Angebote erstellen

Um Angebote oder Rechnungen für eine Firma schnell zu erstellen und Fehler zu vermeiden, sollten Sie bestimmte Informationen für die Firma hinterlegen. Wenn Sie ein Angebot oder eine Rechnung erstellen, werden diese Informationen automatisch aus den Firmendaten gezogen.

Zu den Informationen gehören Informationen aus der Registerkarte Verkaufsinformationen der Firma wie:

• Währung
• Verkaufskredit-Limit
• Standard-Bedingungen
• Standard-Rabatte
• Standardpreisliste
• Lieferanten- und Steuerinformationen
• Steuerkennung

Wenn Sie Positionen zu einem Angebot hinzufügen, müssen Sie zunächst den Gruppentyp wählen. Der Gruppentyp bestimmt, welche Art von Position Sie hinzufügen können.

Wie Positionen, Gruppen und Rabatte zusammenspielen, erfahren Sie in der Anleitung Rabatte erstellen und anwenden.

Ähnlich wie bei Dienstleistungen können Sie hier Ausgaben, die auf die Buchungskategorie Ausgaben verbucht wurden, als Position aufnehmen. Ausgaben können beispielsweise Reisekosten sein.

Sie können den Status des Angebots über das Feld Angebotsphase anpassen. Wenn das Angebot mit einer Chance verknüpft ist, wird auch der Status der Chance entsprechend dem aktuellen Angebotsstatus angepasst, sodass Ihre Vertriebsplanung automatisch dem aktuellen Stand entspricht.

Abhängig von der Art Ihres Geschäftsprozesses können Angebote eine Genehmigung benötigen, bevor Angebote als PDF gedruckt oder per E-Mail versendet werden.

Wenn Sie einen Genehmigungsprozess implementieren wollen, müssen Sie

1. den Genehmigungsprozess in der Administration aktivieren und
2. die Berechtigungen derjenigen Benutzer anpassen, die Angebote genehmigen dürfen.

1. Der Benutzer reicht das Angebot zur Genehmigung über die Schaltfläche Einreichen ein:
   
2. Nach Einreichen des Angebots wird eine Hinweis-E-Mail an den Benutzer mit den notwendigen Berechtigungen versendet.
3. Der Benutzer kann das Angebot als Genehmigt oder Nicht genehmigt markieren sowie einen Kommentar hinterlassen:
   
4. Wenn das Angebot genehmigt wurde,
   1. ist der neue Status im Angebot unter Angebotsfreigabe hinterlegt
   2. ist die Schaltfläche Drucken verfügbar und die Schaltfläche  Einreichen ist verschwunden.
   3. Kann der Benutzer das Angebot in einen Auftrag, eine Rechnung oder eine Chance umwandeln.

Standardmäßig ist das grundlegende Layout eines Angebots-PDF festgelegt. Sie können folgende Elemente in den PDFs steuern bzw. anpassen:

• Generierung der Sequenznummer (Angebotsnummer)
• Anzeige der USt.-Identifikations-Nr.
• Papiergröße, Schriftart, Text und Link in der Fußzeile der Angebots-PDF
• Logo Ihres Unternehmens
• Freier Text für Standard-Angebotskonditionen
• Einfügen von Artikelbeschreibungen

Die ersten 4 Punkte gehören zu den Einstellungen, die Sie ganz zu Beginn für die Einrichtung Ihres Unternehmens durchführen sollten. Mehr dazu erfahren Sie in der Anleitung Firmeninfos und Logo hinterlegen.

Die Nummer eines Angebots wird standardmäßig anhand der Einstellungen für die Nummernkreise gebildet. Mehr dazu erfahren Sie in Fortlaufende Nummern für Angebote und Rechnungen etc..

Der hier hinterlegte Text erscheint in jeder Angebots-PDF.

Sie können festlegen, dass bei im Angebot aufgelisteten Positionen auch die Artikelbeschreibung angezeigt wird. Wie das funktioniert, erklärt die Anleitung Rechnungen und Angeboten Artikelbeschreibung hinzufügen.

Jedes Angebot ist mit einem Kunden verknüpft und kann im weiteren Prozess in einen Auftrag oder eine Rechnung umgewandelt werden. Auch Produkte in einem Angebot lassen sich als neue Produkte anlegen, für die Sie Support berechnen.

Wenn Sie die Schaltfläche Umwandeln verwenden, können Sie ein Angebot automatisch zu einem Verkaufsauftrag, einer Rechnung oder Chance konvertieren. Rechnungspositionen lassen sich im Konvertierungs-Prozess hinzufügen oder entfernen und deren Anzahl kann angepasst werden.

Diese zeigt Ihnen die aktuellen Wechselkurse zwischen der Angebotswährung und der Standardwährung des Systems. Wurde ein Angebot allerdings mit einem anderen Wechselkurs kalkuliert, liegt das vermutlich daran, dass sich der Wechselkurs geändert hat, seit das Angebot erstellt wurde. Was Sie in diesem Fall tun können, ist auf das kleine Löschen-Symbol neben der spezifischen Rate zu klicken, um den alten Kurs loszuwerden und stattdessen den aktuellen Kurs zu verwenden. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Festlegen, wird der Wechselkurs für das Angebot zum aktuellen Kurs aktualisiert und alle Währungswerte im Angebot neu kalkuliert, unter Verwendung des neuen Wechselkurses.

Steuersätze, die im Angebots- und Rechnungsmodul verwendet werden, können im Administrations-Bereich definiert werden. Für jede neu definierten Steuersätze müssen die Werte Steuername, Rate und Status (aktiv oder inaktiv) vergeben werden.

Steuerkennungen werden ebenfalls im Administrations-Bereich definiert und werden verwendet, um die Steuerklasse für ein Element zu definieren. Standard-Steuerkennungen werden für Elemente im Produkt-Katalog festgelegt, sodass beim Hinzufügen neuer Rechnungspositionen zu einem Angebot oder einer Rechnung die im Katalog festgelegte Standard-Steuerkennung eingetragen wird.

In der Detailansicht einer Steuerkennung können Sie im SubPanel Steuersätze existierende Steuersätze mit der Steuerkennung verknüpfen oder direkt neue Steuersätze in Relation zur Steuerkennung anlegen.