Aufgabenplanung: Skelett über Laptop mit zerknülltem Papier
Fühlen Sie sich von den vielen Aufgaben überfordert und möchten sich am liebsten tot stellen oder einfach nur „Hilfe!“ rufen?
Dann haben wir gute Nachrichten: Wir hören Sie!

 

Wenn Sie zu den Menschen gehören, die ihre Aufgaben gerne auf Post-its verteilen oder einfach alles ohne System in Ihr Notizbuch eintragen, dann sind Sie hier genau richtig. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Aufgaben übersichtlich und ganz ohne Zettelwirtschaft meistern.

Inhalt

Was beinhaltet die Aufgabenplanung?

Eine kluge Aufgabenplanung ist in der heutigen Zeit unverzichtbar, damit Unternehmen, Teams und einzelne Angestellte den Überblick behalten und wissen, wer, was und bis wann zu erledigen hat.

Wir alle kennen sie und setzen uns täglich mit ihnen auseinander: Aufgaben. Eine Reihe an Aufgaben, an die es sich zu erinnern und die es zu erledigen gilt. Doch genau hierin liegt die Herausforderung vieler Unternehmen und Mitarbeitende.

Die Aufgabenplanung heutzutage beinhaltet mehr als nur die Zuweisung von Angestellten an Projekte. Dazu gehört beispielsweise das Einhalten von Terminen, das Erhalten von Erinnerungen, Meilensteine, Aktivitäten und Ressourcen.

Um dies zu bewältigen, sollten Aufgaben möglichst genau definiert werden. Das bedeutet, einzelne Aufgaben dem richtigen Projekt zuzuordnen, nach Priorität zu kennzeichnen und entsprechenden Mitarbeitenden zuzuweisen.

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Was ist wichtig für die Aufgabenplanung?

Für die Aufgabenplanung ist es wichtig, Aufgaben genau zu definieren und zuzuordnen. Denn eine sinnvolle und gut strukturierte Aufgabenplanung steigert nicht nur die Motivation, sondern fördert auch das effiziente Arbeiten.

Weisen Sie Aufgaben bestimmten Personen zu

Welche Aufgaben gilt es zu erledigen? Wer soll diese erledigen? Verhindern Sie, dass Aufgaben übersehen werden oder unbearbeitet bleiben, indem Sie für jede Aufgabe eine verantwortliche Person zuweisen.

Sobald eine Aufgabe einer bestimmten Person zugewiesen wurde, lassen sich Aufgaben zusammen mit relevanten Benachrichtigungen und Erinnerungen in der eigenen Übersicht darstellen. So weiß jeder Benutzer, welche Aufgaben als nächstes anstehen und bis wann diese zu erledigen sind.

Definieren Sie Unteraufgaben

Unteraufgaben eignen sich perfekt, um Aufgaben zu verfeinern und in einzelne Arbeitsschritte aufzuteilen, damit Wichtiges nicht in Vergessenheit gerät. Projektaufgaben wie Planung, Konzeption, Durchführung und Test lassen sich mit einer Unteraufgabe definieren, welche sich innerhalb einer Projektaufgabe als Aktivität anlegen lassen. Das erleichtert zudem die gemeinsame Aufgabenbearbeitung mit anderen Teammitgliedern.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest

Wann war nochmal die Deadline? Damit Aufgaben termingerecht erledigt werden, ist es unerlässlich sie mit Fälligkeitsdaten zu versehen. Damit Sie keine Deadlines verpassen, empfiehlt es sich für bestimmte Aufgaben ein Start- und Enddatum festzulegen.

Besonders bei der detaillierten Aufgabenplanung, wie beispielsweise im Event-Bereich, kann es zudem sinnvoll und wichtig sein, Aufgaben nicht nur mit Daten, sondern auch mit Uhrzeiten zu versehen.

 

In einem CRM-System lassen sich Aufgaben zum Beispiel nach Priorität und Fälligkeitsdatum sortieren.

Dringendes vor Wichtigem: Setzen Sie Prioritäten

Wissen Sie bei all den Aufgaben manchmal nicht, wo Sie anfangen sollen? Das lässt sich schnell beheben, indem Sie jede Aufgabe mit einer niedrigen, mittleren oder hohen Priorität kennzeichnen und somit die Dringlichkeit festlegen.

Kommentare und Notizen

Kommentare und Notizen zu einzelnen Aufgaben sind eine große Hilfe, um einen themenspezifischen Austausch innerhalb des Teams zu gewährleisten und sind für jedes Teammitglied leicht nachvollziehbar. Besonders dann, wenn Aufgaben weitergereicht werden oder mehrere Personen an einer Aufgabe arbeiten, lässt sich durch aufgabenrelevante Kommentare und Notizen enorm viel Zeit sparen.

Nutzen Sie Datei- und Dokumentanhänge

Mithilfe von Datei- und Dokumentenanhängen innerhalb einer Aufgabe sorgen Sie dafür, dass alle nötigen Informationen immer direkt und zentral verfügbar sind. So müssen Dateien oder Dokumente nicht ständig neu rausgesucht werden, sondern lassen sich direkt über die Aufgabe abrufen.

Der aktuelle Status

Der aktuelle Status kann sich auf Verschiedenes beziehen. Bei der Aufgabenplanung gibt er den Lebenszyklus der Projektaufgabe wieder. Sobald eine Aufgabe den Status „In Arbeit“ erreicht, lassen sich auch Stunden auf die Aufgabe verbuchen. Womit wir bei dem nächsten wichtigen Punkt sind:

Erfassen Sie die Zeit

Die Zeiterfassung hält fest, wie lange Mitarbeitende an einer Aufgabe arbeiten. Das ist vor allem für spätere Planungen mit ähnlichen Aufgaben eine große Hilfe und ist essenziell für die Abrechnung des Arbeitsaufwands.

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Aufgabenplanung im CRM-System

Aufgaben sind nicht gleich Aufgaben. Es kann zwischen zwei Aufgabenarten unterschieden werden: Die persönliche Aufgabe und die Projektaufgabe.

Die persönliche Aufgabe

Die persönliche Aufgabe ist hingegen nicht Teil eines Projektes. Sie steuert also, anders als bei der Projektaufgabe, kein größeres Ziel an. Persönliche Aufgaben sind beispielsweise Alltagsarbeiten, die regelmäßig wiederkehren, die außerhalb von Projekten anfallen und die es zu erledigen gilt.

Für beide Aufgabenarten sind jedoch transparente und zentral verfügbare Informationen von hoher Bedeutung. Es ermöglicht Führungskräften Teams zu managen, verschafft einen Überblick über die Auslastung einzelner Angestellte und beschleunigt dadurch Entscheidungen. Gleichzeitig werden Rückfragen und Abstimmungsaufwände verringert, wodurch das Team effektiver arbeitet.

Mithilfe eines CRMs lassen sich unnötige, interne Kommunikationen vermeiden. Typische Fragen, wie der aktuelle Aufgabenstatus ist, wann der nächste Termin ist oder ob die E-Mail bereits versendet wurde, entfallen, da sich diese Informationen für alle einsehbar im CRM-System befinden.

Im CRM lassen sich Aufgaben direkt erstellen und anschließend an Teammitglieder delegieren oder weitergeben. Das Teammitglied bzw. der Benutzer wird im CRM zum geplanten Datum erinnert und kann die Aufgabe erledigen, ohne erst nach den relevanten Informationen suchen zu müssen.

Haben Sie erstmal eine Aufgabe angelegt, lassen sich diese zudem als Vorlage für weitere Projekte mit ähnlichen Aufgaben und Vorgängen nutzen.

Eine weitere Möglichkeit bieten auch Dashboards, wie sie bei 1CRM zu finden sind. Mitarbeitende haben hier eine eigene Übersicht über die anstehenden Aktivitäten und Aufgaben, die sich direkt über das Dashboard bearbeiten lassen.

Mockup Aufgabenplanung: Dashlets Offene Aufgaben und Projektaufgabenn
Dashlets bieten Informationen aus z. B. dem Aufgaben-Modul in einem Format, welches einer Miniatur-Listenansicht ähnelt.

 

Darüber hinaus lassen sich in einem CRM-System wiederkehrende Aufgaben automatisieren. Beispiele hierfür sind:

  • 30 Tage nach Kauf beim Kunden oder der Kundin nachfassen, anrufen und Zufriedenheit erfragen.
  • Kund:innen anrufen, die im letzten Jahr auf Veranstaltung A waren und noch keine Zusage für die kommenden Veranstaltung gegeben habe und die Gründe erfragen.

Die Projektaufgabe

Mit Projektaufgaben planen Sie die Arbeitsschritte und Meilensteine in Ihrem Projekt. Um Projektaufgaben handelt es sich dann, wenn mehrere Aufgaben aufeinander abgestimmt und so koordiniert sind, dass alle Aufgaben erledigt sein müssen, um ein Ziel zu erreichen. Das bedeutet, dass jede einzelne Aufgabe zum Projektabschluss beiträgt.

Aufgaben können voneinander abhängig sein. Das heißt, dass sich Aufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge bringen lassen, indem eine Projektaufgabe von einer anderen Projektaufgabe abhängt.

Dadurch lassen sich auch Abhängigkeitstypen definieren. So ist es zum Beispiel möglich, dass eine Aufgabe erst dann gestartet werden kann, wenn eine vorherige beendet ist.

Vorteile Aufgabenplanung mit CRM-Software

Die Vorteile der Aufgabenplanung mit einem CRM liegen auf der Hand. Alle wichtigen Vorteile nochmals auf einen Blick:

  • Höhere Transparenz
  • Bessere Führung von Teams
  • Schnellere Entscheidungen
  • Optimierte Ressourcen-Auslastung
  • Nachvollziehbarkeit
  • Alle Aufgaben und Informationen zentral an einem Ort
  • Klare Zuständigkeiten
  • Weniger Rückfragen und Abstimmungsaufwand
  • Deadlines überblicken
  • Steigerung der Termintreue
  • Einfacheres Priorisieren
  • Aufgabenabhängigkeiten sind ersichtlich

Fazit

Um alle Aufgaben erfolgreich zu bewältigen, braucht es in jedem Fall eine sorgfältige Aufgabenplanung. Nicht alle Aufgaben haben den gleichen Umfang oder die gleiche Dringlichkeit. Gerade deswegen ist eine ausführliche Planung umso wichtiger, damit Aufgaben vollständig und pünktlich erledigt werden.

Ein CRM unterstützt bei der Aufgabenplanung und sorgt dafür, dass alle Aufgaben festgehalten, terminiert und bearbeitet werden. Mit einem CRM-System lassen sich unnötige Doppelungen der Aufgaben vermeiden, indem Sie eine zentrale Stelle schaffen, wo die Aufgaben verwaltet werden.

Mithilfe der Software bewahren Sie die Übersicht über anstehende Tätigkeiten, Zeiten und Prioritäten und fördern die Zusammenarbeit von Mitarbeitenden. Verabschieden Sie sich vom Chaos und von nicht eingehaltenen Deadlines und sagen Sie Hallo zu mehr Produktivität und effizienteren Aufgabenbewältigung.

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