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Workflows im CRM einrichten

In dieser Anleitung erfahren Sie, wie man im CRM als Administrator eigene Workflows einrichten kann. So können Sie gewisse Arbeitsschritte komplett automatisieren.

Voraussetzungen

Zielgruppen: Admin
Administration > Studio: Workflow

Einfachen Workflow erstellen

Jeder Workflow ist in 3 Bereiche unterteilt: Modul & Trigger (Auslöser), Bedingung und Aktion. In der folgenden Anleitung wollen wir in Folge einer Erstellung eines Interessenten eine Aufgabe anlegen, die automatisch einem Benutzer zugewiesen wird.

Schritt für Schritt Anleitung

1

Erstellen Sie über Neu einen neuen Workflow und vergeben Sie einen beliebigen Namen.

Workflows an sich werden über einen eigenen Eintrag im Zeitplaner angestoßen. Stellen Sie sicher, dass dieser aktiviert ist und passen Sie falls nötig den hinterlegten Zeitintervall an.

2

Stellen Sie den Status auf Aktiv und wählen Sie bei Trigger Modul die Interessenten aus.

Durch Auswahl des Interessenten-Moduls erscheinen weitere Einstellungsmöglichkeiten.

3

Im DropDown Anwendung auf wählen Sie den Eintrag Nur bei neuen Datensätzen. Somit wird unser Workflow nur ausgeführt, sobald ein neuer Interessent angelegt wird.

4

Als Bedingung wählen Sie Interessent Herkunft > Bisherigen Feldinhalt überprüfen > Empfehlung. Diese Bedingung sagt nun aus, dass der Workflow nur ausgeführt wird, wenn zusätzlich zum erstellten Interessent die Interessenten-Herkunft auf Empfehlung steht.

5

Fügen Sie Eine Aufgabe erstellen als neue Aktion hinzu.

Es erscheint ein Formular als PopUp mit den Einstellungsmöglichkeiten der Aktion.

6

Stellen Sie die Aufgabe nach Belieben ein. In unserem Fall wird dem Benutzer eine Aufgabe zugeordnet, die nach 7 Tagen fällig ist und er den aktuellen Stand des Interessenten überprüfen soll.

7

Sichern Sie den Workflow. Über Start / Stopp können Sie den Workflow zwischen Aktiv und Inaktiv umschalten.

Ergebnis

Sie haben nun erfolgreich einen einfachen Workflow in 1CRM erstellt, der durch eine gefilterte Interessentenerstellung ausgelöst wird und automatisch eine Aufgabe erstellt.

Zeitgesteuerten Workflow erstellen

Mit 1CRM ist es ebenfalls möglich, zeitgesteuerte Workflows zu erstellen. Mit der folgenden Anleitung soll ein Workflow erstellt werden, der automatisch nach zwei Wochen eine E-Mail an den einer Chance zugewiesenen Benutzer verschickt, wenn sich die Verkaufsphase der Chance in diesem Zeitraum nicht verändert.

Schritt für Schritt Anleitung

1

Erstellen Sie einen neuen Workflow und wählen Sie einen Namen, stellen Sie den Status auf Aktiv und wählen Sie als Modul Chancen.

2

Wählen Sie im DropDown bei Anwendung auf den Wert Nur bei neuen Datensätzen aus.

3

Fügen Sie als Bedingung einen neuen Filter hinzu, dieser wäre in unserem Fall Verkaufsphase > Feldinhalt wurde nicht geändert. Somit wird überprüft, ob sich die Verkaufsphase geändert hat.

4

Fügen Sie die Aktion Eine Email versenden hinzu und wählen Sie Nach einer Verzögerung und 2 Wochen.

5

Füllen Sie die restlichen Felder nach Belieben aus und tragen Sie einen E-Mail-Text ein.

Ergebnis

Sie haben nun erfolgreich einen zeitbasierten Workflow erstellt, der 2 Wochen später an den Benutzer eine E-Mail versendet.