FAQ Konfiguration

Die richtige Wahl des Passworts ist für die Sicherheit wichtiger als der Benutzername.

Benutzername:

Als Benutzernamen im CRM können Sie z. B. eine Kombination aus Vornamen und Nachnamen wählen wie maxmustermann oder mmustermann.

Passwörter:

Für Passwörter sollten Sie sich an die Tipps des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) halten.

Wir raten Ihnen dringend, alle Benutzernamen und Passwörter mit einem Passwortmanager wie KeePassXC oder Bitwarden zu verwalten. Dann müssen Sie sich nur ein Passwort merken: Das Master-Passwort, um auf die Passwörter zuzugreifen, die Sie mit diesen Passwortmanagern erstellen und verwalten.

Für die Erstellung des Master-Passworts können Sie sich an die Tipps des BSI halten und z. B. eine Reihenfolge von Wörtern wählen, in der Sie Sonderzeichen und Zahlen einbauen. Vielleicht wählen Sie eine Zusammenstellung, die Sie schmunzeln lässt, sodass Sie sich leicht daran erinnern. Beispiel:

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Sie können beliebigen Benutzern im CRM-System Admin-Rechte geben. Allerdings sollten Sie sich aus zwei Gründen ganz genau überlegen, wem Sie Admin-Rechte geben:

1. Admins können durch falsche Konfiguration, Abläufe im CRM beschädigen.
2. Datenschutzrechtlich müssen Sie dafür sorgen, dass zum einen nur die Benutzer personenbezogene Daten einsehen können, die Sie auch unbedingt brauchen. Und zum anderen sicherstellen, dass Daten so gut wie möglich geschützt sind.

Aus diesen Gründen empfehlen wir, möglichst wenig CRM-Benutzer mit Admin-Rechten auszustatten und möglichst einen Admin-Nutzer zu haben, der sich auskennt und sich hauptsächlich um die Konfiguration des Systems kümmert.

Ja, das geht. Wenn sich mehrere Mitarbeiter einen Benutzer teilen, dann können Sie allerdings nicht mehr nachvollziehen, welcher Mitarbeiter, welche Informationen im CRM geändert, gelöscht oder erstellt hat.

Anforderung:

• Eine Anrede mit Herr/Frau/Divers ist gewünscht.
• Ein besonderer Titel wie "Prof. Dr." soll ebenfalls ausgespielt werden.

Lösung: 1. Notwendige Felder anlegen und Kontaktmaske bearbeiten

• Bearbeiten Sie das Layout von Kontakten. Standardmäßig existiert das Feld Anrede bereits, wird jedoch ausgeblendet. Sie müssen das Feld somit ins Layout einfügen. Mehr dazu in Benutzerdefinierte Felder erstellen:
• Sie können die Dropdown-Auswahl des Feldes salutation_dom anpassen, mehr dazu in Dropdownlisten anpassen oder neue Dropdownlisten erstellen. Dieses Feld nutzen Sie für die Anrede "Herr" und "Frau". Standardmäßig sind folgende Anreden hinterlegt:
• Legen Sie ein benutzerdefiniertes Feld an, in dem Sie freien Text für besondere Titel wie "Prof. Dr." erlauben. Mehr dazu in Benutzerdefinierte Felder erstellen.

2. Definieren, wo die Anrede und der Titel integriert werden sollen

• E-Mails: Fügen Sie die Platzhalter für die Felder Anrede und Titel in Ihre E-Mail-Vorlagen ein. Mehr dazu in E-Mails verwalten.
• PDFs (alle PDFs oder nur in bestimmten wie z. B. Zertifikate?): Passen Sie die PDF-Vorlage für das betreffende Dokument an. Mehr dazu in Eigene PDF-Vorlagen erstellen.
• Im Webshop bei der Registrierung, um ein Event zu buchen: Das Registrierungsformular auf Ihrer WordPress-Website muss angepasst werden. Sprechen Sie uns gern darauf an!
• Auf der Website, um einen Mitgliedsantrag zu stellen: Das Formular für Mitgliedsanträge auf Ihrer WordPress-Website muss angepasst werden. Sprechen Sie uns gern darauf an!
• Im Self-Service-Portal bei Änderungen von persönlichen Daten: Die Schnittstelle zwischen 1CRM und WordPress muss angepasst werden. Sprechen Sie uns gern darauf an!

Anforderung:

• Sie möchten einen Firmennamen wie:
• [Zeile 1] Max Mustermann
• [Zeile 2] Hausarzt/Allgemeinmediziner

3 Lösungsansätze:

1. Sie schreiben den gesamten Namen in ein Feld und trennen den Namen mit einem Bindestrich. Das ist die leichteste und praktischste Lösung, die keine Anpassungen erfordert.
2. Sie fügen eine Zeile als Zusatz in das mehrzeilige Adressfeld ein. Mehr dazu in Benutzerdefinierte Felder erstellen. Nachteil: Beim Export ist es schwer, den Adresszusatz von der Straße/Adresse wieder zu trennen.
3. Sie legen ein zusätzliches Feld an, das Sie bei allen PDF-Vorlagen, dem Adressmodul und allen Modulen in Relation wie beispielsweise Kontakt sowie Listenansichten ergänzen müssen. Das gilt auch für die Registrierung und oder den Mitgliedsantrag über die Website sowie das Self-Service-Portal bei der Adressänderung. Daher ist der Aufwand relativ hoch.

Wenn Sie bestimmte Anforderungen an Ihren Firmennamen haben, sprechen Sie uns gern an!

Anforderung:

• Die Nummern bestehen aus einem 3-stelligen Länderkürzel (z. B. DEU) und einer 5-stelligen fortlaufenden Nummer.
• Die Länderkürzel werden basierend auf der Adresse des Kunden gezogen.

Lösung:

• Standardmäßig können Sie Platzhalter in den Nummern verwenden, wobei kein Platzhalter für ein Länderkürzel existiert.
• Es ist nur möglich, ein fixes Länderkürzel bzw. eine fixe Zeichenkette wie DEU zu definieren, das für alle Nummern verwendet wird.
• Wenn Sie einen bestimmten Aufbau der Nummern wünschen, der standardmäßig nicht unterstützt wird, sprechen Sie uns gern an!

Weitere Informationen: Fortlaufende Nummern für Angebote und Rechnungen etc. anpassen

• Erweiterung: CRM Beitrag

Anforderung:

• Jeder Kunde soll als Firma/Organisation mit einer Kundennummer erfasst werden.
• Erst nach Abschluss eines Mitgliedervertrags erhält der Kunde eine Mitgliedsnummer.

Lösung:

• Mitglieder erhalten eine Mitgliedsnummer, sobald Sie das neue Mitglied anlegen. Diese Nummer ist auch die Kundennummer der Firma/Organisation und wird als Debitorennummer verwendet. Sie finden die Nummer bei einer Firma in der Registerkarte Allgemeines.
• Somit ist es aktuell nur möglich, dass die Kundennummer identisch mit der Mitgliedsnummer ist.
• Über die Ansichten und Filter in 1CRM lässt sich jedoch jederzeit nachvollziehen, ob eine Kunde auch ein Mitglied ist bzw. über eine gültige Mitgliedschaft verfügt.
• Wenn Sie unterschiedliche Nummern für Kunden und Mitglieder brauchen, sprechen Sie uns gern an!

Weitere Informationen: Verträge der Vereinsmitglieder verwalten und Beiträge abrechnen