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Kontakte verwalten

Ein Kontakt ist eine Einzelperson, die mit Ihrem Unternehmen in geschäftlicher Beziehung steht – üblicherweise ist ein Kontakt Ihr Ansprechpartner bei einem Kunden.

Voraussetzungen

Zielgruppen: Anwender
Vertrieb & Marketing: Kontakte

Das Kontakt-Modul in 1CRM

Das Kontakt-Modul verfügt über eine Druck- und eine PDF-Option unter dem DropDown-Menü Action. Im oberen Bereich des Hauptfensters befindet sich das Hilfssymbol auf der Titelleiste gefolgt von einer Suchfunktion und einer Liste aller oder ausgewählter (per Suche) Kontakte. Die Kontakt-Liste kann mit einem Klick auf einen beliebigen Spalten-Titel, der über ein Symbol verfügt, sortiert werden. Ein Klick auf einen bereits markierten Spalten-Titel dreht die Sortierungsreihenfolge um.
Die Kontakt-Liste wird mehrseitig, wenn sie über mehr Elemente verfügt, als auf dem Bildschirm angezeigt werden können. Über Steuerelemente können Sie zum Anfang oder Ende der Liste bzw. vor oder zurück zu gelangen. Ein Klick auf einen beliebigen Kontakt in der Liste zeigt Detail-Informationen zu diesem Kontakt an.
Über die „Neu“-Schaltfläche können Sie einen neuen Kontakt erstellen. Über „Neu von Visitenkarte“ lassen sich in einem Rutsch Informationen zu Kontakt und Firma anlegen und zusätzlich eine Chance und ein Termin erzeugen.
Über die Import-Verknüpfung lassen sich Daten bspw. aus Salesforce, SugarCRM oder ACT! importieren.

Google Maps Integration

In der Kontakt- (und Firmen, Interessenten oder Zielkunden)Detail-Ansicht sehen Sie ein Symbol auf der rechten Seite jeder angezeigten Adresse.

Klicken Sie auf das Symbol, damit sich das Google-Maps-Fenster im oberen Bereich des 1CRM-Bildschirms öffnet. Das Google-Maps-Display ist anfangs auf die Adresse aus info@hand eingstellt und voll navigationsfähig.

CRM Dokumentation: Die Massenaktualisierung im Kontakt-Moduk

Emailen von Kontakten: Ad Hoc Massen E-Mail

Sie können eine gefilterte (nach Kategorien oder Ihren individuellen Wünschen gefilterte) Kontakt-Liste in der Listen-Ansicht verwenden, um eine Ad Hoc Massen E-Mail vorzubereiten.

Schritt für Schritt Anleitung

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Klicken Sie auf die Schaltfläche Actions > E-Mail an Kontakte, wenn die Kontakte, denen Sie E-Mail versenden möchten angezeigt werden (es können maximal 200 ausgewählt werden).

Nun öffnet sich ein Formular zur Erstellung einer E-Mail mit der E-Mail-Adresse aller Kontakte, die zur BCC-Line hinzugefügt wurde.

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Wählen Sie nun eine E-Mail-Vorlage aus oder verfassen Sie den Text Ihrer E-Mail, fügen Sie einen „AN“-Namen hinzu und klicken Sie auf Senden.

Es wird nur eine E-Mail versendet und nicht eine für jeden Kontakt – nutzen Sie keine Vorlage (Template) mit personalisierten Feldern wie $contact_prename, da diese nicht für jeden Rezipienten personalisiert werden.

Blitz-Kampagnen (Kampagnen-Schnellerstellung)

Das Blitz-Kampagnen-Feature in den Kontakt- und Interessenten-Massen-Update-Panels erlaubt dem Benutzer personalisierte E-Mails an mehrere ausgewählte Kontakte oder Interessenten auf einmal zu versenden.

Blitz-Kampagnen nutzen die standardmäßige 1CRM Kampagnen-Funktion allerdings ohne dass der Benutzer manuell alle individuellen Schritte durchführen muss, um eine Kampagne oder Zielkunden-Liste zu erstellen.
Blitz-Kampagnen reihen alle ausgehenden E-Mail-Nachrichten in eine Warteschlange ein und beruhen auf dem Scheduler-Task E-Mail Kampagnen versenden, um diese E-Mails zu verschicken, ganz so, wie es bei Standard-Kampagnen üblich ist.

Blitz-Kampagnen-Nachrichten (genau wie Standard-Kampagnen-Nachrichten) unterscheiden sich von E-Mails, die mit den Schaltflächen „E-Mail Interessenten “ und „E-Mail Kontakte“ versendet werden. Es kann eine Personalisierung pro Empfänger erfolgen und das Kampagnen-Tracking zeigt den aktuellen Status der Kampagne.

Schritte vor der Kampagnen-Blitzerstellung

Schritt für Schritt Anleitung

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Bereiten Sie zunächst eine E-Mail-Vorlage (Template) vor. Dieses kann Standardmäßige Vorlagen-Variablen enthalten, wie etwa $contact_Vorname, um die Nachricht mit den spezifischen Details des Rezipienten zu personalisieren. Bpsw. so:
Hallo $contact_Vorname, …
Die E-Mail-Vorlage kann auch solche Variablen enthalten, die die Nachricht mit dem Namen, dem Titel oder der Signatur des 1CRM-Benutzers personalisiert verschickt.
  • Wir danken für Ihr Interesse an unseren Produkten. Mein Name ist [SENDER_PRENAME] [SENDER_LASTNAME]; und ich bin ein [SENDER_TITLE] in unserem Unternehmen.
  • Mit besten Grüßen,
  • [SIGNATURE]

E-Mail-Vorlagen können derart vorbereitet werden, um verschiedene Stadien des Interessenten-Qualifikations-Prozesses zu reflektieren, bspw. „Willkommen als neuer Website Besucher“. Follow-Up Nachrichten, Verworfene Lead-Nachrichten, etc. können damit zu einem späteren Zeitpunkt für andere Interessenten oder Kontakte wiederverwendet werden. Benutzer aus dem Vertrieb können dann Interessenten oder Kontakte nach Status in der Listen-Ansicht filtern, alle Reporte auswählen und eine Blitz-Kampagne vom Massenaktualisierungspanel versenden, während Sie die Information im Statusfeld gleichzeitig aktualisieren.

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Stellen Sie sicher, dass Sie wenigstens eine Gruppen-Mailbox-Einstellung mit möglichen Aktionen auf Bounce Handling und die Mailbox auf Active Box festgelegt haben. Um eine angebrachte Mailbox einzustellen, gehen Sie zu Administration > Gruppen Eingangsboxen.

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Senden von Blitz-Kampagnen-E-Mails: Wählen Sie in der Interessenten- oder Kontakt-Listen-Ansicht den gewünschten Rezipienten aus.

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Klicken Sie im Aktionen-Menü auf die Schaltfläche Kampagnen Schnellerstellung.

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Wählen Sie nun die Kampagnen-E-Mail-Vorlage und eine Kampagnen-Mailbox aus. Die Auswahl zeigt lediglich die Gruppen-Mailboxen, die passend für Bounce Handling festgelegt wurden.

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Klicken Sie schließlich auf die Schaltfläche Kampagne ausführen, um mit der Kampagne zu beginnen.

Alle Blitz Kampagnen-Nachrichten werden mit dem „Von Namen“ des momentanen info@hand-Benutzers ausgegeben. Allerdings wird die „Von Adresse“ von der ausgewählten Kampagnen-Mailbox „Von Adresse“ übernommen. Daher können E-Mails auftreten, die von „Jane Doe“ stammen und <sales@company.com> als Absendeadresse beinhalten.

Wurde der periodische Scheduler-Task „Kampagnen-E-Mails senden“ ausgeführt, werden alle Nachrichten im Kampagnen-Report im „Gesendet“ -Panel aufgeführt. Alle Rückantworten, Rücktrittsklauseln und Bounces werden anschließend aufgezeichnet. Sollten Sie nicht auf den Start des Scheduler Tasks warten wollen, können Sie die augenblickliche Versendung der Blitz-Kampagne forcieren, indem Sie dem folgendem Weg folgen: Administration > Scheduler und dann denn Task manuell ausführen. Ganz gleich welchen Weg Sie gehen, die Blitz-Kampagnen-Nachrichten werden zum E-Mail-Verlauf des Rezipienten hinzugefügt und können damit nach ihrem jeweiligen Thema erkannt werden.

Um später die Rezipienten-Liste einer Blitz-Kampagne einzusehen oder wiederzuverwenden, gehen Sie zu Kampagnen > Zielkunden-Listen, um die Zielkunden-Liste zu finden, die automatisch von allen ausgewählten Empfängern erstellt wurde. Diese Zielkunden-Liste kann für Standard-Kampagnen wiederverwendet oder genutzt werden, um Zielkunden manuell zu Ihren Newsletter-Anmeldungen hinzuzufügen.

Nach der erfolgreichen Erstellung öffnet sich die neu erstellte Kampagne und zeigt alle ausgehenden Nachrichten, die in der Warteschlange der ausgehenden Nachrichten kreiert wurde.

Serienbrief mit RTF-Vorlage

Eine weiter nützliche Funktion einer gefilterten Kontakt-Liste ist die Möglichkeit zur Durchführung eines Seriendrucks.

Schritt für Schritt Anleitung

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Filtern Sie die Kontakt-Liste wie gewünscht.

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Wählen Sie die benötigten Kontakte und klicken Sie auf die Schaltfläche Actions > Serienbrief.

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Nun können Sie nach einer Seriendruck-Vorlagen-Datei suchen (Voraussetzung ist das RTF-Dateiformat – Kurzform für Rich Text Format).

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Haben Sie eine Vorlage ausgewählt, klicken Sie auf die Schaltfläche Seriendruck. Nachdem 1CRM den Prozess beendet hat, erhalten Sie eine neue Download-Datei in Ihrem Browser.

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Speichern Sie nun die Datei, laden Sie sie in Ihren favorisierten Textverarbeiter wie etwa Microsoft Word oder Pages für Mac und drucken Sie die Datei. Der Seriendruck enthält x Kopien des Original-Dokuments, wobei x für die ursprüngliche Anzahl der ausgewählten Kontakte steht.

Seriendruck-Vorlagen können Einstiegsmarkierungen für personalisierte Felder enthalten, wie Namen oder Adressen von Kontakten, an die Sie den Brief richten wollen (dies funktioniert auch für Interessenten). Diese Vorlagen werden bestenfalls in Microsoft Word erstellt und im RTF-Datei-Format gespeichert. Sie können Logos, links- und rechts-bündigen Text, mehrere Schriftarten, Aufzählungszeichen sowie fetten oder kursiven Text enthalten, um die Erstellung von attraktiven Dokumenten zu ermöglichen. Jeder Seriendruck in Microsoft Word benötigt außerdem spezielle Markierungen, um Anfang und Ende des eingeschobenen Dokumenten-Teils hervorzuheben.

Export von Visitenkarten

Sie können die Kontakt-Listen-Ansicht nutzen, um eine Gruppe von Visitenkarten für mehrere ausgewählte Kontakte zu exportieren.

Schritt für Schritt Anleitung

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Wählen Sie die Kontakte, die Sie als vCard exportieren möchten.

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Klicken Sie auf die Schaltfläche Actions >Visitenkarte exportieren.

Ergebnis

Eine Datei mit dem Namen ExportvCards.zip, die alle vCards enthält, wird vom Browser heruntergeladen.