E-Rechnungen erhalten, erstellen und versenden

Bei der Firma muss ein Kontakt hinterlegt sein und vom Kontakt werden E-Mail-Adresse und Adresse benötigt.

Wenn es sich beim Auftraggeber um eine Behörde handelt, brauchen Sie die Leitweg-ID der Behörde.

Beispiel-ID: 04011000-2345ABCXYZ-86

Wo finde ich die Leitweg-ID in 1CRM?

In Rechnungen und Firmen existiert das Feld Leitweg-ID (Käuferreferenz).

Wenn Sie eine Leitweg-ID in einer Firma hinterlegen, wird die ID automatisch für die Rechnungen an diese Firma übernommen. Alternativ können Sie die Leitweg-ID manuell in eine Rechnung eintragen.

Wenn Ihr Auftraggeber keine Behörde ist und damit keine Leitweg-ID besitzt, schreibt 1CRM den Wert in das Feld Leitweg-ID (Käuferreferenz), den Sie in den Systemeinstellungen im Feld Alternatives Feld Leitweg-ID (Käuferreferenz) angegeben haben. Mehr dazu erfahren Sie in CRM PDF Plus konfigurieren und verwenden.

Um eine E-Rechnung erstellen zu können, muss das Feld Leitweg-ID (Käuferreferenz) in der Rechnung ausgefüllt sein.

Sie können E-Rechnungen in folgenden Formaten exportieren:

• ZUGFeRD
• XRechnung (CII-Syntax)

Hinweise zum Export:

• Umsatzsteuer, geminderte Umsatzsteuer, andere Steuerarten und Reverse Charge lassen sich berücksichtigen.
• Rabatte und Versandkosten werden berücksichtigt.
• Bereits bezahlte Beträge können noch nicht bei der Erstellung der E-Rechnungen einbezogen werden.
• Für die Zahlungskonditionen (7 Tage netto etc.) werden das Feld in der Rechnung und auch die Std-Terms herangezogen.
• Die Zahlweise wird im CRM nicht definiert (z. B. Sepa, Überweisung etc.). Deshalb steht unter $paymentMeans1->typeCode = ‚1‘. Wobei „1“ = „nicht definiert“.

Sie können folgende Formate nach 1CRM importieren:

• ZUGFeRD
• XRechnung (CII-Syntax)
• XRechnung (UBL-Syntax)

Importierte Rechnungen finden Sie dann im Modul Eingangsrechnungen.

Es ist möglich, E-Rechnungen, die Sie als Anhang einer E-Mail empfangen, automatisch zu importieren. Alternativ lassen sich E-Rechnungen manuell importieren. 

Den automatischen Import richten Sie in Ihrem Benutzerpostfach oder Gruppenpostfach ein.

Den manuellen Import können Sie als Benutzer bei Eingangsrechnungen oder E-Mails durchführen.

Zuweisung Firma

• Für die Zuordnung wird der Firmenname mit dem Filter Lieferant und USt.-IdNr. gesucht. Wenn die Suche keine Firma findet, wird die Firma als Lieferant angelegt.

Währung

• Die Währung wird anhand des Währungscodes (ISO 4217 Code) gesucht. Wenn keine Währung gefunden wird, wird die Rechnung nicht importiert.

Steuerkennungen

• Die Steuerkennungen werden anhand der Steuersätze verglichen. Steuerkennungen werden nach Reihenfolge mit den entsprechenden Steuersätzen abgeglichen. Wenn keine passende Steuerkennung gefunden wird, wird die Rechnung nicht importiert.

Versand und Rabatte

• Versandkosten und Rabatte werden als Rechnungspositionen importiert.

Zahlungen

• Wenn in der E-Rechnung ein totalPrepaidAmount angegeben ist, wird für die Rechnung eine Zahlung erstellt. Wenn die Rechnung damit ausgeglichen ist, wird der Status der Eingangsrechnung auf Bezahlt gesetzt.

Zahlungsanweisungen und Zahlungsbedingungen sowie weitere Informationen

• Werden im Feld E-Rechnung Notizen hinterlegt.

Konditionen

• Entweder werden die Standardbedingungen für Eingangsrechnungen aus den Systemeinstellungen übernommen oder (wenn dort nichts hinterlegt ist) es wird Bei Erhalt hinterlegt.

Mandant (bei Verwendung von unserer Erweiterung CRM Mandant)

• Manueller Import: Der Mandant der Eingangsrechnung ist Mandant des importierenden Benutzers.
• E-Mail Import: Der Mandant der Eingangsrechnung ist Mandant des Benutzers, der der E-Mail zugewiesen ist.

Validierung

• Validierungsfehler werden in das Feld Validierung E-Rechnung geschrieben.
• Die Validierung findet nur auf die Struktur der XML statt. Eine vollständige Validierung einschließlich Geschäftsregeln durch Kosit findet nicht statt.