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Spesen und andere externe Kosten durch Ausgabenberichte erfassen

Um Fremdkosten bzw. Spesen wie Fahrt- oder Verpflegungskosten für ein Projekt zu erfassen, bietet 1CRM Ausgabenberichte. Mitarbeiter können Ausgabenberichte einreichen und damit ihre Ausgaben vom Unternehmen erstattet bekommen.
In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie mit Ausgabenberichten arbeiten.

Voraussetzungen

Zielgruppen: Anwender
Projektmanagement > Projekte > [Projekt öffnen]: Subpanel: Ausgabenberichte

Arbeitsweise mit Ausgabenberichte

Voraussetzungen, damit die Kosten im Projekt abgerechnet werden

  • Die Zeiterfassung ist im Projekt aktiviert (ansonsten können Sie die tatsächlichen Kosten nur manuell eintragen):
    1CRM: Zeiterfassung im Projekt ist aktiviert
  • Ausgabenbericht muss mindestens auf Bestätigt stehen.
  • Ausgaben fallen im Projektzeitraum an.

Aufbau der Berichte

Jeder Ausgabenbericht enthält eine Reihe von Positionen, die Sie hinzufügen. Zu jeder Position lassen sich Quittungen wie Rechnungen anfügen, wobei jede Quittung mit der entsprechenden Position auf der Ausgabenabrechnung verknüpft ist.

Zahlungen für Ausgabeberichte erfolgen immer in der Standardwährung der 1CRM-Installation. Die Ausgaben selbst lassen sich in einer anderen Währung erfassen.

Nummerierung der Ausgabenberichte

Administration > Firmeninformationen: Sequenznummern

Jeder Ausgabenbericht erhält ein Präfix bzw. eine Sequenznummer ähnliche wie bei Rechnungen und Angeboten. Wie diese Sequenznummer aufgebaut ist, legen Sie unter Administration > Firmeninformationen > Sequenznummern fest.

Mehr zu den Platzhaltern für die Sequenznummern erfahren Sie in: Fortlaufende Nummern für Angebote und Rechnungen etc. anpassen

Statuswerte und Genehmigungsprozess

Ausgabenberichte durchlaufen einen Genehmigungsprozess, der anhand der Statuswerte ersichtlich ist.

Status Beschreibung
In Vorbereitung Der Ausgabenbericht befindet sich im Entwurfsstatus und wurde noch nicht eingereicht.
Eingereicht Der Ausgabenbericht wurde eingereicht.

Personen mit der Berechtigung Genehmigen bei Ausgabenberichten können den Ausgabenbericht bestätigen oder ablehnen.

Personen, die den Ausgabenbericht eingereicht haben, können das Einreichen auch wieder zurückziehen.

Bestätigt Der Ausgabenbericht wurde bestätigt.

Sobald der Ausgabenbericht bestätigt wurde, kann der Bericht nicht mehr bearbeitet werden. Der Bericht lässt sich nur noch als Bezahlt markieren oder löschen.

Zurückgewiesen Der Ausgabenbericht wurde abgelehnt, kann aber anschließend erneut eingereicht werden.
Bezahlt Die Ausgaben wurden zurückerstattet.

Die wichtigsten Einstellungen eines Ausgabenberichts

Option Beschreibung
Typ Typen helfen Ihnen, die Ausgaben zu klassifizieren.
Anzahlungswährung Wenn Sie vom Unternehmen einen Vorschuss für Ihre voraussichtlichen Ausgaben erhalten haben, geben Sie hier die Währung des Vorschusses ein.
Anzahlungssumme Wenn Sie vom Unternehmen einen Vorschuss für Ihre voraussichtlichen Ausgaben erhalten haben, geben Sie hier den Betrag des Vorschusses ein.
Berichtswährung Währung, in der die Ausgaben angefallen sind (z. B. Pfund, wenn Sie Essenskosten in Groß Britannien erfassen möchten)
Summe vor Steuern Netto-Betrag der Ausgaben

Wird durch die einzelnen Positionen im Ausgabenbericht berechnet

Gesamtsumme Gesamtbetrag der Ausgaben inkl. Steuern

Wird durch die einzelnen Positionen im Ausgabenbericht berechnet

Saldo Differenz zwischen Anzahlungssumme und Summe vor Steuern

Das Saldo wird mit dem in 1CRM hinterlegten Wechselkurs der Währung angezeigt.

Ausgaben erfassen

1 Projekt öffnen und neuen Ausgabenbericht erstellen

Öffnen Sie das Projekt, für das Sie Fremdkosten erfassen möchten. Im Subpanel Ausgabenberichte klicken Sie auf Neu:

2 Daten ausfüllen

Füllen Sie mindestens die rot markierten Felder aus, z. B. Typ und Anzahlungssumme.

3 Positionen erfassen

Erfassen Sie im Bereich Ausgabenpositionen die einzelnen Fremdkosten. Je nach Art der Ausgabe stehen Ihnen unterschiedliche Eingabefelder zur Verfügung. Über das Textfeld Details können Sie weitere Informationen zu den Kosten hinterlegen. Bei privater Autonutzung entspricht der eingegebene Betrag der Anzahl der gefahrenen Kilometer:

Hinweis zu den Kategorien

Die Kategorie-Auswahlliste (Verpflegung, Mietwagen usw.) wird durch die Einstellungen in Buchungskategorien bestimmt. Alle Buchungskategorien mit einer Buchungsklasse von Ausgaben werden in der Dropdown-Liste für Kategorien angezeigt. Verfügbare Buchungskategorien finden Sie unter Projektmanagement > Buchungskategorien.

4 Quittungen aufteilen (optional)

Manchmal haben Sie eine Quittung mit Positionen, die mehreren Kategorien angehören (z. B. Hotels, Mahlzeiten, Telefon usw.). In diesem Fall verwenden Sie die Schaltfläche Aufteilen vor dem Datum. Die eingerückten Zeilen werden eingegeben und dann automatisch in der darüber liegenden Summenzeile summiert:

5 Quittungen anfügen

Um einen Beleg wie eine Rechnung für das Essen anzufügen, klicken Sie auf das Heftklammer-Symbol. Anschließend können Sie die eingescannte Rechnung als Datei hochladen und die Quittung ist mit der Position verknüpft.

6 Sichern

Ergebnis

Wenn Sie den Ausgabenbericht nur speichern, befindet der Bericht sich im Status In Vorbereitung

Ausgabenbericht einreichen

Wenn Sie alle Ausgaben erfasst haben, reichen Sie den Bericht ein.

1 Bericht einreichen

Öffnen Sie den Ausgabenbericht und klicken Sie auf die Schaltfläche Einreichen:

Der Bericht erhält den Status Eingereicht.

2 Einreichung zurückziehen oder Ausgabenbericht bestätigen/ablehnen

Wenn Sie doch noch Änderungen vornehmen möchten, können Sie das Einreichen des Ausgabenberichts zurückziehen und anschließend den Bericht erneut einreichen. Für die Genehmigung berechtigte Personen sehen die Funktionen, um einen Ausgabenbericht zu bestätigen oder abzulehnen. Im folgenden Screenshot sind alle 3 Funktionen zu sehen:

3 Als PDF drucken

Wenn Ihr Unternehmen z. B. den Bericht in ausgedruckter Form verlangt, können Sie den Ausgabenbericht als PDF drucken und in Papierform überreichen:

Ergebnis

Abhängig von der Genehmigung erhält der Ausgabenbericht den Status Bestätigt oder Zurückgewiesen. Wenn ein Ausgabenbericht einmal genehmigt wurde, kann der Bericht später als Bezahlt markiert werden. Das Datum, an dem ein Ausgabenbericht eingereicht, genehmigt und bezahlt wurde, wird im Datensatz festgehalten.

Im Projekt werden bestätigte Ausgaben bei den finanziellen Informationen unter Tats. Kosten einberechnet (sichtbar beim jeweiligen Monat, in dem der Ausgabenbericht bestätigt wurde):

1CRM: Projektkosten mit Einberechnung des Ausgabenberichts

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