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Rechnungen im CRM verwalten

Mit dem Rechnungsmodul werden Kundenrechnungen verwaltet und organisiert. Jede Rechnung verfügt über Zahlungsbedingungen, über welche (in Kombination mit dem Rechnungsdatum) das Fälligkeitsdatum der Rechnung definiert wird. Zu jeder Rechnung ist ein Kontakt, eine Firma und eine Adresse angegeben – sowohl für die Lieferung, als auch für die Rechnung. Für jede Rechnung muss der Lieferant und die Währung ausgewählt werden.

Voraussetzungen

Zielgruppen: Anwender
Anleitungen: Angebote erstellen
Faktura & Logistik: Rechnungen

Das Rechnungsmodul in 1CRM

Jede Rechnung beinhaltet eine oder mehrere Produktgruppen. Jede dieser Produktgruppen kann ein oder mehrere Produkte (oder Produktpakete) enthalten. Für jede Gruppe können ein oder mehrere Rabatte aus den im Administrationsbereich definierten Rabatten ausgewählt werden. Versandkosten werden im Gruppen-Level der Rechnung festgelegt. Steuern, die für die Artikel in der Gruppe anwendbar sind, werden unterhalb der Gruppe aufgelistet, basierend auf den Steuerkennziffern jedes Artikels in der Gruppe.
Zu Anfang beinhaltet das Rechnungsmodul eine Liste aller oder ausgewählter Rechnungen, in der außerdem alle (über-)fälligen Rechnungen farblich hervorgehoben sind. Jede Rechnung zeigt den Originalbetrag der Rechnung sowie den momentanen Betrag an, nachdem alle Zahlungen getätigt wurden. Jede Rechnung in der Liste verfügt zusätzlich über eine Checkbox auf der linken Seite und eine Funktion im unteren Bereich des Fensters, welche zur Aktualisierung (Massenaktualisierung) eines oder mehrerer Feldwerte für alle ausgewählten Rechnungen dient.
CRM Dokumentation: Ansicht einer Rechnung
In der Rechnungsdetailansicht werden alle Informationen, die in einer Rechnung innerhalb von 1CRM enthalten sind, angezeigt –  Rechnungs- und Lieferadresse, Kontakte, Lieferanten, zu zahlende Steuern, Rabatte und Lieferkosten. Per SubPanels werden alle verbundenen Aktivitäten, wie z.B. eingehende Zahlungen im Zusammenhang mit dieser Rechnung angezeigt.

Erstellen einer Gutschrift

Die Schaltfläche Neue Gutschrift wird für die Stornierung einer Rechnung verwendet. Die aktuelle Rechnung wird durch die Erstellung einer neuen Rechnung mit negativen Stückzahlen ungültig. Beachten Sie, dass, sofern die aktuelle Rechnung als Geliefert markiert wurde, die anullierte Gutschrift ebenfalls als Geliefert markiert werden sollte. Dies stellt sicher, dass die Lagerbestände korrekt angeglichen werden.

Versenden von Produkten mit der Schaltfläche „Versenden!“

Die Schaltfläche Versenden wird verwendet, um die Produkte in der Rechnung zu versenden. Ein Klick auf diese Schaltfläche erstellt einen neuen Lieferreport mit allen Gruppen und einzelnen Elementen (line items) aus der Rechnung. Sie haben die Wahl, ob einige der Elemente entfernt werden sollen, sofern nur eine Teil der Rechnung verschickt wurde. Weitere Informationen hierzu finden Sie über das Liefermodul.

Produkte von aufgelisteten Elementen erstellen

Die Schaltfläche Produkte erstellen wird verwendet, um unterstützte Produkte aus einigen oder allen aufgelisteten Elementen in der aktuellen Rechnung zu erstellen und diese optional mit neuen oder bereits existierenden Service-Einzelverträgen  zu verknüpfen.

Erstellen eines Rechnungs- oder Abrechnungs-PDFs

Eine PDF kann unter Verwendung der Schaltfläche PDF erstellen für jede beliebige Rechnung ausgegeben werden. Rechnungen können automatisch in einem Schritt erstellt und per E-Mail versendet werden. Verfügt ein Unternehmen über mehrere Adressen, können Sie per DropDown-Box die gewünschte E-Mail-Adresse auswählen.

Zu einem Rechnungs-PDF können spezifische Hinweise im Hinweis-Feld hinzugefügt werden, genauso wie die allgemeinen Geschäftsbedingungen, welche unter Administration > Firmeninformationen definiert werden.

Eingehende Zahlungen anlegen

Schritt für Schritt Anleitung

1

Wählen Sie im SubPanel Eingangszahlungen unterhalb der Rechnung den Button neu, um eine eingegangene Zahlung zu vermerken.

2

Wählen Sie im DropDown-Menü Zahlungstyp (z.B. Banküberweisung, PayPal etc.) aus und geben Sie das Zahlungsdatum und den eingegangenen Betrag ein. Wenn nicht der gesamte Rechnungsbetrag beglichen wurde, ist auch eine Angabe von Teilzahlungen möglich.

3

Speichern Sie im Anschluss die Zahlung.

4

Klicken Sie auf die Verknüpfung Eingehende Zahlungen, um eine Liste aller oder gefilterter Zahlungen im System einschließlich Zahlungs-ID und -datum, Betrag und Typ (Bar, Scheck, telegrafische Geldüberweisung, Geldbrief, Bankeinzug, PayPal, Western Union, Gutschrift, Kreditkarte) anzuzeigen.

Die Verknüpfung Zahlung erstellen wird verwendet, um Informationen über eine neue eingehende Zahlung einzugeben.

In der Detailansicht eingehender Zahlungen existieren die Schaltflächen als PDF drucken und PDF per E-Mail versenden, die verwendet werden können, um die Quittung für die Zahlung zu drucken oder per E-Mail zu versenden.

Drucken mehrerer Rechnungen

Über die Schaltfläche Rechnungen drucken im Massenaktualisierungspanel können Sie mehrere Rechnungen in einem Schritt drucken. Wählen Sie einfach die Checkboxen für mehrere Rechnungen und klicken Sie dann auf die Schaltfläche. Wählen Sie nun auf dem erscheinenden Panel die Unternehmensadresse und den Entwurf, den Sie für das PDF verwenden möchten. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Rechnungen drucken. Ein PDF wird erstellt, in der alle Rechnungen zusammengefügt wurden.