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Rechte und Rollen einrichten

Erste Schritte in der CRM-Software

Was dürfen Ihre Benutzer?

Informationen und Anleitungen rund um die Vergabe von Benutzerrechten und -rollen

Benutzerrechte und die damit in Verbindung stehenden Rollen setzen wir in 1CRM ein, um innerhalb der CRM-Software Datensätze und Funktionalitäten für bestimmte Benutzer einzuschränken oder sogar ganz zu verbieten. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Benutzer am besten managen!

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Benutzerrechte und -rollen in 1CRM einrichten

Benutzerrechte und die damit in Verbindung stehenden Rollen werden eingesetzt, um innerhalb der CRM-Software Datensätze und Funktionalitäten für bestimmte Benutzer einzuschränken bzw. ganz zu verbieten.

Von Grund auf ist in 1CRM nur eine globale Standardrolle für alle Benutzer verfügbar. Alle Benutzer sind automatisch mit den in der Standardrolle enthaltenen Berechtigungen versehen.

Es ist möglich beliebig viele neue eigene Rollen anzulegen. Die in den Rollen vergebenen Berechtigungen greifen erst in dem Moment wo einem Benutzer eine Rolle zugewiesen wird, und gelten dann in Kombination mit der Standardrolle.

1CRM verwendet in der Basiseinstellung additive Rechte. D.h. es zählt jeweils das höchste gewährte Recht. Wenn z.B. ein Benutzer in der Standardrolle keine Angebote einsehen darf, Ihm aber zusätzlich die Rolle „Buchhaltung“ zugewiesen wird, die Ihm den Zugriff auf Angebote erlaubt, dann kann der Benutzer auf Angebote zugreifen. Ihm bleibt nur der Zugriff verwährt der Ihm von allen Rollen nicht gestattet wird. Somit empfiehlt es sich
die Standardrolle möglichst restriktiv einzurichten.

Diese Einstellung befindet sich in der Administration unter Zugangsbeschränkungseinstellungen. Wenn diese Einstellung deaktiviert wird, gelten subtraktive Rechte, d.h. das niedrigste gewährte Recht zählt. In diesem Fall sollte in der Standardrolle nur der Zugriff auf die Module verhindert werden, die generell immer für alle Benutzer gesperrt sein sollen.

Rechte und Rollen in der CRM Software einrichten

 

Innerhalb des einzelnen Benutzers lässt sich unter dem Reiter Zugangsbeschränkungen dann überprüfen, welche Rechte sich für ihn aus der Kombination von allen zu ihm zugewiesenen Rollen letztendlich ergeben.

TIPP: Nicht verwendete Module können so sehr einfach über die Rollen ausgeblendet werden, der Weg über die Administration und das Bearbeiten der Gruppen- bzw. Anzeigereiter ist vergleichsweise aufwändig und ist nur unabhängig von den Benutzern und Rollen möglich.

Das folgende Bild zeigt die Standard-Rolle sehr restriktiv eingerichtet mit lediglich eingeschränktem Zugriff auf Firmen, Kontakte und Chancen.

Konfiguration der Standardrolle in der CRM Software

 

Es stehen in 1CRM folgende Möglichkeiten für den generellen Zugriff auf ein Modul zur Verfügung:

1. Aus – der Benutzer kann das Modul weder sehen noch auf Datensätze zugreifen

2. Eingeschränkt – der Benutzer kann sowohl das Modul als auch die entsprechenden Datensätze einsehen (Lesezugriff) – alle weiteren Aktionen werden automatisch mit der Berechtigung Admin versehen.

3. An – der Benutzer hat Zugriff auf das Modul, es können einzelne nicht gewünschte Aktionen wie z.B. Export oder Import eingeschränkt werden

 

Die Berechtigungen lassen sich auf Modulebene aber auch noch spezifischer anpassen, um einzelne Systemfunktionalitäten auf Modulebene zu genehmigen oder zu verbieten.

Es ist möglich den Zugriff für die folgenden Aktionen einzustellen:

  • Anzeigen
  • Listen
  • Bearbeiten
  • Löschen
  • Import
  • Export
  • Berichte
  • Genehmigen

Jede Aktion kann einzeln über die Berechtigungen gesteuert werden.

Den Zugriff auf die Module einfach steuern

Die im Screenshot zu sehenden möglichen Einstellungen werden wie folgt verwendet:

  • Alles – diese Aktion steht allen Benutzern zur Verfügung
  • Team – diese Aktion ist erlaubt, wenn der Datensatz einem Team zugeordnet ist, zu dem der aktive Benutzer gehört
  • Rolle – diese Aktion ist erlaubt, wenn der Datensatz einem Benutzer zugeordnet ist, der die gleiche Rolle wie der aktive Benutzer hat
  • Besitzer – diese Aktion ist erlaubt, wenn der Datensatz dem aktiven Benutzer zugeordnet ist
  • Admin – diese Aktion ist nur für Administratoren erlaubt
  • Nichts – diese Aktion ist nie erlaubt

So kann man es beispielsweise einstellen, dass ein Benutzer alle Firmen sehen darf, nur seine eigenen bearbeiten kann, jedoch keine Firmen löschen darf.

Ein weiteres Element der Berechtigungen sind Teams, diese werden in der Regel verwendet um Benutzer und Daten von anderen Benutzern und deren Daten abzugrenzen.

Zusätzlichen zu den Rollen udn Rechten können auch noch Teams verwaltet werden

 

Ein klassisches Beispiel sind hier Vertriebs-Teams, wie z.B. Team Nord und Team Süd, hier haben alle Mitarbeiter Zugriff auf das gesamte System, dürfen aber nur dem Team zugehörige Datensätze sehen und bearbeiten. Benutzer können beliebig vielen Teams zugeordnet sein. Innerhalb der Listenansichten im System wird die Möglichkeit geboten, nach Teamdatensätzen zu filtern. Die zu Teams zugeordneten Benutzer erben jeweils die Berechtigungen der Teams zu denen sie zugeordnet sind, und müssen nicht noch einmal im Einzelnen zu einer Rolle zugewiesen werden.

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