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Datenimport in das CRM-System

Importieren Sie Kontakte und mehr aus Google, Outlook oder einer anderen Software nach 1CRM. Exportieren Sie Ihre Daten als CSV-Datei und laden Sie sie in das entsprechende 1CRM-Modul, z.B. Kontakte. In dieser Anleitung erfahren Sie, wie das geht.

Folgende Daten lassen sich nach 1CRM kopieren:

  • Benutzer, Meetings, Aufgaben, Notizen,
  • Firmen, Kontakte, Interessenten, Chancen,
  • Anrufe, Servicefälle,
  • Produktkategorien, Produkte, Zielkunden und Preislisten.

Voraussetzungen

Zielgruppen: Anwender
Import von Custom Fields

Selbst angelegte Custom Fields können Sie natürlich auch über den Import befüllen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle eigenen, nicht im Standard enthaltenen Felder als Custom Fields vor dem Import anlegen.

Datenimport vorbereiten

Damit der Datenimport reibungslos klappt, sollten Sie Folgendes sicherstellen:

  • Die zu importierenden Daten liegen im CSV-Format vor.
  • Sie haben Ihre Daten nach dem Schema der Importvorlagen aufgebaut.
  • Ihre CSV-Dateien verwenden den gleichen Zeichensatz wie Ihr Benutzerprofil (in der Regel UTF-8).
  • Achten Sie insbesondere darauf, dass Firmennamen richtig geschrieben sind. Firmen stehen oft im Zentrum einer Verknüpfung mit weiteren Daten.

Importvorlagen herunterladen

Laden Sie die für Sie zutreffende Importvorlage herunter und bereiten Sie Ihre Import-Dateien entsprechend auf:

Richtigen Zeichensatz im CRM-System verwenden

Benutzer > Anzeigeoptionen: Schnittstellenoptionen

Schritt für Schritt Anleitung

1

Wechseln Sie zu den Schnittstellenoptionen in Ihrem Benutzerprofil.

2

Prüfen Sie, ob im DropDown bei Import/Export Zeichensatz der Wert UFT-8 (Unicode) ausgewählt ist.

3

Prüfen Sie, ob Ihre CSV-Dateien den korrekten Zeichensatz verwenden. Stellen Sie den Zeichensatz in Ihrem Editor um und speichern Sie die CSV-Datei nochmal im korrekten Zeichensatz (Notepad++ ist ein kostenloser Editor, mit dem Sie dies einfach umsetzen können. LibreOffice Calc oder Excel können Sie ebenfalls verwenden).

CSV-Dateien erstellen und bearbeiten (am Beispiel mit LibreOffice)

Zur Erstellung, Überprüfung und Manipulation der Daten vor dem Ausspielen als CSV stellt das kostenlose LibreOffice Calc eine gute Alternative zu Excel dar.

Speichern Sie die Import-Dateien in LibreOffice direkt im richtigen Zeichensatz ab, indem Sie das gewünschte Trennzeichen wählen. Dazu setzen Sie bei Speichern unter den Haken bei Filtereinstellungen bearbeiten. Wählen Sie hier UTF-8 als Zeichensatz und Semikolon oder Komma als Feldtrenner.

CSV-Import für das CRM vorbereiten

Trennzeichen für den CSV-Import ins CRM auswählen

Ergebnis

Nun sind die Dateien bereit für den Import in 1CRM.

Datenimport im CRM starten

Empfohlene Import-Reihenfolge

Generell empfehlen wir beim Import in das CRM-System folgende Reihenfolge:

  1. Benutzer
  2. Firmen
  3. Chancen
  4. Kontakte
  5. Interessenten
  6. Servicefälle
  7. Produktkategorien
  8. Produkte
  9. Anrufe
  10. Meetings
  11. Aufgaben
  12. Notizen
  13. Zielkunden
  14. Preislisten

Schritt für Schritt Anleitung

1

Wechseln Sie in das entsprechende CRM-Modul, wo Sie Ihren Daten-Import durchführen wollen, bspw. bei den Kontakten.

2

Wählen Sie dann ein Importprofil aus. In der Regel wählen Sie Custom CSV aus. Falls Sie Daten aus dem CRM-System SugarCRM exportiert haben, dann stehen Ihnen hier vorgefertigte Importprofile zur Verfügung.

3

Wählen Sie als Trennzeichen das Trennzeichen, was Sie beim Editor zuvor eingestellt haben und klicken Sie auf Import.

Kopfzeile

Die Kopfzeile ist die erste Zeile in Ihrer CSV-Datei. Dort sollten die Spaltenüberschriften enthalten sein.

1CRM wertet nun Ihre CSV-Datei aus.

4

Ordnen Sie die in Ihrer Datei enthaltenen Feldern den gewünschten Feldern in 1CRM zu.

Achtung: Eine nachträgliche Änderung von importierten Firmen in Lieferanten ist nicht möglich. Sollten Sie beabsichtigen, Lieferanten zu importieren, dann stellen Sie sicher, dass das Feld Lieferant (Is a Supplier) zugeordnet und im Falle eines Lieferanten mit dem Wert 1 gesetzt ist.

Einstellungen als Importprofil speichern

Sie können die Feldzuordnung unter einem selbst definierten Namen für das jeweilige Modul abspeichern. Dadurch können Sie bei einem erneuten Import die Feldzuweisung überspringen. Wenn Sie vorhandene Zuordnungen ändern, müssen Sie das Importprofil updaten.

Ergebnis

Wenn alles funktioniert hat, erhalten Sie eine Bestätigung, ähnlich wie diese:

Erfolgsbestätigung beim CSV-Import ins CRM

Datensätze einem bestimmten Benutzer zuweisen

Ebenso können Sie bei der Zuordnung von Kontakten zu Firmen entweder mit ID oder Name arbeiten, hier raten wir Ihnen den Firmennamen zu verwenden.

Falls es bei der Zuordnung des Benutzers zum Datensatz zu Fehlern kommt, wird die Fehlermeldung Assigned User could not be mapped ausgegeben.

1CRM weist die Datensätze automatisch dem Benutzer zu, der die Daten importiert. Um Datensätze einem anderen Benutzer zuzuordnen, gehen Sie wie folgt vor.

Füllen Sie vor dem CSV-Import die Spalte Zugewiesen An [User Name] oder die Spalte Zugewiesen An [ID] aus mit dem jeweiligen Benutzer, der im CRM bereits vorhanden sein muss. Der Name und die ID müssen genau den Daten des CRMs entsprechen. Weisen Sie beim Import die ausgefüllte Benutzer-Spalte dann bei Zugewiesen An [User Name] oder Zugewiesen An [ID] zu.

Bekannte Fehlerquellen beim CSV-Import

Beim Import ist was schief gelaufen? Daran könnte es liegen:

  • Problem: Daten sind im CRM in den falschen Feldern gelandet.
    Lösung 1: Prüfen Sie, ob Sie tatsächlich die richtigen Spalten zugeordnet haben.
    Lösung 2: Prüfen Sie Ihre CSV-Datei. Sind zu viele oder zu wenige Trennzeichen in der Datei, sodass sich die Daten-Spalten-Zuordnung verschoben hat? Das Trennzeichen markiert das Ende einer Spalte. Wenn Sie eine Spalte nicht ausfüllen, müssen Sie trotzdem ein Trennzeichen setzen, Bsp: Spalten: Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Stadt -> Daten: Klaus,Kleber,,,Stuttgart
  • Sind die Firmennamen richtig geschrieben? Firmen stehen oft im Zentrum von Verknüpfungen.
  • Es kann vorkommen, dass die Feldlänge überschritten wird,
  • die Zeichen nicht dem Feldtyp entsprechen oder dass
  • unzulässige Zeichen im Import sind (wie z.B. „%“).
  • Beim Import von Datumsfeldern muss darauf geachtet werden, dass diese genau im Standard Datumsformat vorliegen wie es in den Regionalen Systemeinstellungen festgelegt ist.
  • Zu viele Daten in einem Feld, z.B. ein Feld für die gesamte Adresse, ein Feld mit mehreren Telefonnummern o.ä. Im Zweifel ist es immer ratsam, die Daten auf mehrere Felder aufzuteilen.