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Dokumentation / Administrationsanleitungen :

Gruppenpostfächer einrichten

1CRM bietet Gruppenpostfächer, über die Sie Antwort-E-Mails empfangen können. Wenn z. B. ein Newsletterempfänger auf Ihren Newsletter antwortet, wird die E-Mail an das gewünschte Gruppenpostfach gesendet.
In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie Gruppenpostfächer erstellen und einsetzen.

Voraussetzungen

Zielgruppen: Admin
Anleitungen: Systemeinstellungen für E-Mails einrichten
Administration > E-Mail: Gruppenpostfächer

Inhaltsverzeichnis

Was sind Gruppenpostfächer?

Ein Gruppenpostfach ist ein E-Mail-Postfach wie support@example.com oder news@example.com, auf das mehrere Benutzer zugreifen können. Über ein Gruppenpostfach lassen sich E-Mails versenden und Antwort-E-Mails empfangen.

Benutzer können:

  • Die vollständigen Inhalte aller Gruppenpostfach-E-Mails oder eines spezifischen Gruppen-E-Mail-Verzeichnisses einsehen.
  • Eine E-Mail aus dem Gruppenpost-E-Mail-Verzeichnis in einen der persönlichen E-Mail-Ordner verschieben.
  • E-Mails von einem persönlichen E-Mail-Ordner zu einem Gruppenpostfach-E-Mail-Verzeichnis zurückschicken.

Gruppenpostfächer werden für E-Mail-Kampagnen benötigt, z. B. für Ihren Newsletterversand.

Wer hat Zugriff auf ein Gruppenpostfach?

Standardmäßig hat jeder Benutzer Zugriff auf die E-Mails eines Gruppenpostfachs:

1CRM: E-Mail eines Gruppenpostfachs einsehen

Sie können auch festlegen, dass E-Mails an ein Gruppenpostfach automatisch einem Team zugewiesen werden. Wenn das Zugriffsrecht auf E-Mails entsprechend auf Teams eingestellt ist, kann nur das jeweilige Team die E-Mails sehen und bearbeiten:

1CRM: Gruppenpostfach mit Team

Mehr über Rollen und Rechte erfahren Sie in Rechte & Rollen im CRM-System einrichten.

Was sind Ordner für Gruppenpostfächer?

In einem Ordner landen Rückantworten wie z. B. Antworten auf Ihre Newsletter und Support-Anfragen, aber auch Bounce-E-Mails, wenn ein Senden fehlgeschlagen ist.

Standardmäßig existiert nur der Ordner Gruppenposteingang, in dem alle Rückantworten und Bounce-E-Mails landen.

Wir empfehlen, für die unterschiedlichen Zwecke Ihrer Gruppenpostfächer Ordner anzulegen. Beispiel:

  • Ordner Support für das Gruppenpostfach support@example.com
  • Ordner Kampagnen Resonanzen für Ihre Marketing-E-Mails, die Sie über news@example.com versenden.

Besonderheiten bei Kampagnen:

Um Bounce-E-Mails abholen zu können, legen Sie immer 2 Gruppenpostfächer mit derselben E-Mail-Adresse an. Wenn Sie Bounce E-Mails von Ihren Kampagnen-Resonanzen trennen möchten, wählen Sie für die Gruppenpostfächer unterschiedliche Ordner. Beispiel:

  1. Gruppenpostfach für Bounce-E-Mails:
    Ordner = Bounce, Mögliche Aktionen = Bounce-Handling, Zustellung in Ordner = Gruppenposteingang
  2. Gruppenpostfach für Kampagnen-Resonanzen:
    Ordner = INBOX, Mögliche Aktionen = keine, Zustellung in Order = Kampagnen Resonanzen

Gruppenpostfach erstellen

Administration > E-Mail: Gruppenpostfächer

In diesem Beispiel legen wir 1 Ordner an, in dem Rückantworten sowie Bounce-E-Mails landen.

1 Ordner für das neue Gruppenpostfach erstellen

Klicken Sie in der Administration im Bereich E-Mail auf Ordner für Gruppenpostfächer. Klicken Sie auf Neu. Für Newsletter-E-Mails erstellen Sie z. B. den Ordner Kampagnen Resonanzen.

2 Neues Gruppenpostfach erstellen

Klicken Sie in der Administration im Bereich E-Mail auf Gruppenpostfächer. Klicken Sie auf Neu, tragen Sie die notwendigen Daten ein und speichern Sie.

Ihre Newsletter sollen nicht im Spam-Ordner Ihrer Empfänger landen?

Für den Newsletterversand empfehlen wir den Einsatz eines Mail-Relays, das beim Feld Mailserver entsprechend eingetragen sein muss. Für diesen Zweck haben wir die Erweiterung CRM Mail-Relay entwickelt. Mehr zur Konfiguration der Gruppenpostfächer mit unserem Mail-Relay-Server erfahren Sie in E-Mail-Einstellungen für das Mail-Relay konfigurieren. 

Überblick über die wichtigsten Einstellungen

Option Beschreibung
E-Mail-Adresse E-Mail-Adresse des Gruppenpostfachs wie z. B. support@example.com

An diese E-Mail-Adresse werden Rückantworten an Sie gesendet.

"Von" Name Name des Absenders, der Ihnen bei eingehenden E-Mails angezeigt wird
Mailserver Server, über den E-Mails empfangen werden

Alle dazu notwendigen Einstellungen wie Protokoll, Port und Authentifizierungsart sind von Ihrem eingesetzten Mailserver abhängig.

Wenn in den allgemeinen E-Mail-Einstellungen (Administration > E-Mail > E-Mail-Einstellungen) SMTP als Mail Transfer Modus konfiguriert ist, muss der SMTP-Benutzer Sendeberechtigungen auf das in Kampagnen verwendete Gruppenpostfach haben.

E-Mails auf Server lassen Standardmäßig ist diese Einstellung aktiviert.

Wenn Sie mit einem Unterordner arbeiten (z. B. "CRM"), in den Sie die E-Mails, die mit 1CRM synchronisiert werden sollen, selektiv hineinkopieren, müssen Sie diese Einstellung deaktivieren. Grund: 1CRM merkt sich die neueste E-Mail, die es pro Postfach abgerufen hat. Wenn Sie dann eine ältere E-Mail in den Ordner kopieren, würde 1CRM die E-Mail nie abrufen, weil die E-Mail älter ist. Mit Deaktivierung dieser Einstellung verhindern Sie dieses Verhalten und auch ältere E-Mails werden abgerufen.
Zustellung in Ordner Ordner, in dem Antwort-E-Mails einsortiert werden

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