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Self-Service-Portal für Event-Teilnehmer

Es ist möglich, 1CRM mit Wordpress zu verbinden und dadurch ein Self-Service-Portal in Form einer Website zu bieten. Event-Teilnehmer können das Portal nutzen, um beispielsweise Events zu buchen oder zu stornieren. Das Self-Service-Portal ist insbesondere für das Anbieten offener Seminare geeignet und automatisiert Verwaltungsabläufe, die sonst aufwändig über Telefon oder E-Mail abgewickelt werden müssten.

In dieser Anleitung erfahren Sie, welche Möglichkeiten Ihnen das Self-Service-Portal bietet und wie Teilnehmer Zugang zu dieser Website erhalten.

Voraussetzungen

Zielgruppen: Anwender
Produkte: CRM Events Online
Hinweis:

Das Self-Service-Portal ist Teil von 1CRM Events Online, einer Erweiterung für WordPress. Wenn Sie mehr über 1CRM Events Online erfahren wollen, werfen Sie einen Blick auf die Erweiterungsbeschreibung 1CRM Events Online. Wenn Sie einen Shop mit WooCommerce betreiben, lässt sich dieser Shop auch an das Self-Service-Portal anbinden.

Was ist das Self-Service-Portal?

Das Self-Service-Portal ist eine Website, über die angemeldete Benutzer Events buchen und stornieren können. Durch die automatisierten Abläufe werden Eventveranstalter entlastet.

Folgende Funktionen bietet das Portal für Benutzer:

  • Registrierung auf dem Self-Service-Portal über ein Formular
  • Kundendaten einsehen und bearbeiten
  • Event-Buchungen einsehen und bearbeiten

Das Self-Service-Portal ist über eine Schnittstelle mit 1CRM verbunden, sodass Änderungen an Events oder die Buchungen nach 1CRM übertragen werden. Gleichzeitig übernimmt das Self-Service-Portal Aktualisierungen aus 1CRM ebenfalls. Welche Daten sich in welche Richtungen austauschen lassen, erfahren Sie in der Anleitung Synchronisierung von Events zwischen WordPress und 1CRM.

Zugang zum Self-Service-Portal bereitstellen

Alle buchbaren Events sind bereits ohne Registrierung auf dem Self-Service-Portal sichtbar. Sobald ein Teilnehmer ein Event buchen will, muss er sich auf dem Portal registrieren. Die Registrierung erfolgt in wenigen Schritten.

1 Per Formular registrieren

Auf dem Self-Service-Portal befindet sich ein Formular auf jeder Veranstaltungs-Detail-Seite, über das sich ein Teilnehmer registrieren kann. Die Felder des Formulars können über Veranstaltungen > Formulareditor im WordPress-Backend selbst definiert werden.

Registrierung und Buchung in einem Schritt

Die neu Registrierung und die Buchung einer Veranstaltung lassen sich auch in einem Schritt durchführen.

Nachdem sich ein Teilnehmer registriert hat, erhält er eine E-Mail mit Passwort und Benutzername.

2 Mit Daten anmelden

Mit den per E-Mail erhaltenen Daten meldet sich der Teilnehmer entweder über Webshop > Mein Konto, oder auf der Veranstaltung selbst an.

Ergebnis

Nun kann der angemeldete Benutzer Events buchen. Im Self-Service-Portal registrierte Benutzer sind in 1CRM automatisch als Firmen und Kontakte hinterlegt.

Eventfunktionen des Portals

Um die angebotenen Events oder eine Übersicht über die gebuchten Events zu sehen, nutzen Sie die Funktion Veranstaltungen bzw. Veranstaltungen > Meine Buchungen  im Hauptmenü.

Nähere Informationen finden Sie im Abschnitt Buchungen (Administrative Funktionen des Portals).

Administrative Funktionen des Portals

Um Kontodaten einzusehen oder zu bearbeiten sowie einen Überblick über Buchungen, Bestellungen und Rechnungen zu erhalten, nutzen Sie die Funktion Mein Konto im Hauptmenü.

Dashboard

Auf dem Dashboard kann der angemeldete Benutzer sein Passwort ändern.

Buchungen

Unter Buchungen werden alle Anmeldungen an Events angezeigt. Folgende Daten erhalten Sie zu einem Event:

Hinweis:

Wenn ein Event storniert wird, wird eine Stornierungsbestätigung automatisch per Mail an den Teilnehmer sowie Veranstalter gesendet.

FunktionBeschreibung
VeranstaltungVerlinkt auf die Event-Webseite im Self-Service-Portal
DatumDatum, wann das Event stattfindet
PlätzeAnzahl der gebuchten Plätze
StatusFreigegeben: Event findet statt und Teilnehmer ist angemeldet

Abgelehnt: Event wurde vom Teilnehmer abgesagt

Abgesagt: Event wurde vom Veranstalter abgesagt

Abbrechen: Event stornieren

Prozess bei Buchung auf dem Self-Service-Portal

Wenn ein Teilnehmer ein Ticket für ein Event gekauft hat, geschieht Folgendes:

  • 1CRM erstellt automatisch eine Verknüpfung zum Ticket bei der Eventanmeldung/Teilnehmer im CRM.
  • 1CRM erstellt automatisch eine Verknüpfung zum Kontakt bei der Eventanmeldung.
  • 1CRM erstellt automatisch eine Verknüpfung zum Event bei der Eventanmeldung.
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