Personenbezogene Daten gemäß DSGVO managen

Sobald Sie irgend etwas mit personenbezogenen Daten im CRM machen, sollten Sie dies zuerst dokumentieren. In 1CRM finden Sie dafür die Datenschutz-Events.

Anfragen und anstehende Aufgaben, die mit dem Datenschutz in Verbindung stehen, nennen wir in 1CRM Datenschutz-Event. Zum Beispiel können Sie in Form eines Datenschutz-Events notieren, dass Sie einen Antrag auf Löschung von einem Kunden erhalten und beim Datenschutzbeauftragten eingereicht haben. Über den Status Offen bis Abgeschlossen lässt sich dann nachvollziehen, wo die Anfrage aktuell steht.

Was sollte dokumentiert werden?

• Betreff: Um was geht es?
• Typ: Auf welches Recht nach der DSGVO bezieht sich die Aktion?
• Quelle: Was ist der Auslöser der Veränderung? E-Mail oder Anruf von einem Kunden, Datenschutzbeauftragten etc.
• Status: Wurde die Aktion bereits durchgeführt oder ist sie noch offen? Bitte hier sorgfältig dokumentieren, in welchem Stadion sich die DSGVO-Aktion befindet. Nur so kann jeder im Team sich auf die geloggten Informationen verlassen.
• Einwilligung: Was hier im Drop-Down zur Verfügung steht, hängt davon ab, was Ihr CRM-Admin als „zustimmungsbedürftige“ Felder definiert hat.
• Beschreibung: Stimmen Sie sich im Team und mit den Datenschutzbeauftragten ab, welche Informationen genau im Beschreibungstext gegeben werden soll. Wir empfehlen die Herkunft und den Anlass zu beschreiben und ggf. was mit den persönlichen Daten geschehen wird.

Laut DSGVO müssen Sie in der Lage sein, auf Anfrage einer Person, dessen gespeicherten personenbezogene Daten der entsprechenden Person zuzusenden. In 1CRM ab Version 8.5 können Sie sich über den Button Personenbezogene Daten im jeweiligen Datensatz des Moduls ein PDF mit den jeweiligen personenbezogenen Daten generieren lassen.

Wenn ein Kontakt sich vom Newsletter abmeldet, seine Einwilligung über die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten widerruft oder ähnliches, dann können Sie diese Widerrufe in 1CRM dokumentieren und durchführen.

Mit dem Datenschutz-Modul ab der 1CRM-Version 8.5 kamen zwei neue Tracker-URLs hinzu: Opt-In und Ausgetragen.

Sie können dann im jeweiligen Kontakt direkt einsehen, ob er oder sie in den Newsletter-Empfang eingewilligt hat oder die Einwilligung widerrufen hat.

Damit Änderungen an diesem Feld nachvollziehbar bleiben, sollte Ihr CRM-Admin die Felder ins Audit-Log aufnehmen, siehe E-Mail-Opt-In und -Opt-Out nachverfolgen.