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Öffentliche Events organisieren

Mit 1CRM können Sie öffentliche Events wie Seminare organisieren. Egal, ob Sie selbst das Seminar leiten oder externe Trainer einladen – Sie haben alle Daten zum Event im Blick, organisieren die wichtigsten Planungsschritte mit Hilfe von Aufgaben, sind stets auf dem Laufenden über den Anmeldestatus der Teilnehmer, verschicken eventspezifische E-Mails und erstellen komfortabel Rechnungen.

In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie für die Planung solch eines Events vorgehen.

Voraussetzungen

Zielgruppen: Anwender
Hinweis:

Diese Anleitung deckt alle grundlegenden Schritte für die Planung ab. Antworten zu speziellen Anwendungsfällen finden Sie in unserem FAQ, das wir für Sie bald bereit stellen. Oder Sie sprechen uns einfach an!

Vertrieb & Marketing: Events

Was sind öffentliche Events in 1CRM?

Öffentliche Events sind Veranstaltungen wie Seminare, die Sie in Ihrem Unternehmen oder an einer externen Location planen und zu der Sie Teilnehmer sowie ggf. Trainer einladen.

Beispiel eines öffentlichen Events

Folgende Konstellation können Sie mit Hilfe von 1CRM umsetzen:

Sie sind ein Software-Unternehmen, das alle drei Monate ein Seminar zur Zertifizierung als Requirements Engineer anbietet. Sie werben für das Webinar auf Ihrer Website und auch Anmeldungen nehmen Sie über die Website an. Einer Ihrer Mitarbeiter führt das Seminar durch. Sie lassen höchstens 20 Teilnehmer zu. Es gibt verschiedene Preise, je nachdem wie früh die Teilnehmer buchen. Die Zertifizierung führt Ihr Mitarbeiter ebenso durch und sendet die Zertifikate an die erfolgreichen Teilnehmer.

Wichtige Datensätze in 1CRM für öffentliche Events

DatensatzBeschreibung
LieferantExterner Trainer, der das Seminar, die Schulung oder den Workshop hält
ProduktSeminar, Schulung, Workshop usw. des Trainers mit Kosten und Verkaufspreis

Fungiert als Rahmenvertrag mit dem Trainer

1. Event anlegen

Vertrieb & Marketing: Events

Sie haben 3 Möglichkeiten ein Event zu erstellen:

  1. Sie erstellen das Event direkt in 1CRM.
  2. Sie kopieren ein vergangenes Event.
  3. Sie erstellen das Event auf Ihrer Website und übertragen es per Schnittstellen an 1CRM.

1 Event in 1CRM erstellen

Gehen Sie zu Vertrieb & Marketing > Events und klicken Sie im Schnellmenü auf Neues Event. Alternativ wählen Sie im Schnellmenü Event-Liste und klicken auf Neu:

2 Event kopieren

Wenn Sie bereits ein ähnliches Event in 1CRM in der Vergangenheit geplant haben, können Sie dieses Event als Vorlage kopieren. Wählen Sie das Event und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Kopieren:

Folgende Informationen werden übernommen:

  • Sessions
  • Aufgaben innerhalb Session
  • Tickets
  • Normale Aufgabe im Event
  • Erinnerungen

3 Event über Schnittstelle nach 1CRM übertragen

Sie können Events auf Ihrer Website erstellen (z. B. auf einer WordPress-Website) und über eine Schnittstelle an 1CRM übermitteln. Das Event wird dort automatisch angelegt. In 1CRM führen Sie anschließend die restlichen Planungsschritte durch. Um mehr darüber zu erfahren, sprechen Sie uns einfach an!

4 Eventtyp wählen

Geben Sie dem neuen Event einen Namen und wählen Sie als Eventtyp die Option Öffentliche Seminare oder Trainings:

5 Weitere Optionen ausfüllen

Füllen Sie weitere Optionen für Ihr Seminar aus wie z. B. Start- und Enddatum oder Beschreibung. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit Sichern.

Ergebnis

Das neue Event wurde erstellt. Um alle wichtigen Aufgaben zum Event zu organisieren und zu überblicken, haben Sie im unteren Bereich des Events verschiedene Subpanels:

1CRM: Event Überblick

2. Event bewerben

Damit Sie Kunden für Ihr Event gewinnen, sollten Sie das Seminar bewerben. Gestalten Sie beispielsweise mit dem grafischen E-Mail-Editor von 1CRM Ihre Einladungen entsprechend Ihrer Corporate Identity. Selektieren Sie Teilnehmer aus ähnlichen Veranstaltungen mit entsprechenden Interessenschwerpunkten. Oder nutzen Sie Chancen, um potenzielle Teilnehmer zu erkennen.

1 Einladungen gestalten

In Home > E-Mails > Vorlagen können Sie E-Mail-Vorlagen mit dem Newsletter Editor gestalten und so optisch aufwändige E-Mails an Ihre Zielgruppen versenden:

2 Teilnehmer nach Interessen selektieren

Nutzen Sie vergangene Teilnehmer und ihre Seminar-Vorlieben, um gezielt Werbe-E-Mails für Ihr nächstes Event zu versenden. Über einen Quick Filter filtern Sie die gewünschten Teilnehmer, erstellen eine Zielkundenliste und anschließend eine Kampagne mit der Zielkundenliste als Empfänger:

3 Chancen nutzen

Nutzen Sie Chancen, um Umsatzpotenziale und mögliche Teilnehmer für das Event zu erkennen. Mehr über Chancen erfahren Sie in Neue Chance anlegen.

3. Produkt erstellen

Faktura & Logistik: Produktkatalog
Hinweis:

Wenn Sie das Seminar selbst halten und keinen externen Trainer einladen, brauchen Sie auch kein Produkt inkl. Trainer für das Seminar zu erstellen und können weiter zum Abschnitt 4. Ticket erstellen übergehen.

Ein Produkt ist das öffentliche Seminar, die Schulung oder das Training, das Sie oder ein externer Trainer halten. Sie geben hier an, wer der Trainer ist, wie viel das Seminar für Sie selbst kostet und wie hoch der Verkaufspreis ist. 1CRM erlaubt es in diesem Kontext ebenso, das Produkt beim Trainer zu bestellen und es in eine Eingangsrechnung mit Spesen zu übernehmen.

1 Seminar erstellen

Gehen Sie zu Faktura & Logistik > Produktkatalog und wählen Sie im Schnellmenü Neues Produkt. Geben Sie dem Produkt einen Namen und wählen Sie als Kategorie die Option Events:

2 Daten zum Seminar ausfüllen

Um später problemlos Rechnungen zu erstellen, sind die Kosten und Preise des Seminars wichtig. Außerdem ist der Lieferant von Bedeutung. Dazu erfahren Sie im nächsten Schritt mehr. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit Sichern:

4. Trainer erstellen

Über das Modul Lieferant können Sie Trainer und Dozenten verwalten, die Sie zu Ihrem Seminar einladen. Lieferanten sind Firmen vom Typ Lieferant.

1 Lieferant beim Produkt erstellen oder zuweisen

Gehen Sie zu Faktura & Logistik > Produktkatalog und öffnen Sie das zuvor erstellte Seminar. Im unteren Bereich finden Sie das Subpanel Lieferanten. Erstellen Sie einen neuen Lieferanten oder ordnen Sie einen bestehenden Lieferanten dem Seminar zu:

2 Lieferant bei Firmen erstellen

Alternativ gehen Sie zu Vertrieb & Marketing > Firmen und wählen im Schnellmenü Neue Firma. Füllen Sie alle gewünschten Optionen aus und wählen Sie als Typ Lieferant.

5. Tickets erstellen

Vertrieb & Marketing > Events > [Event öffnen]: Subpanel: Buchbare Tickets

Um am öffentlichen Event teilzunehmen, muss ein Teilnehmer ein Ticket erwerben. Sie können ein Ticket mit einem Produkt verknüpfen, damit automatisch der Verkaufspreis des Produkts für das Ticket übernommen wird. Das ist nützlich, wenn ein externer Trainer das Seminar hält.

Wenn Sie das Event von Ihrer Website nach 1CRM übertragen haben, werden auch die dort erstellten Tickets nach 1CRM übernommen. Allerdings sind diese mit keinem Produkt verknüpft. Sie erstellen also entweder in 1CRM die Tickets für das neue Event oder passen die von Ihrer Website übernommenen Tickets in 1CRM an.

1 Ticket neu in 1CRM erstellen

Gehen Sie zu Vertrieb & Marketing > Events und öffnen Sie Ihr Event. Im unteren Bereich des Events finden Sie das Subpanel Buchbare Tickets. Klicken Sie dort auf Neu:

2 Ticketdaten ausfüllen

Füllen Sie die Optionen zum Ticket aus und bestätigen Sie Ihre Änderungen mit Sichern.

Hinweis:

Wenn Sie das Ticket mit einem Produkt verknüpfen, werden die Optionen zu Kosten und Preisen ausgegraut, da diese Daten aus dem Produkt gezogen werden.

Das Ticket wurde erstellt. Wenn Sie kein Produkt im Ticket verknüpft haben, wird der Preis und die Beschreibung des Tickets in die später zu erstellende Rechnung übernommen. Wenn ein Produkt verknüpft ist, wird der Preis und die Beschreibung aus dem Produkt in der Rechnung übernommen.

Es ist auch möglich, mit Preislisten zu arbeiten und damit unterschiedliche Preise für Kunden zu berechnen. Wenn ein Kunde ein oder mehrere Tickets erwirbt und Sie eine Rechnung erstellen, wird die Preisliste angewendet und der angepasste Preis für das Seminar berechnet.

6. Aufgaben erstellen

Vertrieb & Marketing > Events > [Event wählen]: Subpanel: Aufgaben
Tipp:

Erstellen Sie sich eine Übersicht über die Aufgaben, die Ihnen zugeordnet sind, auf Ihrem Dashboard , indem Sie das Dashlet Meine Aufgaben einbinden.

Um das öffentliche Event zu organisieren, erledigen Sie verschiedene Aufgaben. Beispielsweise erstellen Sie Namensschilder oder bereiten den Seminarraum vor. Sie können in 1CRM diese Aufgaben mit Start- und Enddatum, Priorität, Status und Bearbeiter erstellen. Es ist ebenso möglich, Erinnerungen für die Aufgaben zu definieren.

1 Aufgabe erstellen

Gehen Sie zu Vertrieb & Marketing > Events und öffnen Sie Ihr Event. Im unteren Bereich des Events finden Sie das Subpanel Aufgaben. Klicken Sie dort auf Neu:

2 Aufgabe definieren

Füllen Sie die Optionen zur neuen Aufgaben aus und bestätigen Sie Ihre Änderungen mit Sichern.

7. Teilnehmer verwalten

Tipp:

Nutzen Sie Dashboards für anstehende Aufgaben, Termine und Anrufe in Ihrem Event.

Sobald Anmeldungen eintreffen, brauchen Sie eine Übersicht über die Teilnehmer. Sie erstellen die Teilnehmer entweder direkt in 1CRM oder lassen sie über die Schnittstelle Ihrer Website übertragen. Ebenso ist es ratsam, Erinnerungsmails an die Teilnehmer zu senden. Um E-Mails an Ihre Teilnehmer schnell und einfach zu versenden, erstellen Sie E-Mail-Vorlagen, in denen Sie mit Variablen arbeiten, sodass beispielsweise der Teilnehmername entsprechend ersetzt wird.

1 Teilnehmer zuordnen

Gehen Sie zu Vertrieb & Marketing > Events und öffnen Sie Ihr Event. Im unteren Bereich des Events finden Sie das Subpanel Teilnehmer. Klicken Sie dort auf Neu und füllen Sie alle Daten zum Teilnehmer wie Event und erworbenes Ticket aus.

Hinweis:

Teilnehmer sind Kontakte, Firmen oder Interessenten, die bereits in 1CRM gespeichert sind. Sie können in diesem Schritt keine neuen Datensätze anlegen, sondern nur bestehende Datensätze zuordnen.

2 Duplikate zusammenführen

In einem Kontakt und einer Firma werden potenziell ähnliche Kontakte bzw. Firmen angezeigt. Um die Reinheit der Daten sicherzustellen, können Sie diese Duplikate zusammenführen. Um mehr über Kontakte zu erfahren, lesen Sie Kontakte verwalten.

3 Teilnehmer als bestätigt kennzeichnen

Öffnen Sie Ihr Event. Unter dem Subpanel Teilnehmer finden Sie alle Anmeldungen. Sie können den Status des Teilnehmers ändern.

Hinweis:

Wenn Sie Anmeldungen an das Event über Ihre Website annehmen und eine Schnittstelle zu 1CRM eingerichtet ist, wird der Status Bestätigt automatisch gesetzt und E-Mails zur Teilnahmebestätigung automatisch verschickt.

4 E-Mail-Vorlagen erstellen

Gehen Sie zu Home > E-Mails und wählen Sie im Schnellmenü Neue Vorlage. Schreiben Sie unter Nachricht den Text der E-Mail. Über  Einfügen Variable können Sie Variablen einfügen, die wie Platzhalter agieren und vor dem Versenden automatisch im Text ersetzt werden. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit Sichern:

Diese Vorlage lässt sich als Bestätigungs-E-Mail für die Teilnehmer nutzen.

5 Erinnerungsmail senden

Gehen Sie zu Vertrieb & Marketing > Events und öffnen Sie Ihr Event. Im unteren Bereich des Events finden Sie das Subpanel Erinnerungen. Klicken Sie dort auf Neu. Definieren Sie, wann die E-Mail versendet und welche Vorlage verwendet werden soll. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit Sichern:

Hinweis:

Es ist auch möglich, nur einzelne Teilnehmer zu benachrichtigen oder die E-Mail ohne Vorlage zu schreiben. Gehen Sie dafür einfach zu Vertrieb & Marketing > Events und wählen Sie im Schnellmenü Teilnehmer. Markieren Sie die gewünschten Teilnehmer und wählen Sie die Aktion  E-Mail an Kunden.

6 Teilnehmerliste exportieren (CSV-Datei)

Gehen Sie zu Vertrieb & Marketing > Events und wählen Sie im Schnellmenü Teilnehmer. Öffnen Sie die Registerkarte Quick Filter und wählen Sie unter Event das Seminar, von dem Sie die Teilnehmer exportieren möchten. Klicken Sie auf Filter anwenden. Markieren Sie alle Teilnehmer und klicken Sie anschließend auf Aktionen und dann auf Export:

Eine Meldung zum Download einer CSV-Datei erscheint.

8. Event abschließen

Zum Abschließen des Events gehört es, Rechnungen oder Zertifikate an die Teilnehmer zu versenden. Außerdem können Sie Feedback zum Seminar einholen.

1 Rechnungen erstellen

Gehen Sie zu Vertrieb & Marketing > Events und öffnen Sie Ihr Seminar. Im Subpanel Teilnehmer können Sie bei jedem Teilnehmer eine Rechnung erstellen oder die erstellte Rechnung ansehen:

Wenn Sie eine Rechnung erstellen, werden die Daten des Teilnehmers automatisch übernommen. Außerdem wird das Ticket in der Rechnung unter Positionen eingefügt. Wenn Sie mit Preislisten arbeiten, werden diese Preislisten beim Kunden angewandt.

2 Liste mit erfolgreichen Teilnehmern erstellen

Erstellen Sie eine MS Word-Datei mit Text als RTF-Vorlage für die E-Mail. Gehen Sie dann zu Vertrieb & Marketing > Teilnehmer. Filtern Sie die Ansicht gemäß Ihrem Event und wählen Sie die Teilnehmer, die ein Zertifikat erhalten sollen. Wählen Sie unter Aktionen die Option Serienbrief:

Wählen Sie Ihre erstellte RTF-Vorlage. Nach dem Sichern öffnet sich MS Word mit allen zertifizierten Teilnehmern. Sie können diese Liste nutzen, um die Zertifikate außerhalb von 1CRM anzufertigen, vom Trainer unterschreiben zu lassen und den Teilnehmern persönlich zu übergeben.

3 Reports erstellen

Mithilfe von Reports erfahren Sie, welcher Trainer den höchsten Gewinn für Sie erzielt oder welche die best besuchten Events waren.

4 Feedback einholen

Im Self-Service-Bereich können eingeloggte Benutzer das abgeschlossene Event bewerten. Dafür füllen sie ein Formular aus, das Sie für jedes Event zum Einholen von Feedback verwenden können. Die eingegebenen Daten werden mit 1CRM synchronisiert und lassen sich dort auswerten. In diesem Kontext sind auch Erinnerungsmails an die Teilnehmer möglich, damit sie per Link auf das Feedback-Formular geleitet werden.

Die hier angesprochenen Funktionen zum Feedback-Formular sind keine Standard-Funktionen von 1CRM, sondern werden durch uns in Absprache mit Ihnen realisiert. Sprechen Sie uns gern an, wenn Sie mehr darüber erfahren möchten!