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Kongresse organisieren

Mit 1CRM können Sie Kongresse organisieren. Sie haben alle Daten zum Event im Blick, organisieren den Ablauf durch Sessions, halten die Kommunikation mit Referenten fest, sind stets auf dem Laufenden über den Anmeldestatus der Teilnehmer und erstellen komfortabel Rechnungen.

In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie für die Planung solch eines Events vorgehen.

Voraussetzungen

Zielgruppen: Anwender
Hinweis:

Diese Anleitung deckt alle grundlegenden Schritte für die Planung ab. Antworten zu speziellen Anwendungsfällen finden Sie in unserem FAQ, das wir für Sie bald bereit stellen. Oder Sie sprechen uns einfach an!

Vertrieb & Marketing: Events

Was sind Kongresse in 1CRM?

Kongresse sind Großveranstaltungen, die in der Regel mit Sponsoren verbunden sind. Daher laden Sie neben normalen Teilnehmern auch diese Sponsoren ein und bieten ihnen besondere Konditionen zu Ticketpreisen und Ausstellungsflächen.

Beispiel eines Kongresses

Folgende Konstellation können Sie mit Hilfe von 1CRM umsetzen:

Sie organisieren ein Kongress, für den es Sponsoren mit unterschiedlichen Konditionen gibt. Sie definieren die Konditionen über Bronze-, Silber- und Gold-Pakete. Einem speziellen Unternehmen möchten Sie jedoch ein individuelles Angebot für die Partnerschaft unterbreiten. Daneben erstellen Sie Tickets für normale Besucher des Kongresses. Anmeldungen nehmen Sie sowohl online über Ihre Website als auch auf anderen Wegen entgegen. Gold-Partner erhalten zudem die Möglichkeit, Podiumsdiskussionen auf dem Kongress zu leiten. Solche Veranstaltungen lassen sich als Sessions planen und Kongress-Besucher können diese buchen.

Wichtige Datensätze in 1CRM für Kongresse

DatensatzBeschreibung
ProduktSponsorpaket wie Gold, Silber und Bronze

Fungiert als Rahmenvertrag mit den Sponsoren

Angebot

Behinhaltet spezielle Konditionen für einen Sponsor

Alternative für ein buchbares Ticket
SessionGliedert den Kongress in Themenblöcke (z. B. Willkommensplenum, Workshop, Podiumsdiskussion usw.)
ReferentLeitet eine Session

Muss als Kontakt in 1CRM festgehalten sein

KontingentFreikarten (z. B. für Sponsoren)

Benötigt einen Kontakt, der mit dem Kontingent verbunden wird

Beispielvorlagen für wichtige Event-Dokumente

Während des Events erstellen Sie eventuell Serienbriefe, ausdruckbare Event-Tickets oder Zertifikate zur Bestätigung des erfolgreichen Seminarabschlusses, die Sie an die Teilnehmer versenden. Sie können folgende RTF-Vorlagen kostenfrei herunterladen und darauf basierend Ihre eigenen Vorlagen erstellen:

Mehr dazu erfahren Sie in der Anleitung Serienbriefe mit 1CRM versenden.

Überblick über die Organisation eines Kongresses

Die folgende Prozessgrafik veranschaulicht den Prozess, wenn Sie das Event auf ihrer Website erstellen (z. B. WordPress-Website) und in 1CRM planen. Sie können das Event und die Tickets auch ausschließlich in 1CRM erstellen:

1CRM: Prozess Kongress organisieren

1. Event anlegen

Vertrieb & Marketing: Events

Sie haben 3 Möglichkeiten ein Event zu erstellen:

  1. Sie erstellen das Event direkt in 1CRM.
  2. Sie kopieren ein vergangenes Event.
  3. Sie erstellen das Event auf Ihrer Website und übertragen es per Schnittstellen an 1CRM.

1 Event in 1CRM erstellen

Gehen Sie zu Vertrieb & Marketing > Events und klicken Sie im Schnellmenü auf Neues Event. Alternativ wählen Sie im Schnellmenü Event-Liste und klicken auf Neu:

2 Event kopieren

Wenn Sie bereits ein ähnliches Event in 1CRM in der Vergangenheit geplant haben, können Sie dieses Event als Vorlage kopieren. Wählen Sie das Event und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Kopieren:

Folgende Informationen werden übernommen:

  • Sessions
  • Aufgaben innerhalb Session
  • Tickets
  • Normale Aufgabe im Event
  • Erinnerungen

3 Event über Schnittstelle nach 1CRM übertragen

Sie können Events auf Ihrer Website erstellen (z. B. auf einer WordPress-Website) und über eine Schnittstelle an 1CRM übermitteln. Das Event wird dort automatisch angelegt. In 1CRM führen Sie anschließend die restlichen Planungsschritte durch. Um mehr darüber zu erfahren, sprechen Sie uns einfach an!

4 Eventtyp wählen

Geben Sie dem neuen Event einen Namen und wählen Sie als Eventtyp die Option Kongresse:

5 Weitere Optionen ausfüllen

Füllen Sie weitere Optionen für Ihr Event aus wie z. B. Start- und Enddatum oder Beschreibung. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit Sichern.

Ergebnis

Das neue Event wurde erstellt. Um alle wichtigen Aufgaben zum Event zu organisieren und zu überblicken, haben Sie im unteren Bereich des Events verschiedene Subpanels:

1CRM: Subpanels des Kongresses

 

2. Event bewerben

Damit Sie Sponsoren und Teilnehmer für Ihr Event gewinnen, sollten Sie den Kongress bewerben. Gestalten Sie beispielsweise mit dem grafischen E-Mail-Editor von 1CRM Ihre Einladungen entsprechend Ihrer Corporate Identity. Selektieren Sie Sponsoren und Teilnehmer aus ähnlichen Veranstaltungen mit entsprechenden Interessenschwerpunkten und sprechen Sie diese individuelle an. Oder nutzen Sie Chancen, um potenzielle Sponsoren zu gewinnen.

1 Einladungen gestalten

In Home > E-Mails > Vorlagen können Sie E-Mail-Vorlagen mit dem Newsletter Editor gestalten und so optisch aufwändige E-Mails an Ihre Zielgruppen versenden:

2 Teilnehmer nach Interessen selektieren

Nutzen Sie vergangene Sponsoren und ihre Themenschwerpunkt, um gezielt Werbe-E-Mails für Ihr nächstes Event zu versenden. Über einen Quick Filter filtern Sie die gewünschten Sponsoren, erstellen eine Zielkundenliste und anschließend eine Kampagne mit der Zielkundenliste als Empfänger. Dabei können beliebig viele Zielkundenlisten mit unterschiedlichen E-Mail Vorlagen erstellt werden, um die unterschiedlichen Zielgruppen wie Teilnehmer und Sponsoren bestmöglich anzusprechen:

3 Chancen nutzen

Nutzen Sie Chancen, um Umsatzpotenziale und mögliche Sponsoren für das Event zu gewinnen. Mehr über Chancen erfahren Sie in Neue Chance anlegen.

3. Produkt erstellen

Faktura & Logistik: Produktkatalog

Für Kongresse gibt es gewöhnlich Besucher-Tickets und Tickets für Partner wie Sponsoren. Partner-Tickets gliedern sich häufig in Bronze, Silber und Gold mit jeweils unterschiedlichen Preisen und Konditionen. Beispielsweise unterscheidet sich die Ausstellungsfläche und das Kontingent an Freikarten für die Partner. Diese Rahmenbedingungen halten Sie in Produkten fest. Anschließend erstellen Sie die Tickets und verbinden Sie mit den Produkten, sodass Preise automatisch mit den Tickets verknüpft sind.
Außerdem lassen sich Produkte als Position für individuelle Angebote verwenden.

1 Produkte für Besucher und Partner erstellen

Gehen Sie zu Faktura & Logistik > Produktkatalog und wählen Sie im Schnellmenü Neues Produkt. Geben Sie dem Produkt einen Namen und wählen Sie als Kategorie die Option Events:

2 Preise und Konditionen festlegen

Geben Sie die Preise und in der Beschreibung die Konditionen an. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit Sichern:

3 Produkte für die Partner anlegen

Legen Sie weitere Produkte für die Partner an. Achten Sie hier ebenso auf Preise und Beschreibungen, da diese Angaben in Tickets und Angeboten übernommen werden:

4. Angebot erstellen

Faktura & Logistik: Angebote

Anstatt ein Produkt später einem Ticket zuzuordnen und dadurch den Ticketpreis festzulegen, können Sie auch Angebote nutzen. Das heißt, Sie erstellen beispielsweise ein Angebot für einen Bronze-Partner (in der Regel ist das eine Firma) und bieten ihm dort einen speziellen Preis. Später buchen Sie den Partner für das Event und ordnen ihm das Angebot anstatt einem Ticket zu. Mehr dazu in Schritt 10.

1 Angebot bei Firma erstellen

Gehen Sie zu Vertrieb & Marketing > Firmen und wählen Sie eine Firma. Wechseln Sie zur Registerkarte Verkaufsinformationen und klicken Sie im Subpanel Angebote auf Neu:

Die Stammdaten der Firma wie Name und Anschrift werden ins Angebot übernommen.

Alternativ gehen Sie zu Faktura & Logistik > Angebote und erstellen dort das neue Angebot.

2 Kongress als Position wählen

Füllen Sie alle gewünschten Daten zum Angebot wie Gültig bis aus. Mehr über Angebote erfahren Sie in Angebote erstellen. Unter Positionen klicken Sie auf +artikel/dienstleistung und wählen das Produkt, das Ihren Kongress repräsentiert und vergeben Sie bei Bedarf individuelle Preise oder Rabatte:

Nach Auswahl des Produkts werden die Felder für die Kosten automatisch ausgefüllt. Auch die Beschreibung wird aus dem Produkt übernommen.

3 Sichern

Füllen Sie weitere gewünschte Daten aus und bestätigen Sie mit Sichern.

5. Tickets anlegen

Vertrieb & Marketing > Events > [Event öffnen]: Subpanel: Buchbare Tickets

Sie legen Tickets für Teilnehmer sowie Partner an und verbinden diese Tickets mit den jeweiligen Produkten, die Sie in Schritt 3 erstellt haben. Auf diese Weise werden die Preise der Produkte für die Tickets übernommen.

1 Ticket neu in 1CRM erstellen

Gehen Sie zu Vertrieb & Marketing > Events und öffnen Sie Ihr Event. Im unteren Bereich des Events finden Sie das Subpanel Buchbare Tickets. Klicken Sie dort auf Neu:

Hinweis:

Wenn Sie das Event von Ihrer Website nach 1CRM übertragen haben, werden auch die dort erstellten Tickets nach 1CRM übernommen. Allerdings sind diese mit keinem Produkt verknüpft. Sie erstellen also entweder in 1CRM die Tickets für das neue Event oder passen die von Ihrer Website übernommenen Tickets in 1CRM an.

2 Ticketdaten ausfüllen

Füllen Sie die Optionen zum Ticket aus und bestätigen Sie Ihre Änderungen mit Sichern.

Hinweis:

Wenn Sie das Ticket mit einem Produkt verknüpfen, werden die Optionen zu Kosten und Preisen ausgegraut, da diese Daten aus dem Produkt gezogen werden.

Das Ticket wurde erstellt. Wenn Sie kein Produkt im Ticket verknüpft haben, wird der Preis und die Beschreibung des Tickets in die später zu erstellende Rechnung übernommen. Wenn ein Produkt verknüpft ist, wird der Preis und die Beschreibung aus dem Produkt in der Rechnung übernommen.

Es ist auch möglich, mit Preislisten zu arbeiten und damit unterschiedliche Preise für Kunden zu berechnen. Wenn ein Kunde ein oder mehrere Tickets erwirbt und Sie eine Rechnung erstellen, wird die Preisliste angewendet und der angepasste Preis für den Kongress berechnet.

6. Ausstellungsflächen definieren

Sponsoren erhalten in der Regel Flächen für ihre Stände auf dem Kongress. Sie können für das Event die möglichen Ausstellungsflächen für die Sponsoren definieren. Gleichzeitig erhalten Sie einen Überblick, welcher Sponsor diese Fläche erhält, wie groß sie ist und welches Ticket damit verbunden ist.

1 Ausstellungsfläche anlegen

Gehen Sie zu Vertrieb & Marketing > Events und klicken Sie im Schnellmenü auf Neue Ausstellung:

2 Details zur Ausstellungsfläche definieren

Geben Sie mindestens das Event und die Standnummer an. Weitere Details können Sie nach Bedarf ausfüllen. Bestätigen Sie mit Sichern:

7. Sessions anlegen

Sie können den Ablauf des Kongresses durch Sessions gliedern. Eine Session ist beispielsweise die Begrüßung zum Kongress, ein Workshop oder eine Präsentation und wird häufig im Zusammenhang mit Sponsorenpaketen verkauft.

1 Neue Session erstellen

Gehen Sie zu Vertrieb & Marketing > Events und klicken Sie im Schnellmenü auf Neue Session:

2 Daten zur Session ausfüllen

Geben Sie mindestens das Event und den Session Namen an. Weitere Details können Sie nach Bedarf ausfüllen. Der Status trackt, ob die Session bereits fertig (mit Referent, Inhalt etc.) geplant ist. Bestätigen Sie mit Sichern:

8. Referenten zuordnen

Hinweis:

Referenten sind Kontakte, die Sie der Session zuordnen. Sie müssen also jeden Referent als Kontakt in 1CRM festhalten.

Sessions werden durch Referenten geleitet. 1CRM bietet in diesem Kontext die Möglichkeit, den Status der Referentenanfrage transparent zu verfolgen und auch zu kennzeichnen, ob alle notwendigen Informationen zu den Referenten vorliegen. Sie können die Kommunikation mit Referenten pro Event filtern.

1 Session wählen

Gehen Sie zu Vertrieb & Marketing > Events > Sessions und wählen Sie eine Session. Klicken Sie im Subpanel Referenten auf Neu:

2 Referent wählen

Wählen Sie unter Referent einen Kontakt. Über den Status können Sie festhalten, ob der Referent bereits zugesagt hat oder nicht. Außerdem lässt sich angeben, ob weitere wichtige Details wie die Vita zum Referent vorhanden sind. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit Sichern:

Der Referent wurde angelegt. Sie finden eine Übersicht über alle Referenten mit ihren Sessions und den dazugehörigen Events unter Vertrieb & Marketing > Events > Referenten. Dort sehen Sie auch auf einen Blick, welche Informationen noch fehlen und ob sie zugesagt haben.

3 Kommunikation verfolgen

Wenn Sie den Datensatz eines Referenten öffnen, stehen Ihnen verschiedene Subpanels für die Kommunikation mit dem Referenten zur Verfügung. Sie können beispielsweise Ihre Telefonate oder E-Mails mit dem Referenten festhalten.

9. Aufgaben erstellen

Sie können in 1CRM einmalige Aufgaben mit Start- und Enddatum, Priorität, Status und Bearbeiter erstellen. Es ist ebenso möglich, Erinnerungen für die Aufgaben zu definieren.

Für die Planung von Kongressen erledigen Sie ebenso wiederkehrende Aufgaben. Beispielsweise stimmen Sie die Platzierung des Messenstandes ab. Diese Aufgaben beziehen sich auf die Zusammenarbeit mit Ihren Sponsoren. Um diesen Zusammenhang herzustellen, ordnen Sie den wiederkehrenden Aufgaben die Produkte der Partner (Gold, Silber, Bronze) zu.

1 Einmalige Aufgaben erstellen

Gehen Sie zu Vertrieb & Marketing > Events und öffnen Sie Ihr Event. Im unteren Bereich des Events finden Sie das Subpanel Aufgaben. Klicken Sie dort auf Neu und erstellen Sie die einmalige Aufgabe für das Event.

2 Wiederkehrende Aufgabe erstellen

Gehen Sie zu Vertrieb & Marketing > Events und wählen Sie im Schnellmenü Neue Eventaufgabe:

3 Wiederkehrende Aufgabe definieren und Produkte zuordnen

Füllen Sie die Daten zur Aufgabe aus und bestätigen Sie mit Sichern. Klicken Sie im Subpanel Produkte der Aufgabe auf Bestehenden Datensatz zuordnen:

4 Produkte wählen und Sichern

Wenn die Aufgabe für alle Partner erledigt werden muss, wählen Sie die Produkte aller Partner und bestätigen Sie mit Sichern.

Anschließend sehen Sie im Subpanel die Partner:

5 Status verfolgen

Im Datensatz des Events sehen Sie immer das Feld Status Eventaufgaben. Dieses Feld ändert sich, wenn Sie in einer Buchung eine Aufgabe abschließen (über das x):

Im obigen Beispiel gibt es 5 Aufgaben in der Buchung eines Sponsors. Anderen Sponsoren haben Sie keine Aufgaben zugeordnet. Also wäre der Status des Events bei Erledigung der 5 Aufgaben bei 100 %. Da Sie nur eine erledigt habe, befindet sich der Status bei 20 %.

 

10. Teilnehmer verwalten

Sobald Anmeldungen eintreffen, brauchen Sie eine Übersicht über die Teilnehmer. Sie erstellen die Teilnehmer entweder direkt in 1CRM oder lassen sie über die Schnittstelle Ihrer Website übertragen. Ebenso ist es ratsam, Erinnerungsmails an die Teilnehmer zu senden. Um E-Mails an Ihre Teilnehmer schnell und einfach zu versenden, erstellen Sie E-Mail-Vorlagen, in denen Sie mit Variablen arbeiten, sodass beispielsweise der Teilnehmername entsprechend ersetzt wird. Abschließend sollten Sie Materialien wie Namensschilder und Ausweise erstellen.

1 Teilnehmer zuordnen

Gehen Sie zu Vertrieb & Marketing > Events und öffnen Sie Ihr Event. Im unteren Bereich des Events finden Sie das Subpanel Buchungen. Klicken Sie dort auf Neu und füllen Sie alle Daten zum Teilnehmer wie Event und Kunde aus. Über Sessions können Sie definieren, welche Sessions der Teilnehmer gebucht hat. Die Zuordnung zu einem Event kann jedoch auch in der Übersicht von dem jeweiligen Kontakt oder Sponsor erfolgen:

2 Ticket oder Angebot zuordnen

Klicken Sie unter Anzahl auf Neu und legen Sie die Ticketanzahl fest. Wählen Sie unter Ticket/Angebot entweder ein Ticket oder wählen Sie die Option Modul auswählen und dann Angebote. Nun können Sie das in Schritt 4 erstellte Angebot auswählen:

3 Duplikate zusammenführen

In einem Kontakt und einer Firma werden potenziell ähnliche Kontakte bzw. Firmen angezeigt. Um die Reinheit der Daten sicherzustellen, können Sie diese Duplikate zusammenführen. Um mehr über Kontakte zu erfahren, lesen Sie Kontakte verwalten.

4 Kontingente erstellen

Um Freitickets für Ihre Sponsoren zu erstellen, klicken Sie im Schnellmenü auf Neues Kontingent. Wählen Sie unter Event den Kongress, unter Teilnehmer den Sponsor und unter Kontakt den Kontakt, der das Freiticket erhält. Als Registrierungsdatum wird das aktuelle Datum automatisch gesetzt. Bestätigen Sie mit Sichern.

Anschließend sehen Sie im Event im Subpanel Teilnehmer die Anzahl genutzter Kontingente beim Partner. Wenn Sie mehr Kontingente für den Partner anlegen, wird die Anzahl automatisch erhöht. Die Anzahl genutzter Kontingente sehen Sie auch in der allgemeinen Event-Übersicht unter Events.

1CRM: Anzahl genutzter Kontingente des Events

Die Zuordnung zum Event wird auch automatisch im jeweiligen Kontakt im Subpanel Teilnehmer angezeigt.

5 Teilnehmer als bestätigt kennzeichnen

Öffnen Sie Ihr Event. Unter dem Subpanel Buchungen finden Sie alle Anmeldungen. Sie können den Status des Teilnehmers ändern.

Hinweis:

Wenn Sie Anmeldungen an das Event über Ihre Website annehmen und eine Schnittstelle zu 1CRM eingerichtet ist, wird der Status Bestätigt automatisch gesetzt und E-Mails zur Teilnahmebestätigung automatisch verschickt.

6 E-Mail-Vorlagen erstellen

Gehen Sie zu Home > E-Mails und wählen Sie im Schnellmenü Neue Vorlage. Schreiben Sie unter Nachricht den Text der E-Mail. Über Einfügen Variablekönnen Sie Variablen einfügen, die wie Platzhalter agieren und vor dem Versenden automatisch im Text ersetzt werden. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit Sichern:

Diese Vorlage lässt sich als Bestätigungs-E-Mail für die Teilnehmer nutzen.

7 Erinnerungsmail senden

Gehen Sie zu Vertrieb & Marketing > Events und öffnen Sie Ihr Event. Im unteren Bereich des Events finden Sie das Subpanel Erinnerungen. Klicken Sie dort auf Neu. Definieren Sie, wann die E-Mail versendet und welche Vorlage verwendet werden soll. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit Sichern:

Hinweis:

Es ist auch möglich, nur einzelne Teilnehmer zu benachrichtigen oder die E-Mail ohne Vorlage zu schreiben. Gehen Sie dafür einfach zu Vertrieb & Marketing > Events und wählen Sie im Schnellmenü TeilnehmerMarkieren Sie die gewünschten Teilnehmer und wählen Sie die Aktion E-Mail an Kunden.

8 Teilnehmerliste exportieren (CSV-Datei)

Gehen Sie zu Vertrieb & Marketing > Events und wählen Sie im Schnellmenü TeilnehmerÖffnen Sie die Registerkarte Quick Filterund wählen Sie unter Event den Kongress, von dem Sie die Teilnehmer exportieren möchten. Klicken Sie auf Filter anwenden. Markieren Sie alle Teilnehmer und klicken Sie anschließend auf Aktionen und dann auf Export:

Eine Meldung zum Download einer CSV-Datei erscheint.

9 Namensschilder und andere Materialien erstellen

Bei einer hohen Anzahl von Teilnehmern empfiehlt es sich, die Teilnehmerdaten in eine CSV-Datei zu speichern und die Datei einem externen Dienstleister zu überreichen. Dieser Dienstleister erstellt Materialien wie Namensschilder und Ausweise. Im Kontext von Kongressen bietet sich diese Vorgehensweise für normale Besuchertickets an.

Bei einer geringen Anzahl von Teilnehmern können Sie auch über RTF diese Materialien selbst erstellen und an die Teilnehmer weitergeben. Bei Kongressen bietet sich dieser Weg beispielsweise für Sponsoren an.

10 Einlasskontrolle vorbereiten und durchführen

Um den Einlass beim Kongress effizient durchzuführen, lassen sich QR-Codes einsetzen. Diese Codes werden an die Teilnehmer z. B. per Mail vor dem Event übermittelt. In der Einlasskontrolle setzen Sie dann einen QR-Codescanner ein, der auf einem mobilen Endgerät installiert ist. Darüber können Informationen aus 1CRM abgerufen und angezeigt werden. Das mobile Endgerät muss mit dem Internet verbunden sein und Zugriff auf 1CRM haben. Nach dem Scannen des QR-Codes öffnet sich die Buchung der jeweiligen Person in 1CRM. Sie sehen wichtige Informationen wie Name und offene Rechnungen zum Teilnehmer.

11. Event abschließen

Zum Abschließen des Events gehört es, Rechnungen zu versenden. Außerdem lohnt es sich, Teilnehmer und ihre genauen Buchungen zu prüfen, um die Daten für die Zukunft zu nutzen.

1 Rechnungen erstellen

Gehen Sie zu Vertrieb & Marketing > Events und öffnen Sie den Kongress. Im Subpanel Buchungen können Sie bei jedem Teilnehmer eine Rechnung erstellen oder die erstellte Rechnung ansehen:

2 Vergangene Teilnahmen für die Zukunft nutzen

Sie können bei Referenten sehen, bei welchen Events diese bereits eine Session gehalten haben. Nutzen Sie dafür das Subpanel Referent in einem Kontakt. Ebenso ist es möglich, solch eine Historie bei Teilnehmern anzusehen. Bei Teilnehmern finden Sie das dafür notwendige Subpanel Events in Kontakten und Firmen. Dort sehen Sie auch, ob eine Firma bereits Sponsor für einen vergangenen Kongress war. Auf diese Weise ist es möglich, noch gezielter Werbemaßnahmen für den nächsten Kongress zu planen.

3 Reports erstellen

Mithilfe von Reports erfahren Sie, mit welchem Kongress Sie den höchsten Gewinn erzielt haben oder welche die best besuchten Events waren.

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