Was ist eine Event-Software?

Der Begriff Event-Software ist ein verkürzter Ausdruck des Begriffs Eventmanagement-Software oder Veranstaltungsmanagement-Software. Eine Event-Software ist also ein Tool, das verschiedene Aufgaben der Eventorganisation, -Vermarktung, -Durchführung und -Analyse digital abbildet, um das Eventmanagement zu vereinfachen. Ziel von Event-Software ist es, wesentliche Prozesse und Daten zu zentralisieren, doppelte Datenhaltung zu vermeiden und Workflows zu automatisieren. Es können auch Systeme zum Einsatz kommen, die nicht speziell als Event-Software gedacht sind, sich aber für bestimmte Event-Aufgaben nutzen lassen.

Nicht jede Event-Software übernimmt alle Aufgaben des Eventmanagements. Jedes Tool hat seinen Schwerpunkt. Einige Systeme übernehmen nur einen kleinen Bereich des Eventmanagements, andere versuchen möglichst viel in einer Software abzubilden.

In dieser Aufstellung betrachten wir folgende Arten von Programmen als Event-Software:

  • Eventmanagement-Software zur möglichst ganzheitlichen Abbildung und Optimierung der Eventvermarktung und Eventorganisation
  • Ticketportale und Ticketplattformen für einen bequemen Online-Vertrieb von Veranstaltungen
  • Software für virtuelle Events, mit dem Ziel Präsenzveranstaltungen ins Netz zu verlagern.

Aufgaben und Ziele von Event-Software

Viele Veranstalter nutzen häufig noch Excellisten und verschiedene Programme, um die Vielzahl an Aufgaben im Eventmanagement-Bereich abzudecken. Veranstaltungen zu managen und zu vertreiben, bedarf der klassischen Abteilungen wie sie es auch im Produktverkauf gibt:

  • Marketing
    Website, Event-Magazin (Suchmaschinen-Marketing), Zielgruppen-Segmentierung, Newsletter, Einladungsmanagement
  • Vertrieb
    Event-Shop, individuelles Anmeldeformular, Angebote (B2B), Ticket-Kontingente
  • Projektmanagement
    Aufgabenplanung, Terminmanagement, Abstimmungen per E-Mail oder Telefon
  • Logistik
    Ressourcenmanagement (Räume, Equipment), Lieferantenmanagement, Hotelkontingente, Check-In
  • CRM (Customer-Relationship-Management)
    Teilnehmerdatenbank, Referentendatenbank, Sponsorendatenbank
  • Kundenservice
    Online-Self-Services, Service-Tickets
  • Rechnungswesen und Buchhaltung
    Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Buchhaltungsbelege, ggf. DATEV-Export
  • Management
    Verkaufsanalysen, Vertriebsanalysen

Besondere Anforderungen speziell an Event-Software sind häufig das Handling des Check-Ins und die Ausstellung von Tickets mit Barcode, das Sponsoren- und Referentenmanagement, Verwaltung von Hotelkontingenten und Organisation von Veranstaltungen in Sessions, z. B. bei Seminaren oder Tagungen. Alle weiteren hier aufgelisteten Funktionen sind Standardfunktionen von CRM-, ERP-, Projektmanagement-Tools und Content-Management-Systemen.

All-in-one-Event-Systeme versuchen diese Masse an Anforderungen möglichst vernetzt abzubilden, sodass eine zentrale Übersicht in einem System vorhanden ist.

Zukunftsthema virtuelle Events

Eine Besonderheit bieten aktuell digitale Events. Doch diese Art von Veranstaltung ist mehr als eine Notlösung. Bereits vor Corona haben sich Veranstalter an neuen digitalen Konzepten für Messen, Informationstage, Hochschulkurse und Seminare versucht. Die aktuelle Situation hat den Bedarf nun rasant gesteigert und wird auch die Akzeptanz und Verbreitung von Software für virtuelle Events nach oben katapultieren.

Um virtuelle Veranstaltungen durchzuführen, bedarf es spezieller Software. Die Suche nach geeigneten Tools gestaltet sich jedoch schwierig, da viele Vergleichsplattformen jegliche Art Event-Software als „virtuell“ bezeichnen. Doch wer von virtuellen Events spricht, der meint in der Regel die komplette Übertragung einer realen Veranstaltung in eine digitale Variante. Daher finden Sie im Folgenden eine kurze Definition des Begriffs virtuelles Event.

Was sind virtuelle Events?

Unter virtuellen Events verstehen wir in der Regel virtuelle Live-Events. Das heißt ein klassisches Webinar ist kein virtuelles Event, sondern eine digitale Veranstaltung vom Typ Webinar. Virtuelle Events versuchen das reale Event möglichst ohne Verlust digital abzubilden. Das heißt, es kommen häufig Video- und 3D-Features zum Einsatz, Chat-Funktionen, um die Kommunikation zwischen Teilnehmern und Referenten zu ermöglichen, Live-Übertragung von Präsentation und Sprecherin / Sprecher.

Typische virtuelle Events:

  • virtuelle Messen
  • virtuelle Fachkongresse
  • virtuelle Konzerte
  • virtuelle Seminare und Schulungen
  • virtuelle Marketing-Events

Vorteile von Event-Software

Nach unserer Erfahrung nutzen viele Unternehmen unterschiedliche Software zum Beispiel für Newsletter, Kunden- / Teilnehmerdatenbank, Ticketverkauf und Rechnungswesen. Die vielen verschiedenen Systeme führen zu doppelter Datenhaltung. Das ist ein Problem, da bei Aktualisierungen in einem System, immer daran gedacht werden muss, die Daten auch im anderen System manuell upzudaten. Das wird häufig vergessen und bedeutet einiges an Aufwand. Wichtig ist daher, dass Veranstalter Daten möglichst in nur einem System zentral speichern und pflegen und weitere Software über eine Schnittstelle an das führende System anbinden. Auf diese Weise erhalten Veranstalter folgende Vorteile:

  • Korrekte Daten, z. B. Kontaktdaten von Teilnehmern
  • Zentrale Übersicht über wesentliche Informationen, z. B. offene Aufgaben, Anmeldungen, Kommunikation, Kontaktdaten.
  • Schnellere Bearbeitung von Event-Aufgaben wie Newsletter- und Teilnahme-Bestätigung versenden, Rechnungen erstellen und versenden, Fragen im Kundenservice beantworten
  • Event-Analyse, z. B. Ticketverkäufe oder Anmeldungen, Event-Gewinne
  • Komfortabler Ticketverkauf und Check-In
  • Kundenbindung durch besseren Service, Event-Marketing-Features und reibungslose Prozesse

Preismodelle von Event-Software

Bei Event-Software zahlen Sie entweder den gleichen Preis wiederkehrend userbasiert (jährlich oder monatlich) oder nutzungsbasiert pro verkauftes Ticket oder angemeldeter Teilnehmer. Ein Kostenvergleich ist daher wichtig.

Userbasiertes Preismodell

Bei diesem Modell zahlen Sie monatlich oder jährlich eine feste Gebühr pro Nutzer der Event-Software.

Nutzungsbasiertes Preismodell

Bei diesem Preismodell zahlen Sie eine gewisse Prozentgebühr pro verkauftem Ticket oder Teilnehmer.

Kombiniertes Preismodell

Bei diesem Modell zahlen Sie einen Basispreis für die Event-Software monatlich oder jährlich und haben eine zusätzliche Gebühr pro verkauftem Ticket oder Teilnehmer.

Preise von Event-Software vergleichen

Damit Sie die Kosten für die Event-Software realistisch vergleichen können, empfehlen wir Ihnen die geschätzten Kosten über 3 Jahre auszurechnen. Bei gelegentlichen Veranstaltungen kann sich das nutzungsbasierte Preismodell lohnen. Bei regelmäßigen Veranstaltungen und höheren Ticketpreisen ist es jedoch häufig zu teuer. Das userbasierte Preismodell ist dann meist günstiger.

10 Event-Software im Vergleich

Da Veranstalter unterschiedliche Ansprüche an Event-Software haben, fanden wir eine Aufteilung der Event-Tools in Eventmanagement-Software, Ticketportale / Ticketplattformen und Software für virtuelle Events am sinnvollsten.

Eventmanagement-Software

Unter Eventmanagement-Software listen wir sogenannte All-in-One-Programme auf, die einen Fokus auf ganzheitliche Prozessoptimierung haben. Diese Programme versuchen möglichst alle Themen vom Event-Marketing bis zum Event-Controlling abzubilden, um so eine zentrale Übersicht zu bieten.

Darunter fallen unter anderem das Teilnehmer-Management, das Referenten- und Sponsorenmanagement sowie Marketing und Rechnungswesen. Eventmanagement-Software bieten in der Regel Schnittstellen oder Exportmöglichkeiten, um weitere Software wie Newsletter-Tool,  Ticketportale oder Software für virtuelle Events anzubinden.

Ziel von Eventmanagement-Software ist es, eine zentrale Übersicht über alle event-relevanten Daten und Aufgaben zu haben.

1CRM Eventmanagement

Event-Software 1CRM

1CRM bietet ein vollumfängliches CRM-System mit integriertem Event-Management. Dazu gehört die Veranstaltungsorganisation in Sessions, das Teilnehmer- und Referentenmanagement sowie Ticketkontingente, Freikarten und Sponsorenmanagement. Tickets mit Barcode für einen schnellen Check-In sind möglich. 1CRM bietet Support und Hosting in Deutschland und lässt sich DSGVO-konform betreiben.

Hosting: On-Premises (inhouse) oder Cloud
Preismodell: userbasiert
Preis: Ab 82 € pro Monat und User

Zur 1CRM Eventlösung

XDay

Event-Software XDay

XDay ist ein deutsches Eventmanagement-Tool, das die Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen unterstützt. XDay ist eine Software zum Download und lässt sich kostenlos auf Windows nutzen und kostenpflichtig in der Cloud.

Hosting: On-Premises (nur einfache Variante) oder Cloud
Preismodell: userbasiert
Preis (kostenpflichtige Editionen): ab 59 € pro Monat

Zur Website von XDay

e-vent

Event-Software e-vent

e-vent ist eine Schweizer Event-Software mit der sich Teilnehmer, Referenten und Hotelbuchungen verwalten lassen. Das Tool bietet zudem eine Online-Registrierung für Teilnehmer an und ein Zahlungsmanagement auf Basis von Kreditkartenzahlungen. Laut Anbieter ist die Software für Kongresse, Tagungen sowie Sport- und Kulturanlässe geeignet.

Hosting: unklar
Preismodell: nutzungsbasiert
Preis: auf Anfrage

Zur Website von e-vent

Ungerboeck

Event-Software Ungerboeck

Ungerboeck bietet ein großes Portfolio an Features und lässt sich für Messen, Ausstellungen, Tagungen und vieles mehr einsetzen. Ungerboeck ist ein amerikanisches System, das Niederlassungen in Deutschland besitzt. Inwieweit sich das System DSGVO-konform betreiben lässt, ist unklar. Wer möchte kann sich das System über eine Live-Demo zeigen lassen.

Hosting: Cloud
Preismodell: auf Anfrage
Preis: auf Anfrage

Zur Website von Ungerboeck

doo

Event-Software doo
Quelle: https://doo.net/de/assets/video/pages/invitation/video/e-mail-kampagnen-anlegen.mp4

doo ist eine recht junge Event-Software, die 2014 in München gegründet wurde. Das Tool und Preiskonzept ist nach dem Baukastenprinzip aufgebaut und bietet viele Funktionen, die für ein professionelles Veranstaltungsmanagement erforderlich sind. Fokus der Software liegt auf der Eventvermarktung und Abwicklung, umfassende CRM-Systeme lassen sich über eine Schnittstelle anbinden. Die doo-Cloud befindet sich in Deutschland.

Hosting: Cloud
Preismodell: userbasiert
Preis: ab 1990 €

Zur Website von doo

Ticketportale / -plattformen

Unter Ticketportale / -plattformen listen wir Tools auf, die ihre Stärken im Verkauf von Tickets haben. Diese Eventprogramme liefern eine Möglichkeit zum Online-Verkauf von Tickets über eine Website oder einen Shop, Zahlungsmanagment und oftmals auch eine App zum Scannen der Tickets am Eingang. Ziel von Ticketportalen / -plattformen ist es, den Ticketverkauf und Check-In zu vereinfachen und möglichst komfortabel abzubilden.

eventbrite

Event-Software eventbrite

eventbrite ist ein Event-Ticket-Portal mit dem sich Veranstaltungen online anbieten und verkaufen lassen. Das Event-Tool bietet zudem eine App für Event-Analysen und Check-In an. Die Daten liegen auf Amazon-Servern.

Hosting: Cloud
Preismodell: nutzungsbasiert
Preis: ca. 1 – 2 % pro verkauftem Ticket

Zur Website von eventbrite

eveeno

Event-Software eveeno

eveeno bietet die Möglichkeit Events anzulegen und online zu vertreiben. Offene Zahlungen lassen sich über eine Liste einsehen. Die Event-Liste bietet zudem einen schnellen Überblick über Anmeldungen und Umsatz. Insgesamt wirkt die Software jedoch unübersichtlich. Die Cloud von eveeno liegt auf EU-Servern.

Hosting: Cloud
Preismodell: nutzungsbasiert
Preis: ab 2,0% des Ticketpreises

Zur Website von eveeno

Reservix

Event-Software Reservix

Reservix ist ein deutsches Ticketportal, über das sich eigene Ticketshops erstellen lassen. Das Event-System bietet eine Online-Buchung sowie Print@Home, Mobile Tickets und eine App zur Einlasskontrolle an. Die Daten liegen in Deutschland.

Hosting: Cloud
Preismodell: auf Anfrage
Preis: auf Anfrage

Zur Website von Reservix

Software für virtuelle Events

Unter Software für virtuelle Events listen wir Tools auf, die es ermöglichen, klassische Präsenzveranstaltungen in den Online-Bereich zu verlegen.

meetyoo conferencing

Virtuelle Events mit meetyoo

meetyoo conferencing bietet eine Online-Plattform für virtuelle Events inklusive Live-Streaming, Social-Media-Integration, virtueller Avatar und Messestand. Hinter meetyoo steht ein deutsches Unternehmen mit Sitz in Berlin. Die Informationstechnik wurde TÜV-geprüft. Preise gibt es nur auf Anfrage.

Hosting: Cloud
Preismodell: auf Anfrage
Preis: auf Anfrage

Zur Website von meetyoo

BigBlueButton

Open-Source-Software für virtuelle Seminare BigBlueButton

BigBlueButton ist eine Open-Source-Software für das virtuelle Klassenzimmer. Das Tool eignet sich also hauptsächlich für Lernumgebungen. Daher könnte das System auch für Seminar- und Akademie-Anbieter sowie für BarCamps interessant sein. BigBlueButton lässt sich selbst hosten und erfordert daher ein wenig Einarbeitung und technisches Verständnis. Bietet dann aber eine datenschutzkonforme Plattform, mit der sich Schüler-Lehrer- oder Trainer-Teilnehmer-Szenarien abbilden lassen.

Hosting: On-Premises (inhouse)
Preismodell: GNU Lesser General Public License
Preis: kostenlos

Zur Website von BigBlueButton

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