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Eigene PDF-Vorlagen erstellen

Mit dem PDF Form Designer der Enterprise Edition lassen sich die Elemente aller PDFs des CRM-Systems beliebig abändern oder gar komplett neu erstellen. So ist es bspw. möglich, die Schriftart oder -Farbe zu ändern oder die Position des Logos zu wechseln. In dieser Anleitung erfahren Sie anhand von einem Beispiel, wie das funktioniert.

Voraussetzungen

Zielgruppen: Admin
Produkte: Enterprise Edition

Schnellanleitung

  1. Standard-PDF im PDF Form Designer der Administration kopieren.
  2. Elemente nach belieben anpassen.
  3. Neues PDF sichern.
  4. PDFs im jeweiligen Modul auswählen und verwenden.

Der PDF Form Designer ist nur in der Enterprise Edition verfügbar.

Administration > Studio: PDF Form Designer

Bestehende PDF-Vorlage kopieren und abändern

Administration > Studio: PDF Form Designer

Grundsätzlich lassen sich PDF-Vorlagen mit dem PDF Designer auch komplett neu erstellen. Allerdings ist dies sehr aufwendig, da man sich alle Felder zusammenklicken muss.

Schritt für Schritt Anleitung

1 Zum PDF Form Designer wechseln

Wechseln Sie zum PDF Form Designer über Administration > Studio > PDF Form Designer.

2 Vorlage auswählen und kopieren

Wählen Sie bspw. die PDF-Vorlage Standard Rechnung aus und klicken Sie auf Kopieren.

Da es sich hierbei um Standard-PDFs des CRM-Systems handelt, lassen sich diese nicht direkt abändern sondern lediglich kopieren und dann anpassen.

3 Name der Vorlage vergeben

Wählen Sie anschließend einen neuen Namen, bspw. angepasste Rechnung.

4 Reihenfolge festlegen

Geben Sie bspw. den Wert 1 bei Reihenfolge an, damit dieses Dokument bei der Auswahl später im Modul als erstes angezeigt wird.

5 Seitenabstände festlegen

Wählen Sie wenn gewünscht individuelle Seitenabstände für links, rechts, oben und unten. Wenn diese Felder freigelassen werden, verwendet 1CRM die Systemstandards, die unter Administration > System Einstellungen > PDF Seitenabstände definiert sind.

6 Elemente im PDF anpassen

Ziehen Sie nun mit gedrückter Maustaste per Drag-and-Drop die Elemente in die gewünschten Bereiche. Per Klick auf ein bestehendes Element, werden verschiedene Funktionen sichtbar. So können bspw. Elemente gelöscht, der Name oder die Schriftart geändert oder die Datenquelle geändert werden.

Neue Elemente hinzufügen

Sie können über den PDF Form Designer beliebige Texte, Bilder und Datenfelder per Klick hinzufügen und konfigurieren. Um Dokumentbereiche abzutrennen, können Sie zusätzlich Trennlinien hinzufügen, deren Stärke und Länge sich individuell festlegen lassen.

Neue Elemente am Beispiel einer Überschrift hinzufügen

1 Position des neuen Elements festlegen

Klicken Sie in einen leeren Bereich der PDF-Vorlage, um sie mit einem neuen Element bspw. einer Unterschrift zu ergänzen.

2 Elementtyp auswählen

Die Unterschrift z. B. ist im Benutzerprofil als Bild hinterlegt. Klicken Sie deshalb auf die Schaltfläche Bild.

Ein Bild-Platzhalter wird an die gewählte Stelle positioniert. Die Größe lässt sich per Ziehen mit der Maus verändern.

3 Bild-Element konfigurieren

Klicken Sie anschließend auf den neu erstellten Bild-Platzhalter.

Ein Pop-Up öffnet sich nun, indem Sie nun das gewünschte Bild hinzufügen können.

4 Benutzer-Unterschrift auswählen

Wählen Sie die Schaltfläche Benutzer-Unterschrift.

Benutzer-Unterschrift einpflegen

Die Benutzer-Unterschrift wird unter Benutzer > Allgemeines hinterlegt.

Die im Benutzerprofil hinterlegte Unterschrift wird automatisch hinzugefügt und als Vorschaubild angezeigt.

5 Speichern

Speichern Sie die Bild-Konfiguration.

Ergebnis

Die fertige PDF-Vorlage des PDF Designers verwenden

PDF-Vorlage verwenden

Faktura & Logistik: Rechnungen

PDF-Vorlagen können Sie für jegliche PDF-Dokumente verwenden. Wie Sie die Vorlage verwenden, erklären wir am Beispiel einer Rechnungsvorlage.

Schritt für Schritt Anleitung

1 Rechnung auswählen

Wechseln Sie in das Rechnungsmodul und öffnen Sie eine Rechnung.

2 Auf Drucken klicken und Vorlage auswählen

Klicken Sie die Schaltfläche Drucken und wählen Sie über das DropDown PDF Vorlage verwenden die gewünschte Rechnungsvorlage aus.

3 PDF anzeigen

Klicken Sie anschließend auf Als PDF öffnen, um die PDF anzuzeigen.

4 Als PDF versenden

Um die Rechnung als E-Mail-Anhang zu verschicken, klicken Sie auf die Schaltfläche Als PDF versenden.