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Dokumentation / Administrationsanleitungen :

Erweiterte Workflows verwenden

Mit unserer Erweiterung erhalten Sie neue Workflow-Aktionen, mit denen Sie Datensätze beispielsweise automatisiert löschen oder pseudonymisieren können.
In dieser Anleitung erfahren Sie, welche Aktionen zur Verfügung stehen und was Sie bei der Verwendung der Aktionen beachten müssen.

Voraussetzungen

Zielgruppen: Admin
Anleitungen: Workflows im CRM einrichten
Administration: Workflow

Inhaltsverzeichnis

Diesen Datensatz löschen

Zweck und Beispiele

Diese Aktion löscht den gewählten Datensatz.

Beispiel-Workflows:

  • Sie löschen Kontakte 2 Jahre nach der letzten Änderung automatisch.
  • Sie löschen pseudo- oder anonymisierte Datensätze nach 10 Jahren endgültig.

Einstellungen

Einstellung Option Beschreibung
Durchführen Bevor das Event ausgelöst wird Datensatz wird beim Auslösen der Trigger-Aktion gelöscht.
Nach einer Verzögerung Erst nach der hier angegeben Verzögerung wird der Datensatz gelöscht.

Definieren Sie die Dauer der Verzögerung in Stunden, Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren.

Über Datumsfeld für Verzögerung legen Sie die Datumswerte fest, nach denen die Verzögerung berechnet wird. Wenn Sie diese Option nutzen, wird das Feld nur einmalig beim Speichern des Workflows gesetzt. Wenn sich das Datumsfeld ändert, wird nicht automatisch auch die abgespeicherte Aktion aktualisiert.

Nur einmal ausführen Die Aktion wird nur einmal ausgeführt

Damit nicht mehrere Aktionen angelegt werden, sollten Sie diese Einstellung aktivieren.

Datumsfeld für Verzögerung Erstellt am Das Datum Erstellt wird geprüft. Die Verzögerung wird auf dieses Datum angewandt.
Letzte Änderung Das Datum Bearbeitet wird geprüft. Die Verzögerung wird auf dieses Datum angewandt.
Letzte Aktivität Datum Das Datum Letzte Aktivität wird geprüft. Die Verzögerung wird auf dieses Datum angewandt.

Datensätze in Bezug löschen

Zweck und Beispiele

Diese Aktion löscht alle Datensätze, die mit dem gewählten Datensatz verknüpft sind.

Beispiel-Workflows:

  • Sie löschen in Bezug stehende Kontakte, Aufgaben, Notizen oder Dokumente.
  • Sie löschen nur Dokumente von Kontakten, wenn diese Dokumente nicht mit anderen Kontakten verknüpft sind.

Einstellungen

Einstellung Option Beschreibung
Durchführen Bevor das Event ausgelöst wird Datensatz wird beim Auslösen der Trigger-Aktion gelöscht.
Nach einer Verzögerung Erst nach der hier angegeben Verzögerung wird der Datensatz gelöscht.

Definieren Sie die Dauer der Verzögerung in Stunden, Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren.

Über Datumsfeld für Verzögerung legen Sie die Datumswerte fest, nach denen die Verzögerung berechnet wird. Wenn Sie diese Option nutzen, wird das Feld nur einmalig beim Speichern des Workflows gesetzt. Wenn sich das Datumsfeld ändert, wird nicht automatisch auch die abgespeicherte Aktion aktualisiert.

Nur einmal ausführen Die Aktion wird nur einmal ausgeführt

Damit nicht mehrere Aktionen angelegt werden, sollten Sie diese Einstellung aktivieren.

Datumsfeld für Verzögerung Erstellt am Das Datum Erstellt wird geprüft. Die Verzögerung wird auf dieses Datum angewandt.
Letzte Änderung Das Datum Bearbeitet wird geprüft. Die Verzögerung wird auf dieses Datum angewandt.
Letzte Aktivität Datum Das Datum Letzte Aktivität wird geprüft. Die Verzögerung wird auf dieses Datum angewandt.
Day_of_pseudonymization Tag, an dem der Datensatz pseudonymisiert wurde
Day_of_anonymization Tag, an dem der Datensatz anonymisiert wurde
Nur isolierte Datensätze löschen Aktiviert In Bezug stehende Datensätze werden nur gelöscht, wenn die Datensätze keine anderen Verknüpfungen vorweisen.

Wenn noch andere Datensätze verknüpft sind, z. B. andere Kontakte, werden die Datensätze nicht gelöscht.

Deaktiviert Es wird nicht geprüft, ob noch andere Datensätze mit dem in Bezug stehenden Datensatz verknüpft sind. Der Datensatz wird immer gelöscht.
Zu löschende Datensätze Bezieht sich immer auf das gewählte Trigger-Modul (z. B. Kontakte)

Wählen Sie die Datensätze, die in Bezug auf das Trigger-Modul stehen, die ebenfalls gelöscht werden sollen (z. B. Dokumente)

Fehler oder Info anzeigen

Zweck und Beispiele

Diese Aktion blendet Fehler oder Informationen in der Bearbeitungsmaske eines Datensatzes ein. Gleichzeitig kann definiert werden, ob der Datensatz gespeichert werden darf.

Beispiel-Workflows:

  • Sie zeigen vor dem Speichern eines Kontaktdatenfeldes eine Meldung an, die den Benutzer dazu auffordert, die Eingaben zu prüfen.
  • Sie verhindern das Speichern eines Datensatzes, wenn das Notiz-Feld nicht den gewünschten Textinhalt enthält.

Einstellungen

Einstellung Option Beschreibung
Durchführen Bevor das Event ausgelöst wird Hinweise werden beim Auslösen der Trigger-Aktion angezeigt.
Nachrichtentyp Erfolg (grün) Eine grüne Meldung wird angezeigt.
Info (gelb) Eine gelbe Meldung wird angezeigt.
Warnung (orange) Eine orangefarbene Meldung wird angezeigt.
Fehler (rot) Eine rote Meldung wird angezeigt.
Speichern verhindert Aktiviert Wenn die Bedingung nicht eingehalten wird, lässt sich der Datensatz nicht speichern und die hinterlegte Nachricht wird angezeigt.
Deaktiviert Der Datensatz lässt sich speichern, auch wenn Sie eine Meldung einblenden.
Nachricht Freier Text für die Meldung

Benachrichtigung senden

Zweck und Beispiele

Diese Aktion ermöglicht es, den zugewiesenen Benutzer und/oder Benutzer aus Teams des Datensatzes per Mail zu benachrichtigen. Sie haben die Möglichkeit, den aktuellen Bearbeiter von der Benachrichtigung auszunehmen.

Beispiel-Workflows:

  • Sie benachrichtigen andere Benutzer, dass der Datensatz bearbeitet wurde.

Einstellungen

Einstellung Option Beschreibung
Zugewiesenen Benutzer einbeziehen Aktiviert Der Benutzer, der dem Datensatz zugewiesen ist, wird benachrichtigt.
Deaktiviert Der zugewiesene Benutzer wird nicht benachrichtigt.
Teams einbeziehen Aktiviert Das Team, das dem Datensatz zugewiesen ist, wird benachrichtigt.
Deaktiviert Das zugewiesene Team wird nicht benachrichtigt.
Initiator ausschließen Aktiviert Der Benutzer, der den Datensatz geändert hat, wird nicht benachrichtigt
Deaktiviert Der Benutzer, der den Datensatz geändert hat, wird benachrichtigt
Von Name Name der Person in der E-Mail, die die Benachrichtigung sendet
Von Adresse E-Mail-Adresse des der Person in der E-Mail, die die Benachrichtigung sendet
Betreff Betreff der E-Mail
Body Inhalt der E-Mail
Änderungen anhängen Aktiviert Änderungen werden der E-Mail als Anhang beigefügt
Deaktiviert Änderungen werden nicht der E-Mail als Anhang beigefügt

Pseudonymisierung

Zweck und Beispiele

Diese Aktion pseudonymisiert einzelne oder alle Felder eines Datensatzes und eignet sich, um Datenschutzmaßnahmen zu erfüllen.

Die Aktion lässt sich nur bei Kontakten und Interessenten ausführen.

Beispiel-Workflows:

  • Nachdem Sie 2 Jahre keinen Kontakt mit dem Kunden mehr hatten, pseudonymisieren Sie die personenbezogenen Felder.
Hinweis:

Wenn Sie in einem Datensatz den Tag der Pseudonymisierung einblenden möchten, müssen Sie das Layout des Datensatzes anpassen, siehe Personalisieren von Anzeige- und Bearbeitungsmasken. 

Einstellungen

Einstellung Option Beschreibung
Durchführen Bevor das Event ausgelöst wird Pseudonymisierung wird beim Auslösen der Trigger-Aktion. durchgeführt
Nach einer Verzögerung Erst nach der hier angegeben Verzögerung wird die Pseudonymisierung durchgeführt.

Definieren Sie die Dauer der Verzögerung in Stunden, Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren.

Über Datumsfeld für Verzögerung legen Sie die Datumswerte fest, nach denen die Verzögerung berechnet wird. Wenn Sie diese Option nutzen, wird das Feld nur einmalig beim Speichern des Workflows gesetzt. Wenn sich das Datumsfeld ändert, wird nicht automatisch auch die abgespeicherte Aktion aktualisiert.

Nur einmal ausführen Die Aktion wird nur einmal ausgeführt

Damit nicht mehrere Aktionen angelegt werden, sollten Sie diese Einstellung aktivieren.

Alle persönlichen Felder Aktiviert Alle personenbezogenen Felder wie Name, Adresse, Telefon und E-Mail werden pseudonymisiert

Eine Übersicht über die Felder erhalten Sie über das Dropdown-Menü Felder auswählen
Deaktiviert Sie wählen manuell die gewünschte Felder unter Felder auswählen
Felder auswählen Wählen Sie die gewünschten Felder, die pseudonymisiert werden sollen

De-Pseudonymisierung

Zweck und Beispiele

Diese Aktion entschlüsselt alle pseudonymisierten Felder, sobald die angegebenen Bedingungen erfüllt sind.

Die Aktion lässt sich nur bei Kontakten und Interessenten ausführen.

Beispiel-Workflows:

  • Wenn der Kunde wieder per E-Mail Kontakt aufnimmt, werden alle pseudonymisierten Felder des Kontakts entschlüsselt.

Anonymisierung

Zweck und Beispiele

Diese Aktion anonymisiert alle Felder und der Zugriff auf die Originaldaten wird endgültig entfernt. Die Aktion eignet sich, um Datenschutzmaßnahmen zu erfüllen.

Die Aktion lässt sich nur bei Kontakten und Interessenten ausführen.

Beispiel-Workflows:

  • Sie anonymisieren Datensätze 5 Jahre nach Setzen des Pseudonymisierungsdatums.
Hinweis:

Wenn Sie in einem Datensatz den Tag der Pseudonymisierung einblenden möchten, müssen Sie das Layout des Datensatzes anpassen, siehe Personalisieren von Anzeige- und Bearbeitungsmasken. 

Einstellungen

Einstellung Option Beschreibung
Durchführen Bevor das Event ausgelöst wird Anonymisierung wird beim Auslösen der Trigger-Aktion durchgeführt.
Nach einer Verzögerung Erst nach der hier angegeben Verzögerung wird die Anonymisierung durchgeführt.

Definieren Sie die Dauer der Verzögerung in Stunden, Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren.

Über Datumsfeld für Verzögerung legen Sie die Datumswerte fest, nach denen die Verzögerung berechnet wird. Wenn Sie diese Option nutzen, wird das Feld nur einmalig beim Speichern des Workflows gesetzt. Wenn sich das Datumsfeld ändert, wird nicht automatisch auch die abgespeicherte Aktion aktualisiert.

Aktionen anzeigen

Zusätzlich zu den neuen Aktionen erhalten Sie die neue Funktion Aktionen anzeigen.

Geplante, aber noch nicht ausgeführte Aktionen lassen sich direkt im jeweiligen Datensatz anzeigen und können bei Bedarf bearbeitet oder gelöscht werden.

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