CRM HubSpot Sync. einrichten und verwenden
Voraussetzungen
Produkte: CRM HubSpot Sync.
Anleitungen: CRM-Erweiterungen installieren und aktivieren
Schnellanleitung
- Sie hinterlegen in der Administration von 1CRM den HubSpot API-Schlüssel und treffen die grundlegenden Einstellungen zur Anbindung.
- Sie generieren ein Token und eine damit verbundene Webhook-URL in 1CRM.
- Sie erstellen eine App in HubSpot und hinterlegen dort die Webhook-URL mit dem generierten Token.
- Sie definieren in der App über
Event Abonnements, welche Kontaktdaten von HubSpot nach 1CRM übertragen werden sollen. - Sie installieren die HubSpot-App in HubSpot.
Inhaltsverzeichnis
Über die Synchronisation zwischen 1CRM und HubSpot
Sobald in HubSpot oder 1CRM ein neuer Kontakt bzw. Interessent erstellt wird, übermittelt die Schnittstelle den Datensatz ins jeweils andere System. Beachten Sie, dass in HubSpot ausschließlich mit Kontakten gearbeitet wird. Sie müssen für die Einrichtung der Schnittstellen entscheiden, ob Sie die HubSpot-Kontakte als Interessenten oder Kontakte in 1CRM behandeln wollen.
Hubspot API-Schlüssel hinterlegen und grundlegende Einstellungen treffen
1 Hubspot API-Schlüssel kopieren
Öffnen Sie HubSpot und klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol oben rechts, um zu den Einstellungen zu gelangen. Erweitern Sie das Menü bei Integrationen und wählen Sie die Option API-Schlüssel. Um Ihren Schlüssel zu kopieren, klicken Sie unter Aktiver API-Schlüssel auf Anzeigen und dann auf Kopieren.
2 Hubspot-Einstellungen in 1CRM öffnen
Öffnen Sie die Administration in 1CRM. Scrollen Sie hinunter bis zum Bereich Hubspot und klicken Sie auf Hubspot API Einstellungen:
3 Hubspot-API und weitere Daten im CRM hinterlegen
Aktivieren Sie HubSpot und fügen Sie Ihren API-Key in das Feld Hubspot API Key ein. Als Hubspot-Webhook User wählen Sie einen Benutzer, mit dem die Daten angelegt oder geändert werden.
4 Hubspot-Webhook Token generieren
Sie brauchen ein Webhook-Token, damit Hubspot Daten per Webhook ans CRM übermitteln kann. Generieren Sie hier das Token und die damit verbundene Webhook-URL. Das weitere Vorgehen mit dem Token erläutert der nächste Abschnitt.
5 Ziel-Modul wählen
Wählen Sie, ob Sie Hubspot-Kontakte als Interessenten oder Kontakte im CRM behandeln wollen. Sichern Sie Ihre Einstellungen.
App in Hubspot erstellen und Token hinterlegen
Die Änderungen an Datensätzen/Eigenschaften in HubSpot werden über eine sogenannte App verwaltet und über einen Webhook ans CRM gesendet. Daher müssen Sie in HubSpot eine App erstellen.
1 App erstellen
Erstellen Sie eine neue App gemäß der HubSpot Anleitung Erstellen und Installieren von Apps. Sie müssen für die App-Erstellung einen Developer-Account anlegen.
2 Webhook-URL in die App eintragen
In der App tragen Sie unter Webhooks die Webhook-URL aus den Hubspot API Einstellungen Ihres CRMs ein:
3 Abonnement Event "Eigenschaft geändert" erstellen
Klicken Sie unter Webhooks auf Abonnement erstellen. Wählen Sie als Objekttyp Kontakt und beobachten Sie das Event Eigenschaft geändert. Wählen Sie die Eigenschaften, die bei Änderungen über den Webhook nach 1CRM übertragen werden sollen:
4 Abonnement Event "Gelöscht" erstellen
Erstellen Sie unter Webhooks ein Abonnement zum Objekttyp Kontakt und beobachten Sie hier das Event Gelöscht.
Nachdem Sie das Abonnement erstellt haben, ist das Abonnement noch pausiert. Jedes Abonnement kann einzeln aktiviert bzw. deaktiviert werden.
App installieren
1 Weiterleitungs-URL hinterlegen
Geben Sie in der App unter Grundlegende Informationen > Registerkarte: Authentifizierungen die Weiterleitungs-URL zu Ihrem CRM-System mit der Endung /hubspotregister.php ein, z. B. demo.1crm.de/hubspotregister.php:
2 Bereich "Contacts" hinzufügen
Im Abschnitt Bereiche fügen Sie den Bereich contacts hinzu und speichern Sie:
3 Installations-URL (OAuth) im Browser öffnen
Nach dem Speichern können Sie unter Installations-URL (OAuth) die vollständige URL kopieren. Fügen Sie die URL im Browser ein:
Es öffnet sich ein Formular.
4 Client-ID und Client-Geheimnis eingeben
Geben Sie hier Ihre Client-ID und das Client-Geheimnis ein.
Ergebnis
Nun sollte die App in HubSpot unter Einstellungen > Integrationen > Verknüpfte App installiert sein:
Mapping der Daten
In den Dropdown-Auswahllisten finden Sie das neue Modul Modul v4Hubspot, in dem sich Auswahllisten für das Mapping zwischen 1CRM und Hubspot befinden. Hier können Sie einstellen, welche Felder mit welchen Eigenschaften in Hubspot synchronisiert werden.
Es werden nur Änderungen in 1CRM nach Hubspot synchronisiert, die Sie an den hier hinterlegten Feldern vornehmen. Änderungen in anderen Felder werden für die Synchronisation nicht berücksichtigt.
Aufbau der Dropdown-Listen
Jede Dropdown-Liste ist immer gleich aufgebaut mit einem Datenbankwert und einem Anzeigewert. Daten können von HubSpot nach 1CRM übertragen werden (incoming) oder von 1CRM nach HubSpot übertragen werden (outgoing).
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Datenbankwert |
Incoming: Eindeutige Eigenschaft in Hubspot (Quelle) Outgoing: Eindeutige Eigenschaft in 1CRM (Quelle) |
Anzeigewert |
Incoming: Feldbezeichner in 1CRM. Mehrere können durch Komma getrennt werden (Ziel) Outgoing: Eigenschaften in Hubspot. Mehrere können durch Komma getrennt werden (Ziel) |
v4hubspot_mapping_contacts_incoming
Mapping für eingehende Synchronisation zu Kontakten
| Datenbankwert | Beschreibung | Feld in 1CRM |
|---|---|---|
| salutation | Anrede | |
| firstname | Vorname | |
| lastname | Nachname | |
| company | Firma | |
| E-Mail-Adresse | ||
| phone | Telefon | |
| fax | Fax | |
| address | Hauptadresse | |
| city | Stadt | |
| state | Bundesland | |
| zip | PLZ | |
| country | Land | |
| website | Website | |
| hs_analytics_source_data_1 | Herkunft des Kontakts, z. B. Webformular auf der Website oder CONTACTS, sofern direkt als Kontakt in HubSpot erstellt
Entspricht in HubSpot der Eigenschaft "Detaillierte Infos zur ursprünglichen Quelle – 1" |
Lead-Herkunfts-Quelle |
| lifecyclestage | Lifecycle-Phase in HubSpot (Lead, Marketing-Qualified-Lead, Sales-Qualified-Lead, Opportunity, Kunde, Fürsprecher, Sonstige) | Lifecycle-Phase |
| hs_lead_status | Lead-Status aus HubSpot (Neu, Offen, In Bearbeitung, Offener Deal, Nicht qualifiziert, Kontaktaufnahme versucht, Kontakt aufgenommen, Schlechtes Timing | Hubspot status |
v4hubspot_mapping_contacts_outgoing
Mapping für ausgehende Synchronisation zu Kontakten
| Datenbankwert | Beschreibung |
|---|---|
| salutation | Anrede |
| first_name | Vorname |
| last_name | Nachname |
| account | Firma |
| email1 | E-Mail-Adresse |
| phone_work | Telefon |
| phone_fax | Fax |
| primary_address_street | Hauptadresse |
| primary_address_city | Bundesland |
| primary_address_state | Stadt |
| primary_address_postalcode | PLZ |
| primary_address_country | Land |
| website | Website |
| lifecycle_stage | Lifecycle-Phase in HubSpot (Lead, Marketing-Qualified-Lead, Sales-Qualified-Lead, Opportunity, Kunde, Fürsprecher, Sonstige) |
| hs_lead_status | Lead-Status aus HubSpot (Neu, Offen, In Bearbeitung, Offener Deal, Nicht qualifiziert, Kontaktaufnahme versucht, Kontakt aufgenommen, Schlechtes Timing |
v4hubspot_mapping_leads_incoming
Mapping für eingehende Synchronisation zu Interessenten
| Datenbankwert | Beschreibung | Feld in 1CRM |
|---|---|---|
| salutation | Anrede | |
| firstname | Vorname | |
| lastname | Nachname | |
| company | Firma | |
| E-Mail-Adresse | ||
| phone | Telefon | |
| fax | Fax | |
| address | Hauptadresse | |
| city | Stadt | |
| state | Bundesland | |
| zip | PLZ | |
| country | Land | |
| website | Website | |
| hs_analytics_source_data_1 | Herkunft des Kontakts, z. B. Webformular auf der Website oder CONTACTS, sofern direkt als Kontakt in HubSpot erstellt
Entspricht in HubSpot der Eigenschaft "Detaillierte Infos zur ursprünglichen Quelle – 1" |
Lead-Herkunfts-Quelle |
| lifecyclestage | Lifecycle-Phase in HubSpot (Lead, Marketing-Qualified-Lead, Sales-Qualified-Lead, Opportunity, Kunde, Fürsprecher, Sonstige) | Lifecycle-Phase |
| hs_lead_status | Lead-Status aus HubSpot (Neu, Offen, In Bearbeitung, Offener Deal, Nicht qualifiziert, Kontaktaufnahme versucht, Kontakt aufgenommen, Schlechtes Timing | Hubspot status |
v4hubspot_mapping_leads_outgoing
Mapping für ausgehende Synchronisation zu Interessenten
| Datenbankwert | Beschreibung |
|---|---|
| salutation | Anrede |
| first_name | Vorname |
| last_name | Nachname |
| account | Firma |
| email1 | E-Mail-Adresse |
| phone_work | Telefon |
| phone_fax | Fax |
| primary_address_street | Hauptadresse |
| primary_address_city | Bundesland |
| primary_address_state | Stadt |
| primary_address_postalcode | PLZ |
| primary_address_country | Land |
| website | Website |
| lifecycle_stage | Lifecycle-Phase in HubSpot (Lead, Marketing-Qualified-Lead, Sales-Qualified-Lead, Opportunity, Kunde, Fürsprecher, Sonstige) |
| hs_lead_status | Lead-Status aus HubSpot (Neu, Offen, In Bearbeitung, Offener Deal, Nicht qualifiziert, Kontaktaufnahme versucht, Kontakt aufgenommen, Schlechtes Timing |
Zeitplaner
Um die von Hubspot geänderten Daten zu verarbeiten, müssen Sie den Zeitplaner Hubspot Änderungen verarbeiten aktivieren und per Cronjob oder manuell ausführen:
Eingehende und ausgehende Hubspot-Daten per Hooks bearbeiten
Sie können eingehende und ausgehende Daten vor dem Import bzw. Export individuell bearbeiten. Für die Bearbeitung gibt es die Hooks “before_export” und “before_import”.
Eingehend
Datei: modules/YOUREXTENSION/ext/modules/v4Hubspot/models/bean.v4Hubspot.php
hooks
before_import
--
class_function: before_import
class: v4HubspotHooks
file: modules/YOUREXTENSION/v4HubspotHooks.php
Datei: modules/YOUREXTENSION/v4HubspotHooks.php
class v4HubspotHooks extends SugarBean
{
static function before_import(&$updates, $client, $data, $map, $deleted="")
{
/* Add your custom code here */
}
}
Ausgehend
Datei: modules/YOUREXTENSION/ext/modules/v4Hubspot/models/bean.v4Hubspot.php
hooks
before_export
--
class_function: before_export
class: v4HubspotHooks
file: modules/YOUREXTENSION/v4HubspotHooks.php
Datei: modules/YOUREXTENSION/v4HubspotHooks.php
class v4HubspotHooks extends SugarBean
{
static function before_export(&$updates, $client, RowUpdate $upd, $hubspot_id, $map = array())
{
/* Add your custom code here */
}
}
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