Was ist Event-Software?

Eine Event-Software, auch Eventmanagement-Software oder Veranstaltungs-Software ist ein Tool, mit dem die Prozesse in der Eventorganisation, -Vermarktung, -Durchführung und -Analyse digital verwaltet werden. Mit einer Event-Software lassen sich Prozesse und Daten zentralisieren, eine doppelte Datenhaltung vermeiden und Workflows automatisieren. Dadurch werden die Abläufe im Eventmanagement einfacher und effizienter.

Welche Typen von Events gibt es?

Ein Event ist eine zeitlich begrenzte und geplante Veranstaltung, die von einer bestimmten Gruppe gemeinsam entweder vor Ort oder virtuell „erlebt“ wird. Neben privaten Events wie Hochzeitsfeiern oder Geburtstagen gibt es öffentliche Veranstaltungen wie Festivals, Volksfeste oder Konzerte. Zu den Events im Business-Kontext, die der MICE-Branche zugeordnet werden (Meetings Incentives Conventions Exhibitions), zählen beispielsweise:

  • Conventions (Fachmessen, Kongresse, Tagungen)
  • Meetings (Schulungen, Seminare und Workshops)
  • Corporate Events (Jubiläum, Weihnachtsfeier etc.)
  • Incentives (Anreizveranstaltungen für Mitarbeiter, Händler, Kunden)
  • Virtuelle Events (digitale Abbildung von klassischen Live-Events)

Für wen eignet sich eine Event-Software?

Event-Software eignet sich nicht nur für Großveranstaltungen mit mehreren hundert oder tausend Teilnehmer:innen. Auch für kleinere Veranstaltungen, insbesondere regelmäßig wiederkehrende Events, wie etwa spezielle Fachmessen oder Ausstellungen,  ist ein digitales Tool für die Planung, Organisation und Durchführung empfehlenswert. Denn früher oder später wird aus einer vermeintlich übersichtlichen Excel-Teilnehmerliste ein undurchdringlicher Dschungel an Daten. Mit dem Einsatz einer professionellen Event-Software arbeiten Teams aus kleinen sowie großen Eventagenturen kollaborativ und effizient zusammen. Auch einzelne Eventmanager:innen sowie Vereine und Verbände erleichtern sich mit einer Veranstaltungssoftware die Arbeit.

Eine Event-Software ist vor allem für diejenigen interessant, die regelmäßig Veranstaltungen planen, organisieren und durchführen, ob in der Vereins- oder Verbandsarbeit oder im geschäftlichen Kontext.

Vorteile einer Event-Software

Von einer softwarebasierten Eventmanagement-Lösung profitieren Eventagenturen, Eventmanager:innen sowie Vereine und Verbände gleich aus mehrfacher Hinsicht.

Die wichtigsten Vorteile einer Event-Software im Überblick:

  • Entspanntere Vor- und Nachbereitung von Events, beispielsweise eine schnellere und effizientere Bearbeitung von Event-Aufgaben im Team
  • Besserer Support und Service für Teilnehmer
  • Einfachere Buchung von Referenten
  • Transparenter Überblick über offene Zahlungen
  • Einfaches Handling im Registrierungsprozess, z. B. eine komfortable Online-Registrierung mit unterschiedlichen Bezahlarten und Check-In beim Event
  • Korrektes Datenmanagement, wenn Veranstalter nur ein zentrales System, etwa ein CRM mit Eventfunktionen, nutzen
  • Analysen mit wenigen Klicks

Anforderungen an eine Event-Software

Event-Software ist nicht gleich Event-Software. Auf dem Markt gibt es mittlerweile zahlreiche Anbieter: von kostenlos bis hochpreisig, von einfach bis multifunktional, von Standard bis zu 100% personalisiert. Übrigens bedarf es bei virtuellen Events spezieller Software. Grundsätzlich sollten die folgenden Fragen geklärt werden, bevor die Wahl auf eine bestimmte Eventmanagement-Software fällt:

  1. Welche Veranstaltungsart liegt vor? Handelt es sich um ein einmaliges Event oder eine regelmäßige Veranstaltungsreihe?
  2. Welches Hosting-Modell wird bevorzugt? Soll die Software auf eigenen hausinternen Servern gehostet werden oder kommt Software-as-a-Service (SaaS) infrage?
  3. Mit welchen anderen, bereits vorhandenen Software-Systemen soll die Event-Software „kommunizieren“? Sind also spezielle Schnittstellen nötig?
  4. Welches Budget steht für eine Event-Software zur Verfügung? Kommt ein userbasiertes, nutzungsbasiertes oder kombiniertes Preismodell infrage?

Funktionen einer Eventmanagement-Software

Moderne Veranstaltungssoftware vereint die folgenden Funktionen in mehr oder weniger ausgeprägter Form.

Teilnehmermanagement

Ohne Gäste kein Event! Das Teilnehmermanagement umfasst alle Prozesse, die direkt mit den Teilnehmer:innen einer Veranstaltung zu tun haben. Dabei geht es um alle Aktionen, die vor, während sowie nach dem Event sattfinden. Dazu zählen etwa die Registrierung, Datenerfassung, Check-in, Namensschilder, Teilnehmerunterlagen, Feedback etc.

Lieferantenmanagement

Beim Lieferantenmanagement werden die Beziehungen etwa zum Catering-Service, zu Technikern, Messebauern, zum Service- und IT-Personal und zu Hausmeisterdiensten gesteuert.

Raummanagement

Besonders bei großen Event-Locations ist es wichtig, dass eine Event-Software Lösungen für die Raumverwaltung, Sitz- und Bestuhlungspläne, Raumausstattung, Standflächen für Aussteller und Sponsorship-Partner bietet.

Hotelmanagement

Überregionale oder internationale Events locken Gäste an, die eine Übernachtungsmöglichkeit suchen. Das Hotelmanagement kümmert sich um die Vermittlung von Hotelzimmern. Entsprechende Software ermöglicht neben der Teilnehmerregistrierung eine Hotelbuchung.

Vermarktung

Eine Event-Software bietet für die digitale Vermarktung Webformulare, ein Newsletter-Tool oder Sharing-Funktionen für Soziale Netzwerke an.

Rechnungswesen

Mit einer Event-Software lassen sich Rechnungen stellen, Umbuchungen vornehmen sowie Zahlungseingänge und Mahnungen verwalten.

Controlling

Berichtserstellung (Umsatz und Gewinn pro Event etc.), Marketing-Analysen inklusive Feedback- und Statistik-Auswertungen sind mit einer professionellen Veranstaltungssoftware möglich, um das Event bewerten zu können.

Projektmanagement

Insbesondere Event-Teams erleichtern sich mit Projektmanagement-Funktionen ihre Aufgaben- und Terminverwaltung und behalten so alle relevanten Prozesse im Blick.

Datenmanagement

Alle relevanten Daten, die das Event betreffen, Schnittstellen und Integrationen können mit einer Event-Software verwaltet werden.

Support

Eine Event-Software unterstützt mit einem Self-Service-Bereich, wie einem Online-Helpdesk die Teilnehmer:innen des Events. Eine mobile App begleitet zudem die Teilnehmer:innen vor, während und nach der Veranstaltung, intensiviert das Erlebnis vor Ort durch zusätzliche Möglichkeiten und versorgt beispielsweise die Gäste mit zusätzlichen Informationen.

Wie viel kostet eine Event-Software?

Manche Event-Software-Anbieter stellen ein sogenanntes Freemium-Modell zur Verfügung. Das Basisprodukt ist dabei kostenfrei nutzbar, das Vollprodukt und alle Erweiterungen sind hingegen kostenpflichtig. Vereinfacht gesagt: Je umfassender die Funktionen, desto kostenintensiver ist die Event-Software. Eine All-in-One-Software schlägt demnach mehr zu Buche als eine Event-Software, die beispielsweise nur für den Ticketverkauf genutzt werden soll.

Unterschieden wird vielfach auch, ob es sich um ein userbasiertes oder nutzungsbasiertes Preismodell handelt. Auch ein kombiniertes Modell ist möglich. Bei einem Preisvergleich zwischen Event-Software-Anbietern ist es ratsam, die geschätzten Kosten über drei Jahre auszurechnen, damit die Kalkulation wirklich vergleichbar ist.

Die passende Event-Software fürs Unternehmen, für den Verein oder Verband

Nicht jede Event-Software ist für jedes Unternehmen, für jeden Verein oder Verband geeignet. Wer die passende Software für die eigenen Bedürfnisse sucht, sollte strategisch – am besten Schritt für Schritt vorgehen:

  1. Ziel festlegen, was die Event-Software mit dem zur Verfügung stehenden Budget erreichen soll
  2. User-Story skizzieren – Beispiel: Wie erlebt ein Teilnehmer, eine Teilnehmerin dank der Software beispielsweise den Anmeldeprozess? Welche weiteren Wunsch-Vorstellungen gibt es?
  3. Welche Funktionen soll die Event-Software anhand der User-Story erfüllen? Welche sind realistisch? Welche Funktionen gehören auf die Wunschliste für die Zukunft?
  4. Vergleich von Event-Software
  5. Persönliche Beratung von Experten und Anbietern | ggf. Test- oder Demoversion
  6. Entscheidung für Preismodell und Software

All-in-One-Lösungen: Alles in einem System

Event-Software als All-in-One-Programm ist oft dann eine gute und clevere Wahl, wenn der Fokus auf einer ganzheitlichen Prozessoptimierung liegt und eine zentrale Übersicht über alle relevanten Event-Themen präferiert wird. In der All-in-One-Software wird beispielsweise auf einen Blick ersichtlich, welche Maßnahmen aus dem Event-Marketing zu mehr Ticketverkäufen geführt haben, welche Aufgaben noch zu erledigen oder welche Rechnungen noch offen sind. Auch die Event-Nachbereitung lässt sich in einem einzigen System komfortabel erledigen.

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