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Angebote erstellen

Über das Angebotsmodul in 1CRM können Sie Angebote erstellen und an Kunden versenden. Als Positionen lassen sich entweder Produkte aus dem Produktkatalog, Dienstleistungen oder Fremdleistungen verwenden.

Jedes Angebot ist mit einem Kunden verknüpft und kann im weiteren Prozess in einen Auftrag oder eine Rechnung umgewandelt werden. Falls das Angebot mit einer Chance verknüpft ist, wird über diesen Prozess auch der Status der Chance entsprechend des aktuellen Angebot-Status angepasst, so dass Ihre Vertriebsplanung automatisch dem aktuellen Stand entspricht.

Voraussetzungen

Zielgruppen: Anwender
Faktura & Logistik: Angebote

Erstellen eines Angebots

Wenn Sie eine neue Firma erstellen, sollten Sie die Informationen im Verkaufsinformationspanel definieren – das Verkaufskredit-Limit, Standard-Bedingungen, Standard-Rabatte, sowie Lieferanten- und Steuerinformationen. Im Haupt-Panel für die Firmen sollten Sie außerdem die Währung und Steuerfrei-Checkbox festlegen/ausfüllen, sofern das Firmenkonto steuerfrei ist. Indem Sie diese Werte bei Ihrer ersten Definition der Firma einstellen, werden bei der zukünftigen Vorbereitung von Angeboten oder Rechnungen für diese Firma die Standards automatisch eingestellt – dies trägt zur Vermeidung von Fehlern bei und spart Ihnen viel Zeit.

Erstellen Sie Angebote am Besten direkt unterhalb der Firma aus den Verkaufsinformationsreitern. Dadurch stellen Sie die Relation zur Firma automatisch her und die Angebotsmaske wird mit den entsprechenden Firmeninformationen wie z.B. Rechnungs- oder Lieferadresse automatisch ausgefüllt. Ebenso werden Standard-Bedingungen, Standardwährung und Steuerinformationen direkt hinterlegt.

Gruppierte Elemente, Nachlässe, Steuern, Lieferung

Jedes Angebot kann eine oder mehrere Produktgruppen enthalten und jede Produktgruppe eines oder mehrere Produkte beinhalten. Jede Gruppe hat einen Namen und einen Status (selbe Optionen wie beim eigentlichen Angebot). Für jede Gruppe können ein oder mehrere Rabatte aus den definierten Rabatten im Rabatt-Modul ausgewählt werden. Dies gilt auch für die Versandkosten (diese sind steuerfrei oder nicht), welche in der Gruppe des Angebots spezifiziert werden können.

Schritt für Schritt Anleitung

SCHRITT 1:

Geben Sie den Gruppennamen für die erste Elementgruppe ein und legen Sie den Gruppentyp auf Produkte, Support, Dienstleistungen oder Ausgaben fest (Standard ist hier Produkte – dies ist die häufigste verwendete Option).

Gruppentyp Produkte: Sollte Ihr Gruppentyp auf Produkte festgelegt sein, können Sie auf Artikel/Dienstleistungen, Paket oder Kommentar klicken, um den gewünschten Typ von Rechnungspositionen hinzuzufügen. Dies ist der Standard-Gruppentyp und wird verwendet, um Produkte aus dem Produktkatalog hinzuzufügen.

Gruppentyp Support: Wurde der Gruppentyp auf Support festgelegt, ermöglicht Ihnen das System die selben drei Typen von Rechnungspositionen hinzuzufügen aber auch Neues unterstütztes Produkt und Neues unterstütztes Paket. Dieser Gruppentyp ist nützlich, um die Preise für den jährlichen Support im Produktkatalog hinzuzufügen (bspw. Artikel, die bald an den Kunden verkauft werden) oder unterstützte Produkte oder Pakete (bspw. Produkte oder Pakete, die bereits an den Kunden verkauft wurden und nun für eine Erneuerung des Supports aufkommen).

Gruppentyp Dienstleistungen: Wurde der Gruppentyp auf Dienstleistung gesetzt, ermöglicht Ihnen das System nur neue Zeilen-Elemente hinzuzufügen, die als Buchungskategorien oder Kommentare gelten. Diese Option ist nützlich, um Preise für Dienstleistungen festzulegen, die stundenweise abgerechnet werden (stellen Sie sicher, dass sie Buchungskategorien definieren, die alle Typen von Dienstleistungen abdecken, die Sie Ihren Kunden anbieten).

SCHRITT 2:

Setzen Sie als nächstes das Preis-Modell für die Gruppen auf Editierbare Preise, Ertragsspanne, Preisaufschlag, Rabatt von Liste oder Gemäß Liste fest (je nach Berechtigung sind nicht alle dieser Optionen für Sie verfügbar, abhängig von den Angebots-Preis-Optionen, die Ihnen der Administrator erlaubt hat – sehen Sie sich diese vier wichtigen Checkboxen auf Ihrer Mein-Konto-Seite an).

Sie können nun innerhalb der ersten Gruppe, die Sie eingerichtet haben, neue Rechnungspositionen zu Ihrem Angebot hinzufügen. Sie haben folgende Auswahlmöglichkeiten:

  • Die am häufigsten verwendete Aktion ist Hinzufügen eines neuen Produkts. Dies tun Sie, indem Sie auf die Verknüpfung Neues Produkt klicken. Es öffnet sich eine Dialog-Box zur Produkt-Suche, mit der Sie nach einem Element im Produkt-Katalog stöbern können, indem Sie es nach Namen, Lieferanten, Kategorie, Typ, Modell, Hersteller oder Artikel-Nummer suchen. Sie können ein Produkt auswählen, indem Sie auf auf den Namen des Produkts klicken – dies schließt die Dialog-Box und fügt dieses Produkt zum Angebot hinzu. Oder Sie wählen die Checkbox für mehrere Produkte. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Auswählen, um die Dialog-Box zu schließen und mehrere Produkte zum Angebot hinzuzufügen. Wird ein Produkt als Linien-Element zum Angebot hinzugefügt, werden der Produkt-Name, die Hersteller-Artikel-Nummer, Steuerkennziffer (Steuerkennung) und Kosten, Liste und Preise angezeigt.
  • Von der Produkt-Suche Dialog-Box aus. Sofern Sie die Checkbox-Option Benutzer kann Produkte, die nicht im Katalog erfasst sind, eingeben auf Ihrer Mein-Konto-Seite gewählt haben, können Sie auch auf die Schaltfläche Spezifisches Produkt eingeben klicken. Dies öffnet ein neues Panel in der Dialog-Box, welches Ihnen erlaubt, einen Produkt-Namen, Artikel-Nummer und Preisliste für ein spezifisches oder ad hoc Produkt einzugeben, das zu Ihrem Angebot hinzugefügt werden soll. Haben Sie diese Informationen eingegeben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um das neue Produkt zum Angebot hinzuzufügen und die Dialog-Box zu schließen. Dieses Produkt wird ausschließlich zum aktuellen Angebot hinzugefügt, nicht aber zum Produkt-Katalog.

Sollte eine Produkt-Rechnungs-Position zu einer Gruppe vom Typ Supportanstatt zu einer normalen Gruppe vom Typ Produkt hinzugefügt worden sein, werden die Einheiten Support Kosten und Einheiten Support Preise eher genutzt als Kosten und Verkaufspreise, da Sie jährlichen Support für das Element anbieten, nicht das Element selbst.

SCHRITT 3:

Nutzen Sie die Kommentarzeile, wenn gewünscht. Diese kann nützlich sein, um zu jedem beliebigen Angebot erklärende Informationen für den Kunden hinzuzufügen. Auch sehr nützlich ist die Option Kommentar auf dem Auftrags-Management-Einstellungen-Panel des Administrators. Unternehmens-Informationen-Fenster, welches auf Beschreibung eines Produkts oder einer Baugruppe automatisch hinzufügen gesetzt werden kann (die Option können Sie für Produkte, Pakete oder beides aktivieren), sofern eine Kommentarzeile nach der Rechnungs-Position zum Angebot hinzugefügt wurde.

Wenn Sie ein Unterstütztes Produkt zur einer Gruppe vom Typ Support innerhalb eines Angebots hinzufügen oder wenn ein Produkt zu diesem Gruppen-Typ hinzugefügt wird, werden die Einheiten Support Kosten eines unterstützten Produkts als Teil des im Angebot implementierten Linien-Elements aufgelistet, sofern Sie jährlichen Support für dieses Element anbieten.

Ähnlich funktioniert dies, wenn ein unterstütztes Paket zu einer Gruppe vom Typ Support innerhalb eines Angebots hinzugefügt wird aber zusätzlich eingerückte Linien hinzugefügt werden, um die Komponenten des Pakets anzuzeigen.

Wenn Sie Buchungs-Kategorien zu einer Gruppe vom Typ Dienstleistung innerhalb eines Angebots hinzufügen, wird die Tarif-Rate hinzugefügt wie die Liste und Einheiten Preise für das neue Linien-Element. Der Name der Buchungs-Kategorie zuzüglich Ort (Onsite, Offsite), Dauer (Stunde, Tag) und Position/Erfahrung (Junior, Fortgeschritten, Senior) werden als Name des neuen Angebots-Linien-Elements eingetragen.

SCHRITT 4:

Sie können nun das Angebot speichern indem Sie auf die Schaltfläche Speichern klicken, die Sie im oberen oder unteren Bereich der Angebots-Bearbeitungsansicht finden können, nachdem Sie einige Linien-Elemente zu Ihrem ersten Angebot hinzugefügt und möglicherweise mehrere Element-Gruppen von verschiedenen Typen definiert und verschiedene Steuertarife sowie Versandkosten festgelegt haben.

Rechnungs-Positions Level Rabatte

Linien-Elemente können nachgelassen (discounted) werden, indem die Gruppen-Level Rabatte verwendet werden. Allerdings ist dies nicht immer komfortabel, insbesondere dann, wenn Sie mehrere individuelle Elemente haben, denen verschiedene Rabatte zugeordnet wurden und Sie aber nicht jedes Element in eine eigene Gruppe packen möchten. Aus diesem Grund unterstützt 1CRM auch Rabatte auf einzelne Rechnungspositionen. Abhängig von den vier angebotsspezifischen Zusagen, die im Benutzer-Management für den aktuellen Benutzer festgelegt wurden (Benutzer können Produkte, die nicht im Katalog erfasst wurden, eingebenMitarbeiter können Preise anders als im Katalog eingeben, Mitarbeiter können willkürlich Rabatte eingeben und Mitarbeiter können Standard Rabatte vergeben). Es stehen weitere Rabatt-Optionen auf Elementebene zur Verfügung.

PDFs generieren

Zu einem Angebots-PDF können spezifische Hinweise via des Hinweis-Feldes genauso eingefügt werden wie Standard-Geschäftsbedingungen, indem diese unter Administration > System Einstellungen > Rechnungen definiert werden. Auch die Angebots-PDF kennzeichnet einen Signatur-Block für die Akzeptierung des Angebots.

Es gibt zwei PDF-Output-Optionen, die für ein Angebot festgelegt werden können. Komponenten anzeigen ist eine Option, die verwendet werden kann, um die Art der Darstellung von Paketen, die im PDF angezeigt werden, zu kontrollieren. Die Option kann auf Details & PreiseDetails, oder – Keine – gestellt werden. Mit der Option auf Details & Preise werden die Komponenten innerhalb einer Produktgruppe im PDF angezeigt, genauso wie deren Linien-Element-Preise. Die Option Details lässt die Preise der Linien-Elemente weg, während mit der Option – Keine – die Komponenten-Element-Information überhaupt nicht im Angebots-PDF angegeben werden.

Erstellen Sie über die Schaltflächen Drucken > Als PDF öffnen eine neue PDF.

Möchten Sie die PDF per E-Mail als Anhang versenden, verwenden Sie als die Schaltfläche Als PDF versenden. Nutzen Sie dann die Schaltfläche E-Mail im Panel, das sich nun öffnet. Beachten Sie, dass sofern das Geschäft mehrere Adressen enthält, eine DropDown-Box genutzt werden kann, um auszuwählen, welche Adresse in das PDF eingefügt werden soll.
Detailansicht eines Angebots im CRM
Erzeugte Angebots-PDF im CRM

Geschäfts-Workflow für den Verkaufs-Prozess

Angebote bilden die erste Phase im Workflow für den Verkaufs-Prozess innerhalb von 1CRM. Unter Verwendung der Schaltfläche Umwandeln kann ein Angebot automatisch zu einem Verkaufsauftrag, einer Rechnung oder Chance konvertiert werden. Rechnungspositionen können im Konvertierungs-Prozess hinzugefügt oder entfernt und deren Anzahl angepasst werden.

Üblicherweise wird ein Angebot zu einem einzelnen Verkaufsauftrag konvertiert, sofern Ihr Unternehmen tatsächlich Verkaufsaufträge verwendet. Ein Verkaufsauftrag kann in eine einzelne oder mehrere Rechnungen übertragen werden. Daher verfügt ein Verkaufsauftrag über ein SubPanel für die verbundenen Rechnungen.

Wurde eine Rechnung erstellt, können Sie die Schaltfläche Versenden in der Rechnung verwenden, um das Produkt an den Kunden zu versenden. Dies passt außerdem die Lagerbestände für das Warenhaus an, das für den Versand verwendet wird. Jede Rechnung kann einen oder mehrere verbundene Versand-Reporte haben, wie in der Rechnungs-Detailansicht des Versand-SubPanels gezeigt.

Dann kann eine eingehende Zahlung durch den Kunden eingegeben werden unter Verwendung des Zahlungs-SubPanels im Rechnungs-Report. Dies passt den fälligen Betrag der Rechnung und die Saldoforderung im Verkaufs-Informationspanel im Firmen-Report für diesen Kunden an. Da Kunden Ihre Zahlungen auch partiell durchführen können, ist es möglich, dass ein oder mehrere Zahlungs-Reports mit den jeweiligen Rechnungs-Reports im Zahlungs-SubPanel verbunden sein können.

Dies ist der Lebens-Zyklus auf  Seiten des Verkaufs innerhalb von 1CRM.

Die Elemente eines Angebots können über die Schaltfläche Umwandeln automatisch als Unterstützte Produkte erstellt werden. Diese sind mit der Firma verknüpft.  Wählen Sie diese Option, wird eine Produkte erstellen-PopUp-Box angezeigt. Die Optionen in dieser PopUp-Box ermöglichen es Ihnen, die neu erstellten Unterstützten Produkte mit einem neuen oder bereits existierenden Support-Vertrag oder mit einem neuen oder bereits existierenden Projekt zu verbinden.
Beachten Sie außerdem, dass es eine Systemeinstellung gibt, die 1CRM dazu bringt, alle Produkte auf jeder Rechnung zum Produkt-SubPanel der beteiligten Firma hinzuzufügen, sobald die Rechnung vollständig bezahlt wurde (siehe Administration > System Einstellungen). Diese Einstellung  verwenden Sie, wenn an der Firma eine Liste der unterstützten Produkte hängen soll, die alle Arten von Produkten aufzeigt, die von dieser Firma erstanden wurden.

Angebotsbestätigungen

Abhängig von der Art des Geschäftsprozesses, den Sie in Ihr Unternehmen implementieren möchten, können Angebote eine Bestätigung benötigen bevor Sie gedruckt oder per E-Mail versendet werden. Der Administrator kann Angebotsbestätigungen verlangen, indem die Angebote genehmigen-Checkbox unter Administration > System Einstellungen > Firmeninformationen > Faktura Einstellungen festgelegt wird. Ein Schwellenwert für die Angebotsbestätigung und/oder ein Angebots-Spielraum-Schwellenwert in Prozent kann festgelegt werden. Ein Angebot kann Angebotsbestätigungen benötigen, wenn die Option Angebote genehmigen gewählt wurde und der prozentuale Bruttogewinn unter dem Schwellenwert der Gewinnmarge liegt oder der totale Wert des Angebots größer ist als der Angebotsbestätigungs-Schwellenwert.

Wenn die Option Angebote genehmigen aktiviert wurde und der Benutzer die Berechtigung hat, Angebote zu bestätigen (Benutzern kann die Berechtigung erteilt werden, Angebote in der Rollenverwaltung zu bestätigen), erhält das TopPanel der Angebotsbearbeitungsansicht einige zusätzliche Felder: eine Warnmeldung Achtung: Beachten Sie bei der Bestätigung eines Angebots keine Abschlüsse zu tätigen, die außerhalb Ihrer Autorität liegen, zuzüglich Bestätigungs-Status und Bestätigungs-Themen-Felder. Wird ein neues Angebot erstellt, was eine Bestätigung benötigt, ist der Benutzer nur dazu in der Lage das Angebot in eine Chance und nicht in einen Verkaufsauftrag zu konvertieren. Dies gilt bis das Angebot bestätigt wurde. Auch die Schaltfläche PDF erstellen ist bis dahin nicht verfügbar und eine neue Schaltfläche Einreichen erlaubt es dem Benutzer, das Angebot zur Bestätigung einzureichen und es mit dem Status Eingereicht zu versehen.

Durch die Einreichung eines Angebots zur Bestätigung wird eine Hinweis-E-Mail generiert, die an einen Benutzer mit der Berechtigung, Angebote zu bestätigen, versendet wird. Dieser Benutzer kann das Angebot nun bestätigen oder als Nicht bestätigt markieren und einige Kommentare in die Bestätigungs-Themen-Felder eingeben. Wurde der Status eines Angebots auf Bestätigt gesetzt, wird die Schaltfläche PDF erstellen verfügbar, während die Schaltfläche Einreichen verschwindet. Der Benutzer ist außerdem in der Lage, ein Angebot zu einem Verkaufsauftrag, einer Rechnung oder zu Produkten zu konvertieren.

Wechselkurse

Für Geschäfte, die mit mehreren Währungen getätigt werden, bietet das CRM-System viele Features, die Ihnen das Leben einfacher machen, während Sie die potenziell komplexen Geschäfts-Prozesse verfolgen. Ein Schlüssel-Werkzeug, um mehrere Währungen zu managen, ist das Info-Symbol, was Sie seitlich vieler Währungs-DropDowns innerhalb von 1CRM sehen. In einem Angebot sehen Sie das Symbol beispielsweise neben der Währungsauswahl-DropDown-Box für das Angebot. Klicken Sie auf dieses Symbol, um eine PopUp-Box zu erhalten.

Diese zeigt Ihnen die aktuellen Wechelkurse zwischen der Angebotswährung und der Standardwährung des Systems. Wurde ein Angebot allerdings mit einem anderen Wechselkurs kalkuliert, liegt das vermutlich daran, dass sich der Wechselkurs geändert hat, seit das Angebot erstellt wurde. Was Sie in diesem Fall tun können, ist auf das kleine Löschen-Symbol neben der spezifischen Rate zu klicken, um den alten Kurs loszuwerden und sattdessen den aktuellen Kurs zu verwenden. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Festlegen, wird der Wechselkurs für das Angebot zum aktuellen Kurs aktualisiert und alle Währungswerte im Angebot neu kalkuliert, unter Verwendung des neuen Wechelkurses.

Beachten Sie, dass die System-Wechselkurse automatisch aktualisiert werden können (bspw. über Nacht) unter Verwendung des Zeitplaners und dort dem Tasks Raten Aktualisieren. Siehe Administration > System Einstellungen > Zeitplaner.

Steuersätze und Steuerkennungen

Steuersätze, die im Angebots- und Rechnungsmodul verwendet werden, können im Administrations-Bereich definiert werden. Für jede neu definierten Steuersätze müssen die Werte Steuername, Rate und Status (aktiv oder inaktiv) vergeben werden.

Steuerkennungen werden ebenfalls im Administrations-Bereich definiert und werden verwendet, um die Steuerklasse für ein Element zu definieren. Standard-Steuerkennungen werden für Elemente im Produkt-Katalog festgelegt, so dass beim Hinzufügen neuer Rechnungspositionen zu einem Angebot oder einer Rechnung die im Katalog festgelegte Standard-Steuerkennung eingetragen wird.

Sollten Sie ein Angebot oder eine Rechnung für eine Firma vorbereiten, für das/die eine Standard-Steuerkennung festgelegt wurde, wird die Steuerkennung neuer Rechnungs-Positionen auf Standard gesetzt, nicht auf die Steuerkennung, die im Katalog festgelegt wurde, sofern das Produkt im Katalog auf Steuerfrei festgelegt wurde.
Für jede neue Steuerkennung, die im Administrations-Bereich definiert wurde, müssen die Werte Name der Steuerkennziffer, Bestellung (Bestellung innerhalb der DropDown-Liste) und Status (aktiv oder inaktiv) eingegeben werden.
Sie müssen dann eine oder mehrere Steuersätze mit der Steuerkennung in Relation setzen. (Achtung – viele Benutzer vergessen dies!).
Erstellen von Steuersätzen:
Wählen Sie im Administrations-Bereich Steuersatz-Option innerhalb der Sektion Angebote und Rechnungen. Hier können Sie über die Schaltfläche Neu zusätzliche Steuersätze anlegen.
Erstellen von Steuerkennungen:
Wählen Sie im Administrations-Bereich die Option Steuerkennung, innerhalb der Sektion Angebote und Rechnungen. Hier können Sie über die Schaltfläche Neu zusätzliche Steuerkennungen anlegen.

In der Detailansicht einer Steuerkennung können Sie im SubPanel Steuersätze existierende Steuersätze mit der Steuerkennung verknüpfen oder direkt neue Steuersätze in Relation zur Steuerkennung anlegen.