Kongresse organisieren
Voraussetzungen
Produkte: CRM Events
Diese Anleitung deckt alle grundlegenden Schritte für die Event-Planung ab. Beachten Sie, dass auf die Schnittstellenanbindung zwischen 1CRM und WordPress nicht eingegangen wird. Wenn Sie dazu Fragen haben, sprechen Sie uns gern an! Antworten zu speziellen Anwendungsfällen finden Sie auch in unserem FAQ.
Inhaltsverzeichnis
- Was sind Kongresse in 1CRM?
- Beispiel eines Kongresses
- Wichtige Datensätze in 1CRM für Kongresse
- Beispielvorlagen für wichtige Event-Dokumente
- Überblick über die Organisation eines Kongresses
- Video-Tutorial: Einführung Eventmanagement mit dem CRM
- Video-Tutorial: Wiederkehrende Events verwalten
- 1. Event anlegen
- 2. Event bewerben
- 3. Produkt erstellen
- 4. Angebot erstellen
- 5. Tickets anlegen
- 6. Ausstellungsflächen definieren
- 7. Sessions anlegen
- 8. Referenten zuordnen
- Video-Tutorial: Event-Aufgaben
- 9. Aufgaben erstellen
- Video-Tutorial: Teilnehmerdatensätze bearbeiten
- 10. Teilnehmer verwalten
- Video-Tutorial: E-Mail-Erinnerungen
- 11. An das Event erinnern
- 12. QR-Code an Teilnehmer senden
- 13. Event abschließen
Was sind Kongresse in 1CRM?
Kongresse sind Großveranstaltungen, die in der Regel mit Sponsoren verbunden sind. Daher laden Sie neben normalen Teilnehmern auch diese Sponsoren ein und bieten ihnen besondere Konditionen zu Ticketpreisen und Ausstellungsflächen.
Beispiel eines Kongresses
Folgende Konstellation können Sie mit Hilfe von 1CRM umsetzen:
Sie organisieren ein Kongress, für den es Sponsoren mit unterschiedlichen Konditionen gibt. Sie definieren die Konditionen über Bronze-, Silber- und Gold-Pakete. Einem speziellen Unternehmen möchten Sie jedoch ein individuelles Angebot für die Partnerschaft unterbreiten. Daneben erstellen Sie Tickets für normale Besucher des Kongresses. Anmeldungen nehmen Sie sowohl online über Ihre Website als auch auf anderen Wegen entgegen. Gold-Partner erhalten zudem die Möglichkeit, Podiumsdiskussionen auf dem Kongress zu leiten. Solche Veranstaltungen lassen sich als Sessions planen und Kongress-Besucher können diese buchen.
Wichtige Datensätze in 1CRM für Kongresse
| Datensatz | Beschreibung |
|---|---|
| Produkt | Sponsorpaket wie Gold, Silber und Bronze
Fungiert als Rahmenvertrag mit den Sponsoren |
| Angebot | Behinhaltet spezielle Konditionen für einen Sponsor
Alternative für ein buchbares Ticket |
| Session | Gliedert den Kongress in Themenblöcke (z. B. Willkommensplenum, Workshop, Podiumsdiskussion usw.) |
| Referent | Leitet eine Session
Muss als Kontakt in 1CRM festgehalten sein |
| Kontingent | Freikarten (z. B. für Sponsoren)
Benötigt einen Kontakt, der mit dem Kontingent verbunden wird |
Beispielvorlagen für wichtige Event-Dokumente
Während des Events erstellen Sie eventuell Serienbriefe, ausdruckbare Event-Tickets oder Zertifikate zur Bestätigung des erfolgreichen Seminarabschlusses, die Sie an die Teilnehmer versenden. Sie können folgende RTF-Vorlagen kostenfrei herunterladen und darauf basierend Ihre eigenen Vorlagen erstellen:
- Vorlage Serienbrief herunterladen
- Vorlage Event-Ticket herunterladen
- Vorlage Event-Teilnahmebestätigung herunterladen
Mehr dazu erfahren Sie in der Anleitung Serienbriefe mit 1CRM versenden.
Überblick über die Organisation eines Kongresses
Die folgende Prozessgrafik veranschaulicht den Prozess, wenn Sie das Event auf ihrer Website erstellen (z. B. WordPress-Website) und in 1CRM planen. Sie können das Event und die Tickets auch ausschließlich in 1CRM erstellen:
Video-Tutorial: Einführung Eventmanagement mit dem CRM
In diesem Video bekommen Sie eine Einführung in das Eventmanagement mit dem CRM.
Video-Tutorial: Wiederkehrende Events verwalten
In diesem Video lernen Sie, wie Sie wiederkehrende Events im CRM verwalten.
1. Event anlegen
Sie haben 3 Möglichkeiten ein Event zu erstellen:
- Sie erstellen das Event direkt in 1CRM.
- Sie kopieren ein vergangenes Event.
- Sie erstellen das Event auf Ihrer Website und übertragen es per Schnittstellen an 1CRM.
1 Event in 1CRM erstellen
Wählen Sie im Menü Events> Events und klicken Sie auf Neu:
2 Event kopieren
Wenn Sie bereits ein ähnliches Event in 1CRM in der Vergangenheit geplant haben, können Sie dieses Event als Vorlage kopieren. Wählen Sie das Event und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Kopieren:
Die Kopier-Funktion erspart Ihnen wertvolle Zeit bei der Planung eines neuen Events, weil zugeordnete Datensätze inkl. ihren Einstellung mitkopiert werden.
Wenn Sie beispielsweise Datensätze wie Erinnerungen, Sessions oder Aufgaben einem Event zugeordnet haben und dieses Event kopieren, werden sowohl die Datensätze als auch die dort definierten Einstellungen und Zeitangaben in die Kopie übernommen. Konkret heißt das: Sie senden eine Erinnerung im Original-Event 3 Tage vor Startdatum des Events. In der Kopie des Events wird die Erinnerung ebenfalls angelegt und 3 Tage vor dem Startdatum des neuen Events gesendet. Sie müssen somit die Erinnerung in der Kopie nicht anpassen.
Folgende Informationen werden übernommen:
- Sessions
- Aufgaben innerhalb Session
- Tickets
- Normale Aufgabe im Event
- Erinnerungen
3 Event über Schnittstelle nach 1CRM übertragen
Sie können Events auf Ihrer Website erstellen (z. B. auf einer WordPress-Website) und über eine Schnittstelle an 1CRM übermitteln. Das Event wird dort automatisch angelegt. In 1CRM führen Sie anschließend die restlichen Planungsschritte durch. Um mehr darüber zu erfahren, sprechen Sie uns einfach an!
4 Eventtyp wählen
Geben Sie dem neuen Event einen Namen und wählen Sie als Eventtyp die Option Kongresse:
5 Weitere Optionen ausfüllen
Füllen Sie weitere Optionen für Ihr Event aus wie z. B. Start- und Enddatum oder Beschreibung. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit Sichern.
Ergebnis
Das neue Event wurde erstellt. Um alle wichtigen Aufgaben zum Event zu organisieren und zu überblicken, haben Sie im unteren Bereich des Events verschiedene Subpanels:
2. Event bewerben
Damit Sie Sponsoren und Teilnehmer für Ihr Event gewinnen, sollten Sie den Kongress bewerben. Gestalten Sie beispielsweise mit dem grafischen E-Mail-Editor von 1CRM Ihre Einladungen entsprechend Ihrer Corporate Identity. Selektieren Sie Sponsoren und Teilnehmer aus ähnlichen Veranstaltungen mit entsprechenden Interessenschwerpunkten und sprechen Sie diese individuelle an. Oder nutzen Sie Chancen, um potenzielle Sponsoren zu gewinnen.
1 Einladungen gestalten
In Home > E-Mails > Vorlagen können Sie E-Mail-Vorlagen mit dem Newsletter Editor gestalten und so optisch aufwändige E-Mails an Ihre Zielgruppen versenden:
2 Teilnehmer nach Interessen selektieren
Nutzen Sie vergangene Sponsoren und ihre Themenschwerpunkt, um gezielt Werbe-E-Mails für Ihr nächstes Event zu versenden. Über einen Quick Filter filtern Sie die gewünschten Sponsoren, erstellen eine Zielkundenliste und anschließend eine Kampagne mit der Zielkundenliste als Empfänger. Dabei können beliebig viele Zielkundenlisten mit unterschiedlichen E-Mail Vorlagen erstellt werden, um die unterschiedlichen Zielgruppen wie Teilnehmer und Sponsoren bestmöglich anzusprechen:
3 Chancen nutzen
Nutzen Sie Chancen, um Umsatzpotenziale und mögliche Sponsoren für das Event zu gewinnen. Mehr über Chancen erfahren Sie in Neue Chance anlegen.
3. Produkt erstellen
Für Kongresse gibt es gewöhnlich Besucher-Tickets und Tickets für Partner wie Sponsoren. Partner-Tickets gliedern sich häufig in Bronze, Silber und Gold mit jeweils unterschiedlichen Preisen und Konditionen. Beispielsweise unterscheidet sich die Ausstellungsfläche und das Kontingent an Freikarten für die Partner. Diese Rahmenbedingungen halten Sie in Produkten fest. Anschließend erstellen Sie die Tickets und verbinden Sie mit den Produkten, sodass Preise automatisch mit den Tickets verknüpft sind.
Außerdem lassen sich Produkte als Position für individuelle Angebote verwenden.
1 Produkte für Besucher und Partner erstellen
Gehen Sie zu Faktura & Logistik > Produktkatalog und wählen Sie im Schnellmenü Neues Produkt. Geben Sie dem Produkt einen Namen und wählen Sie als Kategorie die Option Events:
2 Preise und Konditionen festlegen
Geben Sie die Preise und in der Beschreibung die Konditionen an. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit Sichern:
3 Produkte für die Partner anlegen
Legen Sie weitere Produkte für die Partner an. Achten Sie hier ebenso auf Preise und Beschreibungen, da diese Angaben in Tickets und Angeboten übernommen werden:
4. Angebot erstellen
Anstatt ein Produkt später einem Ticket zuzuordnen und dadurch den Ticketpreis festzulegen, können Sie auch Angebote nutzen. Das heißt, Sie erstellen beispielsweise ein Angebot für einen Bronze-Partner (in der Regel ist das eine Firma) und bieten ihm dort einen speziellen Preis. Später buchen Sie den Partner für das Event und ordnen ihm das Angebot anstatt einem Ticket zu. Mehr dazu in Schritt 10.
1 Angebot bei Firma erstellen
Gehen Sie zu Vertrieb & Marketing > Firmen und wählen Sie eine Firma. Wechseln Sie zur Registerkarte Verkaufsinformationen und klicken Sie im Subpanel Angebote auf Neu:
Die Stammdaten der Firma wie Name und Anschrift werden ins Angebot übernommen.
Alternativ gehen Sie zu Faktura & Logistik > Angebote und erstellen dort das neue Angebot.
2 Kongress als Position wählen
Füllen Sie alle gewünschten Daten zum Angebot wie Gültig bis aus. Mehr über Angebote erfahren Sie in Angebote erstellen. Unter Positionen klicken Sie auf +artikel/dienstleistung und wählen das Produkt, das Ihren Kongress repräsentiert und vergeben Sie bei Bedarf individuelle Preise oder Rabatte:
Nach Auswahl des Produkts werden die Felder für die Kosten automatisch ausgefüllt. Auch die Beschreibung wird aus dem Produkt übernommen.
3 Sichern
Füllen Sie weitere gewünschte Daten aus und bestätigen Sie mit Sichern.
5. Tickets anlegen
Sie legen Tickets für Teilnehmer sowie Partner an und verbinden diese Tickets mit den jeweiligen Produkten, die Sie in Schritt 3 erstellt haben. Auf diese Weise werden die Preise der Produkte für die Tickets übernommen.
1 Ticket neu in 1CRM erstellen
Gehen Sie zu Vertrieb & Marketing > Events und öffnen Sie Ihr Event. Im unteren Bereich des Events finden Sie das Subpanel Buchbare Tickets. Klicken Sie dort auf Neu:
Wenn Sie das Event von Ihrer Website nach 1CRM übertragen haben, werden auch die dort erstellten Tickets nach 1CRM übernommen. Allerdings sind diese mit keinem Produkt verknüpft. Sie erstellen also entweder in 1CRM die Tickets für das neue Event oder passen die von Ihrer Website übernommenen Tickets in 1CRM an.
2 Ticketdaten ausfüllen
Füllen Sie die Optionen zum Ticket aus und bestätigen Sie Ihre Änderungen mit Sichern.
Wenn Sie das Ticket mit einem Produkt verknüpfen, werden die Optionen zu Kosten und Preisen ausgegraut, da diese Daten aus dem Produkt gezogen werden.
Das Ticket wurde erstellt. Wenn Sie kein Produkt im Ticket verknüpft haben, wird der Preis und die Beschreibung des Tickets in die später zu erstellende Rechnung übernommen. Wenn ein Produkt verknüpft ist, wird der Preis und die Beschreibung aus dem Produkt in der Rechnung übernommen.
Es ist auch möglich, mit Preislisten zu arbeiten und damit unterschiedliche Preise für Kunden zu berechnen. Wenn ein Kunde ein oder mehrere Tickets erwirbt und Sie eine Rechnung erstellen, wird die Preisliste angewendet und der angepasste Preis für den Kongress berechnet.
6. Ausstellungsflächen definieren
Sponsoren erhalten in der Regel Flächen für ihre Stände auf dem Kongress. Sie können für das Event die möglichen Ausstellungsflächen für die Sponsoren definieren. Gleichzeitig erhalten Sie einen Überblick, welcher Sponsor diese Fläche erhält, wie groß sie ist und welches Ticket damit verbunden ist.
1 Ausstellungsfläche anlegen
Klicken Sie im Schnellmenü auf Ausstellungen und dann auf Neu:
2 Details zur Ausstellungsfläche definieren
Geben Sie mindestens das Event und die Standnummer an. Weitere Details können Sie nach Bedarf ausfüllen. Bestätigen Sie mit Sichern:
7. Sessions anlegen
Sie können den Ablauf des Kongresses durch Sessions gliedern. Eine Session ist beispielsweise die Begrüßung zum Kongress, ein Workshop oder eine Präsentation und wird häufig im Zusammenhang mit Sponsorenpaketen verkauft.
1 Neue Session erstellen
Klicken Sie im Schnellmenü auf Sessions und dann auf Neu:
2 Daten zur Session ausfüllen
Geben Sie mindestens das Event und den Session Namen an. Weitere Details können Sie nach Bedarf ausfüllen. Der Status trackt, ob die Session bereits fertig (mit Referent, Inhalt etc.) geplant ist. Bestätigen Sie mit Sichern:
Wenn Sie Angaben zum Start- und Enddatum der Session machen, werden diese Angaben beim Kopieren des Events übernommen. Das bedeutet: Wenn Sie ein Event inkl. Sessions durchgeplant haben, können Sie dieses Event als Vorlage für neue Events verwenden und müssen nicht erneut Start- und Enddatum für die Sessions definieren. 1CRM setzt die Datumsangaben automatisch.
Konkretes Beispiel: Wenn das Original-Event am 23.11.2021 startet und die Session am 25.11.2021 stattfindet, findet die Session somit am 2. Tag nach Start des Original-Events statt. Wenn das kopierte Event am 10.01.2022 startet, setzt 1CRM automatisch den Termin der kopierten Session auf den 12.01.2022, also auf den 2. Tag nach dem Start des Events, und übernimmt ebenso die genaue Uhrzeitangabe.
8. Referenten zuordnen
Referenten sind Kontakte, die Sie der Session zuordnen. Sie müssen also jeden Referent als Kontakt in 1CRM festhalten.
Sessions werden durch Referenten geleitet. 1CRM bietet in diesem Kontext die Möglichkeit, den Status der Referentenanfrage transparent zu verfolgen und auch zu kennzeichnen, ob alle notwendigen Informationen zu den Referenten vorliegen. Sie können die Kommunikation mit Referenten pro Event filtern.
1 Session wählen
Gehen Sie zu Vertrieb & Marketing > Events > Sessions und wählen Sie eine Session. Klicken Sie im Subpanel Referenten auf Neu:
2 Referent wählen
Wählen Sie unter Referent einen Kontakt. Über den Status können Sie festhalten, ob der Referent bereits zugesagt hat oder nicht. Außerdem lässt sich angeben, ob weitere wichtige Details wie die Vita zum Referent vorhanden sind. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit Sichern:
Der Referent wurde angelegt. Sie finden eine Übersicht über alle Referenten mit ihren Sessions und den dazugehörigen Events unter Vertrieb & Marketing > Events > Referenten. Dort sehen Sie auch auf einen Blick, welche Informationen noch fehlen und ob sie zugesagt haben.
3 Kommunikation verfolgen
Wenn Sie den Datensatz eines Referenten öffnen, stehen Ihnen verschiedene Subpanels für die Kommunikation mit dem Referenten zur Verfügung. Sie können beispielsweise Ihre Telefonate oder E-Mails mit dem Referenten festhalten.
Video-Tutorial: Event-Aufgaben
In diesem Video lernen Sie, wie Sie Event-Aufgaben im CRM anlegen.
9. Aufgaben erstellen
Sie können in 1CRM einmalige Aufgaben mit Start- und Enddatum, Priorität, Status und Bearbeiter erstellen. Es ist ebenso möglich, Erinnerungen für die Aufgaben zu definieren.
Für die Planung von Kongressen erledigen Sie ebenso wiederkehrende Aufgaben. Beispielsweise stimmen Sie die Platzierung des Messenstandes ab. Diese Aufgaben beziehen sich auf die Zusammenarbeit mit Ihren Sponsoren. Um diesen Zusammenhang herzustellen, ordnen Sie den wiederkehrenden Aufgaben die Produkte der Partner (Gold, Silber, Bronze) zu.
1 Einmalige Aufgaben erstellen
Öffnen Sie Ihr Event. Im unteren Bereich des Events finden Sie das Subpanel Aufgaben Event. Klicken Sie dort auf Neu:
2 Wiederkehrende Aufgabe erstellen
Klicken Sie im Schnellmenü auf Aufgaben-Vorlagen und dann auf Neu:
3 Wiederkehrende Aufgabe definieren und Produkte zuordnen
Füllen Sie die Daten zur Aufgabe aus und bestätigen Sie mit Sichern. Klicken Sie im Subpanel Produkte der Aufgabe auf Bestehenden Datensatz zuordnen:
Wenn Sie Angaben zum Abgabedatum & -zeit der Aufgabe machen, werden diese Angaben beim Kopieren des Events übernommen. Das bedeutet: Wenn Sie ein Event inkl. Aufgaben durchgeplant haben, können Sie dieses Event als Vorlage für neue Events verwenden und müssen nicht erneut Abgabedatum & -zeit für die Aufgaben definieren. 1CRM setzt die Datumsangaben automatisch.
Konkretes Beispiel: Wenn das Original-Event am 23.11.2021 startet und die Aufgabe am 25.11.2021 abgeschlossen sein soll, ist die Aufgabe somit am 2. Tag nach Start des Original-Events beendet. Wenn das kopierte Event am 10.01.2022 startet, setzt 1CRM automatisch den End-Termin der kopierten Aufgabe auf den 12.01.2022, also auf den 2. Tag nach dem Start des Events, und übernimmt ebenso die genaue Uhrzeitangabe.
4 Produkte wählen und Sichern
Wenn die Aufgabe für alle Produkte erledigt werden muss, wählen Sie die Produkte und bestätigen Sie mit Sichern.
Anschließend sehen Sie im Subpanel die Produkte
5 Status verfolgen
Im Datensatz des Events sehen Sie immer das Feld Status Eventaufgaben. Dieses Feld ändert sich, wenn Sie in einer Buchung eine Aufgabe abschließen (über das x):
Im obigen Beispiel gibt es 5 Aufgaben in der Buchung eines Sponsors. Anderen Sponsoren haben Sie keine Aufgaben zugeordnet. Also wäre der Status des Events bei Erledigung der 5 Aufgaben bei 100 %. Da Sie nur eine erledigt habe, befindet sich der Status bei 20 %.
Video-Tutorial: Teilnehmerdatensätze bearbeiten
In diesem Video lernen Sie, wie Sie Teilnehmerdatensätze im CRM bearbeiten.
10. Teilnehmer verwalten
Sobald Anmeldungen eintreffen, brauchen Sie eine Übersicht über die Teilnehmer. Sie erstellen die Teilnehmer entweder direkt in 1CRM oder lassen sie über die Schnittstelle Ihrer Website übertragen. Ebenso ist es ratsam, Erinnerungsmails an die Teilnehmer zu senden. Um E-Mails an Ihre Teilnehmer schnell und einfach zu versenden, erstellen Sie E-Mail-Vorlagen, in denen Sie mit Variablen arbeiten, sodass beispielsweise der Teilnehmername entsprechend ersetzt wird. Abschließend sollten Sie Materialien wie Namensschilder und Ausweise erstellen.
1 Teilnehmer zuordnen
Gehen Sie zu Vertrieb & Marketing > Events und öffnen Sie Ihr Event. Im unteren Bereich des Events finden Sie das Subpanel Buchungen. Klicken Sie dort auf Neu und füllen Sie alle Daten zum Teilnehmer wie Event und Kunde aus. Über Sessions können Sie definieren, welche Sessions der Teilnehmer gebucht hat. Die Zuordnung zu einem Event kann jedoch auch in der Übersicht von dem jeweiligen Kontakt oder Sponsor erfolgen:
2 Ticket oder Angebot zuordnen
Klicken Sie unter Anzahl auf Neu und legen Sie die Ticketanzahl fest. Wählen Sie unter Ticket/Angebot entweder ein Ticket oder wählen Sie die Option Modul auswählen und dann Angebote. Nun können Sie das in Schritt 4 erstellte Angebot auswählen:
3 Duplikate zusammenführen
In einem Kontakt und einer Firma werden potenziell ähnliche Kontakte bzw. Firmen angezeigt. Um die Reinheit der Daten sicherzustellen, können Sie diese Duplikate zusammenführen. Um mehr über Kontakte zu erfahren, lesen Sie Kontakte verwalten.
4 Kontingente erstellen
Um Freitickets für Ihre Sponsoren zu erstellen, klicken Sie im Schnellmenü auf Neues Kontingent. Wählen Sie unter Event den Kongress, unter Teilnehmer den Sponsor und unter Kontakt den Kontakt, der das Freiticket erhält. Als Registrierungsdatum wird das aktuelle Datum automatisch gesetzt. Bestätigen Sie mit Sichern.
Anschließend sehen Sie im Event im Subpanel Teilnehmer die Anzahl genutzter Kontingente beim Partner. Wenn Sie mehr Kontingente für den Partner anlegen, wird die Anzahl automatisch erhöht. Die Anzahl genutzter Kontingente sehen Sie auch in der allgemeinen Event-Übersicht unter Events.
Die Zuordnung zum Event wird auch automatisch im jeweiligen Kontakt im Subpanel Teilnehmer angezeigt.
5 Teilnehmer als bestätigt kennzeichnen
Öffnen Sie Ihr Event. Unter dem Subpanel Buchungen finden Sie alle Anmeldungen. Sie können den Status des Teilnehmers ändern.
Wenn Sie Anmeldungen an das Event über Ihre Website annehmen und eine Schnittstelle zu 1CRM eingerichtet ist, wird der Status Bestätigt automatisch gesetzt und E-Mails zur Teilnahmebestätigung automatisch verschickt.
6 E-Mail-Vorlagen erstellen
Gehen Sie zu Home > E-Mails und wählen Sie im Schnellmenü Neue Vorlage. Schreiben Sie unter Nachricht den Text der E-Mail. Über Einfügen Variablekönnen Sie Variablen einfügen, die wie Platzhalter agieren und vor dem Versenden automatisch im Text ersetzt werden. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit Sichern:
Diese Vorlage lässt sich als Bestätigungs-E-Mail für die Teilnehmer nutzen.
7 Teilnehmerliste exportieren (CSV-Datei)
Gehen Sie zu Vertrieb & Marketing > Events und wählen Sie im Schnellmenü Teilnehmer. Öffnen Sie die Registerkarte Quick Filterund wählen Sie unter Event den Kongress, von dem Sie die Teilnehmer exportieren möchten. Klicken Sie auf Filter anwenden. Markieren Sie alle Teilnehmer und klicken Sie anschließend auf Aktionen und dann auf Export:
Eine Meldung zum Download einer CSV-Datei erscheint.
8 Namensschilder und andere Materialien erstellen
Bei einer hohen Anzahl von Teilnehmern empfiehlt es sich, die Teilnehmerdaten in eine CSV-Datei zu speichern und die Datei einem externen Dienstleister zu überreichen. Dieser Dienstleister erstellt Materialien wie Namensschilder und Ausweise. Im Kontext von Kongressen bietet sich diese Vorgehensweise für normale Besuchertickets an.
Bei einer geringen Anzahl von Teilnehmern können Sie auch über RTF diese Materialien selbst erstellen und an die Teilnehmer weitergeben. Bei Kongressen bietet sich dieser Weg beispielsweise für Sponsoren an.
9 Einlasskontrolle vorbereiten und durchführen
Um den Einlass beim Kongress effizient durchzuführen, lassen sich QR-Codes einsetzen. Diese Codes werden an die Teilnehmer z. B. per Mail vor dem Event übermittelt. In der Einlasskontrolle setzen Sie dann einen QR-Codescanner ein, der auf einem mobilen Endgerät installiert ist. Darüber können Informationen aus 1CRM abgerufen und angezeigt werden. Das mobile Endgerät muss mit dem Internet verbunden sein und Zugriff auf 1CRM haben. Nach dem Scannen des QR-Codes öffnet sich die Buchung der jeweiligen Person in 1CRM. Sie sehen wichtige Informationen wie Name und offene Rechnungen zum Teilnehmer.
Video-Tutorial: E-Mail-Erinnerungen
In diesem Video lernen Sie, wie Sie E-Mail-Erinnerungen im CRM erstellen.
11. An das Event erinnern
Es ist ratsam, Erinnerungsmails an die Teilnehmer zu senden. Eine Erinnerungsmail lässt sich mit einem relativen Versandzeitpunkt versehen und der Versand durch verschiedene Filter eingrenzen.
Der Versandzeitpunkt
Eine Erinnerungsmail wird immer abhängig vom Start- oder Endzeitpunkt des Events versendet, z. B. 1 Monat vor Event-Start oder 14 Tage, nachdem das Event geendet hat. Sie geben somit kein genaues Datum für Ihre Erinnerungsmail an. Auf diese Weise lassen sich Erinnerungsmails, die Sie einmal in einem Event definiert haben, für neue Events übernehmen, ohne dass Sie manuell Werte anpassen müssen (wenn Sie das neue Event durch die Funktion Kopieren erstellen).
Die Filter
Zudem können Sie verschiedene Filter für die Event-Erinnerungen definieren. Beispielsweise lassen sich E-Mails an Event-Teilnehmer nur mit dem Status Bestätigt senden, damit alle anderen Teilnehmer keine Erinnerung erhalten. Oder aber Sie senden unterschiedliche E-Mails abhängig des erworbenen Tickets, sodass Gold-Sponsoren eine andere Erinnerung als Bronze-Sponsoren erhalten.
Erinnerung anlegen
Voraussetzungen
1 Neue Erinnerung erstellen
Gehen Sie zu Vertrieb & Marketing > Events und öffnen Sie Ihr Event. Im unteren Bereich des Events finden Sie das Subpanel Erinnerungen. Klicken Sie dort auf Neu und wählen Sie Ihre erstellte Vorlage.
2 Versandzeitpunkt definieren
Definieren Sie in den Feldern Anzahl, Zeitraum, Vor / Nach der Veranstaltung und Sendezeit, wann die E-Mail versendet soll (z. B. 3 Tage vor der Veranstaltung):
3 Versand nach Status oder Ticket eingrenzen
Über das Feld Versand nach Status können Sie definieren, dass die Erinnerung nur an Teilnehmer mit einem speziellen Status gesendet werden soll. Über das Feld Versand nur bei Tickets lässt sich festlegen, dass die Erinnerung nur an Teilnehmer mit dem hier angegebenen Ticket gesendet werden soll:
Wie Sie mit QR-Codes arbeiten, erfahren Sie in Schritt 12.
4 Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit Sichern.
Es ist auch möglich, nur einzelne Teilnehmer zu benachrichtigen oder die E-Mail ohne Vorlage zu schreiben. Gehen Sie dafür einfach zu Vertrieb & Marketing > Events und wählen Sie im Schnellmenü Teilnehmer. Markieren Sie die gewünschten Teilnehmer und wählen Sie die Aktion E-Mail an Kunden.
12. QR-Code an Teilnehmer senden
Nur Teilnehmer in Form von Kontakten können aktuell QR-Codes erhalten.
Sie können an alle Teilnehmer, die noch kein QR-Code erhalten haben, eine E-Mail mit Einlass-QR-Code senden.
1 E-Mail-Vorlage erstellen
Erstellen Sie unter Home > E-Mails > Vorlagen eine E-Mail-Vorlage für den Versand des QR-Codes. Sie brauchen nur den Text schreiben und keine Anhänge mit einem QR-Code hinzufügen. Die Vorlage kann beispielsweise folgendermaßen aussehen:
2 QR-Einstellungen konfigurieren
Konfigurieren Sie unter Administration > System Einstellungen im Bereich QR-Einlass-Einstellungen den Versender und die Versender E-Mail. Als E-Mail-Vorlage wählen Sie die zuvor erstellte Vorlage:
3 QR-Code senden
Öffnen Sie das Event und klicken Sie im oberen Bereich des Events auf die Schaltfläche QR-Code senden:
Wenn Sie die QR-Einstellungen falsch konfiguriert haben, erscheinen nach dem Klick auf QR-Code senden Meldungen wie: “Keine Email Vorlage erstellt” oder “Keine Sender Adresse definiert”. Prüfen Sie in Administration > System Einstellungen > QR-Einlass-Einstellungen Ihre Einstellungen.
Wenn Sie bereits die QR-Codes versendet haben, erscheint die Meldung: “Alle Teilnehmer haben schon einen Einlass-QR-Code erhalten”. Die E-Mails werden dann nicht versendet.
Sie sehen eine Meldung im Browser, die Sie bestätigen müssen.
1CRM zeigt eine Meldung an, wie viele E-Mails versendet wurden:
Der Teilnehmer erhält eine E-Mail mit dem QR-Code im Anhang:
Bei den Teilnehmern des Events ist die entsprechende Checkbox angehakt (nur bei Kontakten):
Außerdem sehen Sie im Kontakt unter dem Subpanel Verlauf den Eintrag, dass ein QR-Code gesendet wurde.
Wenn sich nach dem Versand des QR-Codes neue Teilnehmer anmelden, wird bei Anstoß von QR Code senden der QR-Code nur an die neuen Teilnehmer verschickt.
4 QR-Code einscannen
Am Einlass zum Kongress scannt ein Mitarbeiter die QR-Codes. Nach dem Einscannen wird der Mitarbeiter mit dem Benutzer, mit dem er im CRM angemeldet, zum jeweiligen Kontakt weitergeleitet. Der Mitarbeiter muss die Ticketart manuell im CRM kontrollieren und setzt das Häkchen beim Feld teilgenommen.
Daraufhin wird im jeweiligen Teilnehmer-Eintrag im Feld QR-Code gescannt gespeichert, dass der QR-Code eingescannt wurde. Wenn der QR-Code erneut gescannt wird, erscheint eine Warnung, dass der QR-Code bereits eingescannt wurde.
5 QR-Codes in Event-Erinnerungen anfügen
Sie können QR-Codes an E-Mails Ihrer Event-Erinnerungen anfügen. Öffnen Sie dazu das Event und klicken Sie unter dem Subpanel Erinnerungen auf die Erinnerung, der Sie den QR-Code anfügen wollen. Bearbeiten Sie die Erinnerung, aktivieren Sie die Einstellung Einlass-QR-Code an E-Mail anhängen und speichern Sie:
13. Event abschließen
Zum Abschließen des Events gehört es, Rechnungen zu versenden. Außerdem lohnt es sich, Teilnehmer und ihre genauen Buchungen zu prüfen, um die Daten für die Zukunft zu nutzen.
1 Rechnungen erstellen
Gehen Sie zu Vertrieb & Marketing > Events und öffnen Sie den Kongress. Im Subpanel Buchungen können Sie bei jedem Teilnehmer eine Rechnung erstellen oder die erstellte Rechnung ansehen:
Alternativ können Sie auch (halb-)automatisch Rechnungen erstellen und an die Buchenden versenden. Mehr dazu erfahren Sie in Rechnungen für Event-Buchungen (halb-)automatisch erstellen und versenden.
2 Vergangene Teilnahmen für die Zukunft nutzen
Sie können bei Referenten sehen, bei welchen Events diese bereits eine Session gehalten haben. Nutzen Sie dafür das Subpanel Referent in einem Kontakt. Ebenso ist es möglich, solch eine Historie bei Teilnehmern anzusehen. Bei Teilnehmern finden Sie das dafür notwendige Subpanel Events in Kontakten und Firmen. Dort sehen Sie auch, ob eine Firma bereits Sponsor für einen vergangenen Kongress war. Auf diese Weise ist es möglich, noch gezielter Werbemaßnahmen für den nächsten Kongress zu planen.
3 Reports erstellen
Mithilfe von Reports erfahren Sie, mit welchem Kongress Sie den höchsten Gewinn erzielt haben oder welche die best besuchten Events waren.
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