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Erinnerungen an Termine einrichten

Im Arbeitsalltag sind Terminerinnerungen für einen effizienten Ablauf unerlässlich. Mit 1CRM können Sie über 2 Wege die Teilnehmer eines Meetings an den Termin erinnern: per E-Mail und per Hinweis im System.
Während Sie Erinnerungs-E-Mails an alle Teilnehmer versenden können, lassen sich nur CRM-Benutzer per Hinweis, der im System angezeigt wird, erinnern. Die Terminerinnerungen werden auf Basis von Tag und Uhrzeit versandt bzw. ausgespielt. In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie Terminerinnerungen konfigurieren und insbesondere die Informationen in Benachrichtigungs-E-Mails definieren.

Voraussetzungen

Zielgruppen: Admin

An was kann ich mich erinnern lassen?

Sie können sich erinnern lassen an:

  • Meetings
  • Aufgaben
  • Anrufe

Welche Erinnerungsmöglichkeiten gibt es?

Sie haben 2 Möglichkeiten für Erinnerungen:

  1. Sie versenden eine E-Mail an alle Beteiligte des Meetings/der Aufgabe/des Anrufs.
  2. Sie richten eine Erinnerung ein, die in 1CRM als Hinweis für den Benutzer aufpoppt.

Für externe Teilnehmer wie Kunden bieten sich Erinnerungen per E-Mail an. Für Benutzer wie Kollegen und Mitarbeiter, die Zugriff auf 1CRM haben, erweisen sich Erinnerungen direkt in 1CRM als hilfreiches Arbeitsmittel.

Besondere Einstellungsmöglichkeiten für Benachrichtigungen

Administration > System Einstellungen: EMail- und Benachrichtigungseinstellungen
Hinweis:

Der Versand von E-Mail-Benachrichtigungen wird über den Zeitplaner Benachrichtigungen zu Aktivitäten versenden geregelt. Wenn E-Mails nicht versendet werden, prüfen Sie, ob der Zeitplaner korrekt funktioniert. Mehr über Zeitplaner erfahren Sie in Zeitplaner einrichten.

Sie können für jeden Anruf, jedes Meeting und jede Aufgabe entscheiden, ob Sie eine Einladung an die Teilnehmer per E-Mail versenden möchten.

Es ist aber auch möglich, Einladungen automatisch nach der Erstellung versenden zu lassen. Ebenso können Sie Benachrichtigungen automatisch versenden, wenn Datensätze Mitarbeitern zugeordnet worden sind.

1CRM: Benachrichtigungen in der Administration

Wenn Sie mit Servicefällen arbeiten, können Sie ebenfalls spezielle Benachrichtigungseinstellungen treffen. Mehr dazu erfahren Sie in Automatische E-Mail-Benachrichtigungen einrichten.

Informationen in E-Mail-Benachrichtigungen konfigurieren

Administration > E-Mail: Benachrichtigungsnachrichten bearbeiten

Standard-Felder

1CRM nutzt ein Standard-Layout für E-Mail-Benachrichtigungen. In diesem Layout sind bestimmte Informationen immer enthalten. In Terminerinnerungen für Anrufe gibt es beispielsweise Informationen zu

  • Status,
  • Startdatum & -zeit,
  • Telefon,
  • Firma und
  • Beschreibung.

Nach Bedarf können Sie weitere Felder wie z. B. den Betreff in die E-Mail-Benachrichtigung einbauen. Dabei können Sie eine E-Mail-Benachrichtigung für Anrufe anders gestalten als für Meetings oder Aufgaben.

Neue Informationen hinzufügen

Administration > E-Mail: Benachrichtigungsnachrichten bearbeiten

Wählen Sie zuerst die Art der Benachrichtigung, z. B. Anruf – Erinnerung. Anschließend haken Sie links die Felder an, die Sie hinzufügen möchten. Die Felder werden automatisch ins Layout eingefügt. Speichern Sie Ihre Änderungen:

1CRM: E-Mail-Benachrichtigungen einrichten

Terminerinnerung erstellen

Um eine Erinnerung einzurichten, finden Sie bei Meetings, Aufgaben und Anrufen die gleichen Einstellungsmöglichkeiten. Im Folgenden wird das Vorgehen beispielhaft anhand eines Anrufs erläutert.

1 Anruf erstellen

Öffnen Sie einen Datensatz, z. B. einen Kontakt. Im Subpanel Aktivitäten erstellen Sie über Neuen Anruf den geplanten Anruf.

2 Rot markierte Einstellungen ausfüllen

Geben Sie den Betreff des Anrufs ein. Der Status ist Geplant.

3 Zeitpunkt des Anrufs festlegen

Definieren Sie unter Startdatum & -zeit den Tag und die Uhrzeit des geplanten Anrufs. Die Dauer sollten Sie ebenfalls definieren.

4 Erinnerung festlegen

Wenn Sie eine Erinnerung in Form eines Popups in 1CRM anzeigen lassen möchten, stellen Sie den Zeitpunkt der Erinnerung über die Option Erinnerung ein. Wenn Sie eine Erinnerung in Form einer E-Mail versenden möchten, legen Sie den Versandzeitpunkt der Erinnerungsmail über die Option Erinnerungsmail fest.

5 Teilnehmer festlegen

Standardmäßig sind Sie als Ersteller automatisch dem Anruf zugeordnet und erhalten eine Erinnerung gemäß Ihren Einstellungen. Sie können weitere Teilnehmer dem Anruf zuordnen. Wenn der Status aller zugeordneten Teilnehmer Keine oder Akzeptiert ist, erhalten die Teilnehmer eine Terminerinnerung.

Hinweis:

Wenn ein Teilnehmer den Termin ablehnt, erhält der Teilnehmer keine Erinnerung.

6 Einladung nach dem Speichern versenden

Wenn Sie alle Informationen zum Anruf hinterlegt haben, können Sie bei Bedarf das Häkchen bei der Option Einladungen beim Speichern versenden setzen. Wenn Sie den Anruf speichern, wird direkt eine Termineinladung per E-Mail an alle Teilnehmer versendet. Über die E-Mail können Teilnehmer dem Termin zusagen oder ihn absagen.

Ergebnis

Sie haben einen neuen Anruf mit Erinnerung erstellt. Im obigen Bespiel erhält der Benutzer bauer sowohl eine Erinnerungsmail als auch eine Erinnerung in Form eines Pupups in 1CRM 10 Minuten vor dem Termin. Die Kundin Erika Bondar erhält eine Erinnerungsmail.

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