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Neue Chance anlegen

In dieser Anleitung erfahren Sie, was Chancen sind, wie Sie Chancen für Ihren Vertrieb nutzen und welche Möglichkeiten es gibt, eine neue Chance anzulegen.
Sie haben 4 Möglichkeiten, eine neue Chance anzulegen:
  1. Sie leiten die Chance von einem Interessenten ab.
  2. Sie legen die Chance bei einem Kontakt an.
  3. Sie legen die Chance frei an.
  4. Sie importieren eine CSV-Datei.
Diese Anleitung erläutert nur Variante 1, da diese Variante komplexere Schritte umfasst.

Voraussetzungen

Zielgruppen: Anwender

Video-Tutorial: Verkaufschancen anpassen

In diesem Video erfahren Sie, wie Sie die Verkaufschancen im CRM anpassen.

Chancen

Eine Chance ist eine potentielle Möglichkeit, neue Kunden bzw. neue Projekte für Ihre Firma zu gewinnen. Eine Chance ist z. B. ein Gespräch mit einem Interessenten auf einer Messe oder eine Kontaktanfrage über Ihre Website, die bereits genauer spezifiziert ist. Sie wissen, was das Ziel ist, wer der Verantwortliche beim Kunden ist, wie hoch die Kosten sein dürfen und wie der ungefähre Zeitrahmen für den Verkauf aussieht.  

Sie können Chancen nutzen, um Ihre Einnahmen im Geschäftsjahr zu steuern. Wenn sich andeutet, dass es eine Lücke in den Einnahmen geben könnte, z. B. weil die Anfragen gesunken sind, können Sie Ihre erfassten Chancen durchgehen und darauf basierend neue Projekte gewinnen. 

Chancen lassen sich somit einsetzen, um den eigenen Vertrieb Ihrer Firma zu steuern. Sie können damit aber auch Vertriebsteams koordinieren. Mit 1CRM steuern Sie die Sales Pipelines und Teams, geben Verkaufskennzahlen vor, bewerten Mitarbeiter und haben einen Überblick über ihre Auslastung. 

Workflow

Das Erstellen von Chancen ist der dritte Schritt im Sales-Workflow mit 1CRM. Insgesamt besteht der Workflow aus folgenden Schritten:

  1. Sie sammeln und dokumentieren Interessenten.
  2. Sie identifizieren Verkaufsmöglichkeiten anhand der Interessenten.
  3. Sie definieren diese Verkaufsmöglichkeiten genauer und erstellen Firmen, Kontakte sowie Chancen.
  4. Um das Gesamtbild zu erfassen, analysieren Sie die Sales Pipeline. Anschließend schließen die Chancen als Verkäufe ab, sofern Sie erfolgreich waren.

Interessent vs. Kontakt vs. Firma

1CRM unterscheidet zwischen Interessent, Kontakt und Firma.

  • Ein Interessent ist eine unspezifische Verkaufsmöglichkeit, z. B. ein Kontakt auf einer Messe, von dem Sie nur die groben Eckdaten kennen.
  • Ein Kontakt ergibt sich erst, wenn Sie die Verkaufsmöglichkeit genauer erkundet und festgestellt haben, dass sich daraus ein Geschäft entwickeln könnte. Sowohl Interessent als auch Kontakt beziehen sich immer auf eine Person.
  • Die Firma dieser Kontaktperson halten Sie zusätzlich fest. Denn um später ein Angebot erstellen zu können, brauchen Sie einen Kontakt und eine Firma.

Wenn Sie also eine neue Chance von einem Interessenten ableiten, legen Sie immer einen neuen Kontakt und ggf. eine neue Firma an.

Interessenten finden Sie unter Vertrieb & Marketing > Interessenten.

Chancen finden Sie unter Vertrieb & Marketing > Chancen.

Neue Chance von einem Interessenten ableiten

1 Interessent erfassen

Erfassen Sie einen neuen Interessenten über die Schaltfläche Neu bzw. Neuer Interessent. Geben Sie anschließend die Daten zum Interessenten ein und klicken Sie auf Sichern.

2 Interessent in Chance umwandeln

Öffnen Sie einen Interessenten und klicken Sie oben auf die Schaltfläche Umwandeln. Wählen Sie die Option Interessent umwandeln:

Eine Maske für einen neuen Kontakt öffnet sich, in der alle Daten des Interessenten übernommen wurden.

3 Firma zuweisen oder neue Firma anlegen

Füllen Sie ggf. weitere Felder aus. Weisen Sie eine vorhandene Firma beim Feld Primärfirma zu oder legen Sie mit der Umwandlung eine neue Firma an, indem Sie den Schieberegler bei Neue Firmaaktivieren:

Vertrieb: Firma zu interessent

Hinweis:

Die Chance wird nur erstellt, wenn Sie eine bestehende Firma zuweisen oder eine neue Firma anlegen.

4 Chance ableiten

Um eine Chance abzuleiten, aktivieren Sie den Schieberegler bei Neue Chance:

Vertriebschance erstellen

Füllen Sie alle rot markierten Felder aus und klicken Sie auf Sichern.

Hinweis:

Wenn Sie nicht alle Pflichtfelder ausfüllen, wird keine neue Chance angelegt, aber der Interessent trotzdem in einen Kontakt umgewandelt. Dann müssen Sie direkt im Kontakt die neue Chance anlegen. 

Ergebnis

Sie sehen beim Interessenten den Status Umgewandelt und gleichzeitig, welche Datensätze Sie von dem Interessenten abgleitet haben:

Vertrieb: Chance ableiten

Übersicht über die Einstellungen

Vertrieb & Marketing: Chancen
Einstellung Beschreibung
Chancen Nummer Wird automatisch erzeugt und gibt die Anzahl der Chancen in 1RCM wieder
Chance Name der Chance
Firma Unternehmen, zu dem die Chance gehört
Typ Art der Firma
Beschreibung Beschreibt die Chance genauer
Zugewiesen an Verantwortliche Person
Teams Zugewiesene Teams

Sie können Teams in Reporte & Einstellungen > Administration > Teamverwaltung anlegen und dann Benutzern den Teams zuordnen.

Partner Wenn Ihre Firma mit Vertriebspartnern zusammenarbeitet, können Sie diese Partner hier angeben und ihre Leistung bezüglich Akquise und Abschluss von Geschäften analysieren.
Betrag Erwarteter Umsatz
Erw. Abschluss Zeitpunkt, an dem die Chance abgeschlossen sein wird
Verkaufsphase Gibt den Lebenszyklus einer Chance wieder
Bestimmt die Wahrscheinlichkeit und die Prognosekategorie
Beginnt mit der Aquise und endet mit Gewonnen oder Verloren
Wenn Sie aus einer Chance ein Angebot erstellen, dann geht die Chance automatisch in die Verkaufsphase Angebot.
Wahrscheinlichkeit Prozent Gibt die Erfolgswahrscheinlichkeit für die Chance wieder
Wird durch die Verkaufsphase automatisch bestimmt
Währung Währung für den Umsatz, der durch die Chance generiert wird
Interessent Herkunft Art der Kundenaquise
Prognosekategorie Bestimmt, ob und wie der Betragswert einer Chance bei den Progonosen einbezogen wird
Wird anhand der Verkaufsphase und Wahrscheinlichkeit automatisch bestimmt
Kampagne Zugehörige Kampagne, z. B. eine Marketingkampagne

Auswirkung der Verkaufsphase auf Wahrscheinlichkeit und Prognosekategorie

Die folgende Tabelle zeigt, welche Einstellungen automatisch getroffen werden, wenn Sie eine Verkaufsphase wählen.

Verkaufsphase Wahrscheinlichkeit Prognosekategorie
Gewonnen 100 Tatsächlich
Verloren 0 Ausgelassen
Akquise 10 Vertriebs-Pipeline
Qualifizierung 20 Vertriebs-Pipeline
Benötigt Analyse 25 Vertriebs-Pipeline
Richtpreisangebot 30 Vertriebs-Pipeline
Infos an Entscheider 40 Vertriebs-Pipeline
Vorstellungsanalyse 50 Bestmöglich
Angebot 65 Bestmöglich
Verhandlung/Prüfung 80 Verpflichtet
Vertragsabschluss 90 Verpflichtet

Chance in ein Angebot umwandeln

Es ist möglich, eine Chance in ein Angebot umzuwandeln. Umgekehrt ist es auch möglich, ein Angebot in eine Chance umzuwandeln.

Das Angebot ist anschließend mit der Chance verknüpft.

1 Chance öffnen und in Angebot umwandeln

Öffnen Sie die gewünschte Chance und wählen Sie unter Umwandeln die Option Angebot Erstellen:

Ein neues Angebot öffnet sich. Daten wie Rechnungsadresse sowie über die Einnahmeprognose zugeordnete Produkte werden aus der Chance übernommen.

2 Daten ausfüllen und speichern

Sie müssen einen Betreff für das Angebot angeben und ggf. weitere Daten ausfüllen:

Einnahmeprognosen

Standardmäßig können Sie einen Betrag für die Chance angeben.

Alternativ fügen Sie Einträge im Subpanel Einnahmeprognose hinzu, wodurch das Feld Betrag schreibgeschützt wird. Der Betrag ergibt sich dann aus den zusammengerechneten Beträgen der Einträge aus diesem Subpanel.

Was sind die Vorteile von Einnahmeprognosen?

  1. Sie können die prognostizierten Einnahmen aus der Chance als einen Einkommensstrom modellieren.
  2. Sie können bestimmte Produkte und Mengen der Produkte mit einer Chance verbinden und den Wert der Chance aus den Produkten berechnen lassen. Wenn Sie eine Chance in ein Angebot umwandeln, werden diese Produkte in das Angebot übernommen.
  3. Bei jedem Eintrag lässt sich angeben, ob mit einer Verzögerung (in Tagen/Wochen/Monaten) der Umsatzeinnahme zu rechnen ist. Basierend auf dieser Angabe wird ein Datum der erwarteten Umsatzeinnahme berechnet. Somit können Sie genauere Konditionen festlegen, die sich auf die Einnahme auswirken und damit auch genauer kalkulieren, wann mit dem Umsatz zu rechnen ist.
  4. Aus dem erwartete Umsatzdatum und der Betrag jedes Eintrags der Umsatzprognose lässt sich eine übersichtliche Tabelle der Einnahmeprognose aller Chancen (mit Einnahmeprognosen) erstellen.

Eintrag bei der Einnahmeprognose hinterlegen

1 Chance öffnen und neuen Eintrag erstellen

Klicken Sie im Subpanel Einnahmeprognose der Chance auf Neu:

2 Daten ausfüllen

Geben Sie die gewünschten Daten ein. Unter Produkt können Sie dem Eintrag ein Produkt zuordnen. Der Stückpreis entspricht dem ursprünglichen Preis des Produkts. Der Betrag entspricht dem Wert, den Sie berechnen und der für den Gesamtbetrag der Chance einbezogen wird. Wenn Sie damit rechnen, dass sich die Abrechnung und damit die Einnahme verzögert, geben Sie bei Verzögerung und Art der Verzögerung die geschätzte Dauer an. Darauf basierend wird das Datum Erwartete Einnahme berechnet.

3 Speichern und ggf. weitere Einträge hinzufügen

Tabelle mit Einnahmeprognosen erstellen

1 Ansicht mit Chancen öffnen

Öffnen Sie die Ansicht mit den Chancen und klicken Sie unter Aktionen auf Einnahmeprognose. Es werden automatisch alle Chancen mit Einnahmeprognosen einbezogen. Sie müssen keine Auswahl treffen:

2 Einstellungen treffen

Wählen Sie das Startdatum, den Zeitraum für die Prognose sowie den Prognosetyp. Klicken Sie dann auf Generieren:

Es wird eine Tabelle mit Einnahmeprognosen für alle Chancen erstellt, bei denen Sie Einträge für Einnahmeprognosen getätigt haben:

1CRM: Ergebnis der Tabelle mit den Chancen-Einnahmeprognosen

Wenn der erwartete Abschluss einer Chance nicht in dem Zeitraum liegt, sondern bereits in der Vergangenheit, wird die Einnahme rechts neben der Tabelle angezeigt (siehe 24mnus Systemwerke GmbH im Screenshot).

Wenn durch eine Kondition wie Netto 15 Tage eine Einnahme auf den nächsten Monat fällt, wird die entsprechende Einnahme für den entsprechenden Monat berechnet.

Einstellungen für die Tabelle mit Einnahmeprognosen

Option Beschreibung
Startdatum zu erwartende Einnahmen Wählen Sie hier, ab welchem Zeitpunkt die zu erwartenden Einnahmen berücksichtigt werden sollen.
Zeitraum Prognose Wählen Sie hier den Zeitraum in Monate, der in der Tabelle dargestellt werden soll.
Prognosetyp Prognose Einnahmen:

Es werden die Beträge der Einnahmeprognosen in der Tabelle aufgelistet und zusammengerechnet.

Prognose Produktverkauf:

Nur Einträge, denen Produkte zugeordnet sind, werden berücksichtigt.

Standardmäßig werden die Beträge der Produkte in der Tabelle aufgelistet und zusammengerechnet. Wenn Sie bei Berechnungsgrundlage die Option Anzahl wählen, wird die Anzahl der Produkte in der Tabelle aufgelistet und zusammengerechnet.

Gewichtung Wahrscheinlichkeit einbezieh Wenn aktiviert, wird jeder Eintrag bei der Einnahmeprognose einer Chance um die prozentuale Wahrscheinlichkeit der Chance, mit der der Eintrag verknüpft ist, reduziert.
1CRM System hat 4,77 von 5 Sternen 33 Bewertungen auf ProvenExpert.com