Systemeinstellungen für E-Mails einrichten
Voraussetzungen
Bei einem Benutzer lassen sich ebenfalls Einstellungen zum E-Mail-Versand tätigen. Diese Einstellungen gelten nur für den jeweiligen Benutzer.
Inhaltsverzeichnis
E-Mail-Versand über SMTP und Sendmail
Grundsätzlich sollten Sie sich vor dem Beginn der E-Mail-Einrichtung die Frage stellen: SMTP oder Sendmail? Im nachfolgenden Abschnitt wollen wir Sie ein wenig über diese Thematik aufklären.
Was ist der Unterschied zwischen SMTP und Sendmail?
SMTP steht für Simple Mail Transfer Protocol und ist ein allgemeines Verfahren, um Mails zu versenden. Sendmail ist dagegen eine Mail-Software, ein sogenannter Mail Transfer Agent. Ist Sendmail auf dem CRM-Server eingerichtet, dann kann der Server Mails entgegennehmen und versenden. Im CRM-System bedeutet die Unterscheidung SMTP oder Sendmail Folgendes:
- SMTP: Wenn Sie SMTP einstellen, sendet das CRM-System Ihre Mails an den Mailserver Ihres Mailanbieters und dieser leitet Ihre Mails dann weiter an die Empfänger. Das ist zum Beispiel Google, wenn Sie Gmail nutzen oder Microsoft, wenn Sie eine Outlook-Adresse verwenden
- Sendmail: Wenn Sie Sendmail einstellen, sendet das CRM-System Ihre Mails an den Mailserver, auf dem 1CRM installiert ist. Wenn Sie eine 1CRM-Cloud-Edition haben, laufen Ihre Mails also über unseren Mailserver.
Wann sollte ich SMTP verwenden?
1CRM bietet ein Quicksetup für die beliebtesten Mailanbieter, z.B. Outlook oder Gmail. Wir empfehlen generell SMTP zu nutzen, insbesondere, wenn …
- … Sie weniger als 500 Mails pro Tag versenden und innerhalb der Grenzen Ihres Mailanbieters liegen. Mailanbieter wie Google (Gmail) oder 1&1 schränken oftmals ein, wieviele Mails pro Minute oder Tag über den Server laufen dürfen. Diese Informationen sollten Sie bei Ihrem Mailanbieter einholen und die E-Mail-Kampagnen entsprechend einrichten.
- … auf dem Webserver Ihrer 1CRM-Installation kein Sendmail eingerichtet ist. Erkundigen Sie sich am besten bei Ihrem Hosting-Anbieter, ob dies der Fall ist.
Wann sollte ich Sendmail verwenden?
Sendmail sollten Sie verwenden, wenn …
- … Sie Ihren eigenen Mailserver verwenden möchten, auf dem Sendmail eingerichtet ist.
Ausgehende E-Mail- Einstellungen einrichten
Damit E-Mails aus 1CRM heraus versendet werden wie z. B. E-Mails mit Rechnungen, füllen Sie unter Ausgehende E-Mail Einstellungen alle Einstellungen aus:
Das Feld "Von" Adresse ist relevant für Benachrichtigungen des CRM-Systems, z. B. bei Datensatz-Zuweisungen. Hinterlegen Sie dort Ihre eigene E-Mail-Adresse bzw. die Admin-E-Mail-Adresse.
Die Option E-Mail Ansichten tracken ist nicht für Kampagnen-E-Mails relevant, sondern für einzelne E-Mails der Benutzer. Das bedeutet: Wenn diese Option aktiviert ist, können Benutzer bei einer E-Mail sehen, ob der Empfänger die E-Mail geöffnet hat und wie oft. Die Option steuert, ob das Subpanel E-Mail Tracking in einer E-Mail verfügbar ist.
Wichtige Hinweise zum E-Mail-Versand
- Für den Massenversand von Rechnungen oder Mahnungen sind neben den Systemeinstellungen auch Einstellungen beim Benutzer notwendig, der die E-Mails versendet. Konkret müssen beim Benutzer in der Registerkarte
E-Mail-Optionendie Felder"Von" Nameund"Von" Adressegepflegt sein. Ansonsten kommt es, trotz richtiger Systemeinstellungen beim E-Mail-Versand, zum Fehler Warnung: Ihre E-Mailkonfiguration ist fehlerhaft. Mehr dazu in Rechnungen erstellen und verwalten. - Für den Versand von E-Mails sind ggf. Zeitplaner zuständig. Das triff z. B. bei Kampagnen-E-Mails zu.
Einstellungen zu Benachrichtigungen
Mehr zu diesen Einstellungen erfahren Sie in Automatische E-Mail-Benachrichtigungen einrichten und Erinnerungen an Termine einrichten.
Endergebnis
© visual4 GmbH
