter sind jeweils auf einheitlichem Stand in der Teilnehmerverwaltung wie auch im Online-Self-Service.

Event-Dashboard

Behalten Sie den Überlick über offene Aufgaben mithilfe des Event-Dashboards. Dieses lässt sich flexibel an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Zudem lassen sich weitere Dashboards flexibel zusammenstellen.

Flexible Filterung

Teilnehmer- wie auch Aufgabenlisten lassen sich über vordefinierte wie auch selbst erstellten Filter eingrenzen. Mithilfe der sogenannten Smart Tabs können sie eigene gefilterte Listenansichten erstellen, genau so wie Sie es brauchen.

Zertifikatsmanagement Teilnehmer effizient zertifizieren

Das integrierte Zertifikatsmanagement erlaubt eine übersichtliche Verwaltung von Teilnehmerzertifikaten sowie Re-Zertifizierungsdaten. Bei auslaufendem Zertifizierungsdatum versendet die Software automatisierte Erinnerungsmails und sorgt so für ein automatisiertes Seminar-Marketing.

Automatische Zertifikatserstellung

Bei erfolgreicher Prüfung lässt sich in der Teilnehmerverwaltung automatisiert ein Zertifikat als PDF generieren und dem Teilnehmer per Post oder E-Mail zusenden.

Gültigkeit von Zertifikaten definieren

Zertifikate lassen sich mit Gültigkeitsdaten versehen. In der Software lässt sich dann per Ampelsystem direkt einsehen, wer noch ein gültiges Zertifikat besitzt oder für eine Re-Zertifizierung ansteht.

Seriendruck von Zertifikaten

Zertifkate lassen sich einzeln an Teilnehmer:innen zusenden oder mithilfe einer Massenverarbeitung für alle Teilnehmer eines Seminars als Serienbrief ausdrucken und versenden.

Eigenes Zertifikatsdesign

Das Aussehen der Zertifikate lässt sich selbstverständlich an das eigene Corporate Design anpassen. Die Enterprise Edition bietet hierfür den PDF-Designer, mitdem Sie Ihre Zertifikate selbst gestalten können. Alternativ erstellen wir Ihnen Ihre Zertifikats-PDF-Vorlage nach Ihren individuellen Wünschen.

Automatisierte E-Mail-Erinnerung bei Zertifikatsablauf

Da sich pro Zertifikat ein Gültigkeitsdatum hinterlegen lässt, ist es auch möglich automatisiert personalisierte E-Mail-Erinnerungen an die Teilnehmer:innen zu versenden.

Teilnehmerzertifikat Beispiel

Kundengeprüft Darum vertrauen über 100.000 Benutzer auf 1CRM

Einladungsmanagement E-Mail-Designer

Teilnehmerkommunikation Mit guter Kommunikation einen positiven Eindruck hinterlassen

Um gute Beziehungen zu den Teilnehmer:innen aufzubauen und sie so zu wiederkehrenden Teilnehmer:innen zu machen, ist eine gute Kommunikation essenziell. Dazu gehört zum einen den Teilnehmenden alle wichtigen Informationen zur Veranstaltung zu liefern, sie an wichtige Termine zu erinnern und Ihnen gezielte auf sie angepasste Werbeaktionen auszuspielen.

Kommunikation per E-Mail oder Post

Die Teilnehmerverwaltung ermöglicht Ihnen eine komfortable Teilnehmerkommunikaiton per Post oder per E-Mail. Selbstverständlich ist auch beides gleichzeitig möglich.

Newsletter- und Drip-Kampagnen

E-Mail-Kampagnen wie Newsletter oder zeitverzögerte Drip-Kampagnen lassen sich direkt mit 1CRM versenden. Verfolgen Sie die Öffnungsrate und finden Sie heraus, welche Links Ihrer Mails am häufigsten geklickt werden.

Serienbriefe und Serienmails in eigenem Corporate Design

Versenden Sie attraktive Briefe und Mails mit eigenen Vorlagen und Designs. Mithilfe von Word können Sie selbst RTF-Vorlagen erstellen und in 1CRM nutzen.

Mail-Vorlagen lassen sich mithilfe des CRM Maildesigners komfortabel per Drag & Drop erstellen und per E-Mail-Kampagne an eigene Empfängerlisten versenden.

Marketing Automation andockbar

Komplexere E-Mail-Kampagnen, die darauf reagieren, was (potenzielle) Teilnehmer:innen geklickt haben, lassen sich mit einem Marketing Automation Tool umsetzen. An 1CRM lässt sich die Open-Source-Software Mautic sowie Hubspot anbinden.

Erinnerungen mit automatisch befüllten Eventdaten versenden

Mit der Teilnehmermanagement-Software lassen sich E-Mail-Erinnerungen mit Variablen anlegen. Variablen können zum Beispiel der Veranstaltungsname, das Veranstaltungsdatum oder der Referent sein. Beim Versenden der E-Mail-Erinnerung werden die Daten dann automatisch ausgefüllt.

Zahlungsmanagement Teilnehmergebühren automatisch abrechnen

Für den Rundumblick auf Ihre Teilnehmer:innen ist die Abrechnung und Verbuchung von Zahlungseingängen wichtig. Sehen Sie wer noch nicht bezahlt hat und erstellen Sie Rechnungen direkt aus der Teilnehmermanagementsoftware. Das geht sogar ganz automatisch!

Vorlagen für die automatische Rechnungsstellung

Erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage mit Variablen, die mit der Rechnung als Anhang automatisch versendet werden soll, wenn der Teilnehmer einen definierten Status, z. B. Abrechnung, erreicht hat.

Eigener Status für die automatische Abrechnung definieren

Definieren Sie Ihren eigenen Status, der die automatische Rechnungsstellung auslöst.

Individuelle Preise und Rabatte

Neben den Standard-Tickets lassen sich Veranstaltungen auch über individuelle Angebote verkaufen.

Rechnungen im Self-Service-Portal bereitstellen

Rechnungen lassen sich zusätzlich über ein Online-Self-Service-Portal bereitstellen.

Zahlungsmangement in der Event-Software
Eventmarketing im CRM

Statistiken und Auswertungen Wer sind Ihre besten Kundinnen und Kunden?

Um gute Entscheidungen für das weitere Vorgehen in Vertrieb und Marketing zu treffen, sind Auswertungen und Reports hilfreich. Erstellen Sie Diagramme und binden Sie diese in Dashboards ein. Oder erstellen Sie dynamische Berichte, die sich an Ihre Eingaben anpassen.

Mit welchen Firmen machen Sie den höchsten Umsatz?

Erfahren Sie, welche Firmen besonders interessant für Sie sind, indem Sie den Teilnehmerzahlen und Umsatz pro Firma messen.

Wer kommt am häufigsten zu Ihren Veranstaltungen?

Wer glänzt häufig mit Anwesenheit und wer bucht die meisten Veranstaltungen? Erkennen Sie Ihre guten und wiederkehrenden Teilnehmer:innen.

Wer sagt häufig ab?

Bei der Planung von Veranstaltungen ist es häufig wichtig zu wissen, wieviele Teilnehmer:innen zu erwarten sind. Finden Sie heraus, welche Personen wankelmütiger als andere sind.

Persönliche Vorführung Teilnehmermanagement Einblick in die Software erhalten

Sie möchten einen tieferen Einblick in die Teilnehmerverwaltung? Sie haben Fragen, die Sie gerne stellen möchten? Dann buchen Sie einfach eine Online-Session mit mir.

Christoph Plessner
CRM-Beratung und Projektmanagement

Magazin Wissen und Einblicke rund um das Eventmanagement

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