Rechnung für Servicefall erstellen oder mit Prepaid-Betrag verrechnen
Voraussetzungen
Inhaltsverzeichnis
Was lässt sich bei einem Servicefall abrechnen?
Folgende Aufwände lassen sich für einen Servicefall abrechnen:
Aufgewendete Stunden:
Sie können die Stunden abrechnen, die Sie für die Bearbeitung eines Servicefalls aufgewendet haben. Damit die Stunden korrekt abgerechnet werden, muss bei Verrechnungssatz / Std. einer Stundenbuchung ein Stundensatz eingetragen sein. Außerdem können Sie nur Stunden, die auf eine Buchungskategorie mit der Buchungsklasse Fakturierbare Leistung gebucht wurden, abrechnen.
Ersatzteile:
Sie können die Kosten von Produkten abrechnen, die Sie für die Bearbeitung eines Servicefalls eingesetzt haben, wie beispielsweise Ersatzteile.
Wie können Sie Servicefälle abrechnen?
Über folgende Wege lässt sich ein Servicefall abrechnen:
Über eine Rechnung beim Servicefall:
Sie erstellen für den Servicefall eine Rechnung. Stunden, die Sie auf den Servicefall gebucht haben, sowie zugeordnete Ersatzteile werden in die Rechnung als Positionen übernommen.
Sie können eine Rechnung für einen einzelnen Servicefall erstellen. Außerdem können Sie über die Firma eine Rechnung für mehrere Servicefälle auf einmal erstellen.
Über das Guthaben bei einem Service Einzelvertrag:
Sie erstellen einen Service Einzelvertrag und verrechnen die Kosten der Servicefälle mit diesem Service Einzelvertrag. Diese Möglichkeit bietet sich an, wenn Kunden ein Budget für den Kundensupport festgelegt und Ihnen den Betrag als sogenannten Prepaid Betrag vorab überwiesen haben.
Über diesem Weg lassen sich nur die gebuchten Stunden mit dem Guthaben auf dem Service Einzelvertrag verrechnen. Kosten für Ersatzteile sind nicht enthalten. Sie können allerdings mehrere Servicefälle über den Vertrag verrechnen und haben einen Überblick, welcher Servicefall bereits verrechnet wurde.
Einzelnen Servicefall über eine Rechnung abrechnen
Nur gebuchte und bestätigte Stunden werden in Rechnungen berücksichtigt.
1 Servicefall öffnen
2 Stunden buchen
Klicken Sie im Subpanel Verbuchte Stunden des Servicefalls auf die Schaltfläche Neu und tragen Sie die aufgewendete Zeit ein:
Um Stunden auf einen Servicefall buchen zu können, muss sich der Servicefall im Status Aktiv – Neu, Aktiv – Zugewiesen oder Offen befinden.
Achten Sie darauf, dass der Verrechnungssatz ausgefüllt ist. Ansonsten werden die Kosten nicht korrekt berechnet:
3 Kosten von Ersatzteilen hinzufügen (sofern vorhanden)
Klicken Sie im Servicefall unter dem Subpanel Ersatzteile auf die Schaltfläche Neu oder Bestehenden Datensatz hinzufügen und wählen Sie die Ersatzteile:
4 Neue Rechnung erstellen
Klicken Sie im Servicefall unter dem Subpanel Rechnungen auf die Schaltfläche Neu.
Ein Fenster für die Verbuchung der Ersatzteile erscheint. Fügen Sie die Ersatzteile über Alle hinzufügen oder Auswahl hinzufügen zu. Anschließend erscheint ein Fenster für die Verbuchung der Stunden. Fügen Sie die Stunden über Alle hinzufügen oder Auswahl hinzufügen zu.
Ergebnis
Sie haben eine Rechnung für den Servicefall erstellt. Sowohl die gebuchten Stunden als auch die Ersatzteile sind als Positionen in der Rechnung aufgenommen worden:
Mehrere Servicefälle über eine Rechnung abrechnen
Sie können über die Firma mehrere Servicefälle auf einmal abrechnen lassen.
1 Subpanel "Servicefälle" erweitern
Öffnen Sie die gewünschte Firma und scrollen Sie zum Subpanel Servicefälle hinunter. Erweitern Sie das Subpanel über die Schaltfläche ganz rechts über dem Subpanel:
2 Rechnung erstellen
Markieren Sie die Servicefälle, die Sie abrechnen möchten. Klicken Sie anschließend unter Aktionen auf die Option Servicefälle abrechnen:
Ergebnis
Eine neue Rechnung wird erstellt, in der Positionen wie z.B. für die Servicefälle aufgewendete Stunden aufgenommen worden sind.
Servicefall über Service Einzelvertrag abrechnen
1 Servicefall öffnen
2 Service Einzelvertrag zuweisen
Klicken Sie im Subpanel Abgerechnete Prepaid Beträge des Servicefalls auf Neu.
3 Daten ausfüllen
Geben Sie einen Betreff ein und wählen Sie den Service Einzelvertrag, mit dem Sie die Kosten der verbuchten Stunden verrechnen wollen. Als Betrag wird automatisch der Betrag der verbuchten Stunden eingetragen. Im unteren Bereich sehen Sie, ob der Service Einzelvertrag Guthaben aufweist. Klicken Sie auf Sichern.
Ergebnis
Wenn Sie den Service Einzelvertrag öffnen, sehen Sie unter Prepaid Beträge, welches Guthaben vorhanden ist und welche Kosten durch die Servicefälle anfallen:
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