E-Mails mit dem CRM-System synchronisieren
Voraussetzungen
Wenn Sie viel mit Outlook arbeiten und Informationen aus dem CRM direkt in Outlook sehen möchten oder wenn Sie per Klick bestimmte E-Mails aus Outlook mit dem CRM synchronisieren möchten, dann könnte das Outlook-Add-In interessant für Sie sein.
Google und Microsoft werden von Oktober 2022 bis Januar 2023 auf die Authenifizierungsmethode OAuth 2.0 umstellen. Das bedeutet, dass Ihre E-Mails, die über diese Provider laufen, erst ab der Version 8.7.3 von 1CRM synchronisiert werden. Beachten Sie dafür die Erläuterungen im Abschnitt E-Mail-Synchronisation mit Google-Mail (Gmail) und Microsoft 365.
Inhaltsverzeichnis
- Video-Tutorial
- E-Mail-Versand über SMTP und Sendmail
- E-Mails versenden über SMTP – Quick Setup
- E-Mails versenden über SMTP – Manuelle Konfiguration
- E-Mail-Synchronisation mit Google-Mail (Gmail) und Microsoft 365
- Microsoft 365-Unternehmenskonto mit oAuth2-Server von visual4 verwenden (Standard)
- Microsoft 365-Unternehmenskonto mit eigenem oAuth2-Server verwenden
- Gmail-Unternehmenskonto mit oAuth2-Server von visual4 verwenden (Standard)
- Google Services-Unternehmenskonto mit eigenem oAuth2-Server verwenden
- OAuth2 in den IMAP- und SMTP-Einstellungen von 1CRM definieren
- Persönliche Microsoft- und Google-Konten synchronisieren
- E-Mail-Empfang über Überwachte Mailboxen
- Überwachte Mailbox anlegen
- Gesendete E-Mails synchronisieren
- E-Mails automatisch als Servicefall anlegen
- Fehlerbericht automatisch aus E-Mail erstellen
Video-Tutorial
In diesem Video erfahren Sie, wie Sie Ihre E-Mail-Konten mit dem CRM synchronisieren und dadurch Ihre Kommunikation zentralisieren können.
E-Mail-Versand über SMTP und Sendmail
Grundsätzlich sollten Sie sich vor dem Beginn der E-Mail-Einrichtung die Frage stellen: SMTP oder Sendmail? Im nachfolgenden Abschnitt wollen wir Sie ein wenig über diese Thematik aufklären.
Was ist der Unterschied zwischen SMTP und Sendmail?
SMTP steht für Simple Mail Transfer Protocol und ist ein allgemeines Verfahren, um Mails zu versenden. Sendmail ist dagegen eine Mail-Software, ein sogenannter Mail Transfer Agent. Ist Sendmail auf dem CRM-Server eingerichtet, dann kann der Server Mails entgegennehmen und versenden. Im CRM-System bedeutet die Unterscheidung SMTP oder Sendmail Folgendes:
- SMTP: Wenn Sie SMTP einstellen, sendet das CRM-System Ihre Mails an den Mailserver Ihres Mailanbieters und dieser leitet Ihre Mails dann weiter an die Empfänger. Das ist zum Beispiel Google, wenn Sie Gmail nutzen oder Microsoft, wenn Sie eine Outlook-Adresse verwenden
- Sendmail: Wenn Sie Sendmail einstellen, sendet das CRM-System Ihre Mails an den Mailserver, auf dem 1CRM installiert ist. Wenn Sie eine 1CRM-Cloud-Edition haben, laufen Ihre Mails also über unseren Mailserver.
Wann sollte ich SMTP verwenden?
1CRM bietet ein Quicksetup für die beliebtesten Mailanbieter, z.B. Outlook oder Gmail. Wir empfehlen generell SMTP zu nutzen, insbesondere, wenn …
- … Sie weniger als 500 Mails pro Tag versenden und innerhalb der Grenzen Ihres Mailanbieters liegen. Mailanbieter wie Google (Gmail) oder 1&1 schränken oftmals ein, wieviele Mails pro Minute oder Tag über den Server laufen dürfen. Diese Informationen sollten Sie bei Ihrem Mailanbieter einholen und die E-Mail-Kampagnen entsprechend einrichten.
- … auf dem Webserver Ihrer 1CRM-Installation kein Sendmail eingerichtet ist. Erkundigen Sie sich am besten bei Ihrem Hosting-Anbieter, ob dies der Fall ist.
Wann sollte ich Sendmail verwenden?
Sendmail sollten Sie verwenden, wenn …
- … Sie Ihren eigenen Mailserver verwenden möchten, auf dem Sendmail eingerichtet ist.
E-Mails versenden über SMTP – Quick Setup
Voraussetzungen
Wenn Sendmail auf Ihrem Server nicht eingerichtet ist, dann lassen sich E-Mails mithilfe Ihres E-Mail-Dienstes versenden, z.B. über Gmail, Outlook oder Yahoo. Für die meistverbreitetsten E-Mail-Dienste haben wir ein Quick Setup eingerichtet. Die E-Mail-Einstellungen sind dabei bereits hinterlegt und Sie müssen nur noch Ihre Zugangsdaten eingeben.
So führen Sie das Quick Setup durch:
1 Benutzereinstellungen öffnen
Wechseln Sie per Klick rechts oben auf Ihr Profilbild in Ihr Benutzerprofil.
2 Ausgehende E-Mail-Einstellungen bearbeiten
Wechseln Sie in den Reiter E-Mail-Optionen und Scrollen Sie bis zum Abschnitt Ausgehende E-Mail Einstellungen und klicken Sie auf Bearbeiten.
3 Quick Setup wählen
Klicken Sie auf Quick Setup und wählen Sie Ihren Provider aus.
4 Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein und Sichern Sie die Einstellungen
Wenn Sie eine E-Mail-Adresse von Gmail synchronisieren möchten, kann es vorkommen, dass Sie in Ihren Google-Kontoeinstellungen unter Anmeldung & Sicherheit > Verbundene Apps & Website > weniger sichere Apps zulassen müssen, da Google alle externen Anwendungen als weniger sicher ansieht.
Ergebnis
Der E-Mail-Versand über SMTP sollte jetzt eingerichtet sein. Versuchen Sie nun, E-Mails mit Ihrem CRM-System zu versenden.
E-Mails versenden über SMTP – Manuelle Konfiguration
Verwenden Sie die manuelle Konfiguration nur, wenn Ihr E-Mail-Provider nicht vom Quick-Setup unterstützt wird.
Voraussetzungen
Für die manuelle Konfiguration brauchen Sie die SMTP-Daten Ihres E-Mail-Anbieters und tragen diese manuell ein. Das ist jedoch auch schnell erledigt, da Sie mit einer Google-Suche die erforderlichen Daten schnell zur Hand haben.
So konfigurieren Sie den E-Mail-Versand manuell:
1 Benutzereinstellungen öffnen
Wechseln Sie per Klick rechts oben auf Ihr Profilbild in Ihr Benutzerprofil.
2 Ausgehende E-Mail-Einstellungen bearbeiten
Wechseln Sie in den Reiter E-Mail-Optionen und Scrollen Sie bis zum Abschnitt Ausgehende E-Mail Einstellungen und klicken Sie auf Bearbeiten.
3 E-Mail-Transfer-Modus SMTP einstellen
Wählen Sie als E-Mail Transfer Modus den Wert SMTP aus.
4 SMTP-Verbindungsdaten eingeben
Geben Sie den SMTP-Servername und den SMTP-Port (meist 25 oder 587). Diese Daten erhalten Sie von Ihrem E-Mail-Provider.
5 Verschlüsselungsmethode wählen
Wählen Sie SSL oder TLS als SMTP-Verschlüsselung aus, sofern Ihr SMPT-Server diese Verschlüsselungsmethode unterstützen sollte.
6 Zugangsdaten zur Authentifizierung eingeben
Setzen Sie bei SMTP Authentifikation ein Häkchen und tragen Sie bei SMTP Benutzername und SMTP Passwort Ihre Zugangsdaten ein, wenn Ihr SMTP-Server zur Authentifikation diese Daten benötigt.
7 Sichern
Sichern Sie die Einstellungen.
Ergebnis
SMTP sollte jetzt eingerichtet sein. Versuchen Sie nun, E-Mails mit Ihrem CRM-System zu versenden.
E-Mail-Synchronisation mit Google-Mail (Gmail) und Microsoft 365
Google und Microsoft stellen die Authentifizierungsmethode für ihre E-Mail-Services auf OAuth 2.0 um. Das bedeutet für Sie: E-Mails von Gmail und Office 365 lassen sich mit älteren 1CRM-Versionen nicht mehr über die integrierte E-Mail-Funktion synchronisieren. Sie müssen ein Update von 1CRM durchführen und die Synchronisierung Ihrer E-Mail-Konten mit 1CRM neu einrichten. Wenn Sie ausschließlich Microsoft 365 nutzen, können Sie alternativ auf das Update verzichten und unser CRM Outlook Add-in nutzen.
Mehr zu dieser neuen Authentifizierungsmethode erfahren Sie in unserem Blog-Beitrag E-Mail-Synchronisierung ändert sich bis Januar 2023.
Wenn Sie mit einer älteren 1CRM-Version versuchen, sich mit einem Office 365-Postfach zu verbinden, erscheint der Fehler „Error: Connection Error: Too many login failures“:
Hier fehlt die neue OAuth-Authentifizierung.
Microsoft 365-Unternehmenskonto mit oAuth2-Server von visual4 verwenden (Standard)
Wenn Ihr Unternehmen ein Microsoft 365-Unternehmenskonto verwendet, ist keine besondere Einrichtung erforderlich. In den System-Einstellungen von 1CRM ist standardmäßig als Standort des OAuth-Servers Stuttgart, Deutschland gewählt.
Wenn Sie einen anderen Server möchten, über den Sie die Authentifizierungstokens von Microsoft abrufen, müssen Sie in Ihrem Azure-Konto eigene Konfigurationen vornehmen und in den System-Einstellungen von 1CRM den Standort ändern.
Wir leisten nur Support bei der Verwendung des Stuttgarter oAuth2-Servers. Wenn Sie eine individuelle Azure-Konfiguration brauchen oder auf Probleme mit Microsoft/Azure stoßen, unterstützen wir Sie gern mit Berechnung zusätzlichen Aufwands.
Microsoft 365-Unternehmenskonto mit eigenem oAuth2-Server verwenden
Voraussetzungen
1 In Microsoft-Unternehmenskonto einloggen
Öffnen Sie https://portal.azure.com/.
2 Neue App registrieren
Geben Sie in das Suchfeld oben „Active Directory“ ein und wählen Sie dann Azure Active Directory aus der Liste aus. Wählen Sie App-Registrierungen und klicken Sie dann auf Neue Registrierung.
3 Daten für App hinterlegen
Geben Sie einen Namen für Ihre Anwendung ein, z. B. „1CRM Email“, und wählen Sie eine Option aus der Liste Unterstützte Kontotypen. Wenn Sie nicht sicher sind, welche Option Sie wählen sollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Hilfe bei der Auswahl....
4 Umleitungs-URI wählen
Wählen Sie unter „Redirect URI“ als Plattform Web und geben Sie die Authentifizierungs-URI für Ihr 1CRM-System ein. Um den Authentifizierungs-URI zu erstellen, verwenden Sie die Adresse Ihres 1CRM-Systems und fügen Sie oauth_redirect.php hinzu.
Wenn sich Ihr 1CRM-System zum Beispiel unter mysite.1crmcloud.com befindet, verwenden Sie https://mysite.1crmcloud.com/oauth_redirect.php.
5 Registrieren und Zertifikat und Geheimnis erstellen
Klicken Sie auf Registrieren. Klicken Sie auf dem nächsten Bildschirm auf Zertifikat oder Geheimnis hinzufügen. Geben Sie eine Beschreibung ein und wählen Sie eine Verfallszeit. Beachten Sie, dass Sie nach Ablauf der Gültigkeit des Geheimnisses ein neues Geheimnis erstellen und 1CRM neu konfigurieren müssen. Klicken Sie auf Hinzufügen.
Das neue Geheimnis wird in der Liste der Geheimnisse angezeigt. Schließen Sie nicht die Seite und navigieren Sie nicht von ihr weg – wenn Sie das tun, können Sie den geheimen Wert nicht mehr finden!
6 Systemeinstellungen von 1CRM anpassen
Öffnen Sie Ihr 1CRM-System in einem separaten Browserfenster oder Tab und gehen Sie auf Administration> System Einstellungen. Scrollen Sie auf der Seite nach unten zu OAuth2-Einstellungen und klicken Sie auf Standort des OAuth2-Servers. Wählen Sie die letzte Option in der Liste mit der Adresse Ihres 1CRM-Systems.
7 Geheimen Wert (Value) kopieren
Wechseln Sie zur Browser-Registerkarte mit dem Azure-Portal und kopieren Sie den geheimen Wert. Fügen Sie den geheimen Wert in das Feld Client Secret für Microsoft 365 E-Mail in den 1CRM Systemeinstellungen ein.
8 Anwendungs-ID (Client-ID) kopieren
Wechseln Sie zurück zum Azure-Portal und wählen Sie Übersicht aus dem Menü auf der linken Seite. Kopieren Sie die Anwendungs-ID. Fügen Sie die kopierte Anwendungs-ID in das Feld Client-ID für Microsoft 365 E-Mail ein.
9 Speichern
Gmail-Unternehmenskonto mit oAuth2-Server von visual4 verwenden (Standard)
Es ist nur möglich, E-Mail-Adressen zu verwenden, die zu einer gemeinsamen Google Workspace Organisation gehören.
Voraussetzungen
Um E-Mails in 1CRM mit Google Workspace-E-Mail-Konten zu senden und zu empfangen, muss Ihr Google Workspace-Administrator eine App in der Google Cloud Console erstellen.
1 Als Administrator anmelden
Sie müssen in Ihrem 1CRM-System als Administrator angemeldet sein und auch bei Google als Google Workspace-Administrator angemeldet sein.
2 App im Google-Konto erstellen
Gehen Sie zu https://console.cloud.google.com/cloud-resource-manager. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Projekt. Geben Sie in das angezeigte Formular den Projektnamen ein, zum Beispiel „1CRM Email“, und wählen Sie eine Organisation aus. Klicken Sie auf Erstellen.
In der oberen Ecke des Bildschirms erscheint eine Benachrichtigung. Warten Sie, bis das Symbol der Benachrichtigung in ein grünes Häkchen wechselt, und klicken Sie dann auf Projekt auswählen.
3 App aktivieren
Klicken Sie auf Zur API-Übersicht und dann auf APIS UND DIENSTE AKTIVIEREN. Geben Sie „Mail“ in das Suchfeld ein und drücken Sie die Eingabetaste, dann wählen Sie Gmail API. Klicken Sie auf Aktivieren.
Ein Fenster wird angezeigt, das aussagt: „Um diese API zu verwenden, benötigen Sie möglicherweise Anmeldeinformationen. Klicken Sie auf ‚CREATE CREDENTIALS‘, um loszulegen.“
4 Credentials erstellen
Klicken Sie auf die Schaltfläche CREDENTIALS ERSTELLEN und wählen Sie dann die Option Benutzerdaten. Klicken Sie auf Weiter und dann auf Geltungsbereiche hinzufügen oder entfernen.
5 Filter anwenden
Klicken Sie auf Filter und wählen Sie API und Gmail API. Markieren Sie „…/auth/gmail.send“ und https://mail.google.com/. Klicken Sie nun auf Aktualisieren und dann auf Speichern und fortfahren.
6 Authentifizierungs-URI erstellen
Wählen Sie im Feld Anwendungstyp die Option Web Anwendung. Geben Sie einen Namen ein, zum Beispiel „Gmail Client“. Klicken Sie unter Authorized redirect URIs auf ADD URI und geben Sie den Authentifizierungs-URI für Ihr 1CRM-System ein. Zum Erstellen des Authentifizierungs-URI verwenden Sie die Adresse Ihres 1CRM-Systems und fügen oauth_redirect.php hinzu. Zum Beispiel:
Wenn sich Ihr 1CRM-System unter mysite.1crmcloud.com befindet, verwenden Sie https://mysite.1crmcloud.com/oauth_redirect.php.
7 Erstellen und Fertig klicken
Klicken Sie nun auf die Schaltfläche ERSTELLEN und dann auf FERTIG.
8 Client-ID und das Client-Geheimnis der App kopieren
Nun müssen Sie die Client-ID und das Client-Geheimnis für Ihre App finden. Wählen Sie dazu Credentials aus dem Menü auf der linken Seite, und wählen Sie dann unter OAuth 2.0 Client IDs den Client den Sie im vorherigen Schritt erstellt haben. Client-ID und Client-Geheimnis werden nun angezeigt. Öffnen Sie Ihr 1CRM-System in einem separaten Browserfenster oder Tab und gehen Sie zu Administration > System Einstellungen.
9 Client-ID und das Client-Geheimnis der App in 1CRM einfügen
Scrollen Sie auf der Seite nach unten zu OAuth2-Einstellungen und fügen Sie die Client ID und das Client Secret in die Felder Client ID für Gmail und Client Secret für Gmail ein.
10 Speichern
Ergebnis
Jetzt können Sie beim Einrichten von SMTP- oder IMAP-Konten in 1CRM Gmail OAuth als Authentifizierungstyp auswählen.
Google Services-Unternehmenskonto mit eigenem oAuth2-Server verwenden
Sobald Sie auf 1CRM Version 8.7.3 oder höher aktualisieren und/oder für die neuen modernen Authentifizierungsmethoden für Google umkonfiguriert haben, müssen Sie sich erneut bei Google in 1CRM authentifizieren.
Voraussetzungen
1 Als Administrator anmelden
Sie müssen in Ihrem 1CRM-System als Administrator angemeldet sein und auch bei Google als Google Workspace-Administrator angemeldet sein.
2 Im Google-Konto ein Projekt anlegen
Gehen Sie zu https://console.cloud.google.com/cloud-resourcemanager. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Projekt. Geben Sie in das angezeigte Formular den Projektnamen ein, zum Beispiel „1CRM Google sync“, und wählen Sie eine Organisation aus. Klicken Sie auf Erstellen.
In der oberen Ecke des Bildschirms erscheint eine Benachrichtigung. Warten Sie, bis das Benachrichtigungssymbol in ein grünes Häkchen wechselt und klicken Sie dann auf Projekt auswählen.
3 API-Dienste aktivieren
Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf APIs und Dienste aktivieren und dann auf die Schaltfläche APIS UND DIENSTE. Geben Sie „Kalender“ in das Suchfeld ein und drücken Sie die Eingabetaste, dann wählen Sie Google Calendar API. Klicken Sie auf Aktivieren. Aktivieren Sie auf ähnliche Weise die Google Drive API und die Contacts API.
4 OAuth Client-ID erstellen
Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf OAuth-Zustimmungsbildschirm. Wählen Sie Intern als Nutzertyp und klicken Sie auf Erstellen. Geben Sie den App-Namen und die Support-E-Mail ein und wählen Sie optional ein Logo. Geben Sie auch eine E-Mail im Abschnitt „Kontaktinformationen für Entwickler“ an. Klicken Sie nun auf Speichern und fortfahren und dann auf Bereiche hinzufügen oder Bereiche entfernen. Markieren Sie „…/auth/contacts“, „…/auth/calendar.events“ und „…/auth/drive“ und klicken Sie auf Aktualisieren. Klicken Sie nun auf Speichern und fortfahren.
5 Credentials erstellen
Wählen Sie Credentials aus dem Menü auf der linken Seite, klicken Sie auf CREATE CREDENTIALS und wählen Sie OAuth-Client-ID. Wählen Sie Webanwendung als Anwendungstyp und geben Sie den Client-Namen ein, zum „Google sync client“.
6 Authentifizierungs-URI erstellen
Klicken Sie unter Authorized redirect URIs auf ADD URI und geben Sie den Authentifizierungs-URI für Ihr 1CRM-System ein. Um den Authentifizierungs-URI zu erstellen, verwenden Sie die Adresse Ihres 1CRM-Systems, und fügen Sie oauth_redirect.php hinzu.
Wenn sich Ihr 1CRM-System zum Beispiel unter mysite.1crmcloud.com, verwenden Sie https://mysite.1crmcloud.com/oauth_redirect.php.
7 Client ID und Client Secret kopieren
Jetzt klicken Sie auf die Schaltfläche CREATE. Client ID und Client Secret werden Ihnen angezeigt. Sie benötigen sie für die 1CRM-Konfiguration.
8 Systemeinstellungen von 1CRM anpassen
Öffnen Sie nun Ihr 1CRM-System in einem separaten Browser-Fenster oder Tab und gehen Sie zu Administration > System Einstellungen. Scrollen Sie auf der Seite nach unten zu OAuth2-Einstellungen und klicken Sie auf das Feld Standort des OAuth2-Servers. Wählen Sie die letzte Option in der Liste mit der Adresse Ihres 1CRM-Systems. Füllen Sie die Felder Client-ID für Google-Dienste und Client Secret für Google-Dienste mit den Werten die Sie im vorherigen Schritt erhalten haben.
9 Speichern
OAuth2 in den IMAP- und SMTP-Einstellungen von 1CRM definieren
Sie definieren in den E-Mail-Einstellungen die oAuth2-Authentifizierung. Das ist sowohl für den E-Mail-Eingangsserver (IMAP) und den E-Mail-Ausgangsserver (SMTP) möglich. Beachten Sie, dass Sie ein Token in den Einstellungen anfordern müssen. Wenn das Token erfolgreich angefordert wurde, sehen Sie eine entsprechende Meldung.
Bereiche mit Einstellungen zur oAuth2-Authentifizierung
In folgenden Bereichen können Sie die oAuth-Authentifizierung definieren:
Benutzereinstellungen>E-Mail-OptionenBenutzereinstellungen>Überwachte MailboxenAdministration>E-Mail Einstellungen / VersandAdministration>Gruppen E-Mail Konten (Gruppenpostfächer)
Beispiel SMTP-Einstellungen bei Benutzern (Token bereits angefordert):
Beispiel IMAP-Einstellungen bei Gruppenpostfächern (Token noch nicht angefordert):
Informationen zu den Servern von Microsoft für SMTP und IMAP sowie den Ports und weiteren Einstellungen finden Sie auf der Seite msxfaq.
IMAP-Zugriff für Benutzer aktivieren
Sie müssen ggf. in der Exchange-Konsole/Administration den IMAP-Zugriff für die entsprechenden Benutzer aktivieren:
Persönliche Microsoft- und Google-Konten synchronisieren
Persönliches Microsoft 365-E-Mail-Konto synchronisieren
Voraussetzungen
Um E-Mails mit Ihrem persönlichen Microsoft Office 365-E-Mail-Konto zu senden und zu empfangen, müssen Sie in 1CRM zu senden und zu empfangen, müssen Sie ein app-spezifisches Passwort erstellen.
In 1CRM nutzen Sie das neue Passwort, um das E-Mail-Konto einzurichten. Das Passwort kann in den Benutzer-SMTP Einstellungen, Benutzer- und Gruppenpostfächern und in den System-SMTP-Einstellungen verwendet werden.
1 Zweistufige Verifizierung aktivieren
Sie müssen die zweistufige Verifizierung aktivieren. Der Prozess ist unter folgendem Link detailliert beschrieben:
2 App-Passwort erstellen
Nachdem Sie die zweistufige Überprüfung aktiviert haben, gehen Sie zu https://account.live.com/proofs/Manage/additional und klicken Sie auf Ein neues App-Passwort erstellen.
Das Passwort wird generiert und angezeigt.
3 Passwort kopieren
Kopieren Sie das Passwort in die Zwischenablage. (Wenn Sie die Seite schließen, können Sie dieses Kennwort nicht mehr finden und müssen ein neues Passwort generieren. Kopieren Sie also dieses Kennwort und bewahren Sie es an einem sicheren Ort auf.)
4 Neue E-Mail-Zugangsdaten in 1CRM hinterlegen
Stellen Sie sicher, dass Sie die Authentifizierungsmethode Benutzername und Passwort verwenden. Verwenden Sie Ihre Office 365-E-Mail-Adresse als Benutzernamen und fügen Sie das kopierte Passwort ein.
Persönliches Gmail-E-Mail-Konto mit 1CRM synchronisieren
Voraussetzungen
Um E-Mails mit Ihrem persönlichen Google Mail-Konto in 1CRM zu senden und zu empfangen, müssen Sie in Ihrem Google-Konto ein app-spezifisches Passwort erstellen.
In 1CRM nutzen Sie das neue Passwort, um das E-Mail-Konto einzurichten. Das Passwort kann in den Benutzer-SMTP Einstellungen, Benutzer- und Gruppenpostfächern und in den System-SMTP-Einstellungen verwendet werden.
1 Ins Google-Konto einloggen
Öffnen Sie Ihren Browser und gehen Sie zu https://myaccount.google.com/apppasswords.
2 App-Passwort erstellen
Klicken Sie unten auf der Seite auf App auswählen, und wählen Sie Andere (Benutzerdefinierter Name). Geben Sie einen beschreibenden Namen für das Kennwort ein, damit Sie es später leichter identifizieren können, zum Beispiel „Gmail-Passwort für 1CRM“, und klicken Sie auf Generieren.
Es wird ein Passwort für Sie generiert und angezeigt. Es gibt eine Schaltfläche Fertig, die Sie noch nicht anklicken sollten, da Sie sonst das Passwort nicht sehen können.
3 Passwort kopieren
Wählen Sie das generierte Kennwort mit der Maus aus und kopieren Sie es in die Zwischenablage.
4 Neue E-Mail-Zugangsdaten in 1CRM hinterlegen
Stellen Sie sicher, dass Sie die Authentifizierungsmethode Benutzername und Passwort verwenden. Verwenden Sie Ihre Gmail-E-Mail-Adresse als Benutzernamen, und fügen Sie das Passwort ein, das Sie kopiert haben.
Ergebnis
Das persönliche Gmail-Konto wurde eingerichtet. E-Mails werden nun zwischen 1CRM und Gmail synchronisiert.
E-Mails versenden über Sendmail
Sollten Ihre aus dem CRM versendeten E-Mails beim Empfänger im Spam-Ordner landen, überprüfen Sie, ob die IP-Adresse Ihres CRM-Servers für den E-Mail-Versand freigegeben ist. Zuständig für diese Freigabe ist der SPF-Eintrag bei Ihrer Domain. Die Domainfactory bietet beispielsweise eine Anleitung, wie Sie den SPF-Eintrag auf domainfactory-Servern setzen. Sind Sie bei uns in der deutschen CRM-Cloud, dann schreiben Sie uns einfach eine E-Mail.
Auf folgender Webseite können Sie nachschauen, ob Ihre CRM-Domain für den Versand von E-Mails freigegeben ist: https://www.spf-record.de/spf-lookup
Voraussetzungen
Wenn die Open-Source-Software auf Ihrem Server installiert ist, empfehlen wir Ihnen, Sendmail zu nutzen. Einfach, weil es so am bequemsten für Sie ist. Wenn Sie nicht wissen, ob dies bei Ihnen der Fall ist, fragen Sie Ihren Hosting-Anbieter oder testen Sie es einfach aus.
1 Benutzereinstellungen öffnen
Wechseln Sie per Klick rechts oben auf Ihr Profilbild in Ihr Benutzerprofil.
2 Ausgehende E-Mail Einstellungen bearbeiten
Wechseln Sie in den Reiter E-Mail-Optionen und Scrollen Sie bis zum Abschnitt Ausgehende E-Mail Einstellungen und klicken Sie auf Bearbeiten.
3 E-Mail-Transfer-Modus sendmail auswählen
Wählen Sie als E-Mail Transfer Modus den Wert sendmail aus.
Ergebnis
Sendmail sollte jetzt eingerichtet sein. Testen Sie nun einfach den E-Mail-Versand aus Ihrem CRM-System.
E-Mail-Empfang über Überwachte Mailboxen
Mithilfe von Überwachten Ordnern synchronisieren Sie Ihre E-Mails aus Gmail, Outlook & Co. komfortabel mit Ihrem CRM-System und stellen sicher, dass wirklich nur die relevanten Mails synchronisiert werden.
- Legen Sie in Ihrem E-Mail-Programm dazu Ordner an, die E-Mails enthalten, die ins CRM laufen sollen.
- Legen Sie dann in 1CRM ebenfalls E-Mail-Ordner an und lassen Sie diese überwachen. Wie das geht, erklären wir in der folgenden Schritt-Anleitung.
Legen Sie in Ihrem externen E-Mail-Dienst einen Ordner CRM an und schieben oder filtern Sie alle relevanten Kundenmails in diesen Ordner. So werden nur die wichtigen E-Mails von Kunden mit 1CRM synchronisiert und Ihr E-Mail-Postfach bleibt übersichtlich.
Überwachte Mailbox anlegen
1 E-Mail-Optionen öffnen
Klicken Sie auf Ihr Benutzerprofil oben rechts und wählen Sie den Reiter E-Mail-Optionen.
2 Neue Überwachte Mailbox erstellen
Scrollen Sie zum Abschnitt Überwachte Mailboxen und klicken Sie auf Neu.
3 Name und E-Mail-Adresse der Überwachten Mailbox eingeben
Vergeben Sie einen beliebigen Namen für Ihre überwachte Mailbox und geben Sie die E-Mail-Adresse ein [1].
4 Ihren Namen eingeben
Geben Sie unter Von Name Ihren vollständigen Namen ein [2].
5 Quick Setup durchführen
Führen Sie, wenn möglich, das Quick Setup [3], wenn Ihr E-Mail-Provider unterstützt werden sollte. Ansonsten führen Sie die Konfiguration manuell durch. Die erforderlichen Daten finden Sie über eine einfache Google-Suche.
6 Zu synchronisierender Ordner angeben
Unter Ordner [4] geben Sie den Ordner Ihres E-Mail-Postfachs an, der synchronisiert werden soll, z.B. Inbox, Posteingang oder einen eigenen in Ihrem E-Mail-Client erstellten Ordner.
7 Ordner für synchronisierte E-Mails angeben
Legen Sie unter Zustellung in Ordner [5] fest, welchem Ordner in 1CRM die E-Mails zugeordnet werden sollen. Standardmäßig ist hier Eingang ausgewählt. Sie können jedoch in Ihrem 1CRM-Postfach weitere Ordner hinzufügen und diese dann an dieser Stelle auswählen.
8 Sichern Sie Ihre Einstellungen [6]
Ergebnis
Ihr System wird nun jedes Mal, wenn der Zeitplaner durchläuft, Ihre überwachten Mailboxen scannen und die Mails von dort ins CRM-System synchronisieren.
Gesendete E-Mails synchronisieren
Sie können alle E-Mails, die Sie von Ihrem E-Mail-Dienst aus versenden ebenfalls ins CRM-System synchronisieren.
Erstellen Sie eine Überwachte Mailbox und aktivieren Sie die Option Dieser Ordner enthält versendete E-Mails.
E-Mails automatisch als Servicefall anlegen
Wenn Sie eine bestimmte E-Mail-Adresse für Serviceanfragen haben, können Sie diese als überwachte Mailbox anlegen und automatisch einen neuen Servicefall im CRM-System erstellen.
Legen Sie eine Überwachte Mailbox an und wählen Sie bei Mögliche Aktionen aus dem Drop-Down Neuer Fall aus.
Fehlerbericht automatisch aus E-Mail erstellen
Wenn Sie eine bestimmte E-Mail-Adresse für Fehlermeldungen haben, können Sie diese als überwachte Mailbox anlegen und automatisch einen neuen Fehlerbericht im CRM-System erstellen.
Erstellen Sie eine Überwachte Mailbox und wählen Sie bei Mögliche Aktionen aus dem Drop-Down Neuer Fehler aus.
© visual4 GmbH
