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Dokumente verwalten

Mit dem Dokumenten-Modul haben Sie mit dem CRM die Möglichkeit, Ihre Geschäftsdokumente wie Verträge oder Liefervereinbarungen hochzuladen und zu verwalten.

Voraussetzungen

Zielgruppen: Anwender
Vertrieb & Marketing: Dokumente

Das Dokumenten-Modul im Überblick

Das Dokumenten-Modul verfügt über eine Druck- und eine PDF-Funktion unter dem DropDown Menü Aktionen, sowie ein Hilfs-Symbol in der Titelbar im oberen Bereich des Hauptfensters gefolgt von einer Suchfunktion und einer Liste aller oder ausgewählter Dokumente. Die Navigationsverknüpfungen helfen Ihnen dabei, neue Dokumente zu erstellen oder zurück zur Dokumenten-Listenansicht zu gelangen.

Die Dokumentenliste kann mit einem Klick auf eine beliebige Spalte sortiert werden. Ein Klick auf eine bereits markierte Spalte dreht die Sortierungsreihenfolge um. Klicken Sie auf eine beliebige Firma, um detaillierte Informationen zu diesem Firmen-Konto zu erhalten. Fortlaufende Versionen eines Dokuments können an ein Dokumenten-Objekt innerhalb von 1CRM angehängt werden. So kann jedes Dokument mehr als einen Anhang haben. Zu jeder gegebenen Zeit wird eine der Versionen immer als aktuelle Version markiert. Dies ist auch die Version, die heruntergeladen wird, wenn der Benutzer auf die Download-Verknüpfung in der Dokumenten-Listenansicht klickt.
Das Dokumenten-Objekt beinhaltet die Kategorie und Unterkategorie, den Status (Entwurf, Wird noch bewilligt, Bewilligt oder Archiviert), welcher für die Versionen momentan genutzt wird, welche Abteilung das Dokument erstellt hat und besitzt eine Beschreibung (oder Zusammenfassung) des Dokuments und eine Liste von Keywords, die das Dokument kategorisieren.
Jede Version, die mit dem Dokument verknüpft ist, hat eine Versions-Nummer und Änderungsnotizen.
Die standardmäßige maximale Upload-Größe beträgt 20 Mbytes, was von Ihrem System-Administrator angepasst werden kann (meist innerhalb der PHP-Konfiguration des Webservers).