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E-Mails mit dem CRM-System synchronisieren

1CRM ist von Haus aus mit einer E-Mail-Schnittstelle ausgestattet. Dadurch sind Sie in der Lage alle Ihre E-Mails zentral über das CRM-System zu erhalten und zu versenden.

Sie können aber auch E-Mails über Ihren externen E-Mail-Dienstleister wie zum Beispiel Gmail versenden und trotzdem den gesamten Kommunikationsverlauf mit 1CRM überblicken. Denn alle eingehenden und ausgehenden E-Mails lassen sich bequem mit Ihrem Kundenverwaltungssystem synchronisieren.

Voraussetzungen

Zielgruppen: Admin
Benutzer: E-Mail-Optionen

E-Mails versenden: SMTP oder Sendmail?

Grundsätzlich sollten Sie sich vor dem Beginn der E-Mail-Einrichtung die Frage stellen: SMTP oder Sendmail? Im nachfolgenden Abschnitt wollen wir Sie ein wenig über diese Thematik aufklären.

Was ist der Unterschied zwischen SMTP und Sendmail?

SMTP steht für Simple Mail Transfer Protocol und ist ein allgemeines Verfahren, um Mails zu versenden. Sendmail ist dagegen eine Mail-Software, ein sogenannter Mail Transfer Agent. Ist Sendmail auf dem CRM-Server eingerichtet, dann kann der Server Mails entgegennehmen und versenden. Im CRM-System bedeutet die Unterscheidung SMTP oder Sendmail folgendes:

  • SMTP: Wenn Sie SMTP einstellen, sendet das CRM-System Ihre Mails an den Mailserver Ihres Mailanbieters und dieser leitet Ihre Mails dann weiter an die Empfänger. Das ist zum Beispiel Google, wenn Sie Gmail nutzen oder Microsoft, wenn Sie eine Outlook-Adresse verwenden
  • Sendmail: Wenn Sie Sendmail einstellen, sendet das CRM-System Ihre Mails an den Mailserver, auf dem 1CRM installiert ist. Wenn Sie eine 1CRM-Cloud-Edition haben, laufen Ihre Mails also über unseren Mailserver.

 

Wann sollte ich SMTP verwenden?

1CRM bietet ein Quicksetup für die beliebtesten Mailanbieter, z.B. Outlook oder Gmail. Wir empfehlen generell SMTP zu nutzen, insbesondere, wenn …

  • Sie weniger als 500 Mails pro Tag versenden und innerhalb der Grenzen Ihres Mailanbieters liegen. Mailanbieter wie Google (Gmail) oder 1&1 schränken oftmals ein, wieviele Mails pro Minute oder Tag über den Server laufen dürfen. Diese Informationen sollten Sie bei Ihrem Mailanbieter einholen und die E-Mail-Kampagnen entsprechend einrichten.
  • auf dem Webserver Ihrer 1CRM-Installation kein Sendmail eingerichtet ist. Erkundigen Sie sich am besten bei Ihrem Hosting-Anbieter, ob dies der Fall ist.

 

Wann sollte ich Sendmail verwenden?

Sendmail sollten Sie verwenden, wenn …

  • Sie Ihren eigenen Mailserver verwenden möchten, auf dem Sendmail eingerichtet ist.

Option A: E-Mails versenden über SMTP

Wenn Sendmail auf Ihrem Server nicht eingerichtet ist, dann lassen sich E-Mails mithilfe Ihres E-Mail-Dienstes versenden, z.B. über Gmail, Outlook oder Yahoo. Für die meistverbreitetsten E-Mail-Dienste haben wir ein Quick Setup eingerichtet. Die E-Mail-Einstellungen sind dabei bereits hinterlegt und Sie müssen nur noch Ihre Zugangsdaten eingeben.

Für alle weiteren E-Mail-Dienste gibt es die manuelle Konfiguration. Hierfür brauchen Sie die SMTP-Daten Ihres E-Mail-Anbieters und tragen diese manuell ein. Das ist jedoch auch schnell erledigt, da Sie mit einer Google-Suche die erforderlichen Daten schnell zur Hand haben.

Quick Setup - E-Mails über 1CRM versenden (SMTP)

Schritt für Schritt Anleitung

1

Wechseln Sie per Klick rechts oben auf Ihr Profilbild in Ihr Benutzerprofil.

2

Wechseln Sie in den Reiter E-Mail-Optionen und Scrollen Sie bis zum Abschnitt Ausgehende E-Mail Einstellungen und klicken Sie auf Bearbeiten.

3

Klicken Sie auf Quick Setup und wählen Sie Ihren Provider aus.

4

Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein und Sichern Sie die Einstellungen.

Wenn Sie eine E-Mail-Adresse von Gmail synchronisieren möchten, kann es vorkommen, dass Sie in Ihren Google-Kontoeinstellungen unter Anmeldung & Sicherheit > Verbundene Apps & Website > weniger sichere Apps zulassen müssen, da Google alle externen Anwendungen als weniger sicher ansieht.

Ergebnis

SMTP sollte jetzt eingerichtet sein. Versuchen Sie nun, E-Mails mit Ihrem CRM-System zu versenden.

Manuelle Konfiguration - E-Mails über 1CRM versenden (SMTP)

Verwenden Sie die manuelle Konfiguration nur, wenn Ihr E-Mail-Provider nicht vom Quick-Setup unterstützt wird.

Schritt für Schritt Anleitung

1

Wechseln Sie per Klick rechts oben auf Ihr Profilbild in Ihr Benutzerprofil.

2

Wechseln Sie in den Reiter E-Mail-Optionen und Scrollen Sie bis zum Abschnitt Ausgehende E-Mail Einstellungen und klicken Sie auf Bearbeiten.

3

Wählen Sie als E-Mail Transfer Modus den Wert SMTP aus.

4

Geben Sie den SMTP-Servername und den SMTP-Port (meist 25 oder 587). Diese Daten erhalten Sie von Ihrem E-Mail-Provider.

5

Wählen Sie SSL oder TLS als SMTP-Verschlüsselung aus, sofern Ihr SMPT-Server diese Verschlüsselungsmethode unterstützen sollte.

6

Setzen Sie bei SMTP Authentifikation ein Häkchen und tragen Sie bei SMTP Benutzername und SMTP Passwort Ihre Zugangsdaten ein, wenn Ihr SMTP-Server zur Authentifikation diese Daten benötigt.

7

Sichern Sie die Einstellungen.

Ergebnis

SMTP sollte jetzt eingerichtet sein. Versuchen Sie nun, E-Mails mit Ihrem CRM-System zu versenden.

Option B: E-Mails versenden über Sendmail

Sollten Ihre aus dem CRM versendeten E-Mails beim Empfänger im Spam-Ordner landen, überprüfen Sie, ob die IP-Adresse Ihres CRM-Servers für den E-Mail-Versand freigegeben ist. Zuständig für diese Freigabe ist der SPF-Eintrag bei Ihrer Domain. Die Domainfactory bietet beispielsweise eine Anleitung, wie Sie den SPF-Eintrag auf domainfactory-Servern setzen. Sind Sie bei uns in der deutschen CRM-Cloud, dann schreiben Sie uns einfach eine E-Mail.

Auf folgender Webseite können Sie nachschauen, ob Ihre CRM-Domain für den Versand von E-Mails freigegeben ist: https://www.spf-record.de/spf-lookup

Wenn die Open-Source-Software auf Ihrem Server installiert ist, empfehlen wir Ihnen, Sendmail zu nutzen. Einfach, weil es so am bequemsten für Sie ist. Wenn Sie nicht wissen, ob dies bei Ihnen der Fall ist, fragen Sie Ihren Hosting-Anbieter oder testen Sie es einfach aus.

Schritt für Schritt Anleitung

1

Wechseln Sie per Klick rechts oben auf Ihr Profilbild in Ihr Benutzerprofil.

2

Wechseln Sie in den Reiter E-Mail-Optionen und Scrollen Sie bis zum Abschnitt Ausgehende E-Mail Einstellungen und klicken Sie auf Bearbeiten.

3

Wählen Sie als E-Mail Transfer Modus den Wert sendmail aus.

Ergebnis

Sendmail sollte jetzt eingerichtet sein. Testen Sie nun einfach den E-Mail-Versand aus Ihrem CRM-System.

E-Mail-Empfang im CRM-System

Synchronisieren Sie Ihre E-Mails aus Gmail, Outlook, Yahoo oder anderen E-Mail-Diensten mit Ihrem CRM-System. Legen Sie in Ihrem E-Mail-Programm Ordner an, die E-Mails enthalten, die auch ins CRM laufen sollen. Legen Sie dann in 1CRM ebenfalls E-Mail-Ordner an und lassen Sie diese überwachen.

Mithilfe dieser Überwachten Ordner synchronisieren Sie Ihre E-Mails aus Gmail, Outlook & Co. komfortabel mit Ihrem CRM-System und stellen sicher, dass wirklich nur die relevanten Mails synchronisiert werden. Hierzu wird im CRM-System eine überwachte Mailbox angelegt.

Überwachte Mailbox anlegen

Legen Sie in Ihrem externen E-Mail-Dienst einen Ordner CRM an und schieben oder filtern Sie alle relevanten Kundenmails in diesen Ordner. So werden nur die wichtigen E-Mails von Kunden mit 1CRM synchronisiert und Ihr E-Mail-Postfach bleibt übersichtlich.

Gesendete E-Mails synchronisieren

Sie können auch alle E-Mails, die Sie von Ihrem E-Mail-Dienst aus versenden ins CRM-System synchronisieren. Erstellen Sie hierzu einfach nochmal eine überwachte Mailbox und aktivieren Sie die Option Dieser Ordner enthält versendete E-Mails.

E-Mail-Adresse für Fehlermeldungen

Wenn Sie eine bestimmte E-Mail-Adresse für Fehlermeldungen haben, können Sie diese als überwachte Mailbox anlegen und automatisch einen neuen Fehlerbericht im CRM-System erstellen. Folgen Sie hierzu einfach dieser Anleitung und wählen Sie bei Mögliche Aktionen aus dem Drop-Down Neuer Fehler aus.

E-Mails automatisch als Servicefall anlegen

Wenn Sie eine bestimmte E-Mail-Adresse für Serviceanfragen haben, können Sie diese als überwachte Mailbox anlegen und automatisch einen neuen Servicefall im CRM-System erstellen. Folgen Sie hierzu einfach dieser Anleitung und wählen Sie bei Mögliche Aktionen aus dem Drop-Down Neuer Fall aus.

Schritt für Schritt Anleitung

1

Klicken Sie auf Ihr Benutzerprofil oben rechts und wählen Sie den Reiter E-Mail-Optionen.

2

Scrollen Sie zum Abschnitt Überwachte Mailboxen und klicken Sie auf Neu.

3

Vergeben Sie einen beliebigen Namen für Ihre überwachte Mailbox und geben Sie die E-Mail-Adresse ein [1].

4

Geben Sie unter Von Name Ihren vollständigen Namen ein [2].

5

Führen Sie, wenn möglich, das Quick Setup [3], wenn Ihr E-Mail-Provider unterstützt werden sollte. Ansonsten führen Sie die Konfiguration manuell durch. Die erforderlichen Daten finden Sie über eine einfache Google-Suche.

6

Unter Ordner [4] geben Sie den Ordner Ihres E-Mail-Postfachs an, der synchronisiert werden soll, z.B. Inbox, Posteingang oder einen eigenen in Ihrem E-Mail-Client erstellten Ordner.

7

Legen Sie unter Zustellung in Ordner [5] fest, welchem Ordner in 1CRM die E-Mails zugeordnet werden sollen. Standardmäßig ist hier Eingang ausgewählt. Sie können jedoch in Ihrem 1CRM-Postfach weitere Ordner hinzufügen und diese dann an dieser Stelle auswählen.

8

Sichern Sie Ihre Einstellungen [6].

Ergebnis

Ihr System wird nun jedes Mal, wenn der Zeitplaner durchläuft, Ihre überwachten Mailboxen scannen und die Mails von dort ins CRM-System synchronisieren.