Menu

Rechte und Rollen einrichten

Erste Schritte in der CRM-Software

Was dürfen Ihre Benutzer?

Informationen und Anleitungen rund um die Vergabe von Benutzerrechten und -rollen

Wer darf Kundendaten erstellen? Und wer darf Daten löschen? Welche Abteilung braucht Zugriff auf Angebote und Rechnungen? Und welche Benutzer sollten lieber die Finger davon lassen? Erfahren Sie jetzt, wie Sie am besten vorgehen, um Benutzern genau den Zugriff zu geben, den sie brauchen!

Die Benutzerrechte definieren Sie an folgendem Ort im CRM: Reporte & Einstellungen > Administration > Rollen-Verwaltung

Rechte und Rollen im CRM

Hintergrund: Wie läuft das mit den Benutzerrechten in 1CRM?

In 1CRM vergeben wir Benutzerrechte über Rollen, z. B. eine Praktikanten-Rolle, Marketing-Rolle oder ähnliches. Bei einem frisch aufgesetzten 1CRM-System existiert erst einmal nur die Standard-Rolle. Erstellen Sie einen neuen Benutzer, dann erhält dieser automatisch alle Rechte der Standard-Rolle.

 

Rollen – das sollten Sie wissen

Sie können in 1CRM beliebig viele Rollen anlegen. Wenn Sie einem Benutzer eine Rolle zuweisen möchten, dann machen Sie das im Datensatz der Rolle. Sie weisen der Rolle den gewünschten Benutzer zu. Erst dann greifen die in der Rolle definierten Rechte – in Kombination mit der Standard-Rolle.

 

Teams

Ein weiteres Element der Berechtigungen sind Teams. Teams verwenden wir, um Benutzer und Daten von anderen Benutzern und deren Daten abzugrenzen.

Ein klassisches Beispiel sind hier Vertriebs-Teams, wie z.B. Team Nord und Team Süd. Mitarbeiter eines Teams haben Zugriff auf das gesamte System, dürfen aber nur dem Team zugehörige Datensätze sehen und bearbeiten.

Benutzer können beliebig vielen Teams zugeordnet sein. Innerhalb der Listenansichten im System wird die Möglichkeit geboten, nach Teamdatensätzen zu filtern. Die zu Teams zugeordneten Benutzer erben jeweils die Berechtigungen der Teams zu denen sie zugeordnet sind, und müssen nicht noch einmal im Einzelnen zu einer Rolle zugewiesen werden.

 

Was passiert, wenn sich 2 Rollen eines Benutzers widersprechen?

1CRM verwendet in der Basiseinstellung additive Rechte: das höchste gewährte Recht gilt. Das bedeutet: Wenn zum Beispiel in der Standard-Rolle der Zugriff auf Angebote erlaubt ist, aber in der anderen Rolle verboten, dann entscheidet 1CRM positiv für den Benutzer – er darf also auf Angebote zugreifen.

Additive Rechte: Standard-Rolle: Angebote erlaubt+ Neue Rolle: Angebote verboten = Angebote erlaubt

Ohne additive Rechte: Standard-Rolle: Angebote erlaubt + Neue Rolle: Angebote verboten = Angebote verboten

Empfehlung: Richten Sie die Standard-Rollemöglichst restriktiv ein. Erlauben Sie dann Zugriffe für Ihre Benutzer, indem Sie neue Rollen anlegen und die Benutzer den neuen Rollen zuweisen.

Additive Rechte deaktiveren

Wenn Sie möchten, dass 1CRM bei sich widersprechenden Rechten negativ für den Benutzer entscheidet, also den Zugriff verwährt, dann können Sie die additiven Rechte deaktiveren. Es gelten dann subtraktive Rechte, d. h. das das niedrigste gewährte Recht zählt.

In diesem Fall sollten Sie in der Standardrolle möglichst viel erlauben und nur in den eigenen Rollen die Benutzerrechte einschränken.

Tipp: Möchten Sie einzelne Module, z. B. Veranstaltungen, komplett für alle Benutzer deaktivieren, ist der Weg über die Standardrolle sehr sinnvoll. Nicht verwendete Module lassen sich so sehr einfach ausblenden.

Die Einstellungen zu den additiven Rechten finden Sie an folgendem Ort im CRM: Reporte & Einstellungen > Administration > Zugangsbeschränkungseinstellungen

CRM-Dokumentation: Rechte und Rollen einrichten

 

Zum Nachschauen: Diese Benutzerrechte können Sie vergeben

 

Module generell einblenden oder ausblenden

In der ersten Spalte Zugriff definieren Sie den generellen Zugriff auf ein Modul (z. B. Veranstaltungen oder Angebote):

ZugriffRechteBeispiel
AusDer Benutzer kann das Modul weder sehen noch auf Datensätze zugreifen. Bei Veranstaltungen haben wir auf „Aus“ gesetzt. Das bedeutet, der Benutzer hat in der CRM-Navigation keinen Punkt „Veranstaltungen“.
EingeschränktDer Benutzer kann sowohl das Modul als auch die entsprechenden Datensätze einsehen (Lesezugriff).Bei Veranstaltungen haben wir auf „Eingeschränkt“ gesetzt. Der Benutzer sieht in der Navigation den Punkt „Veranstaltungen“. Wenn er drauf klickt, sieht er alle vorhandenen Veranstaltungen. Er kann jedoch keine Veranstaltung bearbeiten oder löschen.
AnDer Benutzer hat kompletten Zugriff auf das Modul. es lassen sich einzelne nicht gewünschte Aktionen wie z.B. Export oder Import einschränken.

 

Detaillierter Benutzerzugriff innerhalb eines Moduls steuern

In den weiteren Spalten (Anzeigen, Listen, Bearbeiten etc.) können Sie detailliertere Benutzerrechte vergeben. So können Sie beispielsweise einstellen, dass

  • ein Benutzer alle Firmen sehen darf (Modul Firmen – Spalte Anzeigen – Recht Alles)
  • nur seine eigenen bearbeiten kann  (Modul Firmen – Spalte Bearbeiten – Recht Besitzer),
  • jedoch keine Firmen löschen darf (Modul Firmen – Spalte Löschen – Recht Admin).
ZugriffRechte
Alles Diese Aktion steht allen Benutzern zur Verfügung.
Team Diese Aktion auf einen Datensatz ist Benutzern erlaubt, die zu dem Team gehören, dem der Datensatz zugeordnet ist.
Rolle Diese Aktion auf einen Datensatz ist Benutzern erlaubt, die die gleiche Rolle haben, wie der Benutzer, dem der Datensatz zugeordnet ist.
Besitzer Diese Aktion auf einen Datensatz ist Benutzern erlaubt, die Besitzer des Datensatzes sind.
Admin Diese Aktion ist nur Administratoren erlaubt.
Nichts Diese Aktion ist keinem Benutzer erlaubt.

CRM-Dokumentation: Zugriffsoptionen verwalten

 

Rechte für einzelnen Benutzer prüfen

Innerhalb des einzelnen Benutzers lässt sich unter dem Reiter Zugangsbeschränkungen dann überprüfen, welche Rechte sich für ihn – aus der Kombination von allen zu ihm zugewiesenen Rollen – letztendlich ergeben.

CRM-Dokumentation: Standardrolle definieren

Noch Fragen? Dann besuchen Sie uns auf Xing

Werden Sie Teil der 1CRM-Community

Die 1CRM-Usergroup bringt Anwender aus den unterschiedlichsten Bereichen mit anderen Anwendern und Entwicklern zusammen. In der Xing-Gruppe erhalten Sie aktuelle Informationen zur CRM-Lösung 1CRM, z. B. Produkt-Updates, neue Features, Webinar-Termine und können sich mit anderen CRM-Anwendern austauschen. Stellen Sie sich und Ihr Geschäft gerne im Forum „Vorstellungsrunde“ vor und schildern Sie kurz, wie Sie 1CRM einsetzen.

1CRM-Anwender und -Entwickler beantworten Ihre Fragen

Neu bei 1CRM? So richten Sie das CRM-System ein

Benutzerkonten im CRM anlegen

CRM-Benutzer für Ihre Mitarbeiter anlegen So richten Sie Benutzerkonten in 1CRM ein Sie können in 1CRM so viele Benutzer anlegen, wie Sie Lizenzen erworben haben (mit der kostenlosen Startup Edition können Sie noch weitere 2 Benutzer anlegen). In dieser Anleitung...

E-Mail im CRM: sendmail oder SMTP?

E-Mails im CRM: sendmail oder SMTP Hintergrundwissen zum Einrichten des E-Mail-Versands in 1CRM In 1CRM lassen sich E-Mails über sendmail oder SMTP versenden. Die zwei Begriffe sagen Ihnen nichts? Der folgende Text erklärt, was hinter den Begriffen steht, wann Sie...

E-Mails mit dem CRM-System synchronisieren

E-Mails im CRM-System verwalten E-Mails wahlweise aus 1CRM oder dem eigenen E-Mail-Programm versenden 1CRM ist von Haus aus mit einer E-Mail-Schnittstelle ausgestattet. Dadurch sind Sie in der Lage alle Ihre E-Mails zentral über das CRM-System zu erhalten und zu...

Kontakte und Kalender über CardDAV und CalDAV synchronisieren

Kontakte und Termine mit 1CRM synchronisieren Smartphone, Outlook und mehr mit 1CRM verknüpfen Damit Sie auch von zuhause und mobil alle wichtigen Kundendaten und Termine im Blick haben, können Sie Ihr Notebook, Smartphone und Tablet mit 1CRM verbinden. Die...

Logo für die PDF-Ausgabe hinterlegen

Ihr eigenes Firmenlogo in PDF-Dokumenten Passen Sie Angebote, Rechnungen und mehr an Für die Ausgabe von PDF-Dokumenten wie Angebote, Rechnungen etc. sollten Sie Ihr eigenes Firmenlogo hinterlegen. Wie das geht, erfahren Sie in dieser Anleitung. So...

Quick Tip: IMAP-Synchronisation von E-Mails in Unterordnern

Sie können in 1CRM für die Mailsynchronisation unterschiedliche Wege gehen. Einer davon sind die Überwachten Mailboxen in den E-Mail Einstellungen des Benutzerkontos. Sollten Sie hier nicht pauschal z.B. den gesamten Posteingang synchronisieren wollen dann können Sie...