Rechte & Rollen im CRM-System einrichten

Wir empfehlen die Nutzung von additiven Rechten, die standardmäßig aktiviert sind.

Welche Rechte für einen Benutzer gelten, sind in den sogenannten Berechtigungsmatrizen für jedes Modul ersichtlich. Die Berechtigungsmatrizen finden Sie bei jedem Benutzer in der Registerkarte Benutzerrechte:

Wenn Sie Berechtigungen ändern, sollten Sie für jeden Benutzer in dieser Matrix kontrollieren, ob die richtigen Rechte eingestellt sind.

Wenn Sie die Benutzerrechte einer Rolle begrenzen wollen, reicht es in der Regel aus, den Zugriff auf ein Modul auf Aus oder Eingeschränkt zu stellen. Beide Einstellungen wirken sich auf die Benutzerrechte wie Anzeigen, Bearbeiten und Löschen eines Datensatzes aus, da die Option Admin automatisch gewählt wird:

In 1CRM vergeben wir Benutzerrechte über Rollen, z.B. eine Praktikanten-Rolle, Marketing-Rolle oder ähnliches. Bei einem frisch aufgesetzten 1CRM-System existiert erst einmal nur die Standard-Rolle. Erstellen Sie einen neuen Benutzer, dann erhält dieser automatisch alle Rechte dieser Rolle.

Sie können in 1CRM beliebig viele Rollen anlegen. Wenn Sie einem Benutzer eine Rolle zuweisen möchten, dann machen Sie das im Datensatz der Rolle. Sie weisen der Rolle den gewünschten Benutzer zu. Erst dann greifen die in der Rolle definierten Rechte in Kombination mit der Standard-Rolle.

1CRM verwendet in der Basiseinstellung additive Rechte: das höchste gewährte Recht gilt. Das bedeutet, dass zum Beispiel in der Standard-Rolle der Zugriff auf Angebote erlaubt ist, aber in der anderen Rolle verboten. Dann entscheidet 1CRM positiv für den Benutzer – er darf also auf Angebote zugreifen.

Additive Rechte: Standard-Rolle: Angebote erlaubt + Neue Rolle: Angebote verboten => Angebote erlaubt

Ohne additive Rechte: Standard-Rolle: Angebote erlaubt + Neue Rolle: Angebote verboten => Angebote verboten

Ein weiteres Element der Berechtigungen sind Teams. Diese verwenden wir, um Benutzer und Daten von anderen Benutzern und deren Daten abzugrenzen.

Ein klassisches Beispiel sind hier Vertriebs-Teams, wie z.B. Team Nord und Team Süd. Mitarbeiter eines Teams haben Zugriff auf das gesamte System, dürfen aber nur dem Team zugehörige Datensätze sehen und bearbeiten.

Benutzer können beliebig vielen Teams zugeordnet sein. Innerhalb der Listenansichten im System wird die Möglichkeit geboten, nach Teamdatensätzen zu filtern.

Benutzer, die Teams zugeordnet sind, erben die Berechtigungen der Teams und müssen nicht noch einmal im Einzelnen zu einer Rolle zugewiesen werden.

Wenn alle Benutzer in dem Team die gleichen Berechtigungen benötigen, können Sie dem Team eine Rolle zuordnen. Durch diese Zuordnung erhalten alle Benutzer in dem Team automatisch die Rechte aus der Rolle. In der Zugriffskonfiguration werden Rollen aus dem Team bei den einzelnen Benutzern nicht als gesonderte Rolle aufgeführt. Die Rolle wird aber in der Berechtigungsmatrix berücksichtigt.

Best Practice: In den meisten Fällen braucht ein Team keine gesonderte Rolle. Die Zugriffsrechte auf Datensätze werden dann durch die Rollen, die den Benutzern zugeordnet sind, bestimmt.

Es ist möglich, dass Datensätze automatisch mit Teams verknüpft werden. Die dafür notwendigen Einstellungen finden Sie in Administration > Rechtevererbung einstellen > Team Vererbungsregeln:

Standardmäßig ist die Option Vom erstellenden Benutzer erben aktiviert. Wenn der Benutzer somit einen Datensatz erstellt, wird der Datensatz mit allen Teams verknüpft, zu denen der Benutzer gehört.

Bei der Option Vom zugeordneten Benutzer erben wird der Datensatz den Teams zugeordnet, zu denen der zugeordnete Benutzer gehört. Das bedeutet: Ein Benutzer erstellt einen neuen Datensatz (der noch nicht gespeichert ist). Der Datensatz ist zu diesem Zeitpunkt dem Team des erstellenden Benutzers zugeordnet. Der erstellende Benutzer ordnet den Datensatz einem anderen Benutzer zu und speichert. Der Datensatz ist mit den Teams des erstellenden und zugeordneten Benutzers verknüpft. Sie müssen somit ggf. das Team des erstellendes Benutzers entfernen.

Bei der Option Vom in Bezug stehender Firma erben wird der Datensatz den Teams zugeordnet, die der Firma zugeordnet sind. Das bedeutet: Wenn ein Datensatz wie eine Rechnung einer Firma zugeordnet ist und es sind Teams mit der Firma verknüpft, wird die Rechnung mit diesen Teams ebenfalls verknüpft.

Best Practice: Die Option Vom erstellenden Benutzer erben wird in den meisten Fällen empfohlen.

Bei E-Mails lässt sich eine automatische Zuordnung zu Teams in den Gruppenpostfächern einstellen:

Ziel:

Benutzer sollen nur für sie relevante Informationen im CRM sehen. Sie möchten gezielt steuern, welche Benutzer auf Module wie Firmen und Kontakte zugreifen können. Nur wenn die Rechte den Zugriff ermöglichen, werden die Module in der Navigation angezeigt. Auf den Dashboards werden nur Module und Diagramme ausgegeben, auf die der Benutzer Zugriff hat. Nach Bedarf vergeben Sie Zugriff auf weitere Module.

Lösung:

1. Sie legen den Zugriff auf Module für die Standard-Rolle fest
   1. Entscheidung: additive Rechte: Ja (Standard) oder Nein
2. Für den Zugriff auf weitere Module legen Sie weitere Rollen an (z. B. Vertrieb, Marketing, Buchhaltung)
   1. Additive Rechte Ja: Sie erweitern den Zugriff auf Module in den weiteren Rollen.
   2. Additive Rechte Nein: Sie begrenzen den Zugriff auf Module in den weiteren Rollen.

Ziel:

Sie möchten Anrufe, Aufgaben und Meetings allen Benutzern bereitstellen. Es muss jedoch möglich sein, den Zugriff auf beispielsweise einzelne Anrufe nur einem bestimmten Team, beziehungsweise einer Abteilung, zu ermöglichen.

Lösung:

In vielen Fällen reicht es aus, nur die Standard-Rolle anzupassen, ihre gewünschten Teams anzulegen und ohne weitere Rollen zu arbeiten. Die folgenden Schritte beziehen sich auf einen manuellen Lösungsweg, wenn Sie keine automatische Zuordnung zu Teams eingerichtet haben.

1. Sie legen ein Team an, dem Sie alle Benutzer zuordnen (z. B. „Team Alle“).
2. Sie passen die Standard-Rolle an und wählen bei Anzeigen und Listen die Option Team.
   Nach dem Speichern wird diese Einstellung für die Benutzerrechte Bearbeiten, Löschen, Export und Berichte übernommen:
   
3. Sie legen weitere Teams an wie „Team A“ und „Team B“ und ordnen den Teams die gewünschten Benutzer zu.
4. Sie ordnen alle Anrufe dem Team „Team Alle“ zu (z. B. über Massenaktualisierung).
5. Sie entfernen „Team Alle“ vom gewünschten Anruf, der nur selektiv gesehen und bearbeitet werden soll, und ordnen das gewünschte Team zu, z. B. „Team A“.
   Nun sehen nur noch Benutzer von „Team A“ diesen Anruf.