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E-Mails im CRM verwalten

Erste Schritte in der CRM-Software

E-Mails in 1CRM managen

Informationen rund um das E-Mail-Modul in 1CRM

Mit dem E-Mail-Modul können Sie E-Mails zum sofortigen oder späteren Versand, sowie E-Mail-Vorlagen (per Templates) für Firmen und Kontakte erstellen. E-Mails können mit Kontakten, Firmen, Chancen, Fällen, Interessenten, unterstützten Produkten, Projekten oder gemeldeten Bugs verbunden werden.

CRM-Dokumentation: E-Mail-Modul

Das E-Mail-Modul in 1CRM

Ihre E-Mails (einschließlich Anhängen) können von einem oder mehreren POP3 oder IMAP-Konten abgerufen werden. Die passenden Einstellungen hierzu nehmen Sie unter Mein Konto vor. Benutzer können persönliche Mailordner erstellen und zwischen diesen wechseln. Gelöschte E-Mails kommen in den Ordner Papierkorb und werden dort, einschließlich ihrer Anhänge, endgültig gelöscht. In den Einstellungen auf Ihrer Mein Konto -Seite kann auch eine automatische Entfernung von E-Mails durch das System konfiguriert werden.
E-Mails können als Liste oder als einzelnes Dokument gedruckt und/oder in PDFs umgewandelt werden. Für den Druck einer E-Mail-Liste markieren Sie mit der Checkbox die gewünschten Nachrichten – unter dem Drop-Down-Menü Aktionen finden Sie unter anderem die Druckfunktion. Den Druck einer einzelnen Mail starten Sie unter Details drucken.
Die Email-Liste kann per Klick auf das Sortierungssymbol: sort-arrows.png  in einer gewünschten Reihenfolge sortiert werden. Ein weiterer Klick dreht die Suchreihenfolge wieder um.
Ein Klick auf das Infozeichen im Betreff einer Email zeigt eine Vorab-Ansicht des Nachrichteninhalts. Bei Klick auf die Kontakt-Verknüpfung werden sämtliche Kontaktinformationen zum Empfänger dieser E-Mail angezeigt. Ein Klick auf die Verknüpfung Verbunden mit zeigt die verwandten Firmen, Chancen, Fälle, Interessenten, Produkte oder eventuelle Fehlermeldungen an.
Navigations-Verknüpfungen sind ebenfalls enthalten, um neue E-Mails zu erstellen und zu versenden, um E-Mail-Vorlagen zu erstellen oder die aktuelle Ordner-Liste einzusehen.
Hinweis: Bevor Sie das E-Mail-Modul nutzen, sollten Sie zunächst zu Ihrer Mein Konto -Seite gehen und die E-Mail-Optionen festlegen.
Diese enthalten:
  • E-Mail-Adresse: – Ihre Haupt-E-Mail-Adresse. Hinweis: Diese Option sollte unbedingt sachgemäß eingestellt werden,  damit Sie Mails erhalten können.
  • Von“ Name: – Ihr Name, sofern Sie möchten, das der E-Mail-Empfänger diesen sehen kann.
  • Von“ Adresse: – An diese E-Mail-Adresse werden Rückantworten an Sie geschickt.
  • Email Signatur: – Ihr Name und/oder Kontaktinformationen, für die automatische Einbindung zum Ende jeder gesendeten E-Mail.
  • Email Client: – Belassen Sie diese Einstellung typischerweise auf dem System-Standard-E-Mail-Client. Diese Einstellung legt fest, was geschieht, wenn Sie innerhalb von 1CRM auf eine Hyperlink-E-Mail Adresse klicken. Führt der Link zum „E-Mail verfassen“ -Fenster innerhalb von 1CRM oder wird ein externer E-Mail-Client geöffnet.
  • Standard Bildschirm-Format: – Wählen Sie HTML (umfangreichere Anpassungsmöglichkeiten) oder Klartext.
  • Standard-Sende-Format:– Wählen Sie HTML (umfangreichere Möglichkeiten bei der Erstellung von E-Mails) oder Klartext
  • Bilder in E-Mails: – Wählen Sie „verbergen“ oder „anzeigen“ (üblicherweise „anzeigen“, sofern Sie über eine niedrige Bandbreite verfügen).
  • Nachrichten im Papierkorb löschen: – Sie können an dieser Stelle festlegen, ob E-Mails niemals automatisch gelöscht werden sollen (Standard-Einstellung) oder ob sie für einen Zeitraum von 5 Tagen bis zu einem Jahr im Papierkorb verbleiben sollen. Diese und die folgenden vier Optionen helfen Ihnen dabei, den Umfang Ihrer E-Mails in 1CRM überschaubar zu halten und damit die System-Performance zu optimieren. „Bereinigte“ E-Mail-Nachrichten werden gelöscht, einschließlich ihrer Anhänge.
  • Erhaltene Nachrichten ohne verbundenes „Aufräumen“: Legt den Aufbewahrungs-Zeitraum für erhaltene Nachrichten fest, die nicht mit anderen Datenobjekten im System in Verbindung stehen. Das wäre zum Beispiel eine Nachricht, die Sie von von jemandem erhalten haben, der nicht als Kontakt aufgeführt wird und daher keine Bedeutung im Organisationsverlauf hat.
  • Erhaltene Nachrichten mit verbundenem „Aufräumen“: Legt den Aufbewahrungs-Zeitraum für erhaltene Nachrichten fest, die mit mindestens einem anderen Datenobjekt im System in Verbindung stehen. So zum Beispiel Firmen-Konto, Kontakt, Projekt, etc.. Üblicherweise beläuft sich dieser Zeitraum auf 3 Monate, oft auch 6 oder mehr.
  • Gesendete Nachrichten ohne verbundenes „Aufräumen“: Legt den Aufbewahrungs-Zeitraum für gesendete Nachrichten fest, die nicht mit anderen Daten-Objekten im System in Verbindung stehen. So zum Beispiel eine Firma, ein Kontakt, Projekt, etc.. Üblicherweise beläuft sich dieser Zeitraum auf 3 Monate, oft auch 6 oder mehr.
  • Gesendete Nachrichten ohne verbundenes „Aufräumen“: Legt den Aufbewahrungs-Zeitraum für Nachrichten fest, die mit mindestens einem Daten-Objekt im System in Verbindung stehen. So zum Beispiel eine Firma, ein Kontakt, Projekt, etc.. Üblicherweise beläuft sich dieser Zeitraum auf 3 Monate, oft auch 6 oder mehr.
  • E-Mail-Transfer-Modus:  Ihr Administrator informiert Sie, ob diese Einstellung für Sendmail oder SMTP festgelegt werden sollte. Auf einem Linux Server kann Sendmail einfacher zu konfigurieren sein, SMTP wiederum sorgt dafür, dass weniger Mails als Spam angezeigt werden.

 

In der E-Mail-Detail-Ansicht können Sie auf eine E-Mail antworten, weiterleiten, löschen, bearbeiten oder kopieren. In der E-Mail-Listen-Ansicht können mehrere E-Mails unter Verwendung der Checkboxen auf der linken Seite ausgewählt, gelöscht oder in einen anderen Ordner verschoben werden. Dies gilt für den aktuellen Benutzer, der die Schaltfläche Massen-Aktualisierung benutzt.
E-Mails, die innerhalb von 1CRM erstellt und versendet werden, profitieren von dem E-Mail-Signatur-Feature, welches im Mein Konto -Bereich des Benutzers festgelegt werden kann. Bei der Erstellung einer E-Mail kann ein Anhang vom Client-Computer des Nutzers hochgeladen werden. Auch Dokumente aus dem 1CRM Aufbewahrungs-Verzeichnis können angehängt werden.
Während Sie eine Empfangs-Adresse für Ihre E-Mail auswählen (An:, Cc:, Bcc:) können Sie die bereitgestellten Schaltflächen nutzen oder einfach einen Teil des Vor- oder Nachnamens des Kontaktes, Leads oder Benutzers eingeben. Daraufhin werden Ihnen bereits Vorschläge in einer Drop-Down-Liste gemacht, aus der Sie lediglich den gewünschten Eintrag auswählen müssen.
Um eine E-Mail aus einer der angezeigten Mailboxen wiederherzustellen, fügen Sie diese zu Ihrem Mein Konto -Fenster hinzu, indem Sie auf die Schaltfläche Mailbox hinzufügen klicken. Diese befindet sich in der unteren Hälfte des Mein Konto -Fensters (Hinweis: Nicht in der Bearbeitungs-Ansicht).
Sie können die eingehende E-Mails auf zwei Arten abrufen:

 

  • Ihr 1CRM-System wurde so eingestellt, dass es den Planer (Scheduler) nutzt, um eingehende Nachrichten abzufragen. Sollten Sie eine neue Mailbox hinzufügen und die Planer-Wiederherstellungs-Checkbox ausgewählt haben, wird Ihre E-Mail automatisch zu jedem Abfrage-Zeitpunkt in Ihrer Eingangsbox abgelegt.
  • Sie können auf die Schaltfläche E-Mail überprüfen (Im oberen Bereich jedes Fensters) klicken, unabhängig davon, ob Ihre Mailboxen regulär abgefragt werden oder nicht.

 

Zusätzlich zur konventionellen Benutzer E-Mail-Funktion (wie oben beschrieben)  bietet 1CRM eine Gruppen-E-Mail-Funktion. Mehrere E-Mail-Konten (wie etwa support@company.com oder info@company.com) können vom Administrator zur Ansicht vorgesehen werden (siehe Admin – E-Mail – Gruppen Inboxes). Außerdem wird jede empfangene E-Mail automatisch im Gruppen-E-Mail-Verzeichnis abgelegt.

Benutzer können:

  • Die vollständigen Inhalte aller Gruppen-E-Mails (indem Sie die Gruppen-E-Mail-Funktion aktivieren, wie in Abbildung 1 gezeigt) oder eines spezifischen Gruppen-E-Mail-Verzeichnisses einsehen.
  • Eine E-Mail aus dem Gruppen-E-Mail-Verzeichnis in einen der persönlichen E-Mail-Ordner verschieben.
  • E-Mails von einem persönlichen E-Mail-Ordner zu einem Gruppen-E-Mail-Verzeichnis zurückschicken.

 

 Abb. 2: Erstellen einer Email

CRM-Dokumentation: E-Mail erstellen

 

Bild Browser: Hochladen und Nutzen von Bildern in HTML

Sie können den Bilder-Browser nutzen, um Bilder in Ihre Bilder-Datenbank hochzuladen und existierende Bilder zur Nutzung in Ihrem HTML-Dokument auszuwählen.

  • Klicken Sie auf das Symbol droppedImage.tiff , um den Editor zu öffnen. Klicken Sie dann auf das Bilder-Browser-Symbol image.png , um die Bild-Einstellungs-Dialog-Box zu öffnen (siehe Abbildung 3).
  • Sie können die URL eines externen Bildes manuell eingeben, die Abmessungen des Bildes festlegen (Achtung: kann zur Verzerrung des Bildes führen wenn die Seitenverhältnisse durch Höhe sowie Breite beeinflusst werden ), Sie können festlegen ob das Bild verlinkt ist und wie dieser Link geöffnet werden soll. Stellen Sie sicher das die hier eingegebene URL auch von extern aufgerufen werden kann, sollte dies möglich sein wird Ihnen das Bild im Vorschaufenster angezeigt.

 

Abb. 3: Bild-Eigenschaften-Dialog-Box
1CRM_EmailModul_Bild_einfügen

 

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