Zielgruppen:
Anwender
Firmen im CRM verwalten
Das Firmen-Modul ist das Herzstück eines jeden CRM-Systems. Alle weiteren Daten sind üblicherweise direkt mit einer Firma verknüpft. Eine Firma kann jede Organisation sein, die mit Ihnen in geschäftlicher Verbindung steht.
Voraussetzungen
Vertrieb & Marketing:
Firmen
Inhaltsverzeichnis
- Video-Tutorial
- Firma
- Muss ich für jeden Standort eines Unternehmens eine separate Firma anlegen?
- Offene Rechnungsbeträge finden
- Mahnungen für offenen Rechnungsbeträge drucken
- Mahnung per E-Mail versenden
- Rechnungsstellung für gebuchte Zeiten zu Projekten und Fällen
- Neu-Zuordnung von Firmen-Konten
- Kopieren von Firmen-Adressen zu verbundenen Kontakten
- Erstellen eines neuen Firmendatensatzes
- Verkaufsinformationspanel
- Firmen-Konten Popup-Nachrichten
Video-Tutorial
In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie das Herzstück eines jeden CRM-Systems, das Firmen-Modul, bedienen.
Firma
In der Regel wird 1CRM im B2B-Modus betrieben. Firmen sind dann das Herzstück des CRMs und alle wichtigen Informationen wie Kontakte, Interessenten, Chancen, Rechnungen und E-Mails, finden Sie gesammelt in der Firmenakte.
Wenn Sie 1CRM im B2C-Modus betreiben, dann erstellt 1CRM automatisch beim Erstellen eines Kontaktes eine Firma mit gleichem Namen. Sie finden dann die selben Informationen im Kontakt und in der dazugehörigen Firma. Auf diese Weise erhält der Kontakt alle Funktionen, die normalerweise zur Firma gehören.
Firmenakte
Jedes aufgelistete Firmen-Konto zeigt den Service-Rahmenvertrag für diese Firma (sofern einer solcher existiert) mit einer Verknüpfung, um zu den Details des Servicevertrags zu gelangen. Jedes Firmen-Konto zeigt darüber hinaus offene Forderungen (sowie offene Verbindlichkeiten, in der Lieferantenansicht), basierend auf einer Kalkulation aller offenen Bestellungen für diese Firma, abzüglich zugeordneter Zahlungen. Für die Kunden und Lieferanten-Beziehung können das Kredit-Limit, Standard-Bedingungen, Standard-Rabatte, etc. definiert werden.
Firmen-Funktionen
- Neue Firma erstellen
- Firmendaten importieren
- Druck- und eine PDF-Funktion im Drop-down-Menü
Aktionen - Suche
- Liste aller ausgewählten (per Suche) Konten
Tipp:
Die Firmen-Liste kann durch einen Klick auf einen beliebigen Spalten-Titel, der über ein Symbol verfügt, sortiert werden. Ein Klick auf einen bereits markierten Spalten-Titel dreht die Sortierungs-Reihenfolge um.
Muss ich für jeden Standort eines Unternehmens eine separate Firma anlegen?
Oder lassen sich mehrere Adressen hinterlegen?
Situation:
Es bestehen Geschäftsbeziehungen mit drei einzelnen Niederlassungen desselben Unternehmens. Alle Niederlassungen haben den gleichen Namen. Auf Angeboten, Rechnungen etc. soll die korrekte Anschrift und Firmenbezeichnung stehen.
Lösung 1:
Standardmäßig sieht 1CRM nur eine einzige Rechnungs- und Lieferadresse pro Firma vor. Sie müssen also mit unterschiedlichen Datensätzen arbeiten. Die Datensätze lassen sich über das Subpanel Zugehörige bzw. das Feld Muttergesellschaft verknüpfen:
Das Feld ermöglicht auch eine hierarchische Struktur im System. Über eine Erweiterung von uns lässt sich die Struktur als Organigram ausgeben.
Lösung 2:
Nutzen Sie unsere Adressmanager-Erweiterung, mit der Sie den Firmendatensätzen ein Subpanel hinzufügen können. Über das Subpanel lassen sich beliebig viele Adressen abbilden. Die Adressen können dann jeweils auch für Angebote/Rechnungen gezogen werden. Wenn Sie an dieser Erweiterung interessiert sind, melden Sie sich gern bei uns über sales@1crm.de!
Offene Rechnungsbeträge finden
Mit nur einem Klick können Sie sich alle Firmen anzeigen lassen, bei denen Rechnungsbeträge noch offen sind.
In der Firmenübersicht finden Sie die Checkbox Ausstehende Debitoren. Um nur noch Firmen mit offenen Forderungen anzuzeigen, wählen Sie die Checkbox aus.
Mahnungen für offenen Rechnungsbeträge drucken
Viele 1CRM-Anwender lassen sich jeden Monat alle offenen Rechnungsbeträge anzeigen und mit nur wenigen Klicks alle Forderungsdokumente auf einmal ausgeben.
Mahnung drucken:
1 Ausstehende Debitoren anhaken
Wählen Sie die Checkbox Austehende Debitoren aus.
2 Alle oder einzelne Firmen auswählen
Markieren Sie entweder alle Firmen oder wählen Sie einzelne Firmen aus.
3 Mahnung als PDF drucken
Wählen Sie Aktionen und dann Drucke Mahnung als PDF.
Ergebnis
Sie erhalten ein PDF-Dokument mit allen Mahnungen. Sie können diese nun ausdrucken und per Post versenden.
Mahnung per E-Mail versenden
In der Listenansicht im Aktionen-DropDown befindet sich die Schaltfläche E-Mail Mahnung als PDF versenden. Diese ermöglicht Ihnen gleich mehrere Firmen aus der Listenansicht auszuwählen und jeder eine Firmen-Mahnung in PDF-Form zu senden. Für den Mail-Versand stehen Ihnen Mail-Vorlagen zur Verfügung. Um diese Funktion zu nutzen, sollten Sie zunächst sicherstellen, dass in jeder Firma zumindest in einem Kontakt die Buchhaltungskontakt-Checkbox aktiviert wurde.
Firma Mahnung senden:
1 Zu mahnende Firma auswählen
Wählen Sie die Firma, die eine Mahnung per E-Mail erhalten soll.
2 "E-Mail Mahnung als PDF" auswählen
Klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail Mahnung als PDF.
3 E-Mail-Vorlage auswählen
Wählen Sie die gewünschte E-Mail-Vorlage aus und ob unbezahlte Rechnungen angehängt werden sollen oder nicht.
Sie erhalten danach die Möglichkeit, die Mails vor dem Versand noch einmal zu überprüfen. Nach dem Versand gelangen Sie zurück auf die Firmen-Listen-Ansicht.
Rechnungsstellung für gebuchte Zeiten zu Projekten und Fällen
Innerhalb des Firmen-Moduls können Sie die Verknüpfung Verrechne Fälle/Projekte nutzen, um Rechnungen für gebuchte Zeiten für Servicefälle und Projekte zu erstellen und per E-Mail zu verschicken. Für weitere Informationen widmen Sie sich bitte dem Bereich, der den Umgang mit dem Rechnungsmodul erläutert.
Neu-Zuordnung von Firmen-Konten
Über das Massen-Update-Panel im Firmen-Module können Firmen neu zugeordnet werden. Dies ist außerordentlich nützlich, um nicht nur Firmen, sondern auch alle Firmen-bezogenen Daten von einem Benutzer zu einem anderen neu zuzuordnen. Bei der Neu-Zuordnung von Verkaufsgebieten oder bei der Ersetzung eines verreisten Verkäufers ist diese Funktion von unschätzbarem Wert.
Sie nutzen diese Schaltfläche wie folgt:
Firmen einem anderen Benutzer zuweisen:
1 Betreffende Firmen auswählen
Wählen Sie Firmen, um diese von einem Benutzer zu einem anderen neu zuzuordnen.
2 Benutzer auswählen
Wählen Sie den Benutzer, dem alle ausgewählten Firmen-Konten neu zugeordnet werden sollen.
3 Verwandte Daten auswählen
Wählen Sie alle verwandten Daten, die dem neuen Benutzer zugeordnet werden sollen.
Ergebnis
Alle ausgewählten Firmen-Konten, zuzüglich der ausgewählten Informationselemente, die mit diesen Firmen in Verbindung stehen, werden nun dem neuen Benutzer zugeordnet.
Kopieren von Firmen-Adressen zu verbundenen Kontakten
Eine der schönsten Funktionen eines CRM-Systems ist, dass zwischen Kontakten und Firmen-Konten unterschieden wird. Eines stellt das Unternehmen dar, mit dem Sie Geschäfte tätigen, das andere eine Person, die in diesem Unternehmen arbeitet. Allerdings kann dies hin und wieder ein wenig umständlich sein, besonders wenn sich die Adresse eines Firmen-Kontos ändert. Arbeiten Sie mit einem halben Dutzend Kontakten in diesem Firmen-Konto, müssen Sie die neuen Adressinformationen möglicherweise sowohl für das Firmen-Konto als auch für jeden Kontakt einzeln eingeben.
Um Ihnen dies zu ersparen, bietet 1CRM ein spezielles Feature, um eine Firmen-Adresse in alle verbundenen Kontakte zu kopieren: Die Schaltfläche Kopieren nach im Adressbereich der Firmen-Detail-Ansicht. Hier können Sie aus dem DropDown wählen, ob Sie die Rechnungsadresse sowohl in die Lieferadresse übernommen haben wollen oder eben diese Adresse auch in die angehängten Kontakte übernommen haben wollen.
Erstellen eines neuen Firmendatensatzes
Um eine neue Firma zu erstellen, klicken Sie zunächst auf die Verknüpfung Firma erstellen. Sie sehen nun die Firmen-Detail-Ansicht. Geben Sie den Namen der Firma, die üblichen Kontakt-Informationen (Telefon- und Faxnummern, URLs) und Unternehmens-Informationen, wie Ticker-Symbol, Jahresertrag, Anzahl der Angestellten, SIC-Code und Inhaberschaft ein. Ihr neues Firmen-Konto wird einem Typ zugeordnet. Typen wären: Analyst, Konkurrent, Kunde, Investor, Partner, Presse, potenzieller Kunde oder andere. Auch kann die Firma einer industriellen Klassifikation aus einer großen Anzahl von Möglichkeiten zugeordnet werden.
Gilt eine Firma als Lieferant, sollte die Ist Lieferant -Check-Box ausgefüllt werden. Die Aktivierung dieser Check-Box führt zu einem zusätzlichen Panel mit der Möglichkeit, Kauf-Informationen zur Firmen-Detail-Ansicht hinzuzufügen.
Wurde das Firmen-Konto von Ihnen über einen Ihrer Verkaufspartner eingeführt, ist es nötig, die Check-Box Via Partner auszufüllen. Dies wird die Partner-Namen und Code Felder aufbringen, welche Sie ausfüllen können, indem Sie den Namen eines Partners von einer Popup-Auswahlbox wählen.
Verkaufsinformationspanel
Das Verkaufsinformationspanel (und in manchen Fällen, das Haupt-Panel der Firma) enthält mehrere Werte von spezieller Bedeutung:
| Feld-Name | Beschreibung / Funktion |
|---|---|
| Offener Betrag | Dies ist ein Nur-Ansichts-Feld, welches durch das Hinzufügen aller Rechnungssalden zu dieser Firma berechnet wird abzüglich jedweder Gutschriften. |
| VK-Kreditlimit | Dieser Wert kann genutzt werden, um das Kreditlimit eines Firmen-Kontos aufzuzeichnen. Eine Warnmeldung kann bei der Erstellung einer neuen Rechnung für eine Firma angezeigt werden, wenn dieser sein Kreditlimit überschritten hat. |
| Standard-Bedingungen | Wird verwendet, um die Standard-Bedingungen für eine beliebige Rechnung oder ein neues Preisangebot für diese Firma festzulegen. |
| Standardrabatt | Wird verwendet, um die Standard-Nachlässe für eine beliebige Rechnung oder ein neues Preisangebot für diese Firma festzulegen. |
| Steuerkennung | Wird verwendet, um die Standard-Steuerkennziffer für alle Linien-Elemente festzulegen, die zu einem Preisangebot oder einer Rechnung hinzugefügt wurden. Wurden diese festgelegt, überschreibt dieser Wert die festgelegte Steuerkennziffer zu jedem Produkt im Katalog, sofern das Element „steuerbefreit“ im Katalog markiert wurde. |
| Logistiker | Wird verwendet, um die Standard-Bedingungen für jede beliebige Rechnung oder ein neues Preisangebot zu dieser Firma festzulegen. |
| USt.-IdNr (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) | Diese Information wird einem beliebigen Rechnungs-PDF oder einem Preisangebot hinzugefügt. Typischerweise enthält sie eine nationale Steuer- oder Unternehmens-Nummer, abhängig vom Land, in dem sich die Firma befindet. |
| Währung | Wird verwendet, um die Standard-Währung für jede beliebige Rechnung oder ein neues Preisangebot zu dieser Firma festzulegen. |
Firmen-Konten Popup-Nachrichten
Die Aktivierung der Firmen-Popup-Checkbox führt zu einem zusätzlichen Panel, welches zur Firmen-Detail-Ansicht hinzugefügt wird. Dieses Panel erlaubt die Anzeige und Bearbeitung von drei Popup-Nachrichten – allgemein für diese Firma, sowie für Vertrieb und Service. Diese können genutzt werden, um Popup-Hinweise für ein Firmen-Konto festzulegen. Sie alarmieren unter bestimmten Umständen Angestellte, die mit der Firma in Kontakt stehen. Das wären Umstände wie Large Sale Pending, Credit Hold, etc. …
- Wurde die Checkbox eingestellt und erscheint eine Firmen-Popup-Nachricht, dann wird diese Nachricht angezeigt, wenn die Firmen-Detail-Ansicht erscheint.
- Wurde die Checkbox eingestellt und eine Service-Popup-Nachricht definiert, wird diese Nachricht angezeigt, wenn eine Firma zu einem Fall ausgewählt wurde oder die Fall-Detail-Ansicht erscheint.
- Wurde die Checkbox eingestellt und eine Vertrieb-Popup-Nachricht definiert, wird diese Nachricht angezeigt, wenn eine Firma zu einem Angebot oder einer Rechnung ausgewählt wurde oder die Rechnungs-Detail-Ansicht erscheint.
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